Roadmaps dự án: họ là gì và tại sao bạn cần chúng
Đảm bảo bạn bắt đầu một dự án trên chân phải là rất quan trọng. Cho dù đó là một chiến dịch ngắn hạn như lập kế hoạch cho một sự kiện ảo hoặc một sáng kiến dài hạn như tung ra một công cụ CNTT mới, truyền đạt tổng quan dự án cấp cao của bạn và nhận các bên liên quan của bạn trên cùng một trang là một yếu tố quan trọng của việc khởi chạy một phần lớn dự án.
Vậy bạn sẽ làm sao? Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo mộtđiều lệ dự ánhoặcTrường hợp kinh doanhđể được sự chấp thuận cho dự án của bạn. Khi bạn làm như vậy, bạn có thể tạo một kế hoạch dự án để cung cấp các bản thiết kế chính cho công việc của bạn. Sau đó, bạn có thể sắp xếp một phiên một dự án khởi động và động não với tất cả các bên liên quan có liên quan. Tùy thuộc vào dự án, bạn thậm chí có thể soạn thảo một bản tóm tắt sáng tạo. Nhưng trong khi các chiến lược này có thể là các yếu tố quan trọng của một dự án ra mắt, một lộ trình dự án là cách tốt nhất để hình dung lịch trình dự án của bạn và sắp xếp các mục tiêu kinh doanh.
Lộ trình dự án là gì?
Một lộ trình dự án là một cái nhìn tổng quan cấp cao về các sản phẩm giao hàng dự án của bạn, các mốc quan trọng, và các mục tiêu dự án tổng thể. Nó phải là điều đầu tiên bạn tạo ra khi bạn bắt đầu trong một dự án. Với lộ trình dự án của bạn như một điểm nhảy, bạn có thể tạo các tài liệu lập kế hoạch dự án quan trọng khác, như một kế hoạch dự án và lịch trình dự án.
Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng một lộ trình dự án, nó có thể hơi khó hiểu để phân biệt nó với các yếu tố quy hoạch dự án khác. Đây là cách chúng khác nhau:
Dự án lộ trình so với kế hoạch dự án
Lộ trình dự án của bạn và kế hoạch dự án của bạn có nhiều điểm chung. Cả hai nên được tạo ra khi bắt đầu một dự án, và cả hai đều là tài liệu sống chứ không phải là các nghị định tĩnh, set-in-Stone. Nhưng không giống như kế hoạch dự án của bạn, lộ trình dự án của bạn chỉ nên tập trung vào một cái nhìn tổng quan cấp cao. Hãy chắc chắn rằng bạn không bị sa lầy trong quá nhiều chi tiết cụ thể khi bạn đang tạo lộ trình dự án của mình, vì điều đó sẽ pha loãng trọng tâm của tài liệu. Hãy nhớ rằng: Đó là chế độ xem mắt của một con chim, không phải hướng từng bước ngoặt.
Để tạo một dự án tốt , bạn sẽ muốn đi sâu vào một số chi tiết, giống như dòng thời gian dự án của bạn, ngân sách của bạn là gì, những gì mỗi vai trò của các bên liên quan, và bất kỳ số liệu thành công nào bạn sẽ sử dụng để xếp lớp dự án của bạn.
Lộ trình dự án Vs. Lộ trình sản phẩm
MỘTLộ trình sản phẩmlà nhóm sản phẩm của bạntầm nhìnĐối với các tính năng bạn dự định sẽ khởi chạy trong một khoảng thời gian nhất định. Lộ trình sản phẩm của bạn là nguồn sự thật duy nhất của nhóm bạn cho các buổi ra mắt này. Thông thường, nó sẽ bao gồm các chi tiết sắc thái như mức độ ưu tiên hoặc phạm vi ra mắt, bất kỳ bên liên quan nào về sản phẩm và kỹ thuật có liên quan và hóa đơn tài liệu tiếp thị, chỉ để đặt tên cho một số ít.
Mặc dù tương đồng về tên, một lộ trình dự án là một trò chơi bóng hoàn toàn khác. Bất kỳ dự án nào, không chỉ là một dự án phóng sản phẩm, có thể và nên có lộ trình dự án. Ví dụ: bạn muốn tạo một lộ trình dự án cho mộtsự kiện ảo.Đội của bạn đang lên kế hoạch hoặc một dự án sắp tới của bạnĐội ngũ CNTTđang lăn ra. Trong cả hai trường hợp, lộ trình dự án của bạn là tổng quan về mục tiêu dự án của bạn và cách bạn sẽ đến đó.
Lộ trình dự án Vs. Gantt Sơ đồ
Một biểu đồ Gantt là một đại diện trực quan của một dự án. Nó trông giống như một dòng thời gian và sử dụng biểu đồ thanh ngang để thể hiện các tác vụ và cung cấp. Thông thường, các đội chọn xây dựng đường dự án của họ trong biểu đồ Gantt View, và họ sử dụng thành phần biểu đồ thanh ngang trong biểu đồ GANTT để đại diện cho các sáng kiến cấp cao theo thời gian.
