Projektin etenemissuunnitelmat: mitä he ovat ja miksi tarvitset niitä

Varmista, että aloitat projektin oikealla jalalla on kriittinen. Olipa kyseessä lyhyen aikavälin kampanja, kuten virtuaalisen tapahtuman suunnittelu tai pitkän aikavälin aloite, kuten uusi tietotekniikkatyökalu, joka kommunikoi korkean tason projektin yleiskatsauksen ja saada sidosryhmät samalla sivulla, on keskeinen tekijä käynnistää suuren Hanke.

Joten: Miten teet sen? Saatat aloittaa luomalla aProjektin peruskirjataiBusiness Casesaada hyväksyntä projektisi. Kun olet tehnyt, voit luoda projektisuunnitelman, jotta voit tarjota avainpiirteitä työhösi. Sitten voit suunnitella projektipotkun ja aivoriihi istunnon kaikkien asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa. Projektista riippuen saatat jopa laatia luova lyhyt. Mutta kun nämä strategiat voivat olla hankkeen käynnistämisen kriittisiä elementtejä, projektin etenemissuunnitelma on paras tapa visualisoida projektin aikataulusi ja kohdistaa liiketoiminnan tavoitteet.

Mikä on projektin etenemissuunnitelma?

Projektin etenemissuunnitelma on korkean tason yleiskatsaus projektitoimituksistasi, avainviranomaisille ja yleisiin projektitavoitteisiin. Sen pitäisi olla ensimmäinen asia, jonka luot, kun aloitat projektin. Projektin etenemissuunnitelma hyppäämispisteenä voit luoda muita tärkeitä projektisuunnitteluasiakirjoja, kuten projektisuunnitelmaa ja hankkeen aikataulua.

Jos et ole koskaan käyttänyt projektin etenemissuunnitelmaa, se voi olla hieman hämmentävä erottamaan se muista projektisuunnittelusta. Näin ne eroavat:

Projekti RoadMap vs. Hankesuunnitelma

Projektin etenemissuunnitelma ja projektisuunnitelmasi ovat paljon yhteisiä. Niiden olisi luotava hankkeen alussa, ja he ovat molemmat eläviä asiakirjoja - pikemminkin kuin staattisia, set-in-stone-asetuksia. Mutta toisin kuin projektisuunnitelma, projektin etenemissuunnitelma olisi keskittynyt vain korkean tason yleiskatsaukseen. Varmista, että et pääse liian monta erityispiirteitä, kun luot projektin etenemissuunnitelma, koska se laimenneisi asiakirjan painopistettä. Muista: Se on lintujen silmäkuva, ei kääntö-ohjeita.

Luoda hyvä projekti , Sinun kannattaa sukeltaa joitakin yksityiskohtia kaltaisen projektin aikajanalla, mitä budjetti on, mitä jokaisen yksilön sidosryhmien roolit ovat, ja kaikki menestystietosi aiot käyttää grade projektin.

Projekti RoadMap vs. tuotteen etenemissuunnitelma

A Tuotteen etenemissuunnitelmaOnko tuotesijoukkueesinäkemysOminaisuudet, jotka aiot käynnistää tietyssä ajanjaksossa. Tuotteesi RoadMap on tiimisi yksi totuuslähde näille lanseerauksille. Siinä on tyypillisesti viisaamat yksityiskohdat, kuten käynnistämisen prioriteetti tai laajuus, kaikki tuotteet ja tekniset sidosryhmät, jotka ovat mukana ja markkinointimaksut - vain muutamia.

Nimien samankaltaisuudesta huolimatta projektin etenemissuunnitelma on täysin erilainen pallopeli. Kaikki projektit, ei pelkästään tuotteen lanseeraushanke, voi ja sillä pitäisi olla projektin etenemissuunnitelma. Haluat esimerkiksi luoda projektin etenemissuunnitelman avirtuaalinen tapahtumaTiimisi suunnittelee tai tulevaa projektiaSe joukkueon rullaa. Molemmissa tapauksissa projektin etenemissuunnitelma on yleiskatsaus projektitavoitteihisi ja miten aiot päästä sinne.

Project RoadMap vs. Gantt Chart

Gantt-kaavio on hankkeen visuaalinen esitys. Se näyttää aikajanalta ja käyttää horisontaalista palkkikaaviota edustamaan tehtäviä ja toimituksia. Usein joukkueet haluavat rakentaa projektin etenemissuunnitelmansa aikajanaan Katso Gantt-kaavioita, ja ne käyttävät Gantt-kaavion horisontaalista viivakaavion komponenttia edustamaan korkean tason aloitteita ajan mittaan.

