Proiect Foaie de parcurs: Ce sunt și de ce aveți nevoie de ele

Asigurați-vă că începeți un proiect pe piciorul drept este critică. Indiferent dacă este vorba de o campanie pe termen scurt, cum ar fi planificarea unui eveniment virtual sau o inițiativă pe termen lung, cum ar fi rularea unui nou instrument IT, comunicând prezentarea generală a proiectului la nivel înalt și obținerea părților interesate pe aceeași pagină este un element cheie al lansării unui mare proiect.

Deci: cum o faci? S-ar putea să începeți prin crearea uneiCarta proiectuluisaucaz de afaceripentru a obține aprobarea pentru proiectul dvs. Odată ce ați făcut, ați putea crea un plan de proiect pentru a furniza modelele cheie pentru munca dvs. Apoi, puteți programa o ședință de Kickoff și Brainstorming cu toate părțile interesate relevante. În funcție de proiect, ați putea chiar să proiectați o scurtă descriere. Dar, în timp ce aceste strategii pot fi elemente critice ale unei lansări de proiect, o foaie de parcurs a proiectului este cea mai bună modalitate de a vizualiza programul dvs. de proiect și de a alinia obiectivele de afaceri.

Ce este o foaie de parcurs de proiect?

O foaie de parcurs de proiect este o prezentare generală la nivel înalt a rezultatelor proiectului, a etapelor cheie și a obiectivelor generale de proiect. Ar trebui să fie primul lucru pe care îl creați când începeți la un proiect. Cu foaia de parcurs a proiectului ca punct de sărituri, puteți crea alte documente importante de planificare a proiectelor, cum ar fi un plan de proiect și un program de proiect.

Dacă nu ați folosit niciodată o foaie de parcurs de proiect, poate fi puțin confuză să o diferențieți de alte elemente de planificare a proiectului. Iată cum diferă:

Proiectul Foaie de parcurs vs. planul de proiect

Foaia de parcurs a proiectului și planul dvs. de proiect au multe în comun. Acestea ar trebui să fie create la începutul unui proiect și ambele documente vii - mai degrabă decât decrete statice, setate în piatră. Dar, spre deosebire de planul dvs. de proiect, foaia de parcurs a proiectului trebuie să se concentreze numai pe o prezentare generală la nivel înalt. Asigurați-vă că nu vă îmbogățiți în prea multe specifice atunci când creați foaia de parcurs a proiectului, deoarece aceasta ar dilua accentul documentului. Amintiți-vă: este o vedere de ochi ai păsărilor, nu direcții de întoarcere.

Pentru a crea un proiect bun , veți dori să vă scufundați în unele detalii - cum ar fi cronologia proiectului dvs., care este bugetul dvs., ceea ce sunt fiecărui rol al părților interesate și orice metrice de succes pe care le veți folosi pentru a vă califica proiectul.

Proiect Foaie de parcurs vs. Foaie de parcurs produs

A Foaie de parcurs produsEchipa dvs. de produs esteviziunePentru caracteristicile pe care intenționați să le lansați într-o anumită perioadă de timp. Foaia de parcurs a produsului este sursa unică a echipei dvs. de adevăr pentru aceste lansări. Acesta va include, de obicei, detalii nuanțate, cum ar fi prioritatea sau domeniul de aplicare al lansării, orice produs și părțile interesate de inginerie care sunt implicate și factura de comercializare a materialelor - doar pentru a numi câteva.

În ciuda similitudinii în nume, o foaie de parcurs de proiect este un joc cu bile complet diferit. Orice proiect, nu doar un proiect de lansare a produsului, poate și ar trebui să aibă o foaie de parcurs de proiect. De exemplu, doriți să creați o foaie de parcurs de proiect pentru oeveniment virtualEchipa dvs. este planificată sau un proiect viitoareEchipa IT.se rostogolește. În ambele cazuri, foaia de parcurs a proiectului este prezentarea generală a obiectivelor proiectului dvs. și cum veți ajunge acolo.

Proiectul Foaie de parcurs vs. diagrama Gantt

O diagramă Gantt este o reprezentare vizuală a unui proiect. Arată ca o cronologie și utilizează o diagramă de bare orizontală pentru a reprezenta sarcini și rezultate. Adesea, echipele aleg să-și construiască foile de parcurs ale proiectului în vizualizarea cronologiei Cronologie și utilizează componenta de diagramă a barelor orizontale în cadrul graficului Gantt pentru a reprezenta inițiative la nivel înalt în timp.

