6 vaihetta vakuuttavan hankkeen ehdotuksen kirjoittamiseksi

Yhteenveto

Hankkeen ehdotus on kirjallinen asiakirja, jossa esitetään kaikki sidosryhmien pitäisi tietää hankkeesta, mukaan lukien aikataulu, talousarvio, tavoitteet ja tavoitteet. Projektin ehdotuksen pitäisi tiivistää projektin yksityiskohdat ja myydä ideasi, jotta sidosryhmät ostavat aloitteeseen. Tässä oppaassa opetamme sinulle, miten voit kirjoittaa projektiehdotuksen, jotta voit voittaa hyväksyntää ja menestyä työssä.

Kaikilla hankkeilla on luomuksen tarinoita, mutta ne eivät aloita jonkun julistamisesta: "Olkoon resursseja!" Jos haluat edetä hankkeella, joukkueiden on toimitettava ehdotus päätöksentekijöille organisaatiossaan tai ulkopuolisille sidosryhmille.

Hankkeen ehdotus on kuin kirjallinenhissi- Tarkoituksena on esittää projekti tiivistetyssä mutta tehokkaasti. Tässä oppaassa opetamme sinulle, miten voit kirjoittaa projektiehdotuksen, jotta voit voittaa hyväksyntää ja menestyä työssä.

Mikä on projektiehdotus?

Hankkeen ehdotus on kirjallinen asiakirja, jossa kuvataan, että kaikki sidosryhmät olisi tiedettävä hankkeesta, mukaan lukien aikataulu, talousarvio,tavoitteetja tavoitteet. Projektin ehdotuksen tulisi tiivistää projektin yksityiskohdat ja myydä ideasi, jotta sidosryhmät ovat taipuvaisia ​​osallistumaan aloitteeseen.

Hankkeen ehdotuksen tavoitteena on:

Turvallinen ulkoinen rahoitus

Jakaa yrityksen resurssit projektiin

Hanki sidosryhmien sisäänosto

Rakenna vauhtia ja jännitystä

Hankkeen ehdotukset vs. projektiperustekijät vs. liiketoimintatapaukset

Hankkeen ehdotukset jaProjektin peruskirjatTarjoile erilaisia ​​tarkoituksia hankkeen luomisprosessissa, ja on tärkeää ymmärtää kahden välisen erotuksen. Vaikka hankkeen ehdotus tapahtuu hankkeen aloittamisvaiheessa, projektiperuskirja järjestetään suunnitteluvaiheessa.

Kuten edellä mainittiin, hanke-ehdotus on vakuuttava asiakirja, jonka tarkoituksena on vakuuttaa sidosryhmät, miksi hanke olisi toteutettava. Projektin peruskirja on vertailuasiakirja, jossa määritellään projektitavoitteet, eikä sitä voida luoda, ennen kuin hankesuunnitelma hyväksyttiin.

Ihmiset myös sekoittavatBusiness CaseHankkeen ehdotuksen kanssa, mutta myös yritystapaus tulee myös ehdotuksen jälkeen. Kun hanke on hyväksytty ehdotuksen kautta, voidaan käyttää yritysrahoitusta hankkeen lisäämiseen.

Projektin ehdotukset

Kuusi ehdotustyyppiä voi kohdata projektipäällikkönä ja ymmärtää eri formaatteja, jotka voivat olla hyödyllisiä, kun kirjoitat sinun. Jokaisella tyypillä on erilainen tavoite.

Pyydetään:Lähetät pyydettyjä ehdotuksia vastauksena aEhdotuspyyntö(RFP). RFP ilmoittaa yksityiskohtaisesti hankkeen ja pyytää tarjouksia pätevistä tiimistä. Koska kilpailee muita tällaisia ​​ehdotusyrityksiä vastaan, sinun on tehtävä perusteellinen tutkimus ja kirjoittaminen vakuuttavasti.

Pyytämättä:Lähetät ei-toivottuja ehdotuksia ilman RFP: tä, joten kukaan ei pyydetty ehdotuksestasi. Tällöin et voi olla vastaan ​​muita yrityksiä tai tiimiä, mutta sinun on vielä oltava vakuuttava, koska sinulla ei ole tietoa siitä, onko sidosryhmä sinun tarvitsee sinua.

Epävirallinen:Saatat olla asiakas lähettää sinulle epävirallisen pyynnön projektiehdotuksesta, jolloin voit vastata projektin nousuun. Koska tämä ei ole virallinen RFP, säännöt ovat vähemmän konkreettisia.

Uudistaminen:Voit lähettää uudistuksia olemassa oleville asiakkaille toivoo, että he laajentavat palveluitaan organisaatiosi kanssa. Tällaisessa hankekohtaisessa ehdotuksessa tavoitteena on korostaa aiempia tuloksia, jotka tiimisi on tuottanut asiakkaalle ja vakuuttaa heille voit tuottaa tulevia tuloksia.

Jatkuminen:Lähetät jatkoa muistutuksena sidosryhmille, joka antaa heille, että projekti on alkanut. Tässä projektiehdotuksessa voit vain antaa tietoja hankkeesta sidosryhmän vakuuttamisen sijaan.

