12 tips voor effectieve communicatie op de werkplek
Tegenwoordig zijn we in bijna constant contact met onze collega's. Je hebt misschien niet veel aandacht besteed aan het zeggen van "Hallo" tegen je collega, het grijpen van virtuele koffie met een extern teamlid, of het verzenden van een gif van een kat die pyjama's aan je team draagt - en dat is OK. Hoewel je op het werk communiceert, is er een verschil tussen dit soort berichten en communicatie op de werkplek.
Communicatie op de werkplek verwijst naar communicatie die u aan het werk doet. Weten wanneer en hoe u effectief aan het werk kunt communiceren, kunt u helpen miscommunicatie te verminderen, het geluk te vergroten, de samenwerking van het bolstering en het vertrouwen van de bevordering. Teams die weten hoe ze effectief kunnen communiceren over het werk zijn beter voorbereid op moeilijke situaties. Maar het bouwen van goede communicatiegewoonten kost tijd en moeite - en dat is waar we binnenkomen. Hier zijn 12 manieren om uw werkplekcommunicatievaardigheden naar het volgende niveau te nemen.
Wat we bedoelen als we zeggen "Werkplekcommunicatie"
Werkplekcommunicatie is elk type communicatie dat u aan het werk gaat. Dit omvat dingen zoals communiceren over individuele taken, delenProjectstatusupdates, offeedback geven aan managers of werknemers. Weten hoe te communiceren op de werkplek is een essentieel onderdeel van effectieve samenwerking - omdat als je niet duidelijk kunt communiceren, dan riskeer je miscommunicatie, verwarring of zelfs onbedoeld pijn van iemands gevoelens.
Communicatie op de werkplek kan face-to-face, schriftelijk, over een videoconferentieplatform of in een groepsvergadering gebeuren. Het kan ook in realtime ofasynchroon, wat gebeurt er als je communiceert over het werk over e-mail, met opgenomen video of in een platform zoals eenProject Management Tool. Enkele voorbeelden van communicatie op de werkplek zijn:
Teambijeenkomsten
1: 1 Feedback Sessies
Informatie ontvangen
Communiceren over projectstatus of vooruitgang
Samenwerking op cross-functionele taken
Non-verbale communicatie
Elementen van goede communicatie
Nu je weet wat voor soort communicatie kan worden opgenomen in communicatie op de werkplek, hoe begin je dan beter te worden? Er zijn een paar belangrijke principes van goede communicatie die u kunt gebruiken, ongeacht het type communicatie dat het is. In het bijzonder, goede communicatie:
Streeft naar duidelijkheid.Of u nu een slappig bericht verzendt, een e-mail opstelt of een off-the-cuff-antwoord geeft, doel uw bericht duidelijk te communiceren.
Treekt om conflicten op te lossen, maakt ze niet aan.De reden dat u communiceert, is om een probleem op te lossen of een effectieve samenwerking op een project of taak te bevorderen. Goede communicatie op de werkplek kan blokkers naar voren brengen of feedback geven - maar zorg ervoor dat het doel is om een betere plek te krijgen dan waar u nu bent.
Gaat beide manieren.Elk instantie van communicatie op de werkplek is een uitwisseling van informatie - zelfs als één persoon alleen niet-verbaal communiceert.
De voordelen van open werkplekcommunicatie
Duidelijke, effectieve communicatie op de werkplek kan:
Boost werknemersbetrokkenheid en behorende
Stimuleer team buy-in
Productiviteit verhogen
Bouw eenGezonde werkplek en organisatiecultuur
Verminder conflicten
Verhoging van de retentie
7 tips voor effectieve communicatie op de werkplek
Effectieve communicatie op de werkplek gaat over waar, hoe, en wanneer u communiceert. Probeer deze zeven tips om een sterkere communicator te worden.
1. Weet waar te communiceren - en over wat
Communicatie gebeurt in veel verschillende vormen-face-to-face, via e-mail, via directe berichten en op werkmanagementplatforms. Om het meest effectief te zijn, zorg er dan voor dat u communicatierichtlijnen en berichten over de juiste dingen op de juiste plaatsen volgt.
