6 βήματα για τη σύνταξη μιας πειστικής πρότασης έργου

Περίληψη

Μια πρόταση έργου είναι ένα γραπτό έγγραφο που περιγράφει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να γνωρίζουν ένα έργο, συμπεριλαμβανομένου του χρονοδιαγράμματος, του προϋπολογισμού, των στόχων και των στόχων. Η πρότασή του έργου σας θα πρέπει να συνοψίζει τα στοιχεία του έργου σας και να πουλήσετε την ιδέα σας, ώστε οι ενδιαφερόμενοι να αγοράσουν με την πρωτοβουλία. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας διδάξουμε πώς να γράψετε μια πρόταση έργου, ώστε να μπορείτε να κερδίσετε έγκριση και να πετύχετε την εργασία.

Όλα τα έργα έχουν ιστορίες δημιουργίας, αλλά δεν ξεκινούν με κάποιον που δηλώνει, "Ας υπάρξουν πόροι!" Για να προχωρήσουμε με ένα έργο, οι ομάδες πρέπει να υποβάλουν πρόταση στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων στο πλαίσιο του οργανισμού τους ή σε εξωτερικούς φορείς.

Μια πρόταση έργου είναι σαν γραπτήανελκυστήρας- Ο σκοπός είναι να παρουσιάσει το έργο σας σε συνοπτικό αλλά αποτελεσματικό τρόπο. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας διδάξουμε πώς να γράψετε μια πρόταση έργου, ώστε να μπορείτε να κερδίσετε έγκριση και να πετύχετε την εργασία.

Τι είναι μια πρόταση έργου;

Μια πρόταση έργου είναι ένα γραπτό έγγραφο που περιγράφει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να γνωρίζουν για ένα έργο, συμπεριλαμβανομένου του χρονοδιαγράμματος, του προϋπολογισμού,στόχοικαι στόχους. Η πρότασή του έργου σας θα πρέπει να συνοψίζει τα στοιχεία του έργου σας και να πουλήσει την ιδέα σας, ώστε οι ενδιαφερόμενοι να αισθάνονται να συμμετέχουν στην πρωτοβουλία.

Ο στόχος της πρότασής του έργου σας είναι:

Ασφαλής εξωτερική χρηματοδότηση

Καταχωρήστε τους πόρους της εταιρείας στο έργο σας

Κερδίστε το buy-in

Δημιουργήστε δυναμική και ενθουσιασμό

Προτάσεις έργων έναντι χάρτη έργων έναντι επιχειρηματικών υποθέσεων

Προτάσεις έργων καιΧάρτες έργωνΣερβίρετε διαφορετικούς σκοπούς στη διαδικασία δημιουργίας έργου και είναι σημαντικό να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ των δύο. Ενώ πραγματοποιείται μια πρόταση έργου στη φάση έναρξης του έργου, ο Χάρτης του Έργου πραγματοποιείται στη φάση σχεδιασμού.

Όπως προαναφέρθηκε, μια πρόταση έργου είναι ένα πειστικό έγγραφο που προορίζεται να πείσει τα ενδιαφερόμενα μέρη για τους οποίους θα πρέπει να πραγματοποιηθεί το έργο. Ένας Χάρτης Έργου αποτελεί έγγραφο αναφοράς που ορίζει τους στόχους του έργου και δεν μπορεί να δημιουργηθεί μέχρι να εγκριθεί η πρόταση του έργου.

Οι άνθρωποι συγχέουν επίσης τοεπαγγελματική υπόθεσηΜε την πρόταση του έργου, αλλά η επιχειρηματική περίπτωση έρχεται επίσης μετά την πρόταση. Μόλις εγκριθεί το έργο μέσω μιας πρότασης, μια επιχειρηματική περίπτωση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εξασφάλιση πρόσθετης χρηματοδότησης για το έργο.

Τύποι προτάσεων έργων

Υπάρχουν έξι τύποι προτάσεων που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε ως διαχειριστή έργου και η κατανόηση των διαφόρων μορφών μπορεί να είναι χρήσιμη καθώς γράφετε τη δική σας. Κάθε τύπος έχει διαφορετικό στόχο.

