5 contrôles de projet et où les implémenter
Sommaire
Les contrôles de projet sont les processus utilisés pour comprendre le temps et les coûts dépensés dans un projet. Dans cette pièce, nous expliquerons les contrôles du projet et comment utiliser ces processus pour vous aider à rester dans la portée du projet, à minimiser votre budget de projet et à respecter votre programme de projet.
Le temps et l'argent sont deux choses que la plupart des gens admettraient qu'ils veulent plus, mais sauve ce que nous avons d'eux n'est pas toujours facile. Les entreprises doivent toutefois donner la priorité à la priorité des économies car ce faisant est souvent ce qui les conserve à flot. La manière la plus simple que vous puissiez aider votre entreprise à gagner du temps et de l'argent est en contrôlant des projets avec gestion de projet[dix] .
Dans cette pièce, nous expliquerons quels sont les contrôles de projet et comment vous pouvez les utiliser pour vous aider à prédire et à comprendre le temps et l'argent dépensés dans vos projets.
Quels sont les contrôles de projet dans la gestion de projet?
Les contrôles de projet sont un ensemble de processus utilisés pour comprendre et influencer la durée ou l'argent dépensé dans un projet. Chaque contrôle de projet se concentre sur une partie distincte de la plan de projet[dix], comme le calendrier, les ressources ou les risques potentiels.
L'objectif d'utiliser des contrôles de projet est de rester dans portée du projet , minimiser le budget du projet dans la mesure du possible et coller au programme du projet.
Contrôles de projet par rapport à la gestion de projet
Les contrôles de projet et la gestion de projet ont des fonctions qui se chevauchent. Les deux processus vous aident à garder un projet sur la piste et dans la portée. Cependant, les contrôles de projet ne sont pas aussi vastes que la gestion de projet.
Bien que la direction du projet se concentre sur la maintenance de l'ensemble du projet sur la bonne voie, y compris des personnes, des processus et des produits livrables, les contrôles de projet se concentrent spécifiquement sur le contrôle de la qualité afin de gagner du temps et de l'argent.
Pourquoi les contrôles de projet sont-ils importants?
Les contrôles de projet fournissent des informations permettant aux gestionnaires de projet de prendre des décisions éclairées et en temps utiles qui empêchent les risques de projets. À partir de lancement du projet Achèvement, votre travail comme chef de projet[dix]est de garder les choses sur la piste et dans la portée.
Sans processus de contrôle de projet, il est difficile de répondre à des questions importantes sur le projet, ce qui peut avoir une incidence sur le succès de projet ou compliquer le succès du projet. Certaines raisons pour lesquelles les projets risquent de sortir de la piste sans que les contrôles de projet incluent:
Gens: Sans contrôles de projet, des questions peuvent survenir sur qui est disponible pour travailler sur un projet, qui est responsable de laquelle rôles et responsabilités et qui devrait s'approprier de tâches spécifiques lors du développement du projet.
Qualité: Le processus de contrôle du projet garantit que les attentes sont remplies, les éléments de chaque phase de projet sont complets et tout fonctionne en cours de route.
Coût: Lorsque le coût du projet n'est pas contrôlé, des frais imprévus peuvent survenir à cause des changements de les parties prenantes ou des erreurs de calcul lors de la planification du projet.
Temps: Le temps de surveillance du projet empêche les problèmes tels que les retards de planification, les priorités de transfert et les affrontements dans des ressources, ce qui peut entraîner des résultats de projet insatisfaisants.
Grâce au processus de contrôle, vous pouvez attraper quand les choses ne vont pas comme prévu et bien sûr rapidement correctement pour garder votre projet sur la bonne voie.
5 contrôles de gestion de projet
Ce sont les cinq contrôles de projet que vous pouvez mettre en œuvre pour améliorer Intel dans votre plan de projet.
