Hankesuunnitelman kirjoittaminen 8 helppoa vaihetta

Se on perjantai-iltapäivä. Olet tarkistanut tiimisi kanssa, projektit ovat tavoitteessa, ja olet valmis ensi viikolla. Viikonloppu on kirkas.

Yhtäkkiä pomo tulee työpöydälle jännittävillä uutisilla. Tulet johtamaan seuraavan suuren monimiehenhankeKeskeisellä asiakkaalla ja Kickoff on ensi viikolla. Tämä on hienoja uutisia, mutta nyt tämä Specter-kangaspuut viikonloppuna. Sinun täytyy saada projekti järjestetty ASAP, mutta niin monilla sidosryhmillä, sinun täytyy ajatellaHankkeen hallintasuunnitelman luominen .

ProjektisuunnitteluProsessi voi olla hankala, varsinkin hankkeina monimutkaisemmiksi.Forbesin mukaan25% teknologian hankkeita epäonnistuu suoraan, joka on synkkä tilastotieto hankevetäjien. Hyvä uutinen sinun ei tarvitse olla aProjektinhallintaAsiantuntija - tai uhraus viikonloppuna - suunnitella onnistunut projektipotku lyhyessä ajassa. Sinun tarvitsee vain ymmärtää 8 yksinkertaista vaihetta siitä, miten voit kirjoittaa projektisuunnitelman.

Miten kirjoittaa projektisuunnitelma 8 helppoa vaihetta ...

Vaihe 1: Selitä hanke keskeisille sidosryhmille, määritä tavoitteet ja saada alkuperäinen sisäänosto

Ensimmäinen vaiheessa kaikissa projektissa on määritellä "mitä" ja "miksi". Keskeiset sidosryhmät vaikuttavat siihen, onko hanke onnistunut ja niiden tavoitteen on oltava tyytyväisiä. Vaikka hanke tulee itse toimitusjohtajasta, tarvitset silti heidän sisäänostonsa.

Käytä tätä alkukeskustelua kohdentaksesi, määritä tavoitteet ja määrittää projektin arvo. Hankkeen suunnitteluprosessin tässä osassa käsitellään tarpeita, odotuksia ja perustaa aSoveltamisalan perusviiva, budjetti ja aikajana. Tämä luo vankan pohjan projektin työsuunnitelmaan. Harkitse hankesuunnitelman mallin hyödyntämistä. Venngage tarjoaa yli 30Hankkeen suunnitelma mallejaVisualisoida strategiasi ja varmistaa projektin menestys.

Kysymyksiä kannattaa harkita tarkistamista sidosryhmien kanssa:

Vaihe 2: Luettele tavoitteet, kohdista Okrs ja kuvasta projekti

Johtopuolisten johtajien mukaan selkeiden tavoitteiden puuttuminen on 37 prosenttiaHankkeen epäonnistuminen. Ilman selkeitä tavoitteita huomaat, että hankkeen työsuunnitelmassa asetetut vaatimukset, tehtävät ja määräajat eivät ole mitään ankkurointia. Mutta nyt sinulla on luettelo avaimestasidosryhmätarpeet ja niiden sisäänosto, alkaa määrittää ne tavoitteisiin ja Okrs.Okrs ovat suunnittelu- ja tavoiteasetustekniikkaIntel ja Google teki kuuluisa. Hankkeen tulisi kohdata tiimisi ja yrityksen OKRS: n kanssa.

Yritä kirjoittaa projektin tavoitteetHankesuunnitelmaja yhdistää ne osoitettavat sidosryhmien vaatimukset. Sieltä rakennetaan rakenne, virstanpylväät ja tehtävät, jotka tekevät näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimerkiksi projekti tai tuotteen lanseeraus voi olla suurivirstanpylväs, joten on tärkeää tietää, miten menet siihen, ehkä käyttää aTuotteen käynnistyssuunnitelma mallitehdä prosessi helpommaksi. Virstanpylväät voivat määritellä sisäänkirjautumispisteet koko projektissa niin, että kaikki ovat selkeitä siitä, mikä edistys näyttää, mitä odotukset ovat ja kun he mitataan.