Ζητήθηκε:Θα στείλετε αιώνες προτάσεις σε απάντηση σε έναΑίτηση για την πρόταση(RFP). Ένα RFP ανακοινώνει ένα έργο λεπτομερώς και ζητά προσφορές από ειδικευμένες ομάδες. Επειδή ανταγωνίζεστε σε άλλες εταιρείες για αυτό το είδος πρότασης, πρέπει να κάνετε διεξοδική έρευνα και να γράψετε πειστικά.

Αυτόκλητος:Θα στείλετε ανεπιθύμητες προτάσεις χωρίς RFP, που σημαίνει ότι κανείς δεν ζήτησε την πρότασή σας. Σε αυτή την περίπτωση, δεν θα είστε ενάντια σε άλλες εταιρείες ή ομάδες, αλλά θα πρέπει να είστε πειστικοί επειδή δεν έχετε καμία γνώση σχετικά με το αν ο ενδιαφερόμενος βρίσκεστε για να σας χρειάζεται.

Ατυπος:Μπορεί να έχετε έναν πελάτη να σας στείλει ένα άτυπο αίτημα για πρόταση έργου, στην οποία περίπτωση μπορείτε να απαντήσετε με το γήπεδο έργου σας. Επειδή αυτό δεν είναι επίσημο RFP, οι κανόνες είναι λιγότερο συγκεκριμένοι.

Ανανέωση:Θα στείλετε ανανέωση σε υπάρχοντες πελάτες με ελπίδες ότι θα επεκτείνουν τις υπηρεσίες τους με τον οργανισμό σας. Σε αυτόν τον τύπο πρότασης έργου, ο στόχος είναι να τονίσουμε τα αποτελέσματα του παρελθόντος, η ομάδα σας έχει παράγει τον πελάτη και να τους πείσει ότι μπορείτε να παράγετε μελλοντικά αποτελέσματα.

Συνέχιση:Θα στείλετε συνέχεια ως υπενθύμιση σε ένα ενδιαφερόμενο φεύκωμα που τους ενημερώνει ότι το έργο αρχίζει. Σε αυτή την πρόταση του έργου, θα παράσχετε απλώς πληροφορίες σχετικά με το έργο αντί να πείσετε τον ενδιαφερόμενο τρόπο.

Συμπληρωματικός:Παρόμοια με μια πρόταση συνέχισης, θα στείλετε μια συμπληρωματική πρόταση σε έναν ενδιαφερόμενο ενδιαφερόμενο στο έργο σας. Σε αυτό το είδος πρότασης, αφήνετε τον ενδιαφερόμενο τρόπο να γνωρίζει ότι το έργο αρχίζει, ενώ ζητεί επίσης πρόσθετους πόρους. Θα πρέπει να πείσετε τον ενδιαφερόμενο τρόπο να συμβάλει περισσότερο στο έργο στην παρούσα πρόταση.

Ο τόνος της φωνής και του περιεχομένου της πρότασής του έργου σας θα διαφέρει με βάση τον τύπο της πρότασης που στέλνετε. Όταν γνωρίζετε τους στόχους του έργου σας, μπορείτε να γράψετε την πρότασή σας αναλόγως.

Πώς να γράψετε μια πρόταση έργου

Αυτές οι οδηγίες βήμα προς βήμα ισχύουν για τις περισσότερες προτάσεις έργου, ανεξάρτητα από τον τύπο. Θα χρειαστεί να προσαρμόσετε την πρότασή σας για το προβλεπόμενο κοινό, αλλά αυτή η πρόταση έργου δεν μπορεί να χρησιμεύσει ως αναφορά για να διασφαλιστεί ότι συμπεριλαμβάνετε τα βασικά στοιχεία του εγγράφου σας.