1. Horaire
L'augmentation de la visibilité dans votre programme de projet vous permet de connaître que vous procédez sur votre chronologie de votre projet. Pour ce faire, assurez-vous que vous suiviez tous vos travaux de votre projet au même endroit, comme un Outil de gestion de projet[dix]. De cette façon, vous pouvez obtenir un aperçu de vos tâches, des délais et des dépendances. De plus, vous pouvez mettre jalons de projet En place comme points de contrôle pour évaluer vos progrès.
Garder vos parties prenantes bouclées dans les progrès du projet, utilisez Rapport d'état du projet . Ces rapports bihebdomadaires ou mensuels sont un excellent moyen d'évaluer si votre projet est sur la bonne voie ou non. Si le projet ne va pas comme prévu, vous pouvez rapidement identifier la raison et le dépanner en conséquence. Ensuite, partagez ces informations avec les parties prenantes afin que tout le monde soit sur la même page.
Conseil rapide: Utiliser un diagramme de Gantt Pour voir votre horaire de projet décomposé par des tâches et des jalons. Un diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontal qui illustre la chronologie d'un projet, d'un programme ou d'un travail. Ce type de graphique peut vous aider à évaluer combien de temps un projet prendra et vous montrera Dépendances entre tâches .
2. Ressource
Chaque projet dépend des ressources telles que la disponibilité des ressources, de l'argent ou de l'équipe de projet. La gestion des ressources est une partie critique du processus de contrôle du projet car c'est la chance de votre équipe de Coûts de contrôle et surveiller votre heure et votre matériel disponibles. L'estimation des coûts et la planification des ressources pendant l'initiation du projet peut également vous aider à rester dans le budget.
Non seulement vous avez besoin d'une idée claire de quelles ressources sont disponibles lorsque le projet commence, vous avez également besoin d'un moyen de suivre les coûts et les ressources en fonction du projet. Si une partie du projet passe sur le budget, ou un membre de l'équipe n'est plus disponible lorsque vous pensez être, des contrôles de projet proactifs peuvent vous aider à identifier rapidement une alternative.
Conseil rapide: Essayez de calculer la variance des coûts pour analyser si vous jouez au bon taux pour rester dans vos moyens. Pour déterminer votre variance de coûts, soustrayez le coût réel de la valeur gagnée. La valeur gagnée est la quantité d'une tâche réellement complétée. Le coût réel est le montant d'argent qui a été dépensé pour le travail déjà effectué. La formule pour calculer la variance des coûts est CV = EV-AC.
3. Risque
La gestion des risques du projet est un contrôle de projet crucial pour identifier et empêcher de manière proactive les risques de dérader votre projet. La meilleure façon de faire c'est avec un registre des risques , où vous classiez les risques potentiels par la priorité et évaluez comment les gérer en conséquence.
Conseil rapide: Les scénarios de risque courants que vous pouvez rencontrer dans votre projet incluent la sécurité des données, des problèmes de communication, des retards de planification, des travaux non planifiés et un vol matériel. Vous pouvez utiliser ces catégories pour commencer à réfléchir à votre registre de risque.
4. Changer
Changer le contrôle de la meilleure façon de prévenir le projet fluage portée , qui peut entraîner des retards de chronologie, une augmentation du budget et des défauts de projet. Quand vous implémentez un Processus de commande de changement[dix], vous vous sentirez préparé pour tout changement de projet qui viendra votre chemin.
En effet, un processus de contrôle des modifications peut vous aider à évaluer si des modifications proposées sont importantes et, dans l'affirmative, qui changent de mise en œuvre sans augmenter la chronologie de votre projet ni l'impact de votre champ de votre projet. L'utilisation de ce processus peut vous assurer que votre équipe gère le changement efficacement, car ils se sentent informés, impliqués et validés.
Conseil rapide: En règle générale, le processus de contrôle du changement est spécifique au projet. Pour des changements organisationnels plus importants, envisagez de mettre en œuvre un processus de gestion des changements. La gestion du changement est le processus de préparation et de gestion des changements organisationnels.