Cu toate acestea, diagramele Gantt au o mulțime de funcționalități în afara foilor de parcurs al proiectului. Gantt Grafice facilitează vizualizarea relațiilor și dependențele dintre sarcini. Acestea oferă, de asemenea, o perspectivă atractivă în modul în care bucățile de proiect se potrivesc împreună și toate etapele importante care vin.

Chiar dacă intenționați să vă construiți foaia de parcurs de proiect ca o diagramă Gantt, asigurați-vă că alegeți un instrument care oferă diferite modalități de a vizualiza munca și capacitatea de a comuta cu ușurință între vizualizări - nu doar ca o cronologie, dar și ca un bord Kanban , să facă lista și calendarul. În acest fel, nu numai că veți putea crea o foaie de parcurs eficientă a proiectului, dar părțile interesate vor putea, de asemenea, să vizualizeze munca în orice opinie operează cel mai bine pentru ei.

Beneficiile unei foi de parcurs de proiect

Dacă nu ați creat niciodată o foaie de parcurs de proiect înainte, ați putea cere: Și în timp ce fiecare proiect nu are nevoie de o foaie de parcurs de proiect (mai mult mai târziu), dacă munca dvs. este legată de timp, o foaie de parcurs de proiect este cea mai bună modalitate de a comunica obiectivele la nivel înalt ale părților interesate. Există trei beneficii principale pentru a crea o foaie de parcurs de proiect înainte de întâlnirea dvs. de kickoff.

1. Descrieți obiectivele proiectului

Scopul principal al unei foi de parcurs al proiectului este de a vă stabili obiectivele proiectului înainte de a vă programa întâlnirea de kickoff și creați-văplan de proiect. Foaia de parcurs ar trebui să vă dea un sentiment de unde vă aflați și, în cele din urmă, unde mergeți. Chiar dacă nu va avea prea multe detalii despre modul în care ajungeți acolo, având obiectivele proiectului dvs. la această mai devreme, vă poate ajuta să obțineți claritate și să vă atingeți obiectivele.

De exemplu, imaginați-vă că creați o foaie de parcurs de proiect pentru dvs.Calendarul conținutului social media. Știți unde vă aflați - așa de mulți adepți aveți în prezent, angajamentul pe care îl obțineți de la audiența dvs. - și foaia de parcurs a proiectului vă ajută să definiți unde doriți să fiți și când atunci când doriți. Poate doriți să vă dublați pe urmașii dvs. pe Instagram în următoarele 6 luni. Sau poate doriți să 2x rata de angajament în anul următor. Oricare ar fi planul dvs., foaia de parcurs a proiectului vă poate ajuta și părțile interesate să vadă imaginea de ansamblu.

2. Obțineți buy-in-ul la livrările de proiect

Ca parte a creării foii de parcurs a proiectului, stabiliți ce livrări sunt importante pentru acest proiect. Având aceste rezultate stabilite înainte de a intra în întâlnirea dvs. de kickoff vă pot ajuta să știți cine să vă invitați la întâlnirea dvs., oferă o imagine de ansamblu mai bună a proiectului către părțile interesate și, în cele din urmă, câștigați buy-in.

De exemplu, să spunem că creați o foaie de parcurs de proiect pentru oProiectul de urmărire a feedback-ului clienților. Foaia de parcurs oferă prezentarea generală, explicând modul în care procesul dvs. de urmărire a feedback-ului dvs. funcționează în prezent și modul în care proiectul dvs. îl va îmbunătăți pe parcursul foaiei de parcurs. Dar foaia de parcurs a proiectului Vă ajută să clarificați ce livrări de proiect vă așteptați să aveți până la sfârșitul acesteia. Poate că lucrați pentru a crea un depozit al tuturor feedback-ului clientului, care este sortabil și poate fi căutat. Sau poate doriți cel puțin 100 de piese de feedback de la sfârșitul anului fiscal. Având acele rezultate definite clar sunt esențiale.

3. Gestionați așteptările părților interesate

Prezentare generală: Verificați. Livrare: Verificați. În cele din urmă, creați foaia de parcurs pentru proiectul dvs. pentru a împărtăși informații importante, părțile interesate trebuie să cunoască și să obțină buy-in pe livrările, reperele și programul de proiect. Având toate aceste informații la întâlnirea inițială de kickoff, părțile interesate de proiect poate obține o viziune la nivel înalt asupra dvs.Domeniul de aplicare al proiectuluiși intervalul de timp.