1. Γράψτε μια περίληψη της Executive

ο περίληψη των κυριότερων σημείωνχρησιμεύει ως εισαγωγή στην πρότασή του έργου σας. Παρόμοια με την αφηρημένη έκθεση ή μια εισαγωγή δοκίμιου, αυτή η ενότητα θα πρέπει να συνοψίζει τι έρχεται και να πείσει τον ενδιαφερόμενο τρόπο να συνεχίσει να διαβάζει. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου σας, η εκτελεστική σας περίληψη μπορεί να είναι μία παράγραφος ή μερικές παραγράφους.

Η περίληψη της εκτελεστικής σας πρέπει να περιλαμβάνει:

Το πρόβλημα το έργο σας σχεδιάζει να λύσει

Η λύση Το έργο σας προβλέπει αυτό το πρόβλημα

Ο αντίκτυπος που θα έχει το έργο σας

Θα πρέπει να αντιμετωπίσετε μόνο αυτά τα στοιχεία εν συντομία στη συνοπτική σας περίληψη, επειδή θα συζητήσετε λεπτομερέστερα αυτά τα θέματα αργότερα στην πρότασή σας.

2. Εξηγήστε το φόντο του έργου

Σε αυτή την ενότητα, θα πάτε στο φόντο του έργου. Χρησιμοποιήστε αναφορές και στατιστικά στοιχεία για να πείσετε τον αναγνώστη σας ότι το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε αξίζει τον κόπο.

Ορισμένες ερωτήσεις που περιλαμβάνουν:

Ποιο είναι το πρόβλημα οι διευθύνσεις του έργου σας;

Τι είναι ήδη γνωστό για αυτό το πρόβλημα;

Ποιος έχει αντιμετωπίσει αυτό το πρόβλημα πριν / τι έρευνα υπάρχει;

Γιατί η προηγούμενη έρευνα είναι ανεπαρκής στην αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος;

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ενότητα για να εξηγήσετε πώς το πρόβλημα που ελπίζετε να λύσει άμεσα σχετίζεται με τον οργανισμό σας.

3. Παρουσιάστε μια λύση

Απλώς παρουσιάσατε ένα πρόβλημα στο τμήμα Ιστορικό του έργου, οπότε το επόμενο λογικό βήμα της γραφής της πρότασης είναι να παρουσιάσει μια λύση. Αυτή η ενότητα είναι η ευκαιρία σας να περιγράψετε λεπτομερέστερα την προσέγγιση του έργου σας.

Ορισμένα στοιχεία που περιλαμβάνουν:

Τα δικα σουδήλωση όρασηςΓια το έργο

Τα δικα σουπρογραμματισμός έργου, συμπεριλαμβανομένων σημαντικώνορόσημα

Ομάδα έργουρόλοι και ευθύνες

ΕΝΑμητρώο κινδύνουδείχνοντας τον τρόπο με τον οποίο θα μετριάσετε τον κίνδυνο

ο Παραδοτέα έργου

Εργαλεία αναφοράςΘα χρησιμοποιήσετε σε όλο το έργο

Μπορεί να μην έχετε όλα αυτά τα στοιχεία στη μορφή της πρότασής σας, αλλά μπορείτε να αποφασίσετε τι να συμπεριλάβετε με βάση τοπεδίο εφαρμογής έργου. Αυτή η ενότητα πιθανότατα θα είναι το μεγαλύτερο και λεπτομερέστερο τμήμα της πρότασής σας, καθώς θα συζητήσετε τα πάντα που εμπλέκονται στην επίτευξη της προτεινόμενης λύσης σας.

4. Καθορίστε τα παραδοτέα και τους στόχους του έργου

Ο καθορισμός των παραδοτέων έργων σας είναι ένα κρίσιμο βήμα γράψιμο της πρότασής του έργου σας. Τα ενδιαφερόμενα μέρη θέλουν να γνωρίζουν τι θα παράσχετε στο τέλος του έργου σας, είτε πρόκειται για ένα προϊόν, ένα πρόγραμμα, μια αναβάθμιση της τεχνολογίας ή κάτι άλλο. Καθώς ο ενδιαφερόμενος διαβάζει μέσα από το όραμά σας, αυτό θα είναι το τμήμα όπου λένε, "Aha, αυτό θα χρησιμοποιήσει τους πόρους μου για".

