एक प्रेरक परियोजना प्रस्ताव लिखने के लिए 6 कदम

सारांश

एक परियोजना प्रस्ताव एक लिखित दस्तावेज है जो सब कुछ हितधारकों को समयरेखा, बजट, उद्देश्यों और लक्ष्यों सहित एक परियोजना के बारे में जानना चाहिए। आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव को आपके प्रोजेक्ट विवरण को सारांशित करना चाहिए और अपने विचार को बेचने के लिए तो हितधारकों को पहल में खरीदना चाहिए। इस गाइड में, हम आपको एक परियोजना प्रस्ताव कैसे लिखेंगे ताकि आप अनुमोदन जीत सकें और काम पर सफल हो सकें।

सभी परियोजनाओं में निर्माण कहानियां हैं, लेकिन वे किसी की घोषणा के साथ शुरू नहीं करते हैं, "संसाधन बनें!" एक परियोजना के साथ आगे बढ़ने के लिए, टीमों को अपने संगठन या बाहरी हितधारकों के भीतर निर्णय लेने वालों को प्रस्ताव प्रस्तुत करना होगा।

एक परियोजना प्रस्ताव एक लिखित की तरह है एलिवेटर पिच - यह उद्देश्य एक संघनित लेकिन कुशल तरीके से अपनी परियोजना को प्रस्तुत करना है। इस गाइड में, हम आपको एक परियोजना प्रस्ताव कैसे लिखेंगे ताकि आप अनुमोदन जीत सकें और काम पर सफल हो सकें।

एक परियोजना प्रस्ताव क्या है?

एक परियोजना प्रस्ताव एक लिखित दस्तावेज है जो सब कुछ हितधारकों को एक परियोजना के बारे में जानना चाहिए, जिसमें टाइमलाइन, बजट भी शामिल है, उद्देश्यों , और लक्ष्य। आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव को आपके प्रोजेक्ट विवरण को सारांशित करना चाहिए और अपना विचार बेचना चाहिए ताकि हितधारकों को पहल में शामिल होने के इच्छुक महसूस किया जाना चाहिए।

आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव का लक्ष्य यह है:

सुरक्षित बाहरी निधि

अपनी परियोजना के लिए कंपनी के संसाधनों को आवंटित करें

शेयर हितधारक खरीद-इन

गति और उत्तेजना का निर्माण

परियोजना प्रस्ताव बनाम परियोजना चार्टर्स बनाम व्यापार मामलों

परियोजना प्रस्ताव और परियोजना चार्टर्स परियोजना निर्माण प्रक्रिया में विभिन्न उद्देश्यों को पूरा करें, और दोनों के बीच के अंतर को समझना महत्वपूर्ण है। प्रोजेक्ट के दीक्षा चरण में एक परियोजना प्रस्ताव होता है, प्रोजेक्ट चार्टर योजना चरण में होता है।

जैसा कि ऊपर बताया गया है, एक परियोजना प्रस्ताव एक प्रेरक दस्तावेज है जिसका मतलब हितधारकों को मनाने के लिए कहा जाता है कि परियोजना क्यों की जानी चाहिए। एक प्रोजेक्ट चार्टर एक संदर्भ दस्तावेज है जो प्रोजेक्ट उद्देश्यों को परिभाषित करता है, और यह प्रोजेक्ट प्रस्ताव को मंजूरी देने तक नहीं बनाया जा सकता है।

लोग भी भ्रमित करते हैं व्यापार का मामला परियोजना प्रस्ताव के साथ, लेकिन व्यापार मामला भी प्रस्ताव के बाद आता है। एक बार परियोजना को प्रस्ताव के माध्यम से अनुमोदित करने के बाद, परियोजना के लिए अतिरिक्त वित्त पोषण को सुरक्षित करने के लिए एक व्यावसायिक मामला का उपयोग किया जा सकता है।

