5 Kiểm soát dự án và nơi thực hiện chúng

Tóm lược

Kiểm soát dự án là các quy trình được sử dụng để hiểu thời gian và chi phí dành cho một dự án. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích những điều khiển dự án nào và cách bạn có thể sử dụng các quy trình này để giúp bạn ở trong phạm vi dự án, giảm thiểu ngân sách dự án của bạn và theo dõi lịch trình dự án của bạn.

Thời gian và tiền bạc là hai điều mà hầu hết mọi người sẽ thừa nhận họ muốn nhiều hơn, nhưng cứu những gì chúng ta có trong số họ không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải ưu tiên tiết kiệm vì làm như vậy thường là những gì giữ cho họ hoạt động. Cách dễ nhất bạn có thể giúp công ty của bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc là bằng cách kiểm soát các dự án với quản lý dự án .

Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích những điều khiển dự án là gì và cách bạn có thể sử dụng chúng để giúp bạn dự đoán và hiểu thời gian và tiền bạc chi cho các dự án của bạn.

Kiểm soát dự án trong quản lý dự án là gì?

Kiểm soát dự án là một tập hợp các quy trình được sử dụng để hiểu và ảnh hưởng đến lượng thời gian hoặc tiền chi cho một dự án. Mỗi kiểm soát dự án tập trung vào một phần riêng biệt của Kế hoạch dự án , giống như lịch trình, tài nguyên hoặc rủi ro tiềm ẩn.

Mục tiêu của việc sử dụng các điều khiển dự án là ở trong phạm vi dự án , Giảm thiểu ngân sách dự án khi có thể, và gắn bó với lịch trình dự án.

Kiểm soát dự án so với quản lý dự án

Kiểm soát dự án và quản lý dự án có chức năng chồng chéo. Cả hai quy trình giúp bạn giữ một dự án theo dõi và trong phạm vi. Tuy nhiên, các điều khiển dự án không rộng trong mục đích của họ như quản lý dự án.

Trong khi quản lý dự án tập trung vào việc giữ toàn bộ dự án theo dõi, bao gồm mọi người, quy trình và cung cấp, kiểm soát dự án tập trung đặc biệt vào kiểm soát chất lượng để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Tại sao kiểm soát dự án quan trọng?

Kiểm soát dự án cung cấp thông tin cho phép các nhà quản lý dự án đưa ra các quyết định sáng suốt và kịp thời ngăn chặn rủi ro dự án. Từ Dự án ban đầu để hoàn thành, công việc của bạn như quản lý dự án là để giữ mọi thứ trên đường đua và trong phạm vi.

Nếu không có quy trình kiểm soát dự án, thật khó để trả lời các câu hỏi quan trọng về dự án, có thể ảnh hưởng hoặc làm phức tạp dự án. Một số lý do tại sao các dự án có thể đi theo dõi mà không có điều khiển dự án bao gồm:

Mọi người: Không có kiểm soát dự án, các câu hỏi có thể phát sinh về những người có sẵn để làm việc trong một dự án, người phụ trách trong đó vai trò và trách nhiệm , và những người nên sở hữu các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình phát triển dự án.

Phẩm chất: Quá trình kiểm soát dự án đảm bảo rằng kỳ vọng được đáp ứng, các mục trong mỗi giai đoạn dự án đã hoàn tất, và mọi thứ đều hoạt động trên đường đi.

Trị giá: Khi chi phí dự án không được kiểm soát, phí không lường trước có thể xảy ra do thay đổi từ Các bên liên quan hoặc tính toán sai trong quá trình lập kế hoạch dự án.

Thời gian: Thời gian dự án giám sát ngăn chặn các vấn đề như sự chậm trễ lịch trình, ưu tiên dịch chuyển và đụng độ trong các tài nguyên, có thể dẫn đến kết quả của dự án không đạt yêu cầu.

Thông qua quá trình kiểm soát, bạn có thể bắt khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch và khóa học nhanh chóng để giữ cho dự án của bạn theo dõi.

5 Kiểm soát quản lý dự án

Đây là năm điều khiển dự án, bạn có thể thực hiện để có được Intel tốt hơn vào kế hoạch dự án của mình.

1. Lịch trình

Tăng khả năng hiển thị vào lịch trình dự án của bạn giúp bạn biết bạn đang tiến hành dọc theo dòng thời gian dự án của mình. Để làm điều này, hãy chắc chắn rằng bạn đang theo dõi tất cả các công việc dự án của bạn ở một nơi, như một Công cụ quản lý dự án . Bằng cách đó, bạn có thể nhận được cái nhìn sâu sắc về In-A-Glance vào các nhiệm vụ, thời hạn và phụ thuộc. Cộng, bạn có thể đặt mốc dự án tại chỗ dưới dạng trạm kiểm soát để đánh giá tiến trình của bạn.