De exemplu, imaginați-vă că ați creat o foaie de parcurs de proiect pentru un noucampanie de marketing. În timpul întâlnirii de kickoff, părțile interesate inter-funcționale ar putea avea propriile idei pentru locul în care doresc ca proiectul să meargă și la ce așteaptă să aștepte. Dar, în loc să conducă o întâlnire de kickoff Brainstorming, furnizați un plan clar al etapelor importante și a obiectivelor proiectului. În acest fel, gestionați așteptările părților interesate de la început și asigurarea proiectului dvs. va fi cât mai de succes posibil.

Exemple de foaie de parcurs

Nu există nici o modalitate de a crea o foaie de parcurs de proiect - ar trebui să vă structurați foaia de parcurs în cea mai bună modalitate de a vă vizualiza munca. Dar aici sunt două exemple pentru a vă ajuta să începeți.

Foaia de parcurs de proiect virtuală

Foaia de parcurs a proiectului IT

Această foaie de parcurs a proiectului captează mai multe "înotători" - În acest caz, departamentul IT planifică trei inițiative mari în T4, fiecare cu o imagine de ansamblu și obiective distincte. Dar, deoarece membrii departamentului IT vor lucra în toate cele trei inițiative, poate fi utilă pentru a vedea foaia de parcurs într-un singur loc central. În acest fel, întreaga echipă IT are o sursă centrală de adevăr pentru toate cele trei inițiative viitoare.

Cum se creează o foaie de parcurs de proiect

Pentru a construi o foaie de parcurs de proiect bun, aveți nevoie de o modalitate de a vizualiza cronologia proiectului, livrările și programul. Puneți împreună, aceste elemente creează foaia de parcurs pentru proiect - o prezentare generală la nivel înalt a ceea ce se întâmplă atunci când și (în general, vorbire) Ce inițiative vor fi implicate colaboratorii și părțile interesate ale proiectului. Există patru elemente principale pentru a crea o foaie de parcurs de proiect:

Descrieți programul de proiect.Când începe proiectul dvs.? Cand se va termina? Începând cu dvs.programul proiectuluivă poate ajuta să vă asigurați că aveți o cronologie rezonabilă pentru livrările și reperele dvs.

Definiți rezultatul și etapele.Ce rezultate vor fi finalizate până la sfârșitul proiectului? Există date specifice sauetape de proiecta ține cont de?

Clarificați orice riscuri potențiale.Există riscuri pe care echipa dvs. ar trebui să o țină cont? Ce blocante potențiale ar putea sta în calea finalizării unui proiect de succes.

Buclă în părțile interesate de proiect.Împărtășiți foaia de parcurs a proiectului cu părțile interesate relevante pentru a obține buy-in.

Cea mai bună modalitate de a crea și distribui foaia de parcurs a proiectului este cu un instrument de gestionare a munciiManager de sarcini UDN.. CuManager de sarcini UDN., părțile interesate au o sursă centrală de adevăr. Ei pot câștiga o viziune a ochilor de păsări și nu doar de foaia de parcurs. Prin împărtășirea unei surse centrale de adevăr, echipa dvs. va fi cea mai potrivită pentru planificarea, gestionarea și executarea pe sarcini.

Fiecare proiect are nevoie de o foaie de parcurs?

Nu fiecare proiect are nevoie de o foaie de parcurs de proiect. De exemplu, dacă proiectul dvs. are un mic domeniu de aplicare - de exemplu, un calendar de urmărire a blogului pentru luna următoare sau o inițiativă de fixare a erorilor cu prioritate scăzută - ar putea fi overkill pentru a crea o foaie de parcurs de proiect. În acest caz, este încă benefic să verificăm în mod regulat părțile interesate de proiect și ar trebui să vizitați în continuare informațiile despre proiect într-o sursă centrală a adevărului. Dar nu forțați o foaie de parcurs de proiect unde nu este necesar.

Un GPS pentru echipa ta

Cu o foaie de parcurs eficientă a proiectului, poți să-ți dai echipei un sentiment de unde te duci, cum ai ajuns acolo și cine vine în călătorie cu tine. Foaia de parcurs a proiectului este începutul restului planificării proiectului dvs. și crearea unei foi de parcurs puternice este o modalitate excelentă de a începe un proiect sănătos.

Sunteți gata să vă construiți prima foaie de parcurs a proiectului? Încerca Manager de sarcini UDN. , un lider în managementul muncii și cel mai bun instrument pentru echipa dvs.