6 passi per scrivere una proposta di progetto persuasiva

Sommario

Una proposta di progetto è un documento scritto che delinea tutto ciò che le parti interessate dovrebbero sapere su un progetto, inclusa la timeline, il budget, gli obiettivi e gli obiettivi. La tua proposta di progetto dovrebbe riassumere i dettagli del tuo progetto e vendere la tua idea in modo che le parti interessate acquistano all'iniziativa. In questa guida, ti insegneremo come scrivere una proposta di progetto in modo da poter vincere l'approvazione e avere successo sul lavoro.

Tutti i progetti hanno storie di creazione, ma non iniziano con qualcuno che dichiara: "Lascia che ci siano risorse!" Per andare avanti con un progetto, le squadre devono presentare una proposta ai responsabili delle decisioni all'interno della loro organizzazione o agli stakeholder esterni.

Una proposta di progetto è come una scrittaAscensore Pitch."Lo scopo è quello di presentare il tuo progetto in modo condensato ma efficiente. In questa guida, ti insegneremo come scrivere una proposta di progetto in modo da poter vincere l'approvazione e avere successo sul lavoro.

Cos'è una proposta di progetto?

Una proposta di progetto è un documento scritto che delinea tutto ciò che le parti interessate dovrebbero sapere su un progetto, inclusa la timeline, il budget,Obiettivie obiettivi. La tua proposta di progetto dovrebbe riassumere i dettagli del tuo progetto e vendere la tua idea in modo che le parti interessate si sentono inclini a partecipare all'iniziativa.

L'obiettivo della tua proposta di progetto è:

Finanziamento esterno sicuro

Assegna risorse aziendali al tuo progetto

Guadagna il buy-in Stakeholder

Costruisci slancio ed eccitazione

Proposte di progetto vs. Project Charters vs. Casi di business

Proposte di progetto eCharter del progettoServire diversi scopi nel processo di creazione del progetto, ed è importante capire la differenza tra i due. Mentre una proposta di progetto avviene nella fase di avvio del progetto, la Carta del progetto avviene nella fase di pianificazione.

Come menzionato sopra, una proposta di progetto è un documento persuasivo destinato a convincere le parti interessate perché il progetto dovrebbe essere effettuato. Una Carta del progetto è un documento di riferimento che definisce gli obiettivi del progetto e non può essere creato fino a quando la proposta del progetto non è stata approvata.

Le persone confondono anche ilcassa aziendaleCon la proposta del progetto, ma anche il business case viene dopo la proposta. Una volta che il progetto è approvato attraverso una proposta, un caso aziendale può essere utilizzato per garantire ulteriori finanziamenti per il progetto.

Tipi di proposte di progetto

Ci sono sei tipi di proposte che potresti incontrare come un project manager e la comprensione dei diversi formati può essere utile mentre scrivi il tuo. Ogni tipo ha un obiettivo diverso.

Sollecitato:Invierai proposte sollecitate in risposta a aRichiesta di proposta(RFP). Un RFP annuncia un progetto in dettaglio e chiede offerte da squadre qualificate. Poiché stai gareggiando contro altre società per questo tipo di proposta, devi fare ricerche approfondite e scrivere persuasivamente.

Indesiderata:Invierete proposte non richieste senza un RFP, il che significa che nessuno ha chiesto la tua proposta. In questo caso, non ti starai alzato contro altre società o squadre, ma dovrai comunque essere persuasivo perché non hai conoscenza se lo stakeholder stai lanciando per averti bisogno.

Informale:Potresti avere un cliente inviare una richiesta informale per una proposta di progetto, nel qual caso puoi rispondere con il tuo progetto di progetto. Perché questo non è un RFP ufficiale, le regole sono meno concrete.

Rinnovo:Invierete rinnovi ai clienti esistenti nelle speranze che estenderanno i loro servizi con la tua organizzazione. In questo tipo di proposta di progetto, l'obiettivo è quello di enfatizzare i risultati passati il ​​tuo team ha prodotto per il cliente e persuaderli è possibile produrre risultati futuri.

Continuazione:Invierete le continuazioni come promemoria a un stakeholder per farli sapere che il progetto sta iniziando. In questa proposta di progetto, fornirai semplicemente informazioni sul progetto invece di persuadere la stakeholder.