Để giữ cho các bên liên quan của bạn được lặp trong tiến trình của dự án, sử dụng Báo cáo tình trạng dự án. . Những báo cáo hai tuần hoặc hàng tháng này là một cách tuyệt vời để đánh giá liệu dự án của bạn có đang đi đúng hướng hay không. Nếu dự án sẽ không theo kế hoạch, bạn có thể nhanh chóng xác định chính xác lý do và khắc phục sự cố. Sau đó, chia sẻ thông tin này với các bên liên quan để mọi người ở cùng một trang.

Mẹo nhanh: Sử dụng một biểu đồ Gantt Để xem lịch trình dự án của bạn bị phá vỡ bởi các nhiệm vụ và các cột mốc. Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh ngang minh họa dòng thời gian của dự án, chương trình hoặc công việc. Loại biểu đồ này có thể giúp bạn đánh giá mức độ dài của một dự án sẽ mất và cho bạn thấy phụ thuộc giữa các nhiệm vụ .

2. Tài nguyên

Mỗi dự án phụ thuộc vào tài nguyên - những thứ như thời gian, tiền hoặc thành viên nhóm dự án có sẵn. Quản lý nguồn tài nguyên là một phần quan trọng của quá trình kiểm soát dự án vì đó là cơ hội của nhóm bạn hiệu quả Kiểm soát chi phí và theo dõi thời gian và tài liệu có sẵn của bạn. Dự toán chi phí và lập kế hoạch tài nguyên trong quá trình khởi đầu dự án cũng có thể giúp bạn ở trong ngân sách.

Bạn không chỉ cần một cảm giác rõ ràng về những tài nguyên nào có sẵn khi dự án bắt đầu, bạn cũng cần một cách để theo dõi chi phí và tài nguyên khi dự án tiếp tục. Nếu một phần của dự án vượt quá ngân sách hoặc một thành viên trong nhóm không còn khả dụng khi bạn nghĩ rằng họ sẽ là điều khiển dự án chủ động có thể giúp bạn nhanh chóng xác định một sự thay thế.

Mẹo nhanh: Hãy thử tính toán phương sai chi phí để phân tích xem bạn đang thực hiện đúng mức để ở trong phương tiện của bạn. Để xác định phương sai chi phí của bạn, trừ chi phí thực tế từ giá trị kiếm được. Kiếm được giá trị là số lượng của một nhiệm vụ thực sự đã hoàn thành. Chi phí thực tế là số tiền đã được chi cho công việc đã được thực hiện. Công thức để tính phương sai chi phí là CV = EV - AC.

3. Rủi ro

Quản lý rủi ro dự án là một kiểm soát dự án quan trọng để chủ động xác định và ngăn ngừa rủi ro từ việc trật bánh dự án của bạn. Cách tốt nhất để làm điều này là với một đăng ký rủi ro , nơi bạn xếp hạng rủi ro tiềm ẩn theo ưu tiên và đánh giá cách quản lý chúng theo đó.

Mẹo nhanh: Các kịch bản rủi ro chung Bạn có thể gặp phải trong dự án của mình bao gồm bảo mật dữ liệu, các vấn đề giao tiếp, sự chậm trễ lập lịch, công việc không có kế hoạch và hành vi trộm cắp vật liệu. Bạn có thể sử dụng các danh mục này để bắt đầu động não đăng ký rủi ro của bạn.

4. Thay đổi

Thay đổi điểm kiểm soát một trong những cách tốt nhất để ngăn dự án phạm vi creep. , có thể dẫn đến sự chậm trễ dòng thời gian, tăng ngân sách và khiếm khuyết dự án. Khi bạn thực hiện một Thay đổi quy trình kiểm soát , bạn sẽ cảm thấy chuẩn bị cho bất kỳ thay đổi dự án nào đến theo cách của bạn.

Đó là bởi vì một quá trình kiểm soát thay đổi có thể giúp bạn đánh giá liệu các thay đổi được đề xuất có quan trọng và, nếu vậy, thay đổi để thực hiện mà không tăng dòng thời gian dự án của bạn hoặc ảnh hưởng đến phạm vi dự án của bạn. Sử dụng quy trình này có thể đảm bảo nhóm của bạn xử lý sự thay đổi một cách hiệu quả vì họ cảm thấy được thông báo, liên quan và xác nhận.

