5 Proje kontrolleri ve nerede uygulanacak
Özet
Proje kontrolleri, bir projeye harcanan zaman ve maliyetleri anlamak için kullanılan süreçlerdir. Bu parçada, proje kontrollerinin hangi proje kapsamında kalmanıza, proje bütçenizi en aza indirmenize ve proje programınıza saklamanıza yardımcı olmak için bu süreçleri nasıl kullanabileceğinizi açıklayacağız.
Zaman ve para, çoğu insanın daha fazla istediklerini kabul edeceği iki şeydir, ancak sahip olduklarımızı her zaman kolay değildir. Bununla birlikte, işletmeler tasarruflara öncelik vermelidir, çünkü bunu yaparken genellikle onları ayakta tutan şeydir. Şirketinizin zaman kazandırmasına yardımcı olabileceğiniz en kolay yol ve para ile projeleri kontrol ederekdir.proje Yönetimi .
Bu parçada, projelerinizde harcanan zaman ve parayı tahmin etmenize ve anlamanıza yardımcı olmak için hangi proje kontrollerinin olduğunu ve bunları nasıl kullanabileceğinizi açıklayacağız.
Proje yönetiminde proje kontrolleri nelerdir?
Proje kontrolleri, bir projeye harcanan zamanın veya paranın miktarını anlamak ve etkilemek için kullanılan bir işlem dizidir. Her proje kontrolü, belirgin bir parçasına odaklanır.proje planı, program, kaynaklar veya potansiyel riskler gibi.
Proje kontrollerini kullanma hedefi içinde kalmaktır.Proje kapsamı, mümkün olduğunda proje bütçesini en aza indirin ve proje programına yapıştırın.
Proje Kontrolleri ve Proje Yönetimi
Proje kontrolleri ve proje yönetimi örtüşen işlevlere sahiptir. Her iki işlem de bir projeyi takipte ve kapsamda tutmanıza yardımcı olur. Ancak, proje kontrolleri, proje yönetimi olarak amaçlarında geniş değildir.
Proje yönetimi, insanları, süreçleri ve teslimatlar dahil olmak üzere, proje üzerindeki tüm projeyi takip etmeye odaklanırken, proje kontrolleri zaman ve paradan tasarruf etmek için özel olarak kalite kontrolüne odaklanmaktadır.
Proje kontrolleri neden önemlidir?
Proje kontrolleri, proje yöneticilerinin proje risklerini önleyen bilgilendirilmiş ve zamanında kararlar vermelerine izin veren bilgi sağlar. İtibarenproje başlangıcıTamamlanması, işiniziproje Müdürüşeyleri izlemek ve kapsamda tutmaktır.
Proje kontrol süreci olmadan, proje başarısını etkileyebilecek veya zorlayabilecek proje ile ilgili önemli soruları cevaplamak zordur. Projelerin proje kontrolleri olmadan yoldan çıkmanın bazı nedenleri şunlardır:
İnsanlar:Proje kontrolleri olmadan, soruları kimin sorumlu olan bir proje üzerinde çalışabilecekleri hakkında ortaya çıkabilir.Görev ve Sorumluluklarve proje geliştirme sırasında belirli görevlerin mülkiyetini almaları gerekir.
Kalite:Proje kontrol süreci, beklentilerin karşılanmasını sağlar, her proje aşamasındaki öğeler tamamlanmıştır ve her şey yol boyunca çalışır.
Maliyet:Proje maliyeti kontrol edilmediğinde, değişiklikler nedeniyle öngörülemeyen ücretler oluşabilir.paydaşlarveya proje planlaması sırasında yanlış hesaplamalar.
Zaman:Proje süresinin izlenmesi, program gecikmeleri, kaydırma öncelikleri ve kaynaklardaki çatışmalar gibi sorunları önler, bu da tatmin edici olmayan proje sonuçlarına yol açabilir.
Kontrol işlemi sayesinde, projenizi takip etmek için işler planlandığı gibi gitmediklerini ve hızlı bir şekilde doğru kursu düzeltildiğinde yakalayabilirsiniz.
5 Proje Yönetimi Kontrolleri
Bunlar, proje planınıza daha iyi bir intel almak için uygulayabileceğiniz beş proje kontrolüdür.
