6 kroków do pisania perswazyjnej propozycji projektu

Streszczenie

Wniosek projektu jest pisemny dokument przedstawiający wszystko, co interesariusze powinni wiedzieć o projekcie, w tym oś czasu, budżet, celów i celów. Twoja propozycja projektu powinna podsumować szczegóły projektu i sprzedać swój pomysł, więc interesariusze kupują do inicjatywy. W tym przewodniku nauczymy Cię, jak napisać propozycję projektu, dzięki czemu możesz wygrać zatwierdzenie i odnieść sukces w pracy.

Wszystkie projekty mają historie tworzenia, ale nie zaczynają się od kogoś deklarującego, "niech będą zasoby!" Aby przejść do przodu z projektem, zespoły muszą przedstawić propozycję decydentami w ich organizacji lub zainteresowanych stron zewnętrznych.

Propozycja projektu jest jak pisemnaskok windy- Cel jest zaprezentowanie projektu w skondensowanym, ale wydajnym sposobie. W tym przewodniku nauczymy Cię, jak napisać propozycję projektu, dzięki czemu możesz wygrać zatwierdzenie i odnieść sukces w pracy.

Jaka jest propozycja projektu?

Propozycja projektu jest pisemny dokument przedstawiający wszystko, co interesariusze powinni wiedzieć o projekcie, w tym oś czasu, budżet,celei cele. Twoja propozycja projektu powinna podsumować szczegóły projektu i sprzedać swój pomysł, więc interesariusze czują się skłonni do zaangażowania się w inicjatywy.

Celem propozycji projektu jest:

Bezpieczne finansowanie zewnętrzne

Przydziel zasoby firmy do projektu

Zdobądź kupowany interesariusz

Buduj tempo i podniecenie

PROPOZYCJE PROJEKTÓW VS. PROJEKTOWYCH CHARTERS VS. Przypadki biznesowe

Propozycje projektu i.Projekt Charters.Podawać różne cele w procesie tworzenia projektu i ważne jest, aby zrozumieć różnicę między nimi. Podczas gdy propozycja projektu ma miejsce w fazie inicjacji projektu, Karta projektu odbywa się w fazie planowania.

Jak wspomniano powyżej, propozycja projektu jest przekonującym dokumentem, który ma przekonać zainteresowanych stron, dlaczego projekt powinien zostać przeprowadzony. Karta projektu jest dokumentem odniesienia, który definiuje cele projektu i nie można go stworzyć, dopóki wniosek projektu zostanie zatwierdzony.

Ludzie również myląSprawa biznesu.W ramach propozycji projektu, ale sprawa biznesowa również przychodzi po wniosku. Po zatwierdzeniu projektu poprzez propozycję, sprawa biznesowa może być wykorzystywana do zabezpieczenia dodatkowego finansowania projektu.

Rodzaje propozycji projektu

Istnieje sześć rodzajów propozycji, które możesz napotkać jako kierownik projektu, a zrozumienie różnych formatów może być przydatne, gdy piszesz swoje. Każdy typ ma inny cel.

Bezpośrednio:Wyślesz spojrzałych propozycje w odpowiedzi naProśba o propozycję(RFP). RFP ogłasza szczegółowo projekt i prosi o oferty z wykwalifikowanych zespołów. Ponieważ konkurujesz z innymi firmami na ten rodzaj wniosku, musisz robić dokładne badania i pisać przekonująco.

Dobrowolny:Wyślesz niechciane propozycje bez RFP, co oznacza, że ​​nikt nie prosił o swoją propozycję. W takim przypadku nie będziesz w stosunku do innych firm lub zespołów, ale nadal będziesz musiał być przekonujący, ponieważ nie masz wiedzy o tym, czy interesariusze wystają cię potrzebować.

Nieformalny:Możesz mieć klienta wysłać nieformalne prośby o propozycję projektu, w którym to przypadku możesz odpowiedzieć na skok projektu. Ponieważ nie jest to oficjalny RFP, zasady są mniej betonowe.

Odnowienie:Wyślesz odnowienia do istniejących klientów w nadziei, że rozszerzą swoje usługi z organizacją. W tego typu propozycji projektu, celem jest podkreślenie przeszłych wyników, aby Twój zespół wyprodukował dla klienta i przekonuje ich, możesz uzyskać przyszłe wyniki.

Kontynuacja:Wyślesz kontynuacje jak przypomnienie dla interesariuszy, które pozwalają im poznać projekt. W tej propozycji projektu po prostu dostarczysz informacje o projekcie zamiast przekonać interesariusza.