परियोजना प्रस्तावों के प्रकार

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आपको छह प्रकार के प्रस्ताव मिल सकते हैं, और विभिन्न प्रारूपों को समझना उपयोगी हो सकता है क्योंकि आप अपना लिखते हैं। प्रत्येक प्रकार का एक अलग लक्ष्य होता है।

आग्रह किया: आप एक के जवाब में अनुरोधों को भेज देंगे प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी)। एक आरएफपी ने विस्तार से एक परियोजना की घोषणा की और योग्य टीमों से बोलियां मांगी। क्योंकि आप इस प्रकार के प्रस्ताव के लिए अन्य कंपनियों के खिलाफ प्रतिस्पर्धा कर रहे हैं, आपको पूरी तरह से शोध करना चाहिए और प्रेरक रूप से लिखना चाहिए।

अनचाही: आप एक आरएफपी के बिना अनचाहे प्रस्ताव भेज देंगे, जिसका अर्थ है कि किसी ने आपके प्रस्ताव के लिए नहीं कहा। इस मामले में, आप अन्य कंपनियों या टीमों के खिलाफ नहीं होंगे, लेकिन आपको अभी भी प्रेरक होने की आवश्यकता होगी क्योंकि आपको कोई जानकारी नहीं है कि क्या आप जिस हितधारक को पिच कर रहे हैं उसे आप की जरूरत है।

अनौपचारिक: आपके पास एक ग्राहक हो सकता है जो आपको एक परियोजना प्रस्ताव के लिए एक अनौपचारिक अनुरोध भेज सकता है, इस मामले में आप अपने प्रोजेक्ट पिच के साथ जवाब दे सकते हैं। क्योंकि यह एक आधिकारिक आरएफपी नहीं है, नियम कम ठोस हैं।

नवीनीकरण: आप मौजूदा ग्राहकों को नवीनीकरण भेज देंगे उम्मीदें कि वे आपके संगठन के साथ अपनी सेवाएं बढ़ाएंगे। इस प्रकार के प्रोजेक्ट प्रस्ताव में, लक्ष्य पिछले परिणामों पर जोर देना है जो आपकी टीम ने क्लाइंट के लिए उत्पादित किया है और उन्हें मनाने के लिए भविष्य के परिणाम उत्पन्न कर सकते हैं।

निरंतरता: आप एक हितधारक को अनुस्मारक के रूप में निरंतर भेज देंगे ताकि उन्हें पता चल सके कि परियोजना शुरू हो रही है। इस परियोजना प्रस्ताव में, आप केवल हितधारक को मनाने के बजाय परियोजना के बारे में जानकारी प्रदान करेंगे।

अनुपूरक: एक निरंतर प्रस्ताव के समान, आप पहले से ही अपने प्रोजेक्ट में पहले से मौजूद एक हितधारक को एक पूरक प्रस्ताव भेज देंगे। इस प्रकार के प्रस्ताव में, आप हितधारक को यह जानने दे रहे हैं कि परियोजना शुरू हो रही है, जबकि अतिरिक्त संसाधनों के लिए भी। आपको इस प्रस्ताव में परियोजना के लिए अधिक योगदान करने के लिए हितधारक को राजी करना चाहिए।

आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव की आवाज और सामग्री का स्वर आपके द्वारा भेजे जा रहे प्रस्ताव के प्रकार के आधार पर भिन्न होगा। जब आप अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को जानते हैं, तो आप तदनुसार अपना प्रस्ताव लिख सकते हैं।

एक परियोजना प्रस्ताव कैसे लिखें

इन चरण-दर-चरण निर्देश प्रकार के बावजूद अधिकांश परियोजना प्रस्तावों पर लागू होते हैं। आपको अपने प्रस्ताव को इच्छित दर्शकों के लिए अनुकूलित करने की आवश्यकता होगी, लेकिन यह प्रोजेक्ट प्रस्ताव रूपरेखा यह सुनिश्चित करने के लिए संदर्भ के रूप में कार्य कर सकती है कि आप अपने दस्तावेज़ में प्रमुख घटक शामिल हैं।