5. Performance
La gestion de la performance est le processus général de surveiller le succès de votre projet. Le moyen le plus simple de le faire est de définir Indicateurs de performance clés (KPI)[dix]évaluer les performances du projet. Celles-ci peuvent inclure des coûts de suivi contre les bases de base, l'achèvement à temps, les heures facturées et le retour sur investissement.
Quel que soit les objectifs que vous avez définis, assurez-vous qu'ils sont quantifiables, spécifiques et mesurables. En cas de doute, utilisez le Méthode de but intelligent . Smart est un acronyme qui signifie spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et géré.
Conseil rapide: Un bon KPI devrait suivre une valeur mesurable que vous ou votre équipe peut influencer rapidement. Cela devrait également vous aider à atteindre vos objectifs stratégiques et à donner aux membres de l'équipe un sentiment clair de la manière dont leurs projets contribuent aux objectifs de l'entreprise.
Lorsque vous utilisez ces contrôles de projet, vous pouvez vous sentir confiant que vous surveillez votre projet de tous les angles. Cela vous fera finalement gagner du temps et de l'argent et vous aidera à créer un succès Project Produits .
Où implémenter les contrôles de projet
Contrôler votre projet est aussi important que de créer vos produits livrables de projet. Mettre en œuvre des contrôles de projet à chaque étape du cycle de vie du projet si vous souhaitez éviter des surprises inattendues.
Planification du projet (initiation)
La phase de planification du projet est votre chance de créer des contrôles de projet dans le substrat rocheux de votre projet. Plus votre plan est détaillé, la gestion moins de contrôle que vous devrez faire plus tard.
La planification de projet comprend:
Décrivant votre Chronologie du projet
Attribution rôles et responsabilités
Créer un Structure de panne de travail (WBS)
Identifier les parties prenantes
Création objectifs du projet
Tu devrais aussi Planifiez votre budget pendant la phase de planification du projet et essayer d'estimer les coûts futurs. Préparer ce qui vient fait partie du processus de contrôle car il conserve votre projet sur la voie avant de commencer.
L'exécution du projet
Une fois que votre projet est en développement, c'est votre temps pour vos processus de contrôle. En tant que membres de votre équipe conçoivent, codez et créez votre produit, vos contrôles de projet vous aideront à surveiller le projet et ses progrès.
Considérez les cinq contrôles de projet énumérés ci-dessus et assurez-vous que vous avez couvert toutes vos bases lorsque vous passez à travers le cycle de vie du projet. L'utilisation de ces contrôles lors de l'exécution du projet peut vous donner une vue d'ensemble de votre statut de projet en temps réel.
Fermeture du projet
Après avoir soumis vos produits livrables remplis à toutes les parties prenantes du projet, utilisez les informations que vous avez recueillies à partir de vos processus de contrôle de projet pour mener une post mortem Rencontre.
La réunion post-mortem est une chance d'évaluer ce que vous avez appris et d'obtenir des conseils pour les projets futurs. Que vous ayez perdu de l'argent et du temps à cause d'erreurs ou de choses manipulées exceptionnellement bien, cette étape vous permet de prendre des apprentissages de cette expérience dans les projets futurs.
Contrôlez votre projet avec le logiciel de gestion de projet
Contrôler diverses parties de votre projet à une fois peut être chaotique. Étant donné que le processus de contrôle se produit pendant que le projet est en mouvement, vous devez suivre les contrôles de projet tout en garantissant que votre équipe de projet reste engagée et axée sur le travail à fort impact.
Avec le logiciel de gestion de projet, vous pouvez suivre et surveiller les progrès de projet, rester en place des mesures importantes et des changements de statut et obtenir la vue sur les yeux de l'oiseau dont vous avez besoin pour conserver votre projet sur la planification et dans le budget.