Uzupełniający:Podobnie jak wniosek kontynuacji, wyślesz dodatkową propozycję dla interesariuszy już zaangażowanego w Twój projekt. W tym rodzaju propozycji pozwalasz interesariuszom poznać projekt, zaczynasz, a także prosić o dodatkowe zasoby. Powinieneś przekonać interesariusza, aby wnieść więcej do projektu w tej propozycji.

Ton głosu i treści propozycji projektu będzie się różnić w oparciu o typ wysyłanej propozycji. Kiedy znasz swoje cele projektu, możesz odpowiednio napisać propozycję.

Jak napisać propozycję projektu

Te instrukcje krok po kroku dotyczą większości propozycji projektowych, niezależnie od rodzaju. Będziesz musiał dostosować swoją propozycję dla zamierzonej publiczności, ale ten wniosek projektu może służyć jako odniesienie, aby upewnić się, że włączasz kluczowe elementy w dokumencie.

1. Napisz podsumowanie

tenPodsumowaniesłuży jako wprowadzenie do propozycji projektu. Podobnie jak raport abstrakcyjny lub wprowadzenie eseju, sekcja ta powinna podsumować, co nadchodzi i przekonuje interesariusze, aby kontynuować czytanie. W zależności od złożoności projektu podsumowanie może być jeden akapit lub kilka akapitów.

Podsumowanie wykonawcze powinno obejmować:

Problem twój projekt planuje rozwiązać

Rozwiązanie Twój projekt zapewnia ten problem

Wpływ twój projekt będzie miał

Należy krótko rozwiązać te przedmioty w swoim wykonawczym podsumowaniu, ponieważ omówisz te tematy bardziej szczegółowo później w swojej propozycji.

2. Wyjaśnij tło projektu

W tej sekcji pójdziesz do tła projektu. Użyj referencji i statystyk, aby przekonać swojego czytnika, że ​​rozwiązany problem jest wart.

Niektóre pytania obejmują:

Jaki jest problem dotyczący twoich adresów?

Co już wiadomo o tym problemie?

Kto rozwiązał ten problem przed / jakie są badania?

Dlaczego przeszłe badania są niewystarczające w rozwiązywaniu tego problemu?

Możesz również użyć tej sekcji, aby wyjaśnić, w jaki sposób problem ma nadzieję rozwiązać bezpośrednio odnosić się do Twojej organizacji.

3. Przedstaw rozwiązanie

Właśnie przedstawiłeś problem w sekcji tła projektu, więc kolejny logiczny krok w propozycji jest przedstawienie rozwiązania. Ta sekcja jest twoją okazją do przedstawienia podejścia projektu bardziej szczegółowo.

Niektóre elementy dołączenia są:

TwójOświadczenie Vision.dla projektu

TwójHarmonogram projektu, w tym ważnekamienie milowe

Grupa projektowarole i obowiązki

A rejestr ryzykapokazując, jak złagodzisz ryzyko

tenWyniki projektu.

Narzędzia raportowaniaUżyjesz w całym projekcie

Możesz nie mieć wszystkich tych elementów w formacie propozycji, ale możesz zdecydować, co obejmować na podstawieZakres projektu. Ta sekcja prawdopodobnie będzie najdłuższa i najbardziej szczegółowa sekcja Twojej propozycji, ponieważ omówisz wszystko zaangażowane w osiągnięcie proponowanego rozwiązania.

4. Zdefiniuj rezultaty i cele projektu

Definiowanie projektów Project jest kluczowym krokiem w pisaniu propozycji projektu. Interesariusze chce wiedzieć, co zamierzasz wyprodukować pod koniec projektu, czy to produkt, program, aktualizacja technologii lub coś innego. Gdy interesariusze odczytuje przez twoją wizję, będzie to sekcja, w której mówią: "Aha, to właśnie wykorzystają moje zasoby".

Podczas definiowania przesyłek należy dołączyć:

Produkt końcowy lub ostateczny cel twojego projektu

A Oś czasu projektubo gdy są gotowe

Inteligentne cele.to wyrównuje się do wytwarzanych dostaw

Chociaż ważne jest, aby pokazać problem i rozwiązanie projektu, często łatwiej jest wizualizować projekt, gdy można zdefiniować rezultaty.

5. Wymień jakie potrzebujesz zasobów

Teraz, gdy opisałeś swój problem, podejście, rozwiązanie i rezultaty, możesz szczegółowo wejść na różne zasoby, które musisz wykonać swoją inicjatywę.

W tej sekcji umieścisz:

Budżet projektu : Budżet projektu obejmuje wszystko, od dostaw, musisz utworzyć produkt do cen cen i wynagrodzeń zespołowych. Powinieneś zawierać wszelkie przedmioty budżetowe, które trzeba dostarczyć projekt tutaj.