Soms, wetende waar te communiceren is de helft van de strijd. Uw bedrijf heeft mogelijk Verschillende communicatiemiddelen-Welke het weten welk hulpmiddel om des te belangrijker te gebruiken. Welke tool is geschikt voor uw vraag of opmerking? Moet u in realtime communiceren of is het goed om een asynchrone bericht te verzenden? Als u het niet zeker weet, vraag dan een teamlid of manager waar u verschillende soorten berichten moet sturen. Het is belangrijk dat iedereen op dezelfde pagina staat. Bijvoorbeeld bijUdn taakmanager, we gebruiken:
Slap
Gmail
Zoom
2. Bouw je samenwerkingsvaardigheden
Samenwerking is het gesteente van effectief teamwork. Om sterk te bouwenTeam Samenwerkingsvaardigheden, je moet open en eerlijke communicatie oefenen. Dit betekent niet noodzakelijkerwijs het akkoord gaan met de dingen, wetende hoe je het oneens bent en door die verschillen kunt werken, is ook een belangrijk onderdeel van samenwerking.
Samenwerking en communicatievaardigheden zijn een soort van een "kip en ei" -scenario. Je kunt goede samenwerking bouwen door effectief te communiceren - maar wetende hoe je moet werken, is een belangrijk onderdeel van sterke communicatie. Dit betekent in essentie, dit betekent gewoon dat u in de loop van de tijd zowel samenwerking als communicatievaardigheden verbetert. Terwijl u de teamsamenwerking verbetert, wordt u beter in het transporteren van informatie en meningen in een werkomgeving - en als gevolg daarvan zal die eerlijke communicatie samenwerking meer moeiteloos maken.
3. Talk face-to-face wanneer je kunt
Misschien is de meest beproefde en echte manier om miscommunicatie te voorkomen, is om face-to-face te praten. Als uw team virtueel is, werkt u via videoconferenties ook. Face-to-face communicatie is bijzonder belangrijk als je weet dat een gesprek moeilijk zal zijn. Toon kan moeilijk zijn om te communiceren door het schrijven zo idealiter te schrijven, je wilt dat je teamlid je gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal kan zien.
Als uw team op afstand of gedistribueerd is, kan communiceren via een telefoongesprek in plaats van een videoconferentie ook kunnen werken.Video-conferencing vermoeidheidis echt, en het kan samenwerking en communicatie bijzonder moeilijk maken voor externe teams. Communiceren via de telefoon vermindert een deel van de visuele stam, terwijl u nog steeds het vermogen geeft om de stem en toon van uw teamlid te horen.
4. Bekijk je lichaamstaal en toon van stem
Communicatie gaat niet alleen over wat je zegt - het gaat ook over hoe je het zegt. Zorg ervoor dat je je armen niet kruisen of uitkomt als Curt. Vaak heeft je lichaamstaal niets te maken met de huidige situatie - misschien ben je moe of benadrukt over iets in je persoonlijke leven. Maar je teamleden, die die context misschien niet hebben, konden je acties zien en aannemen dat je boos of boos over iets bent. Probeer vooral voor harde gesprekken om je lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen te ontspannen om te voorkomen dat je onbedoelde aanwijzingen kunt geven.
5. Prioriteit geven aan tweewegcommunicatie
Luisteren is net zo belangrijk voor communicatie op de werkplek als praten. Een deel van het zijn van een collaborative-teamlid luistert naar de ideeën van anderen in plaats van gewoon proberen je eigen ideeën te plaatsen.
Er zijn er twee gewoneSoorten luisteren: Luisteren naar antwoord en luisteren om te begrijpen. Wanneer je naar het antwoord luistert, richt je je op wat je hierna gaat zeggen, in plaats van wat de andere persoon zegt. Met dit type luisteren riskeert u de sleutelinformatie of zelfs herhaald wat de andere persoon heeft gezegd.
Probeer in plaats daarvan te luisteren - dat wil zeggen, luister naar wat de andere persoon te zeggen heeft zonder na te denken over hoe je gaat antwoorden. Als je denkt aan iets dat je wilt zeggen, leg het op zodat je terug kunt gaanluisteren om te begrijpen, in plaats van te proberen het ding te herinneren dat je volgende wilt zeggen.
6. Blijf bij feiten, geen verhalen
"Feiten versus verhalen"is een techniek aanbevolen door de mede-oprichter van de bewuste leiderschapsgroep, Diana Chapman. In dit geval zijn "feiten" dingen die daadwerkelijk zijn gebeurd - dingen waar iedereen in de kamer gemakkelijk mee instemt. Een "verhaal," aan de andere kant, is uw interpretatie van de situatie.
