5 การควบคุมโครงการและสถานที่ที่จะนำไปใช้

สรุป

การควบคุมโครงการเป็นกระบวนการที่ใช้ในการทำความเข้าใจเวลาและค่าใช้จ่ายที่ใช้ในโครงการ ในงานชิ้นนี้เราจะอธิบายว่าการควบคุมโครงการคืออะไรและวิธีที่คุณสามารถใช้กระบวนการเหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณอยู่ในขอบเขตโครงการลดงบประมาณโครงการของคุณและรักษาตารางโครงการของคุณ

เวลาและเงินเป็นสองสิ่งที่คนส่วนใหญ่จะยอมรับว่าพวกเขาต้องการมากขึ้น แต่ช่วยในสิ่งที่เรามีต่อพวกเขานั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป อย่างไรก็ตามธุรกิจจะต้องจัดลำดับความสำคัญการออมเพราะการทำเช่นนั้นมักจะทำให้พวกเขาลอยอยู่ วิธีที่ง่ายที่สุดที่คุณสามารถช่วยให้ บริษัท ประหยัดเวลาและเงินของคุณได้คือการควบคุมโครงการด้วยการจัดการโครงการ .

ในงานชิ้นนี้เราจะอธิบายว่าการควบคุมโครงการคืออะไรและวิธีที่คุณสามารถใช้พวกเขาเพื่อช่วยคุณทำนายและเข้าใจเวลาและเงินที่ใช้ไปกับโครงการของคุณ

การควบคุมโครงการในการจัดการโครงการคืออะไร?

การควบคุมโครงการเป็นชุดของกระบวนการที่ใช้ในการทำความเข้าใจและมีอิทธิพลต่อจำนวนเวลาหรือเงินที่ใช้ในโครงการ การควบคุมโครงการแต่ละครั้งมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่แตกต่างกันของแผนโครงการเช่นกำหนดการทรัพยากรหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

เป้าหมายของการใช้การควบคุมโครงการคือการอยู่ภายในขอบเขตโครงการลดงบประมาณโครงการให้น้อยที่สุดเมื่อเป็นไปได้และยึดติดกับตารางโครงการ

การควบคุมโครงการกับการจัดการโครงการ

การควบคุมโครงการและการจัดการโครงการมีฟังก์ชั่นทับซ้อนกัน กระบวนการทั้งสองช่วยให้คุณเก็บโครงการในการติดตามและภายในขอบเขต อย่างไรก็ตามการควบคุมโครงการไม่ได้กว้างเกินกว่าวัตถุประสงค์ในการจัดการโครงการ

ในขณะที่การจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่การติดตามโครงการทั้งหมดในการติดตามรวมถึงผู้คนกระบวนการและการส่งมอบการควบคุมโครงการมุ่งเน้นไปที่การควบคุมคุณภาพโดยเฉพาะเพื่อประหยัดเวลาและเงิน

เหตุใดการควบคุมโครงการจึงสำคัญ

การควบคุมโครงการให้ข้อมูลที่อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการทราบถึงการตัดสินใจที่ได้รับการแจ้งและทันเวลาที่ป้องกันความเสี่ยงของโครงการ จากการเริ่มต้นโครงการเพื่อให้เสร็จงานของคุณเป็นผู้จัดการโครงการคือการติดตามสิ่งต่าง ๆ ในการติดตามและอยู่ในขอบเขต

หากไม่มีกระบวนการควบคุมโครงการจึงตอบคำถามสำคัญเกี่ยวกับโครงการซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการที่ซับซ้อน เหตุผลบางประการที่ทำให้โครงการอาจออกนอกเส้นทางโดยไม่มีการควบคุมโครงการรวมถึง:

ประชากร:หากไม่มีการควบคุมโครงการคำถามอาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับผู้ที่พร้อมใช้งานในโครงการที่รับผิดชอบซึ่งหน้าที่และความรับผิดชอบและใครควรเป็นเจ้าของงานที่เฉพาะเจาะจงในระหว่างการพัฒนาโครงการ

คุณภาพ:กระบวนการควบคุมโครงการทำให้แน่ใจว่าได้พบกับความคาดหวังรายการในทุกโครงการเสร็จสมบูรณ์และทุกอย่างทำงานร่วมกัน

ค่าใช้จ่าย:เมื่อไม่มีการควบคุมต้นทุนโครงการค่าธรรมเนียมที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือคำนวณผิดในระหว่างการวางแผนโครงการ

เวลา:การตรวจสอบเวลาโครงการป้องกันปัญหาเช่นกำหนดการล่าช้าการกำหนดลำดับความสำคัญและการปะทะกันในทรัพยากรซึ่งสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ของโครงการที่ไม่น่าพอใจ