1. एक कार्यकारी सारांश लिखें

कार्यकारी सारांश आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव के परिचय के रूप में कार्य करता है। एक रिपोर्ट सार या निबंध परिचय के समान, इस खंड को सारांशित करना चाहिए कि क्या आ रहा है और स्टेकहोल्डर को पढ़ने के लिए राजी करना चाहिए। आपकी परियोजना की जटिलता के आधार पर, आपका कार्यकारी सारांश एक अनुच्छेद या कुछ अनुच्छेद हो सकता है।

आपके कार्यकारी सारांश में शामिल होना चाहिए:

आपकी परियोजना को हल करने की समस्या है

समाधान आपकी परियोजना उस समस्या के लिए प्रदान करता है

आपके प्रोजेक्ट का प्रभाव होगा

आपको केवल अपने कार्यकारी सारांश में संक्षेप में इन वस्तुओं को संबोधित करना चाहिए क्योंकि आप अपने प्रस्ताव में बाद में इन विषयों पर अधिक विस्तार से चर्चा करेंगे।

2. परियोजना पृष्ठभूमि की व्याख्या करें

इस खंड में, आप परियोजना की पृष्ठभूमि में जाएंगे। अपने पाठक को मनाने के लिए संदर्भों और आंकड़ों का उपयोग करें कि आपके द्वारा संबोधित समस्या सार्थक है।

कुछ प्रश्न शामिल हैं:

आपकी परियोजना पते की समस्या क्या है?

इस समस्या के बारे में पहले से ही क्या पता है?

किसने पहले इस समस्या को संबोधित किया है / किस शोध में है?

इस समस्या को संबोधित करने में पिछले शोध अपर्याप्त क्यों हैं?

आप इस अनुभाग का भी उपयोग करने के लिए इस अनुभाग का उपयोग कैसे कर सकते हैं कि आप सीधे आपके संगठन से संबंधित समस्या को कैसे हल करने की उम्मीद करते हैं।

3. एक समाधान प्रस्तुत करें

आपने प्रोजेक्ट पृष्ठभूमि अनुभाग में अभी एक समस्या प्रस्तुत की है, इसलिए प्रस्ताव लेखन में अगला तार्किक कदम समाधान प्रस्तुत करना है। यह अनुभाग आपके प्रोजेक्ट दृष्टिकोण को अधिक विस्तार से रूपरेखा देने का अवसर है।

शामिल करने के लिए कुछ आइटम हैं:

तुम्हारी लक्ष्यों का विवरण परियोजना के लिए

तुम्हारी परियोजना अनुसूची , महत्वपूर्ण सहित मील का पत्थर

परियोजना टीम नियम और जिम्मेदारियाँ

ए जोखिम रजिस्टर दिखा रहा है कि आप जोखिम को कैसे कम करते हैं

प्रदेय परियोजना

रिपोर्टिंग टूल्स आप पूरे परियोजना का उपयोग करेंगे

आपके पास इन सभी वस्तुओं को आपके प्रस्ताव प्रारूप में नहीं हो सकता है, लेकिन आप यह तय कर सकते हैं कि किस आधार पर शामिल करना है परियोजना गुंजाइश । यह अनुभाग आपके प्रस्ताव का सबसे लंबा और सबसे विस्तृत अनुभाग होगा, क्योंकि आप अपने प्रस्तावित समाधान को प्राप्त करने में शामिल सब कुछ पर चर्चा करेंगे।