Vaihe 3: Luo projektin soveltamisalan asiakirja

Nyt kun sinulla on esitetty projekti, tehtävät ovat yhdenmukaisia ​​tavoitteiden kanssa ja ostavat joukkueesta, on aika luoda aHankkeen laajuusasiakirjaYksityiskohtaisesti vaiheessa 2 luetellut projektielementit.

Katsokaa kullekintoimittavaja määrittele sarjan tehtäviä, jotka on täytettävä jokaisen suorittamiseksi. Jokaiselletehtävä, määritetään, kuinka paljon aikaa se ottaa, tarvittavat resurssit ja jotka vastaavat toteutuksesta. Viimeistele ja tallenna projektitiedot niin, että jokaisella on yksi totuuden lähde. Tee asiakirja helposti jakamattomaksi,Kuten projektinhallintatyökalussa, jotta voidaan vähentää kallis väärinkäsityksiä.

Projektin valmistelussalaajuusdokumentointi ja laskeminenansaittu arvopitäisi olla vakiokäytäntö, 1 4 projektipäällikössä Wellingstone-projektinhallintatutkimuksen tilaSanoi, että he "eivät koskaan" tai "joskus" valmistelevat standardi scoping-asiakirjoja. Luodaan yksi takaa sinut erottumaan väkijoukosta ja auttaa kaikkia olemaan samalla sivulla.

Vaihe 4. Käsittele yksityiskohtainen hankkeen aikataulu

Tavoitteesi, tehtävät ja virstanpylväät on jo esitetty sinulle, on aika aloittaa projektin liittäminen aikatauluun. AGantt-kaavioon kätevä työkalu, joka auttaa sinuahelposti visualisoida projektin aikajana. Se on vuorovaikutteinen aikataulu, joka antaa sinulle täydellisen kuvan hankkeen edistymisestä, työn laajuudesta ja riippuvuuksista.

Riippuvuudet ovat tehtäviä, jotka on täytettävä ennen muita tehtäviä. Kun käytät tehtäviä, käytäsubasigitAuttaa sinua hajottamaan suurempia pienemmiksi. Tämä voi tehdä raportoinnin (voit tarkistaa oppaammeProjektinhallintaraportin kirjoittaminen!) Jaresurssienhallintahelpompaa. Määrittele jokainen:

Pro Vihje:Haluatko vähän salaisuutta? Kun asetat ne, lisäävät tyynyjä avaintehtäviin, joten sinulla on ketkaista tilaa paloprojalle tai odottamattomille pullonkauloille - esimerkiksi jos asiakas tarvitsee ylimääräistä aikaa tarkastella tai tiimin jäsenyyttää sairaita. Täydellisessä maailmassa jotkut tehtävät saattavat kestää päivän. Joten ehkä teet sen kaksi suunnitelmasi. Ei tarvetta antaa jokaiselle tehtävälle tyynyä. Punnitse riskit ja lisää se, missä se tekee tärkeästä. Tulevaisuudessa kiität sinua.

Vaihe 5: Määritä roolit, vastuut ja resurssit

Resurssit ovat ihmisiä, laitteita tai rahaa hankkeen suorittamiseen. Kun olet valinnut työkalut ja sai budjetin, älä unohda ihmisiä. Jopa ihmiset, jotka jo osaavat kirjoittaaProjektin työsuunnitelmaJa ovat tehneet niin sata kertaa voi aliarvioida työvoiman tarpeita.

A Raci-kaavio auttaaMääritä erityisesti, kuka tekee mitä projektisi. Se on kaikkien projektin tehtävien matriisi, joka on yhdistetty WHO: n vastuulliseen (työhön suorittamiseen), vastuullinen (on kyllä ​​/ ei / Veto Power), kuultu (tarvitsee hyväksyä tai osallistua) ja ilmoitettava (tarvitsee tietää toiminnasta) tai päätös).Löydä kaikki mitä tarvitset tietoa Raci-kaavioista täällä .

Kun aloitat tehtävien määrittämisen, varmista, että otat huomioon kaistanleveyden. Selkeyttää kunkin henkilön vastuuta ja odotuksia. Pidä mielessä, että95% työntekijöistäRaportti työskentelee useammalla kuin yhdellä joukkueella tai projekti samanaikaisesti ja jos hankkeet eivät ole linjassa, työmäärät ovat liian stressaavia joukkueille. Stressi aiheuttaa noin 50 prosenttia työntekijöistä aloittaa toisen työn ja 25 prosenttia lopettaa nykyiset työpaikkansa kokonaan viimeaikaisen raportin mukaanStressiepidemia .