ผ่านกระบวนการควบคุมคุณสามารถจับได้เมื่อสิ่งต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้และแน่นอนอย่างรวดเร็วเพื่อให้โครงการของคุณติดตาม

5 การควบคุมการจัดการโครงการ

นี่คือการควบคุมโครงการห้าครั้งที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อให้ Intel ดีขึ้นในแผนโครงการของคุณ

1. กำหนดการ

การเพิ่มการมองเห็นในตารางโครงการของคุณช่วยให้คุณรู้ว่าคุณกำลังดำเนินการตามไทม์ไลน์โครงการของคุณ ในการทำเช่นนี้ให้แน่ใจว่าคุณกำลังติดตามงานโครงการทั้งหมดของคุณในที่เดียวเช่นเครื่องมือการจัดการโครงการ. ด้วยวิธีนี้คุณสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานกำหนดเวลาและการพึ่งพาของคุณได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้คุณสามารถใส่เหตุการณ์สำคัญของโครงการในฐานะที่เป็นจุดตรวจในการวัดความคืบหน้าของคุณ

เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียของคุณวนอยู่ในความคืบหน้าของโครงการการรายงานสถานะโครงการ. รายงานรายปักษ์หรือรายเดือนเหล่านี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประเมินว่าโครงการของคุณอยู่ในการติดตามหรือไม่ หากโครงการไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้คุณสามารถระบุเหตุผลและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นแบ่งปันข้อมูลนี้กับผู้มีส่วนได้เสียดังนั้นทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

เคล็ดลับด่วน:ใช้แผนภูมิ Ganttหากต้องการดูตารางโครงการของคุณแบ่งย่อยตามงานและเหตุการณ์สำคัญ แผนภูมิ Gantt เป็นแผนภูมิแท่งแนวนอนที่แสดงให้เห็นถึงระยะเวลาของโครงการโปรแกรมหรือที่ทำงาน แผนภูมิประเภทนี้สามารถช่วยคุณประเมินว่าโครงการจะใช้เวลานานแค่ไหนและแสดงให้คุณเห็นการพึ่งพาระหว่างงาน .

2. ทรัพยากร

ทุกโครงการขึ้นอยู่กับทรัพยากร - สิ่งต่าง ๆ เช่นเวลาเงินหรือโครงการทีมงานของสมาชิกการจัดการทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการควบคุมโครงการเพราะเป็นโอกาสของทีมของคุณที่จะมีประสิทธิภาพควบคุมค่าใช้จ่ายและตรวจสอบเวลาและวัสดุที่มีอยู่ของคุณ การประเมินต้นทุนและการวางแผนทรัพยากรในระหว่างการริเริ่มโครงการยังสามารถช่วยให้คุณอยู่ในงบประมาณ

ไม่เพียง แต่คุณต้องการความรู้สึกที่ชัดเจนของทรัพยากรที่มีอยู่เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น แต่คุณยังต้องการวิธีการติดตามค่าใช้จ่ายและทรัพยากรในขณะที่โครงการดำเนินต่อไป หากส่วนหนึ่งของโครงการผ่านงบประมาณหรือสมาชิกในทีมไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไปเมื่อคุณคิดว่าพวกเขาจะเป็นผู้ควบคุมโครงการเชิงรุกสามารถช่วยให้คุณระบุทางเลือกได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับด่วน:ลองคำนวณความแปรปรวนของต้นทุนเพื่อวิเคราะห์ว่าคุณกำลังดำเนินการตามอัตราที่เหมาะสมที่จะอยู่ในระยะเวลาของคุณ เพื่อกำหนดความแปรปรวนของต้นทุนของคุณลบต้นทุนจริงจากมูลค่าที่ได้รับ มูลค่าที่ได้รับคือจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์จริง ค่าใช้จ่ายจริงคือจำนวนเงินที่ใช้ไปกับงานที่ทำไปแล้ว สูตรในการคำนวณความแปรปรวนของต้นทุนคือ CV = EV - AC

3. ความเสี่ยง

การบริหารความเสี่ยงโครงการเป็นผู้ควบคุมโครงการที่สำคัญในการระบุเชิงรุกและป้องกันความเสี่ยงจากการตกรางโครงการของคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือด้วยการลงทะเบียนความเสี่ยงที่ที่คุณจัดอันดับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นตามลำดับความสำคัญและประเมินวิธีการจัดการพวกเขาตาม