4. परियोजना डिलिवरेबल्स और लक्ष्यों को परिभाषित करें

अपने प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को परिभाषित करना आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव को लिखने में एक महत्वपूर्ण कदम है। हितधारक जानना चाहते हैं कि आप अपनी परियोजना के अंत में क्या उत्पादन करने जा रहे हैं, चाहे वह उत्पाद, एक कार्यक्रम, प्रौद्योगिकी में अपग्रेड, या कुछ और। चूंकि हितधारक आपकी दृष्टि के माध्यम से पढ़ता है, यह वह अनुभाग होगा जहां वे कहते हैं, "आह, यही वह है जो वे मेरे संसाधनों का उपयोग करेंगे।"

अपने डिलिवरेबल्स को परिभाषित करते समय, आपको निम्न शामिल होना चाहिए:

अपने प्रोजेक्ट का अंतिम उत्पाद या अंतिम उद्देश्य

ए परियोजना घटनाक्रम जब डिलिवरेबल्स तैयार हो जाएंगे

स्मार्ट लक्ष्यों जो आपके द्वारा उत्पादित डिलिवरेबल्स के साथ संरेखित है

हालांकि अपनी परियोजना के लिए समस्या और समाधान दिखाना महत्वपूर्ण है, लेकिन जब आप डिलिवरेबल्स को परिभाषित कर सकते हैं तो हितधारकों को परियोजना को कल्पना करना अक्सर आसान होता है।

5. सूची जो आपको चाहिए

अब जब आपने अपनी समस्या, दृष्टिकोण, समाधान और डिलिवरेबल्स की रूपरेखा दी है, तो आप अपनी पहल को पूरा करने के लिए कौन से संसाधनों की आवश्यकता के बारे में विस्तार से जा सकते हैं।

इस खंड में, आप शामिल होंगे:

परियोजना का बजट : प्रोजेक्ट बजट में विज्ञापन मूल्य निर्धारण और टीम के वेतन के लिए उत्पाद बनाने के लिए आपको आवश्यक आपूर्ति से सबकुछ शामिल है। आपको यहां प्रोजेक्ट देने के लिए आवश्यक बजट आइटम शामिल करना चाहिए।

लागत का टूटना: इस खंड में शोध शामिल होना चाहिए कि आपको अपनी परियोजना के लिए विशिष्ट संसाधनों की आवश्यकता क्यों है; इस तरह, हितधारकों को समझ सकते हैं कि उनके खरीद-इन के लिए क्या उपयोग किया जा रहा है। यह टूटना आपको अप्रत्याशित लागतों को कम करने में भी मदद कर सकता है।

संसाधन आवंटन योजना : आपको अपने संसाधन आवंटन योजना का एक सिंहावलोकन शामिल होना चाहिए जहां आप आवश्यक विशिष्ट संसाधनों का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप निर्धारित करते हैं कि आपको परियोजना को पूरा करने के लिए $ 50,000 की आवश्यकता है, तो क्या आप इस पैसे को वेतन, प्रौद्योगिकी, सामग्रियों आदि को आवंटित करने की योजना बना रहे हैं।

उम्मीद है कि प्रस्ताव में इस बिंदु से, आपने हितधारकों को अपने प्रस्तावित परियोजना के साथ बोर्ड पर पहुंचने के लिए आश्वस्त किया है, यही कारण है कि दस्तावेज़ के अंत के लिए आवश्यक संसाधनों को सहेजना एक स्मार्ट रणनीतिक कदम है।

6. अपना निष्कर्ष बताएं

अंत में, एक प्रेरक और आत्मविश्वास निष्कर्ष के साथ अपने परियोजना प्रस्ताव को लपेटें। कार्यकारी सारांश की तरह, निष्कर्ष को उस समस्या को हल करने के लिए आपके प्रोजेक्ट पते और आपके समाधान की समस्या को संक्षेप में सारांशित करना चाहिए। आप निष्कर्ष में अपने प्रोजेक्ट के प्रभाव पर जोर दे सकते हैं लेकिन इस अनुभाग को प्रासंगिक रखें, जैसे कि आप पारंपरिक निबंध में होंगे।

एक प्रभावी परियोजना प्रस्ताव लिखने के लिए युक्तियाँ