Täydentävä:Samoin kuin jatkoa koskeva ehdotus, lähetät täydennysehdotuksen hankkeeseen jo mukana olevalle sidosryhmille. Tällaisessa ehdotuksessa annat sidosryhmän tietää, että hanke alkaa, ja pyydämme myös lisää resursseja. Sinun pitäisi vakuuttaa sidosryhmä osallistua enemmän hankkeeseen tässä ehdotuksessa.

Hankkeen ehdotuksen äänen ja sisällön sävy eroaa lähettämäsi ehdotuksen tyypin mukaan. Kun tiedät projektin tavoitteet, voit kirjoittaa ehdotuksesi vastaavasti.

Miten kirjoittaa projektiehdotus

Nämä vaiheittaiset ohjeet koskevat useimpia projektin ehdotuksia tyypistä riippumatta. Sinun on mukautettava ehdotuksesi suunnitellulle yleisölle, mutta tämä projektin ehdotus voi olla viittaus varmistaa, että sisällytät asiakirjaasi avainkomponentit.

1. Kirjoita yhteenveto

Thetiivistelmätoimii esittelyssä projektiehdotukseen. Samoin kuin mietinnön abstrakti tai essee Johdanto, tämän osan olisi tiivistettävä, mikä on tulossa ja suostutella sidosryhmä jatkaa lukemista. Riippuen projektisi monimutkaisuudesta, tehokkuus voi olla yksi kappale tai muutamia kappaleita.

Yritysten yhteenvedon tulisi sisältää:

Ongelma projektisi ratkaisee

Ratkaisu projekti tarjoaa tämän ongelman

Projektisi vaikutus on

Sinun pitäisi vain käsitellä näitä kohteita lyhyesti tehokkaaseen yhteenvetoon, koska keskustelet näistä aiheista tarkemmin myöhemmin ehdotuksessasi.

2. Selitä projekti tausta

Tässä osiossa voit mennä projektin taustalle. Käytä viitteitä ja tilastoja vakuuttamaan lukijalle, että ongelmaa, jota käsittelet, on kannattavaa.

Jotkut kysymykset ovat:

Mikä on ongelma projektiosoitteesi?

Mikä on jo tiedossa tästä ongelmasta?

Kuka on käsitellyt tätä ongelmaa ennen / mitä tutkimusta on?

Miksi aiempaa tutkimusta ei riitä käsittelemään tätä ongelmaa?

Voit myös käyttää tätä osiota selittämään, miten ongelma, jonka haluat ratkaista suoraan, liittyy suoraan organisaatioon.

3. Esitä ratkaisu

Olet juuri esittänyt ongelman projektin taustaosassa, joten seuraava looginen vaihe ehdotuksen kirjoittamisessa on esittää ratkaisu. Tämä osa on tilaisuutesi kuvata hankkeen lähestymistapa yksityiskohtaisemmin.

Jotkin kohteet ovat:

SinunVisiolausuntohankkeelle

SinunHankkeen aikataulu, mukaan lukien tärkeätvirstanpylväät

Projektiryhmäroolit ja vastuut

A Riskirekisteriosoittaa, miten lieventät riskiä

TheProjektin toimitukset

Raportointityökalutkäytät koko projektissa

Sinulla ei ehkä ole kaikkia näitä kohteita ehdotuksessasi, mutta voit päättää, mitä sisällytetäänHankkeen laajuus. Tämä osa on todennäköisesti ehdotuksen pisimmän ja yksityiskohtaisen osan, kun keskustelet kaikesta mukana ehdotetun ratkaisun saavuttamisessa.

4. Määritä projektin toimitukset ja tavoitteet

Projektin toimitusten määrittäminen on ratkaiseva askel hankkeen ehdotuksen kirjoittamisessa. Sidosryhmät haluavat tietää, mitä aiot tuottaa projektin lopussa, onko se tuote, ohjelma, päivitys teknologiassa tai jotain muuta. Kun sidosryhmä lukee vision kautta, tämä on osa, jossa he sanovat: "Aha, tämä on mitä he käyttävät resursseja."

Kun määrität toimituksesi, sinun on sisällytettävä:

Projektin lopputuote tai lopullinen tavoite

A Hankkeen aikajanasillä kun toimitukset ovat valmiita

Älykkäät tavoitteetjotka vastaavat tuotannon toimituksia

Vaikka on tärkeää näyttää ongelman ja ratkaisun projektiin, on usein helpompi sidosryhmien visualisoida projektin, kun voit määrittää toimitukset.

5. Listaa mitä resurssit tarvitset

Nyt kun olet esitteli ongelmasi, lähestymistavan, ratkaisun ja toimitukset, voit mennä yksityiskohtaisesti siitä, mitä resurssit tarvitset aloitteesi.

Tässä osiossa on:

Hankkeen talousarvio : Hankkeen talousarvioon kuuluu kaikki tarvikkeista, sinun on luotava tuote mainoshinnoittelu- ja tiimipalkkoihin. Sinun tulisi sisältää budjettikohtia, joita tarvitset projektin toimittamiseksi täällä.