Όταν ορίζετε τα παραδοτέα σας, θα πρέπει να συμπεριλάβετε:

Το τελικό προϊόν ή τον τελικό στόχο του έργου σας

ΕΝΑΧρονοδιάγραμμα έργουΓιατί όταν τα παραδοτέα θα είναι έτοιμα

Έξυπνοι στόχοιπου ευθυγραμμίζονται με τα παραδοτέα που παράγουν

Ενώ είναι σημαντικό να δείξετε το πρόβλημα και τη λύση στο έργο σας, είναι συχνά ευκολότερο για τα ενδιαφερόμενα μέρη να απεικονίσουν το έργο όταν μπορείτε να ορίσετε τα παραδοτέα.

5. Καταχωρίστε ποιους πόρους που χρειάζεστε

Τώρα που έχετε περιγράψει το πρόβλημά σας, την προσέγγιση, τη λύση και τα παραδοτέά σας, μπορείτε να αναλάβετε λεπτομερώς για τους πόρους που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε την πρωτοβουλία σας.

Σε αυτή την ενότητα, θα συμπεριλάβετε:

Προϋπολογισμός έργου : Ο προϋπολογισμός του έργου περιλαμβάνει τα πάντα από τις προμήθειες που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα προϊόν για να τιμολογήσετε και τους μισθούς της ομάδας. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε στοιχεία του προϋπολογισμού που χρειάζεστε για να παραδώσετε το έργο εδώ.

Κατανομή του κόστους:Αυτή η ενότητα θα πρέπει να περιλαμβάνει έρευνα για το γιατί χρειάζεστε συγκεκριμένους πόρους για το έργο σας. Με αυτόν τον τρόπο, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να καταλάβουν τι χρησιμοποιείται για το buy-in. Αυτή η κατανομή μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να μετριάσετε το απροσδόκητο κόστος.

Σχέδιο κατανομής πόρων : Θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια επισκόπηση του σχεδίου κατανομής των πόρων σας που περιγράφετε όπου σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τους συγκεκριμένους πόρους που χρειάζεστε. Για παράδειγμα, εάν διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε $ 50.000 για να ολοκληρώσετε το έργο, σκοπεύετε να διαθέσετε αυτό το χρήμα στους μισθούς, την τεχνολογία, τα υλικά κλπ.

Ας ελπίσουμε ότι, από αυτό το σημείο στην πρόταση, έχετε πείσει τους ενδιαφερόμενους να πάρετε στο πλοίο με το προτεινόμενο έργο σας, γι 'αυτό και η εξοικονόμηση των απαιτούμενων πόρων για το τέλος του εγγράφου είναι μια έξυπνη στρατηγική κίνηση.

6. Δηλώστε το συμπέρασμά σας

Τέλος, περιτυλίξτε την πρόταση του έργου σας με ένα πειστικό και σίγουρο συμπέρασμα. Όπως και η συνοπτική παρουσίαση, το συμπέρασμα θα πρέπει να συνοψίσει εν συντομία το πρόβλημα τις διευθύνσεις του έργου σας και τη λύση σας για την επίλυση αυτού του προβλήματος. Μπορείτε να τονίσετε τον αντίκτυπο του έργου σας στο συμπέρασμα, αλλά να διατηρήσετε αυτό το τμήμα σχετικό, όπως και εσείς σε ένα παραδοσιακό δοκίμιο.