Zeg bijvoorbeeld dat uw manager u tijdens een kleine teamvergadering feedback geeft. Dat is een feit. Je verwachtte de feedback niet en je hebt het gevoel dat je manager de feedback heeft gedeeld - in plaats van het op te slaan voor je 1: 1 - omdat ze ontevreden zijn met je werk. Dit is een "verhaal" omdat je geen manier hebt om te weten of dit waar is of niet.
Verhalen zijn onvermijdelijk - we maken allemaal verhalen uit feiten. Maar probeer verhalen te scheiden van feiten en vermijd het voorkomen op verhalen totdat u ze kunt valideren. In dit geval wilt u bijvoorbeeld in uw volgende 1: 1 met uw manager praten en vragen waarom ze feedback in een teamvergadering hebben gedeeld.
7. Zorg ervoor dat u met de juiste persoon spreekt
Effectieve communicatie op de werkplek is evenveel over wie u praat zoals het gaat over wat u zegt. Slechte communicatie treedt vaak voor als je met de verkeerde mensen praat of probeert informatie in de verkeerde omgeving te delen.
Om dit te vermijden, zorg er dan voor dat de juiste mensen in de kamer zijn of het bericht ontvangen. Als je niet zeker weet wie dat zou zijn, ga dan door een oefening om een belangrijk te identificerenProject stakeholdersdie misschien ontbreekt.
5 manieren om leidinggevende communicatievaardigheden te bouwen
Als u een leider bent, hebt u de bevoegdheid om communicatieconventies op uw team in te stellen en op te zetten. Sterke communicatie kan bouwenGezonde bedrijfscultuur, Vertrouwen tussen uw medewerkers en silo's opbreken tussen cross-functionele teams. Hier is hoe:
1. PRODUST ONDER LECHTIGE AANWIJZINGEN
Voordat u begint met het verbeteren van de communicatievaardigheden van uw team, zorg er dan voor dat er geen onderliggende problemen zijn die iedereen eerlijk laten communiceren. Voelt iedereen zich comfortabel om openlijk te praten? Is er iets dat een teamlid kan laten voelen alsof ze hun volledige zelf niet kunnen zijn?
Een van de meest waardevolle dingen die u kunt doen als een leider is ervoor te zorgen dat uw medewerkers zich comfortabel voelen, verschijnen als hun hele zelven (of zoveel van zichzelf als ze willen brengen). Of dat betekent dat de meningsverschillen spraken, praten over hun passies buiten het werk, of eerlijk zijn over watType communicatieWerkt het beste voor hen - zorg ervoor dat u de behoeften van elk teamlid begrijpt en ervoor zorgt dat ze worden voldaan in de teamomgeving.
2. Verkeerde vaak om feedback
Als u niet om feedback op uw communicatiestijl vraagt, krijgt u het misschien nooit. Hoewel de communicatie op de werkplek alle andere interactie beïnvloedt, denken teamleden zich misschien niet meteen als iets om feedback te geven. Door uw werknemers te vragen voor feedback op uw communicatiestijl, kunt u doorgaan met het verbeteren en ontwikkelen van duidelijke communicatiestrategieën voor uw team.
3. Begrijp teamcommunicatie-stijlen
Een andere effectieve manier om met je team te communiceren is om hen te vragen hoe ze willen communiceren. Communicatievoorkeuren mogen geen geheim zijn - of een gissende game-en wetende de vleermuis als uw teamleden de voorkeur geven aan videoconferenties of telefoongesprekken, vroege ochtendbijeenkomsten of sessies in de middag, kunnen u helpen een omgeving te creëren waar ze kunnen gedijen.
Belangrijke vragen om te vragen, onder meer:
Zijn ze een vroege vogel of een nacht uil?
Houden ze van gestructureerde vergaderingen of geven ze de voorkeur aan free-flow brainstormsessies?
Doen ze hun best aan het denken, ter plekke of op papier?
Welk persoonlijkheidstype identificeren ze zich bij: introvert, extravert of ambivert?
Hebben ze het gevoel dat ze hun teamleden kennen, of zouden ze de voorkeur geven aan meer teamverbindingactiviteiten?
Welk type vergaderingen of taken zijn het meest energiek voor hen?
4. Maak tijd voor teamgebouw of ijsbrekers
Kennismaken met uw team is een kritisch onderdeel bij het weten hoe u met hen kunt communiceren. Het is vooral belangrijk om tijd te maken om je team te leren kennen buiten een werkplaatsinstelling.IJsbreker vragenKan helpen een element van persoonlijkheid en plezier aan elke vergadering te brengen, dus overweeg om te beginnen met een lichte chat voordat u in uw vergaderagenda gaat duiken.