Kustannusten jakautuminen:Tässä osassa olisi oltava tutkimus, miksi tarvitset erityisiä resursseja projektisi; Näin sidosryhmät voivat ymmärtää, mitä heidän sisäänostaansa käytetään. Tämä hajoaminen voi myös auttaa sinua lieventämään odottamattomia kustannuksia.

Resurssien allokointisuunnitelma : Sinun tulisi sisältää yleiskatsaus resurssien jakamisohjelmasta, jossa kuvataan, missä aiot käyttää tarvitsemasi erityisiä resursseja. Jos esimerkiksi saat selville sinun $ 50.000 toteuttaa hanke, aiotte jakaa rahat lisät, teknologia, materiaalit, jne

Toivottavasti tässä asiassa ehdotuksessa olet vakuuttanut sidosryhmät päästäksesi ehdotetun hankkeen kanssa, minkä vuoksi vaadittujen resurssien tallentaminen asiakirjan loppuun on älykäs strateginen liike.

6. Ilmoita johtopäätös

Lopuksi kääri projektiehdotus vakuuttavalla ja vakuuttavalla päätelmällä. Kuten tehokas yhteenveto, päätelmän pitäisi tiivistää ongelman projektiosoitteesi ja ratkaisun ongelman ratkaisemiseksi. Voit korostaa projektin vaikutusta päätelmään, mutta pitää tämä osa asiaankuuluvana, aivan kuten sinäkin perinteisessä esseellä.

Vihjeitä tehokkaan projektiehdotuksen kirjoittamiseen

Edellä lueteltujen vaiheiden jälkeen varmistetaan, että projektiehdotuksella on kaikki oikeat elementit. Mutta jos haluat vaikuttaa lukijoillesi ja voittaa niiden hyväksynnän, kirjoittamisen on loistettava. Edellä esitetyn lisäksi hanke-ehdotus sisältää:

Tunne yleisösi

Kun kirjoitat ehdotuksen, pidä yleisösi (eli sidosryhmät) mielessä kaikkina aikoina. Muista, että ehdotuksen tavoitteena on voittaa yleisösi, ei vain esitellä projektin yksityiskohtia. Esimerkiksi jos luot uuden muokkaustyökalun lasten kustantamolle, voitko määrittää, ovatko sidosryhmät vanhemmat ja vetoomukset emotionaaliseen puoleen, kun vakuutat heidät ostamaan tuotteeseesi?

Olla vakuuttava

Persuasion on tärkeä projektiehdotuksessa, koska toivot yleisösi lukemaan ehdotuksesi ja tehdä jotain sinulle vastineeksi. Jos lukija ei ole kiinnostunut projektisi, he eivät tunne sinua auttamaan sinua. Jos kuvaat muokkaustyökalua, mutta eivät mainitse monia ominaisuuksia, joita se tarjoaa, miten se hyödyttää asiakkaita ja sen myönteistä vaikutusta teollisuudelle, yleisösi ihmetellä ", miksi minun pitäisi välitä tästä hankkeesta?"

Pidä se yksinkertaisena

Vaikka sinun pitäisi mennä yksityiskohtaisesti ongelmasi, lähestymistavasta ja ratkaisusta, sinun ei pitäisi tehdä projektin ehdotusta liian monimutkainen. Tämä tarkoittaa, että voit keskustellaprojekti suunnitelmaEhdotetusta muokkaustyökalustasi keskustelematta siitä, mitkä koodit insinöörit käyttävät jokaisen ominaisuustyötä.

Tee tutkimuksesi

Onnistunut hanke-ehdotus sisältää perusteellisen tutkimuksen. Ole valmis varmuuskopioimaan ongelmasi ja ratkaisut - hyvämaineiset lähteet, tapaustutkimukset, tilastot tai kaaviot, joten et jätä yleisösi kysymyksiin. Kun kirjoitat ehdotusta, laita itsesi lukijan kengille ja kysy:

Miksi tämä ongelma on?

Miten tämä ratkaisu ongelmaan?

Onko kukaan käsitellyt tätä ongelmaa ennen?

Mitkä ovat projektikustannukset?

Jos voit vastata näihin kysymyksiin, olet todennäköisesti tehnyt riittävästi tutkimusta ehdotetun aloitteen tukemiseksi.

Käytä projektinhallintatyökaluja hankkeen ehdotuksen vahvistamiseksi

Hyvät projektin ehdotukset edellyttävätTiimi yhteistyö. Oikeilla hallintatyökaluilla tiimi voi kommunikoida, jakaa tietoja ja työskennellä yhdessä yhdellä jaetulla asiakirjalla.

Kun tallennat kaikki projektitiedot yhteen paikkaan, on helppo käyttää kyseisiä tietoja, kun tarvitset sitä. Hankkeen ehdotukset johtuvat hyvin järjestäytyneistä ja asianmukaisista suunnitelluista hankkeista, minkä vuoksi projektinhallintaohjelmisto on keskeinen resurssi tehokkaasti hankkeen ehdotukseen. Oletko valmis aloittamaan? Yrittää UDN-tehtävähallinta .