Kun suunnittelet projektia, harkitse, miten voit suodattaa saapuvat pyynnöt, jotka vaikuttavat hankkeenAikajana tai budjetti. TietääAnsaitun arvon laskeminenSuunnitelmaan liittyvää hanketta koskevan työn tasoa on välttämätöntä. Projektipäälliköille, kuten UDN-tehtävähallintaResurssivoi auttaa sinua visualisoimaan projektin tehtäviä tiimin työnkulun näkökulmasta, antaen sinulle näkyvyyden ja joustavuuden työmäärän tasapainottamiseksi.

Vaihe 6: Määritä viestintä ja sisäänkirjautumisprosessi

MukaanMcKinseyTyöntekijät viettävät lähes 20 prosenttia työviestä, joka etsii ja kerää tietoja. Tämän lisäksi tehottoman viestinnän ja yhteistyön ovat kaksiTop Stressin syyt työpaikalla. Kun sidosryhmien on kaivaa sähköpostiviestejä tai pyytää jatkuvasti päivityksiä, he ovat turhautuneita ja motivaatiopeittejä.

Lieventää turhautumista kaikkiin projektipalat - kuten omaisuus, keskustelut, tehtävät, erät, päivitykset, raportointi - yhdessä paikassa, kutenYhteistyökalu. Tämä helpottaahallita asiakkaita, seurata edistymistä, jakaa päivityksiä ja tehdä muokkauksia. Määritä, miten kaikkien pitäisi kommunikoida koko projektissa ja pitää se yhdessä työkalussa, jotta kaikki voivat käyttää tietoja.

Vaihe 7: Suunnittele, ettei se mene suunnitellusti

Vaikka olet asiantuntija ja jo osaa kirjoittaaprojekti suunnitelmaTotuus on, että kaikilla projekteilla on käänteitä - se tekee heistä hauskaa. Olet antanut itsellesi hengitystilaaaikataulutusProsessi, olet varmistanut, että kaikki tietävät roolinsa ja olet perustanut viestinnän.

Mutta ennen kuin käynnistät, istut alas ja tunnistavat mahdolliset kysymykset, kuten tulevat lomat tiimin jäsenille, lomalle tai ulkoisille ryhmille, jotka voivat olla mukana. Määritä selkeä komentoketju ja luettelo avainkoskettimista projektissa. Kommunikoi etukäteen riskeistä, joten koko tiimi voi olla valmis käsittelemään niitä yhteen.

Vaihe 8: Heitä käynnistyspuolue!

Jokainen onnistunut projekti tarvitsee kick-off. Aseta nopea kokous keskeisten sidosryhmien kanssa ja on selkeä esityslista. Sinun tehtäväsi pitäisi saada kaikki samalla sivulla tavoitteilla, rooleilla, prosessilla ja aikajanalla. Esityslistan tulisi sisältää kaikki, mitä olet keskittynyt edellä mainittuihin vaiheisiin:

Bonusvinkki:Sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä joka kerta! Nyt kun tiedät, miten kirjoittaa projektisuunnitelma, joka Jives kanssa joukkueesi kanssa voitKopioi projektisuunnitelma malliksikäyttää uudelleen ja uudestaan. Kun kasvaa, voit luoda useita malleja tietyille hankkeen työsuunnitelmille. Otetaan sinut aloittamaan hetiNämä ilmaiset näytesuunnitelma-mallipohjat .

Pääset "loppuun"

Näyttää siltä, ​​että viikonloppu on tallennettu! Ole hyvä. Sinulla on nyt valtuutettu projektisuunnitteluprosessin kanssa ja tämän jälkeen sinulla on yksinkertainen projektisuunnitelma, jonka avulla voit johtaa seuraavan projektin menestykseen - ja seuraavaksi sen jälkeen. Itse asiassa kaikki nämä monimutkaiset hankkeet tulevat niin helposti, ehkä alkaa tuntea olosi lomalla. Oikea?

Nyt kun olet oppinut hankesuunnitelman kirjoittamiseen, tässä on huippuprojektinhallintavinkkejä auttamaan tiimityösi tehokkaammin.