5. Stel de toon in
Denk eraan: de manier waarop u communiceert en werkt, heeft invloed op uw hele team. Het is aan jou om de standaard in te stellen voor open en duidelijke communicatie op de werkplek. Zodra u deze standaard hebt ingesteld en meedeelt, volgt uw team het juiste.
Elke paar maanden, maak een notitie om terug te kijken op hoe iedereen zich voelt over teamcommunicatie. Zijn er gewoontes die in de afgelopen paar maanden zijn bijgesneden die je wilt cully of aanmoedigen? Regelmatig nadenken over hoe je team communiceert - in plaats van 'instelling en vergeten', kun je je teampraktijken helpen meer opzettelijk te zijn over je communicatiemethoden.
Andere soorten werkplekcommunicatie
De meeste discussies over communicatie op de werkplek nemen aan dat de "werkplek" persoonlijk is. Maar er zijn verschillende manieren om op verschillende locaties te communiceren - van wereldwijde kantoren tot externe teams. De meeste mededeling best practices zijn nog steeds van toepassing op elk type team, maar er zijn een paar extra overwegingen en best practices die u kunt gebruiken om teamleden te helpen bij elkaar te verbinden.
Gedistribueerde teams
Gedistribueerde teams werken over meerdere nationale of wereldwijde kantoren. Deze teams kunnen verschillende tijdzones en -talen overspannen en elk kantoor zal zijn eigen cultuur en gewoonten hebben. Verwacht niet dat elk gedistribueerd team op dezelfde manier communiceert - in feite, een van deVoordelen van gedistribueerde teamsIs de verscheidenheid aan gedachte die je hebt blootgesteld door te werken met teamgenoten van over de hele wereld.
Als u aan een gedistribueerd team werkt, is het van cruciaal belangover-communicerenzodatTeamleden in verschillende tijdzonesen kantoren blijven in de lus. Zorg ervoor dat u alles documenteert in een centrale bron van de waarheid die teamleden toegang hebben wanneer ze online zijn en op zoek zijn naar een tool die in realtime updaten, zodat niemand moet vertragen vanwege informatievertraging.
Houd in gedachten dat de tijdzones beïnvloeden hoe mensen tot een gesprek komen. Probeer bijeenkomsten in te plannen wanneer iedereen beschikbaar is of opnames en aantekeningen aanbiedt als teamleden het niet kunnen halen. Het is ook van cruciaal belang om te controleren of de juiste mensen in de lus zitten en dat ze niet alleen worden weggelaten omdat ze in een ander kantoor zijn dan de meerderheid van je team.
Online collega's
Als je met een virtueel team werkt, is het van cruciaal belang om vast te stellen waar je gaat communiceren en hoe vaak. Wetende precies waarvoor elk communicatiemiddel moet worden gebruikt voor kunnen teamleden zich verbonden voelen - zelfs terwijl ze op afstand zijn.
Remote Team-ledenKan zich gedoe en losgekoppeld en van elkaar losgekoppeld, dus overweeg om een oefening te doen met uw hele team over voorkeurscommunicatiegewoonten. Sommige teamleden kunnen van koude oproepen houden, terwijl anderen de voorkeur geven aan geplande vergaderingen met duidelijke agenda's. Omdat teamleden minder kansen hebben om in persoon te communiceren, is het van cruciaal belang om deze voorkeuren als een team vast te stellen, zodat u de communicatiekanalen open kunt houden.
Zorg er ten slotte voor om teamleden mee te nemen voor reguliere teamverbindingsevenementen. Of je het doetijsbrekeractiviteitenAan het begin van elke vergadering of het plannen van een tijd om gewoon aan het einde van elke week te kletsen, kan toegewijde teamtijd helpen teamleden aan te sluiten, ongeacht waar ze binnenkomen.
De kers op de top van effectieve communicatie op de werkplek
De laatste component van duidelijke communicatie heeft een centrale bron van waarheid voor al uw communicatie- en werkinformatie. Een gecentraliseerd systeem zoals eenWerkbeheersingstoolkan u helpen bij het coördineren van werk op alle niveaus van uw team. Meer informatie over hoe werkmanagement maaktprojectcoördinatieen communicatie gemakkelijker in onzeIntroductie tot werkmanagementartikel .