Supplementare:Simile a una proposta di continuazione, invierai una proposta supplementare a uno stakeholder già coinvolto nel tuo progetto. In questo tipo di proposta, stai lasciando che lo stakeholder sappia che il progetto sta iniziando, pur chiedendo anche ulteriori risorse. Dovresti persuadere la stakeholder a contribuire maggiormente al progetto in questa proposta.

Il tono della voce e del contenuto della proposta del progetto differisce in base al tipo di proposta che stai inviando. Quando conosci i tuoi obiettivi di progetto, puoi scrivere la tua proposta di conseguenza.

Come scrivere una proposta di progetto

Queste istruzioni passo-passo si applicano alla maggior parte delle proposte di progetto, indipendentemente dal tipo. Avrai bisogno di personalizzare la tua proposta per il pubblico previsto, ma questo profilo della proposta di progetto può servire come riferimento per assicurarti di essere compresi i componenti chiave nel documento.

1. Scrivi un riassunto esecutivo

Il sintesiserve come introduzione alla proposta di progetto. Simile a un report abstract o un'introduzione di saggio, questa sezione dovrebbe riassumere ciò che sta arrivando e persuadere la stakeholder per continuare a leggere. A seconda della complessità del tuo progetto, il tuo riassunto esecutivo può essere un paragrafo o alcuni paragrafi.

Il tuo riepilogo esecutivo dovrebbe includere:

Il problema Il tuo progetto prevede di risolvere

La soluzione Il tuo progetto prevede quel problema

L'impatto Il tuo progetto avrà

Dovresti affrontare brevemente questi articoli nel tuo riassunto esecutivo perché discuterai questi argomenti più in dettaglio più avanti nella tua proposta.

2. Spiega lo sfondo del progetto

In questa sezione, entrerai in background del progetto. Utilizzare riferimenti e statistiche per convincere il tuo lettore che il problema che stai affrontando valga la pena.

Alcune domande da includere sono:

Qual è il problema che si rivolge il tuo progetto?

Cosa è già noto su questo problema?

Chi ha affrontato questo problema prima / Quale ricerca è lì?

Perché la ricerca passata è insufficiente nell'affrontare questo problema?

Puoi anche usare questa sezione per spiegare come il problema che speri di risolvere direttamente si riferisca alla tua organizzazione.

3. Presentare una soluzione

Hai appena presentato un problema nella sezione di sfondo del progetto, quindi il prossimo passo logico nella scrittura della proposta è presentare una soluzione. Questa sezione è la tua opportunità di delineare il tuo approccio del tuo progetto in modo più dettagliato.

Alcuni articoli da includere sono:

Il tuoDichiarazione di visioneper il progetto

Il tuoprogramma del progetto, incluso importantepietre miliari

Team di progettoruoli e responsabilità

UN Registro dei rischimostrando come ti attenuerai il rischio

Il Project deliverables.

Strumenti di segnalazioneUtilizzerai tutto il progetto

Potresti non avere tutti questi articoli nel tuo formato di proposta, ma puoi decidere cosa includere in base alCampione del progetto. Questa sezione sarà probabilmente la sezione più lunga e dettagliata della tua proposta, come discuterai tutto ciò che è coinvolto nel raggiungimento della tua soluzione proposta.

4. Definire i risultati e gli obiettivi del progetto

Definire il tuo progetto di consegna è un passo cruciale per scrivere la proposta di progetto. Le parti interessate vogliono sapere cosa hai intenzione di produrre alla fine del tuo progetto, sia che sia un prodotto, un programma, un aggiornamento in tecnologia o qualcos'altro. Poiché lo stakeholder legge la tua visione, questa sarà la sezione in cui dicono, "Aha, questo è quello che useranno le mie risorse per".

Quando si definiscono i tuoi risultati, dovresti includere:

Il prodotto finale o obiettivo finale del tuo progetto

UN cronologia del progettoper quando i deliverables saranno pronti

Obiettivi intelligentiche allinea con i risultati che stai producendo

Mentre è importante mostrare il problema e la soluzione al tuo progetto, è spesso più facile per gli stakeholder visualizzare il progetto quando è possibile definire i risultati dei risultati.

5. Elenca quali risorse hai bisogno

Ora che hai delineato il tuo problema, approccio, soluzione e deliverables, puoi entrare in dettaglio su quali risorse hai bisogno per realizzare la tua iniziativa.

In questa sezione, includerai:

Budget del progetto : Il budget del progetto prevede tutto, dalle forniture che dovrai creare un prodotto per i prezzi degli annunci e gli stipendi di squadra. Dovresti includere qualsiasi elemento di budget che devi consegnare il progetto qui.