Gantt-kaavioilla on kuitenkin paljon toiminnallisuutta projektin etenemissuunnitelmien ulkopuolella. Gantt-kaaviot helpottavat suhteiden ja riippuvuuksien visualisointi tehtävien välillä. He tarjoavat myös A-silmäyksellä tietoa siitä, miten projektin palat sopivat yhteen ja kaikki tärkeät virstanpylväät, jotka tulevat.

Vaikka aiotte rakentaa projektin etenemissuunnitelman Gantt-kaaviona, varmista, että valitset työkalun, joka tarjoaa erilaisia ​​tapoja visualisoida työhön ja kykyä helposti vaihtaa visualisointi - ei vain aikajana, vaan myös Kanban hallituksena , tehdä lista ja kalenteri. Näin voit vain luoda tehokas projektin etenemissuunnitelma, mutta sidosryhmäsi pystyy myös tarkastelemaan työtä millä tahansa näyttämöllä parhaiten.

Projektin etenemissuunnitelman edut

Jos et ole koskaan luonut projektin etenemissuunnitelmaa ennen, saatat kysyä: Ja kun jokainen projekti ei tarvitse projektin etenemissuunnitelmaa (enemmän myöhemmin), jos työsi on aikaista, projektin etenemissuunnitelma on paras tapa kommunikoida korkean tason tavoitteet sidosryhmillesi. On olemassa kolme pääasiallista hyötyä hankkeen etenemissuunnitelman luomiseen ennen kickoffin kokousta.

1. Suorita hankkeen tavoitteet

Projektin etenemissuunnitelman päätavoitteena on asettaa projektin tavoitteet ennen kuin autat Kickoffin kokouksen ja luomaanprojekti suunnitelma. Sinun etenemissuunnitelman pitäisi antaa sinulle tunne, missä olet ja lopulta, missä olet menossa. Vaikka sillä ei ole liikaa yksityiskohtia siitä, miten saat sinne, hankkeen tavoitteet on asetettu tämän varhaisessa vaiheessa auttaa sinua saamaan selkeyttä ja osuma tavoitteesi.

Kuvittele esimerkiksi, että luot projektin etenemissuunnitelmanSosiaalisen median sisällön kalenteri. Tiedät, missä olet - kuinka monta seuraajaa sinulla on tällä hetkellä, sitoutuminen, josta saat yleisöltä ja projektisi etenemissuunnitelma auttaa määrittämään, missä haluat olla ja milloin. Ehkä haluat kaksinkertaistaa seuraajasi Instagramissa seuraavien 6 kuukauden aikana. Tai ehkä haluat 2x sitoutumisaste seuraavana vuonna. Riippumatta suunnitelmasi on, projektin etenemissuunnitelma voi auttaa sinua ja sidosryhmäsi näkevät suuren kuvan.

2. Hanki sisäänoston projektitoimituksiin

Osana projektin etenemissuunnitelmaa luodaan, mitä toimitukset ovat tärkeitä tämän projektin kannalta. Ottaa nämä toimitukset, jotka on perustettu ennen kuin siirryt Kickoffin kokoukseen, voivat auttaa sinua tietämään, kuka kutsuu kokoukseen, tarjota paremman yleiskatsauksen projektista sidosryhmillesi ja lopulta hyötyä sisäänostoon.

Esimerkiksi sanotaan, että luot projektin etenemissuunnitelmaaAsiakaspalautuksen seurantahanke. Roademapsi tarjoaa yleiskatsauksen, selittää, miten asiakaspalautuksen seurantaprosessi toimii tällä hetkellä ja miten projekti parantaa sitä etenemissuunnitelman aikana. Mutta projektin etenemissuunnitelma auttaa sinua selkeyttämään, mitä projektin toimitukset odottavat sen loppuun mennessä. Ehkä pyritään luomaan kaikkien asiakkaiden palautteen arkisto, joka on lainattava ja haettavissa. Tai ehkä haluat vähintään 100 kappaletta asiakaspalautetta tilikauden loppuun mennessä. Nämä selkeästi määritellyt toimitukset ovat avainasemassa.

3. Hallitse sidosryhmien odotuksia

Yleiskatsaus: Tarkista. Toimitukset: Tarkista. Viime kädessä luodaan projektin etenemissuunnitelma, jotta voit jakaa tärkeitä tietoja Sidosryhmillesi on tiedettävä ja saada sisäänoston toimituksista, virstanpylvästä ja projektisuunnitelmasta. Ottamalla kaikki nämä tiedot alkuperäisessä kickoff-kokouksessa, projektin sidosryhmä voi saada korkean tason näkymänHankkeen laajuusja aikataulu.