1. Zamanlama
Proje programınıza görünürlüğün arttırılması, proje zaman çizelgeniz boyunca devam ettiğinizi bilmenize yardımcı olur. Bunu yapmak için, tüm projenizin çalışmalarını bir yerde, bir yerde takip ettiğinizden emin olun.Proje Yönetimi Aracı. Bu şekilde, görevleriniz, son tarihleriniz ve bağımlılıklarınıza bakışta bir bakış açısı elde edebilirsiniz. Artı, koyabilirsinizProje'de önemli aşamalarİlerlemenizi ölçmek için kontrol noktaları olarak yerine oturtun.
Paydaşlarınızın projenin ilerlemesinde ilmekle kalması içinProje Durumu Raporlama. Bu iki haftada bir veya aylık raporlar, projenizin yolda olup olmadığını değerlendirmek için harika bir yoldur. Proje planlandığı gibi gitmiyorsa, nedeni hızlı bir şekilde belirleyebilir ve uygun şekilde sorun giderebilirsiniz. Ardından, bu bilgileri paydaşlarla paylaşın, böylece herkes aynı sayfada.
Hızlı ipucu:KullanınGantt şemasıProje programınızı Görevler ve Kilometre Taşları tarafından bozuldu. Bir Gantt grafiği, bir projenin, programın veya işin zaman çizelgesini gösteren yatay çubuk grafiğidir. Bu grafik türü, bir projenin ne kadar süreceğini ve size göstereceğini değerlendirmenize yardımcı olabilirgörevler arasındaki bağımlılıklar .
2. Kaynak
Her proje, zaman, para veya proje ekibi üyesi gibi kaynaklara bağlıdır.Kaynak yönetimiproje kontrol sürecinin kritik bir parçasıdır, çünkü takımınızın etkili olma şansıdır.Kontrol Maliyetlerive mevcut zamanınızı ve malzemelerinizi izleyin. Proje başlangıcı sırasında maliyet tahmini ve kaynak planlaması da bütçede kalmanıza yardımcı olabilir.
Sadece proje başladığında hangi kaynakların mevcut olduğuna dair net bir anlayışa ihtiyacınız var, ayrıca proje devam ederken maliyetleri ve kaynakları takip etmenin bir yoluna ihtiyacınız var. Projenin bir kısmı bütçeye geçerse veya bir ekip üyesi artık olacağını düşündüğünüzde artık mevcut değilse, proaktif proje kontrolleri bir alternatifi hızlı bir şekilde tanımlamanıza yardımcı olabilir.
Hızlı ipucu:Araçlarınızda kalmak için doğru oranda performans göstermeyeceğinizi analiz etmek için maliyet varyansını hesaplamayı deneyin. Maliyet varyansınızı belirlemek için, gerçek maliyeti kazanılmış değerden çıkarın. Kazanılan değer, aslında tamamlanan bir görevin miktarıdır. Gerçek maliyet, daha önce yaptığı iş için harcanan para miktarıdır. Maliyet varyansını hesaplamak için formül CV = EV - AC'dir.
3. Risk
Proje Risk Yönetimi, projenizi riskinden kaynaklama risklerini proaktif olarak tanımlamak ve önlemek için çok önemli bir proje kontrolüdür. Bunu yapmanın en iyi yoluRisk Kayıt, potansiyel riskleri önceliğe göre sıraladığınız ve bunları buna göre nasıl yöneteceğinizi değerlendirdiğiniz yer.
Hızlı ipucu:Projenizde karşılaşabileceğiniz ortak risk senaryoları, veri güvenliği, iletişim sorunları, zamanlama gecikmeleri, planlanmamış iş ve malzeme hırsızlığı bulunur. Bu kategorileri, risk sicilinizi beyin fırtınasına başlamak için kullanabilirsiniz.
4. Değişim
Controlis'i Projeyi Önlemenin En İyi Yollarından Birini Değiştirinkapsam sürüngen, zaman çizelgesi gecikmelerine, bütçenin artmasına ve proje kusurlarına yol açabilir. Ne zaman uyguladığınızdaKontrol işlemini değiştir, Yolunuza giren herhangi bir proje değişikliği için hazırlıklı hissedeceksiniz.
Bunun nedeni, bir değişiklik kontrol işleminin önerilen değişikliklerin önemli olup olmadığını değerlendirmenize yardımcı olabileceği için, eğer öyleyse, proje zaman çizelgenizi arttırmadan veya proje kapsamınızı etkilemeden uygulanacak şekilde değişir. Bu işlemin kullanılması, ekibinizin değişimi etkili bir şekilde kullanabilmesini sağlayabilir, çünkü bilgilendirilmiş, dahil ve onaylanmıştır.