Συμβουλές για τη σύνταξη αποτελεσματικής πρότασης έργου

Ακολουθώντας τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω θα διασφαλίσετε ότι η πρόταση του έργου σας έχει όλα τα σωστά στοιχεία. Αλλά αν θέλετε να εντυπωσιάσετε τους αναγνώστες σας και να κερδίσετε την έγκρισή τους, η γραφή σας πρέπει να λάμψει. Εκτός από τα παραπάνω, μια πρόταση έργου περιλαμβάνει:

Γνωρίζετε το κοινό σας

Καθώς γράφετε την πρότασή σας, κρατήστε το κοινό σας (δηλαδή τους ενδιαφερόμενους) κατά τη διάρκεια όλων αυτών. Θυμηθείτε ότι ο στόχος της πρότασης είναι να κερδίσετε το ακροατήριό σας, όχι μόνο για να παρουσιάσετε τα στοιχεία του έργου σας. Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε ένα νέο εργαλείο επεξεργασίας για έναν εκδοτικό οίκο για παιδιά, μπορείτε να καθορίσετε αν οι ενδιαφερόμενοι σας είναι γονείς και απευθύνονται στη συναισθηματική τους πλευρά όταν τους πείθουν να αγοράσουν στο προϊόν σας;

Να είσαι πειστικός

Η πειθώ είναι σημαντική σε μια πρόταση έργου, επειδή ελπίζουμε ότι το κοινό σας θα διαβάσει την πρότασή σας και θα κάνει κάτι για σας σε αντάλλαγμα. Εάν ο αναγνώστης σας δεν είναι intrigued από το έργο σας, δεν θα αισθάνονται τάσεις να σας βοηθήσουν. Εάν περιγράφετε το εργαλείο επεξεργασίας, αλλά δεν αναφέρετε τα πολλά χαρακτηριστικά που θα προσφέρει, πώς θα ωφελήσει τους πελάτες και το θετικό του αντίκτυπο στη βιομηχανία, το κοινό σας θα αναρωτηθεί, "Γιατί πρέπει να με νοιάζει αυτό το έργο;"

Κρατήστε το απλό

Ενώ πρέπει να αναλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με το πρόβλημά σας, την προσέγγιση και τη λύση σας, δεν πρέπει να κάνετε την πρόταση του έργου σας υπερβολικά περίπλοκη. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συζητήσετε τοσχέδιο έργουΓια το προτεινόμενο εργαλείο επεξεργασίας χωρίς να συζητήσετε τι κωδικούς θα χρησιμοποιήσετε οι μηχανικοί για να κάνουν κάθε λειτουργία.

Κάνετε την έρευνά σας

Μια επιτυχημένη πρόταση έργου περιλαμβάνει λεπτομερή έρευνα. Να είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του προβλήματός σας και τη λύση-με αξιόπιστες πηγές, μελέτες περιπτώσεων, στατιστικά στοιχεία ή γραφήματα, ώστε να μην αφήνετε το κοινό σας με ερωτήσεις. Κατά τη σύνταξη της πρότασής σας, βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια του αναγνώστη και ρωτήστε:

Γιατί είναι ένα πρόβλημα;

Πώς είναι αυτή η λύση στο πρόβλημα;

Έχει κάποιος αντιμετωπίσει αυτό το πρόβλημα πριν;

Ποιο είναι το κόστος του έργου;

Εάν μπορείτε να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, τότε έχετε κάνει αρκετή έρευνα για να υποστηρίξετε την προτεινόμενη πρωτοβουλία σας.

Χρησιμοποιήστε εργαλεία διαχείρισης έργου για την ενίσχυση της πρότασής του έργου σας

Οι καλές προτάσεις έργων απαιτούνΣυνεργασία ομάδας. Με τα σωστά εργαλεία διαχείρισης, η ομάδα σας μπορεί να επικοινωνήσει, να μοιραστεί πληροφορίες και να συνεργαστεί σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο.

Όταν αποθηκεύετε όλες τις πληροφορίες του έργου σας σε ένα μέρος, είναι εύκολο να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα όταν το χρειάζεστε. Οι προτάσεις έργων προτάθηκαν από καλά οργανωμένα και σωστά προγραμματισμένα έργα, γι 'αυτό το λόγο διαχείρισης έργων είναι ένας βασικός πόρος για να γράψει αποτελεσματικά μια πρόταση έργου. Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε; Προσπαθήστε UDN Task Manager .