Kuvittele esimerkiksi, että olet luonut projektin etenemissuunnitelman uudellemarkkinointikampanja. KlockOff-kokouksen aikana toimivaltaiset sidosryhmät saattavat olla omat ideansa, missä he haluavat hankkeen mennä ja mitä toimitukset odottavat. Mutta sen sijaan, että johtaisit aivoriihipotku, tarjoat selkeän suunnitelman tärkeistä virstanpylvästä ja projektin tavoitteista. Näin voit hallita sidosryhmien odotuksia heti alusta alkaen ja varmistaa projekti on mahdollisimman onnistunut.

Projektin etenemissuunta esimerkkejä

Ei ole mitään keino luoda projektin etenemissuunnitelma - Sinun pitäisi rakentaa etenemissuunnitelma parhaalla mahdollisella tavalla visualisoida työsi. Mutta tässä on kaksi esimerkkiä, joiden avulla voit aloittaa.

Virtual Event Project RoadMap

IT-projektin etenemissuunnitelma

Tämä projektin etenemissuunnitelma tallentaa useita "swimlanes" - tässä tapauksessa IT-osasto suunnittelee kolme suurta aloitteita Q4: ssä, joista jokaisella on erillinen yleiskatsaus ja tavoitteet. Mutta koska IT-osaston jäsenet työskentelevät kaikissa kolmessa näistä aloitteista, voi olla hyödyllistä nähdä etenemissuunnitelma yhdessä keskeisessä paikassa. Tällä tavoin koko IT-tiimillä on keskeinen totuuden lähde kaikille kolmelle tulevasta aloitteestaan.

Miten luoda projektin etenemissuunnitelma

Hyvän projektin etenemissuunnitelman rakentaminen edellyttää tapaa visualisoida projektin aikajana, toimitukset ja aikataulut. Yhdessä nämä elementit luovat projektisi etenemissuunnitelma - korkean tason yleiskatsaus siitä, mitä tapahtuu milloin ja (yleisesti ottaen), mitä aloitteita projektiyhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien on mukana. Hankkeen etenemissuunnitelman luominen on neljä pääosaa.

Hahmotella hankkeen aikataulu.Milloin projekti alkaa? Milloin se loppuu? AlkaaHankkeen aikatauluvoi auttaa sinua varmistamaan, että sinulla on kohtuullinen aikajana toimituksista ja välitavoitteista.

Määritä toimitukset ja virstanpylväät.Mitä toimituksia on valmis projektin loppuun mennessä? Onko olemassa tiettyjä päivämääriä taiHankkeen virstanpylväätottaa huomioon?

Selventää mahdollisia riskejä.Onko tiimisi pitäisi olla riskejä? Mitä potentiaalisia estäjät voisivat seisoo onnistuneen projektin loppuun.

Silmukka hankkeiden sidosryhmissä.Jaa projektin etenemissuunnitelma asianomaisten sidosryhmien kanssa saadakseen sisäänottoa.

Paras tapa luoda ja jakaa projektin etenemissuunnitelma on työnhallintatyökalullaUDN-tehtävähallinta. KanssaUDN-tehtävähallinta, sidosryhmillä on keskeinen totuus. He voivat saada lintujen silmänäkymä, eikä vain etenemissuunnitelmaa. Jakamalla totuuden keskuslähde, joukkueesi on parhaiten sopiva suunnitella, hallita ja toteuttaa tehtäviä.

Onko jokainen projekti tarvitsee etenemissuunnitelman?

Jokainen projekti ei tarvitse projektin etenemissuunnitelmaa. Esimerkiksi, jos projektilla on pieni soveltamisala - esimerkiksi blogin seurantakalenteri seuraavalle kuussa tai alhaisen prioriteetin virheenkorjausaloitteen - se voi olla ylikuormitus hankkeen etenemissuunnitelman luomiseksi. Tällöin on edelleen hyödyllistä tarkistaa hankkeen sidosryhmät säännöllisesti, ja sinun pitäisi silti tavoitteena saada projektitietosi keskeisellä totuudessa. Mutta älä pakota projektin etenemissuunnitelmaa, jossa se ei ole tarpeen.

GPS tiimisi

Tehokkaalla projektin etenemissuunnitelmalla voit antaa tiimillesi tunnetta siitä, missä olet menossa, miten saat sinne ja kuka tulee matkalle kanssasi. Projektin etenemissuunnitelma on loput projektisuunnittelusta ja luoda vahva etenemissuunnitelma on erinomainen tapa aloittaa terveellinen projekti.

Oletko valmis rakentamaan ensimmäisen projektin etenemissuunnitelman? Yrittää UDN-tehtävähallinta , työnhallinnan johtaja ja paras työkalu tiimisi.