Ripartizione dei costi:Questa sezione dovrebbe includere la ricerca sul perché hai bisogno di risorse specifiche per il tuo progetto; In questo modo, le parti interessate possono capire cosa viene utilizzato il loro buy-in. Questa rottura può anche aiutarti a mitigare i costi imprevisti.

Piano di allocazione delle risorse : Dovresti includere una panoramica del tuo piano di assegnazione delle risorse che delinea dove si prevede di utilizzare le risorse specifiche necessarie. Ad esempio, se si determina di aver bisogno di $ 50.000 per completare il progetto, hai intenzione di assegnare questo denaro a salari, tecnologia, materiali, ecc.

Speriamo, a questo punto nella proposta, hai convinto gli stakeholder a salire a bordo con il tuo progetto proposto, motivo per cui salvare le risorse richieste per la fine del documento è una mossa strategica intelligente.

6. Indica la tua conclusione

Infine, avvolgono la proposta di progetto con una conclusione persuasiva e fiduciosa. Come il riepilogo esecutivo, la conclusione dovrebbe riassumere brevemente il problema dei tuoi indirizzi del progetto e della tua soluzione per risolvere tale problema. Puoi sottolineare l'impatto del tuo progetto nella conclusione, ma mantenere la sezione pertinente, proprio come faresti in un saggio tradizionale.

Suggerimenti per scrivere una proposta di progetto efficace

Seguendo i passaggi elencati sopra garantisce che la proposta del progetto abbia tutti gli elementi giusti. Ma se vuoi impressionare i tuoi lettori e vinci la loro approvazione, la tua scrittura deve brillare. Oltre a quanto sopra, una proposta di progetto include:

Conosci il tuo pubblico

Mentre scrivi la tua proposta, mantieni il tuo pubblico (cioè gli stakeholder) in mente in ogni momento. Ricorda che l'obiettivo della proposta è vincere il tuo pubblico, non solo per presentare i dettagli del tuo progetto. Ad esempio, se stai creando un nuovo strumento di modifica per una casa editrice per bambini, puoi determinare se le tue parti interessate sono genitori e appello al proprio lato emotivo quando lo persuadono a comprare al tuo prodotto?

Essere persuasivo

La persuasione è importante in una proposta di progetto perché spera che il tuo pubblico leggerà la tua proposta e fai qualcosa per te in cambio. Se il tuo lettore non è affascinato dal tuo progetto, non si sentiranno inclini ad aiutarti. Se descrivi il tuo strumento di editing ma non menziona le molte caratteristiche che offrirà, come andrà a beneficio dei clienti, e il suo impatto positivo nel settore, il tuo pubblico si chiede: "Perché dovrei preoccuparmi di questo progetto?"

Tienilo semplice

Mentre dovresti entrare in dettaglio sul tuo problema, approccio e soluzione, non dovresti rendere la proposta di progetto eccessivamente complessa. Ciò significa che puoi discutere ilschema del progettoPer il tuo strumento di modifica proposto senza discutere quali codici gli ingegneri utilizzeranno per effettuare ogni funzionamento delle funzionalità.

Fai la tua ricerca

Una proposta di progetto di successo include una ricerca approfondita. Preparati a eseguire il backup del tuo problema e della soluzione, con fonti sostanziali, casi di studio, statistiche o grafici in modo da non lasciare il tuo pubblico con domande. Quando scrivi la tua proposta, mettiti nelle scarpe del lettore e chiedi:

Perché è un problema?

Come è una soluzione per il problema?

Qualcuno ha affrontato questo problema prima?

Quali sono i costi del progetto?

Se puoi rispondere a queste domande, probabilmente hai fatto abbastanza ricerca per supportare la tua iniziativa proposta.

Utilizzare gli strumenti di gestione del progetto per rafforzare la proposta di progetto

Le buone proposte di progetto richiedonocollaborazione della squadra. Con i giusti strumenti di gestione, il tuo team può comunicare, condividere informazioni e lavorare insieme su un documento condiviso.

Quando memorizzi tutte le informazioni del progetto in un unico posto, è facile accedere a questo dato quando ne hai bisogno. Proposte di progetto derivano da progetti ben organizzati e propriamente pianificati, motivo per cui il software di gestione del progetto è una risorsa chiave per scrivere in modo efficace una proposta di progetto. Pronto per iniziare? Provare UDN Task Manager. .