Mẹo nhanh: Thông thường, quá trình kiểm soát thay đổi là dành riêng cho dự án. Để lớn hơn, thay đổi tổ chức, hãy xem xét thực hiện một quy trình quản lý thay đổi. Quản lý thay đổi là quá trình chuẩn bị và quản lý thay đổi tổ chức.

5. Hiệu suất

Quản lý hiệu suất là quá trình rộng rãi theo dõi thành công của dự án của bạn. Cách đơn giản nhất để làm điều này là đặt Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá hiệu suất dự án. Chúng có thể bao gồm chi phí theo dõi so với các cơ sở, hoàn thành đúng hạn, giờ hóa đơn và lợi tức đầu tư.

Bất kể mục tiêu nào bạn đặt, đảm bảo chúng có thể định lượng, cụ thể và đo lường được. Khi nghi ngờ, sử dụng Phương pháp mục tiêu thông minh . Thông minh là một từ viết tắt là viết tắt của cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và giới hạn thời gian.

Mẹo nhanh: Một KPI tốt nên theo dõi một giá trị có thể đo được mà bạn hoặc nhóm của bạn có thể ảnh hưởng một cách kịp thời. Nó cũng sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu chiến lược của mình và cung cấp cho các thành viên trong nhóm một cảm giác rõ ràng về cách các dự án của họ đóng góp vào mục tiêu của công ty.

Khi bạn sử dụng các điều khiển dự án này, bạn có thể cảm thấy tự tin rằng bạn đang theo dõi dự án của mình từ mọi góc độ. Điều này cuối cùng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc và giúp bạn tạo thành công dự án có thể bàn giao .

Nơi thực hiện kiểm soát dự án

Kiểm soát dự án của bạn cũng quan trọng như việc tạo dự án của bạn. Thực hiện các điều khiển dự án ở mọi giai đoạn của vòng đời dự án nếu bạn muốn tránh những bất ngờ bất ngờ.

Lập kế hoạch dự án (bắt đầu)

Giai đoạn lập kế hoạch dự án là cơ hội của bạn để xây dựng các biện pháp kiểm soát dự án vào nền tảng của dự án của bạn. Kế hoạch của bạn càng chi tiết, việc quản lý kiểm soát ít hơn bạn sẽ cần phải làm sau này.

Bạn cũng nên Lên kế hoạch ngân sách của bạn Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án và cố gắng ước tính chi phí trong tương lai. Chuẩn bị cho những gì sắp tới là một phần của quá trình kiểm soát vì nó giữ cho dự án của bạn theo dõi trước khi nó bắt đầu.

Thực hiện dự án

Khi dự án của bạn đang được phát triển, đó là thời gian dành cho các quy trình kiểm soát của bạn. Vì các thành viên trong nhóm của bạn thiết kế, mã và tạo sản phẩm của bạn, các điều khiển dự án của bạn sẽ giúp bạn theo dõi dự án và tiến trình của nó.

Xem xét năm điều khiển dự án được liệt kê ở trên và đảm bảo bạn đã bao gồm tất cả các căn cứ của mình khi bạn di chuyển qua vòng đời dự án. Sử dụng các điều khiển này trong quá trình thực thi dự án có thể cung cấp cho bạn chế độ xem hình ảnh lớn về trạng thái dự án của bạn trong thời gian thực.

Đóng cửa dự án

Sau khi gửi các sản phẩm hoàn thành của bạn cho tất cả các bên liên quan của dự án, hãy sử dụng thông tin bạn đã thu thập từ các quy trình kiểm soát dự án của mình để dẫn đầu một bài chấp tử cuộc họp.

Cuộc họp Bưu điện là một cơ hội để đánh giá những gì bạn đã học và được hướng dẫn cho các dự án trong tương lai. Cho dù bạn đã mất tiền và thời gian vì sai lầm hoặc xử lý những điều đặc biệt tốt, bước này cho phép bạn có bất kỳ bài học nào từ kinh nghiệm này vào các dự án trong tương lai.

Kiểm soát dự án của bạn với phần mềm quản lý dự án

Kiểm soát các phần khác nhau trong dự án của bạn cùng một lúc có thể bị hỗn loạn. Bởi vì quá trình kiểm soát xảy ra trong khi dự án đang chuyển động, bạn phải theo dõi các biện pháp kiểm soát dự án trong khi cũng đảm bảo nhóm dự án của bạn đã tham gia và tập trung vào công việc tác động cao.

Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể theo dõi và giám sát tiến trình dự án, theo dõi các số liệu quan trọng và thay đổi trạng thái quan trọng và nhận được chế độ xem mắt của chim, bạn cần giữ dự án của mình theo lịch trình và trong ngân sách.