Podział kosztów:Ta sekcja powinna obejmować badania, dlaczego potrzebujesz konkretnych zasobów dla swojego projektu; W ten sposób interesariusze mogą zrozumieć, do czego służy ich zakupy. Ten podział może również pomóc Ci złagodzić nieoczekiwane koszty.

Plan alokacji zasobów. : Powinieneś uwzględnić przegląd planu alokacji zasobów określających, gdzie planujesz użyć konkretnych zasobów, których potrzebujesz. Na przykład, jeśli zdecydujesz, że potrzebujesz 50 000 $, aby zakończyć projekt, czy planujesz przeznaczyć te pieniądze na wynagrodzenia, technologię, materiały itp.

Mam nadzieję, że w tym momencie w propozycji przekonałeś interesariuszy, aby dostać się na pokładzie z proponowanym projektem, dlatego oszczędzanie wymaganych zasobów na koniec dokumentu jest inteligentny ruch strategiczny.

6. Podaj swój wniosek

Wreszcie, zapakuj propozycję projektu z przekonującym i przekonanym wnioskiem. Podobnie jak podsumowanie, konkluzja powinna krótko podsumować problem dotyczących twoich adresów i rozwiązanie do rozwiązania tego problemu. Możesz podkreślić wpływ swojego projektu w konkluzji, ale utrzymuj tę sekcję istotną, tak jak w tradycyjnym eseju.

Wskazówki dotyczące pisania skutecznej propozycji projektu

Postępując zgodnie z powyższymi krokami, zapewni propozycję projektu ma wszystkie właściwe elementy. Ale jeśli chcesz zaimponować swoim czytelnikom i wygrać ich zgodę, twoje pismo musi świecić. Oprócz powyższego propozycja projektu obejmuje:

Znać swoją publiczność

Gdy piszesz swoją propozycję, utrzymuj swoją publiczność (tj. Zainteresowane strony) na uwadze przez cały czas. Pamiętaj, że celem propozycji jest wygranie publiczności, nie tylko do przedstawienia szczegółów projektu. Na przykład, jeśli tworzysz nowe narzędzie do edycji dla wydawnictwa dla dzieci, możesz określić, czy interesariusze są rodzicami i odwołują się do swojej strony emocjonalnej, gdy przekonując ich do zakupu do swojego produktu?

Bądź przekonujący

Perswazja jest ważna w propozycji projektu, ponieważ mam nadzieję, że Twoja publiczność przeczyta twoją propozycję i zrób coś dla ciebie w zamian. Jeśli twój czytelnik nie jest zaintrygowany przez twój projekt, nie poczują się skłonni do ci pomocy. Jeśli opisujesz swoje narzędzie do edycji, ale nie wspominasz o wielu funkcjach, zaoferuje, w jaki sposób przyniesie korzyści klientom, a jego pozytywny wpływ w branży, Twoja publiczność zastanawi się: "Dlaczego miałbym dbać o ten projekt?"

Nie komplikuj

Chociaż powinieneś wziąć szczegółowo na swój problem, podejście i rozwiązanie, nie powinieneś poprawić propozycji projektu zbyt złożonego. Oznacza to, że możesz omówićPlan projektuDo proponowanego narzędzia do edycji bez omawiania kodów, których inżynierowie wykorzystają, aby każda funkcja działa.

Wykonuj swoje badania

Udana propozycja projektu obejmuje dokładne badania. Bądź przygotowany na kopię zapasową problemu - i rozwiązanie - z renomowanymi źródłami, studiami przypadków, statystykami lub wykresami, dzięki czemu nie zostawiasz publiczności z pytaniami. Pisząc swoją propozycję, umieść się w butach czytelnika i zapytaj:

Dlaczego ten problem?

Jak to jest rozwiązanie problemu?

Czy ktoś wcześniej skierował ten problem?

Jakie są koszty projektu?

Jeśli możesz odpowiedzieć na te pytania, prawdopodobnie zrobisz wystarczającą ilość badań, aby wspierać proponowaną inicjatywę.

Użyj narzędzi do zarządzania projektami, aby wzmocnić propozycję projektu

Wymagają dobre propozycje projektuPraca drużynowa. Dzięki odpowiedniemu narzędzia do zarządzania zespół może komunikować się, dzielić się informacjami i współpracować na jednym wspólnym dokumencie.

Podczas przechowywania wszystkich informacji o projekcie w jednym miejscu, łatwo jest uzyskać dostęp do tych danych, gdy go potrzebujesz. Propozycje projektu wynikają z dobrze zorganizowanych i odpowiednio planowanych projektów, dlatego oprogramowanie do zarządzania projektami jest kluczowym zasobem, aby skutecznie napisać propozycję projektu. Gotowy żeby zacząć? Próbować Menedżer zadań UDN. .