Hızlı ipucu:Tipik olarak, değişiklik kontrol işlemi projeye özgüdür. Daha büyük, organizasyonel değişim için, bir değişim yönetimi sürecini uygulayın. Değişim Yönetimi, organizasyon değişikliğini hazırlama ve yönetme sürecidir.
5. performans
Performans yönetimi, projenizin başarısını izlemenin geniş bir sürecidir. Bunu yapmanın en basit yolu ayarlamaktır.Anahtar Performans Göstergeleri (KPIS)Proje performansını değerlendirmek için. Bunlar, temel çizgilere, zamanında tamamlanma, faturalandırılmış saatler ve yatırım getirisine karşı izleme maliyetlerini içerebilir.
Hangi hedefleri belirlediğiniz önemli değil, ölçülebilir, belirli ve ölçülebilir olduklarından emin olun. Şüpheli olduğunda kullanınAkıllı Hedef Yöntemi. SMART, belirli, ölçülebilir, elde edilebilir, gerçekçi ve zamana bağlı olan bir kısaltmadır.
Hızlı ipucu:İyi bir KPI, siz veya ekibinizin zamanında bir şekilde etkileyebileceği bir ölçülebilir değeri izlemelidir. Ayrıca stratejik hedeflerinize ulaşmanıza ve ekip üyelerine projelerinin şirket hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu açık bir şekilde anlayışa yardımcı olmalısınız.
Bu proje kontrollerini kullandığınızda, projenizi tüm açılardan izlerken kendinden emin olabilirsiniz. Bu nihayetinde zaman ve para kazandıracak ve başarılı bir şekilde yaratmanıza yardımcı olacaktır.Proje Teslimatları .
Proje Kontrollerini Nereden Alınır?
Projenizi kontrol etmek, proje teslimatlarınızı oluşturmak kadar önemlidir. Beklenmeyen sürprizlerden kaçınmak istiyorsanız, proje yaşam döngüsünün her aşamasında proje kontrollerini uygulayın.
Proje Planlama (Başlatma)
Proje planlama aşaması, proje kontrollerini projenizin ana kaydına sokma şansınızdır. Planınız ne kadar ayrıntılı olursa, daha sonra yapmanız gereken daha az kontrol yönetimi.
Proje planlaması şunları içerir:
AçıklamakProje Zaman Çizelgesi
AtamaGörev ve Sorumluluklar
Yaratmakiş arıza yapısı(WBS)
Paydaşları belirleme
YaratmaProje Hedefleri
AyrıcaBütçenizi planlayınProje planlama aşamasında ve gelecekteki maliyetleri tahmin etmeye çalışın. Gelecek olanlara hazırlanmak kontrol sürecinin bir parçasıdır, çünkü projenizi başlamadan önce pistte tutar.
Proje Yürütme
Projeniz geliştirildikten sonra, kontrol süreçleriniz için gidin. Ekip üyeleriniz tasarladığından, kodunuzu oluşturun ve ürününüzü oluşturun, proje kontrolleriniz projeyi ve ilerlemesini izlemenize yardımcı olacaktır.
Yukarıda listelenen beş proje kontrolünü göz önünde bulundurun ve proje ömrü döngüsünden geçerken tüm bazlarınızı karşıladığınızdan emin olun. Proje yürütme sırasında bu kontrolleri kullanmak, size gerçek zamanlı olarak proje durumunuzun büyük bir resim görünümü verebilir.
Proje kapanması
Tamamlanan teslimatları tüm proje paydaşlarına gönderdikten sonra, proje kontrol süreçlerinizden topladığınız bilgileri kullanın.mortem sonrasıtoplantı.
Mortem sonrası toplantısı, öğrendiklerinizi değerlendirme ve gelecekteki projeler için rehberlik kazanma şansıdır. Hatalar nedeniyle para ve zamanı kaybettiğiniz veya işleri son derece iyi bir şekilde ele geçirmişseniz, bu adım, bu deneyimden gelen bu deneyimden gelecekteki projelere yapmanızı sağlar.
Projenizi Proje Yönetimi Yazılımı ile Kontrol Et
Projenizin çeşitli bölümlerini bir kerede kontrol etmek kaotik olabilir. Proje hareket halindeyken kontrol süreci gerçekleştiğinden, proje ekibinizin nişanlandığını ve yüksek etkili çalışmalara odaklanmasını sağlamak için proje kontrollerini takip etmeniz gerekir.
Proje Yönetimi Yazılımı ile proje ilerlemesini izleyebilir ve izleyebilir, önemli ölçümlerin ve statü değişikliklerinin üstünde kalabilir ve projenizi programda ve bütçe dahilinde tutmanız gerekir.