Tuy nhiên, các biểu đồ GANTT có rất nhiều chức năng bên ngoài RoadMaps dự án. Biểu đồ GANTT giúp dễ dàng hình dung các mối quan hệ và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Họ cũng cung cấp cái nhìn sâu sắc về ánh sáng trong cách các phần của dự án của bạn phù hợp với nhau và bất kỳ cột mốc quan trọng nào đang xuất hiện.
Ngay cả khi bạn có kế hoạch xây dựng lộ trình dự án của mình như một biểu đồ Gantt, hãy đảm bảo bạn đang chọn một công cụ cung cấp nhiều cách khác nhau để hình dung công việc và khả năng dễ dàng chuyển đổi giữa trực quan hóa, không phải là một dòng thời gian, mà còn là một bảng Kanban , danh sách để làm và lịch. Bằng cách đó, bạn sẽ không chỉ có thể tạo một lộ trình dự án hiệu quả, mà các bên liên quan của bạn cũng sẽ có thể xem công việc trong bất kỳ quan điểm nào hoạt động tốt nhất cho họ.
Lợi ích của lộ trình dự án
Nếu bạn chưa bao giờ tạo ra một lộ trình dự án trước đây, bạn có thể đang hỏi: Và trong khi mỗi dự án không cần một lộ trình dự án (nhiều hơn về điều đó sau), nếu công việc của bạn bị ràng buộc trong thời gian, một lộ trình dự án là cách tốt nhất để truyền đạt các mục tiêu cấp cao của bạn cho các bên liên quan của bạn. Có ba lợi ích chính để tạo ra một lộ trình dự án trước cuộc họp khởi động của bạn.
1. Phác thảo mục tiêu dự án của bạn
Mục đích chính của đường dự án là đặt mục tiêu dự án của bạn trước khi bạn lên lịch cho cuộc họp khởi động của mình và tạo raKế hoạch dự án. Lộ trình của bạn sẽ cho bạn cảm giác về nơi bạn đang ở và, cuối cùng, nơi bạn đang đi. Mặc dù nó sẽ không có quá nhiều chi tiết về cách bạn đến đó, việc các mục tiêu dự án của bạn đã đưa ra điều này sớm có thể giúp bạn có được sự rõ ràng và đạt được mục tiêu của mình.
Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang tạo ra một lộ trình dự án cho bạnLịch nội dung truyền thông xã hội. Bạn biết bạn đang ở đâu - đó là bao nhiêu người theo dõi bạn hiện có, sự tham gia mà bạn đang nhận được từ khán giả của bạn và lộ trình dự án của bạn giúp bạn xác định nơi bạn muốn và khi nào. Có thể bạn muốn nhân đôi những người theo dõi của mình trên Instagram trong 6 tháng tới. Hoặc có thể bạn muốn 2x tỷ lệ tham gia của bạn trong năm tới. Dù kế hoạch của bạn là gì, lộ trình dự án của bạn có thể giúp bạn và các bên liên quan của bạn nhìn thấy bức tranh lớn.
2. Buy được mua vào dự án
Là một phần của việc tạo lộ trình dự án của bạn, bạn đang thiết lập những gì cung cấp là quan trọng đối với dự án này. Có những giao hàng được thành lập trước khi bạn đi vào cuộc họp khởi đầu của mình, có thể giúp bạn biết ai mời cuộc họp của bạn, cung cấp một cái nhìn tổng quan hơn về dự án cho các bên liên quan của bạn, và-cuối cùng là mua vào.
Ví dụ: giả sử bạn đang tạo ra một lộ trình dự án cho mộtDự án theo dõi phản hồi của khách hàng. Roadmap của bạn cung cấp tổng quan, giải thích cách xử lý theo dõi phản hồi của khách hàng của bạn hiện đang hoạt động và cách dự án của bạn sẽ cải thiện nó trong suốt quá trình lộ trình của bạn. Nhưng lộ trình dự án của bạn Giúp bạn làm rõ những gì cung cấp dự án mà bạn mong đợi để kết thúc nó. Có thể bạn đang làm việc để tạo một kho lưu trữ tất cả các phản hồi của khách hàng có thể sắp xếp và có thể tìm kiếm được. Hoặc có thể bạn muốn ít nhất 100 phần phản hồi của khách hàng vào cuối năm tài chính. Có những sản phẩm được xác định rõ ràng là chìa khóa.
3. Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan
Tổng quan: Kiểm tra. Cung cấp: Kiểm tra. Cuối cùng, bạn đang tạo lộ trình dự án của mình để chia sẻ thông tin quan trọng Các bên liên quan của bạn cần biết và được mua vào việc giao hàng, cột mốc và lịch trình dự án của bạn. Bằng cách có tất cả các thông tin này tại cuộc họp khởi động ban đầu của bạn, các bên liên quan dự án của bạn có thể có được quan điểm cao cấp của bạnphạm vi dự ánvà khung thời gian.
Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đã tạo ra một lộ trình dự án cho một cái mớichiến dịch quảng cáo. Trong cuộc họp khởi động, các bên liên quan chéo có thể có ý tưởng riêng về nơi họ muốn dự án sẽ đi và những gì họ sẽ mong đợi. Nhưng thay vì dẫn đầu một cuộc họp khởi động động não, bạn đang cung cấp một kế hoạch cắt giảm rõ ràng về các cột mốc quan trọng và mục tiêu dự án. Bằng cách đó, bạn đang quản lý các kỳ vọng của các bên liên quan ngay từ đầu, và đảm bảo dự án của bạn sẽ thành công nhất có thể.
Ví dụ lộ trình dự án
Không có cách nào để tạo ra một lộ trình dự án, bạn nên cấu trúc lộ trình của mình theo cách tốt nhất để hình dung công việc của bạn. Nhưng đây là hai ví dụ để giúp bạn bắt đầu.
Lộ trình dự án sự kiện ảo
Lộ trình dự án
Lộ trình dự án này thu hút nhiều "bộ bơi" -in trong trường hợp này, bộ phận CNTT đang lên kế hoạch cho ba sáng kiến lớn trong Q4, mỗi người có tổng quan và mục tiêu riêng biệt. Nhưng bởi vì các thành viên của bộ phận CNTT sẽ hoạt động trên cả ba sáng kiến này, có thể hữu ích để xem lộ trình ở một nơi trung tâm. Bằng cách này, toàn bộ đội CNTT có nguồn gốc trung tâm cho cả ba sáng kiến sắp tới của họ.
Cách tạo lộ trình dự án
Để xây dựng một lộ trình dự án tốt, bạn cần một cách để hình dung dòng thời gian dự án của bạn, cung cấp và lịch trình. Kết hợp, các yếu tố này tạo ra lộ trình dự án của bạn - một cái nhìn tổng quan cấp cao về những gì đang xảy ra khi, và (nói rộng rãi) những sáng kiến mà các cộng tác viên và các bên liên quan của dự án sẽ tham gia. Có bốn yếu tố chính để tạo ra một lộ trình dự án:
Phác thảo lịch trình dự án.Khi nào dự án của bạn bắt đầu? Khi nào nó sẽ kết thúc? Bắt đầu với bạnLịch trình dự áncó thể giúp bạn đảm bảo bạn có một dòng thời gian hợp lý cho các công ty và cột mốc của bạn.
Xác định phân phối và cột mốc.Những gì cung cấp sẽ được hoàn thành vào cuối dự án? Có ngày cụ thể hoặcmốc dự ánđể tính đến?
Làm rõ bất kỳ rủi ro tiềm ẩn.Có bất kỳ rủi ro nào mà nhóm của bạn nên chiếm? Những người chặn tiềm năng có thể đứng vững trong cách hoàn thành dự án thành công.
Vòng lặp trong các bên liên quan dự án.Chia sẻ lộ trình dự án của bạn với các bên liên quan để mua vào.
Cách tốt nhất để tạo và chia sẻ Roadmap dự án của bạn là với một công cụ quản lý công việc giống nhưQuản lý tác vụ UDN. VớiQuản lý tác vụ UDN, các bên liên quan của bạn có một nguồn trung tâm của sự thật. Họ có thể đạt được một cái nhìn-mắt chim, và không chỉ là lộ trình của bạn. Bằng cách chia sẻ một nguồn trung tâm của sự thật, nhóm của bạn sẽ được trang bị tốt nhất để lập kế hoạch, quản lý và thực hiện các nhiệm vụ.
Có phải mọi dự án cần một lộ trình?
Không phải mọi dự án đều cần một lộ trình dự án. Ví dụ: nếu dự án của bạn có một phạm vi nhỏ, ví dụ như một lịch theo dõi blog trong tháng tiếp theo hoặc sáng kiến sửa lỗi ưu tiên thấp, có thể cần phải quá mức để tạo ra một lộ trình dự án. Trong trường hợp đó, vẫn có lợi khi kiểm tra với các bên liên quan của dự án thường xuyên và bạn vẫn nên nhằm mục đích có thông tin dự án của mình trong một nguồn trung tâm của sự thật. Nhưng đừng ép một lộ trình dự án, nơi không cần thiết.
GPS cho đội của bạn
Với một lộ trình dự án hiệu quả, bạn có thể cung cấp cho nhóm của mình một cảm giác về nơi bạn đang đi, cách bạn đến đó, và những người đang đến trên hành trình với bạn. Lộ trình dự án của bạn là khởi đầu của phần còn lại của kế hoạch dự án của bạn và tạo ra một lộ trình mạnh mẽ là một cách tuyệt vời để bắt đầu một dự án khỏe mạnh.
Bạn đã sẵn sàng để xây dựng lộ trình dự án đầu tiên của bạn? Cố gắng Quản lý tác vụ UDN , một nhà lãnh đạo trong quản lý công việc, và công cụ tốt nhất cho nhóm của bạn.