เคล็ดลับด่วน:สถานการณ์เสี่ยงทั่วไปที่คุณอาจพบในโครงการของคุณรวมถึงความปลอดภัยของข้อมูลปัญหาการสื่อสารความล่าช้าในการกำหนดเวลางานที่ไม่ได้วางแผนและการขโมยวัสดุ คุณสามารถใช้หมวดหมู่เหล่านี้เพื่อเริ่มระดมสมองการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณ

4. การเปลี่ยนแปลง

เปลี่ยน controlis หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันโครงการขอบเขตคืบซึ่งสามารถนำไปสู่ความล่าช้าของไทม์ไลน์งบประมาณที่เพิ่มขึ้นและข้อบกพร่องของโครงการ เมื่อคุณใช้งานเปลี่ยนกระบวนการควบคุมคุณจะรู้สึกพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงโครงการที่มาถึง

นั่นเป็นเพราะกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงสามารถช่วยให้คุณประเมินว่าการเปลี่ยนแปลงที่เสนอมีความสำคัญและถ้าเป็นเช่นนั้นซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงที่จะดำเนินการโดยไม่เพิ่มระยะเวลาโครงการของคุณหรือส่งผลกระทบต่อขอบเขตโครงการของคุณ การใช้กระบวนการนี้สามารถมั่นใจได้ว่าทีมของคุณจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพเพราะพวกเขารู้สึกถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องและตรวจสอบความถูกต้อง

เคล็ดลับด่วน:โดยทั่วไปกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเป็นโครงการเฉพาะ สำหรับการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่ใหญ่ขึ้นให้พิจารณาการใช้กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการเตรียมการและจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร

5. ประสิทธิภาพ

การจัดการประสิทธิภาพเป็นกระบวนการที่กว้างของการตรวจสอบความสำเร็จของโครงการของคุณ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการตั้งค่าตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI)เพื่อประเมินประสิทธิภาพของโครงการ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงค่าใช้จ่ายในการติดตามพื้นฐานเกี่ยวกับพื้นฐานการเสร็จสิ้นการเรียกเก็บเงินตามเวลาและผลตอบแทนจากการลงทุน

ไม่ว่าเป้าหมายใดที่คุณตั้งไว้ให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถระบุปริมาณเฉพาะและวัดได้ เมื่อสงสัยใช้วิธีการเป้าหมายของสมาร์ท. สมาร์ทเป็นตัวย่อที่ย่อมาจากที่เฉพาะเจาะจงสามารถวัดได้ที่สามารถทำได้เหมือนจริงและเวลาที่ถูกผูกไว้

เคล็ดลับอย่างรวดเร็ว:KPI ที่ดีควรติดตามค่าที่วัดได้ซึ่งคุณหรือทีมของคุณสามารถมีอิทธิพลต่อในเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังควรช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณและให้สมาชิกในทีมรู้สึกชัดเจนว่าโครงการของพวกเขามีส่วนร่วมในเป้าหมายของ บริษัท

เมื่อคุณใช้การควบคุมโครงการเหล่านี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณกำลังติดตามโครงการของคุณจากทุกมุม ในที่สุดจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงินและช่วยให้คุณสร้างความสำเร็จได้การส่งมอบโครงการ .

ที่จะใช้การควบคุมโครงการ

การควบคุมโครงการของคุณมีความสำคัญเท่ากับการสร้างการส่งมอบโครงการของคุณ ใช้การควบคุมโครงการในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของโครงการหากคุณต้องการหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่ไม่คาดคิด

การวางแผนโครงการ (การเริ่มต้น)

ขั้นตอนการวางแผนโครงการเป็นโอกาสของคุณในการสร้างการควบคุมโครงการลงในข้อเท็จจริงของโครงการของคุณ รายละเอียดของคุณมากขึ้นคือการจัดการการควบคุมที่น้อยกว่าที่คุณจะต้องทำในภายหลัง

การวางแผนโครงการรวมถึง:

สรุปของคุณโครงการไทม์ไลน์

การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ

การสร้างโครงสร้างการสลายการทำงาน(WBS)

การระบุผู้มีส่วนได้เสีย

การสร้างวัตถุประสงค์ของโครงการ

คุณควรวางแผนงบประมาณของคุณในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการและพยายามประเมินค่าใช้จ่ายในอนาคต การเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่กำลังจะมาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการควบคุมเพราะจะช่วยให้โครงการของคุณติดตามก่อนที่จะเริ่มต้น

การดำเนินการโครงการ

เมื่อโครงการของคุณอยู่ในการพัฒนาแล้วจะใช้เวลาสำหรับกระบวนการควบคุมของคุณ ในฐานะสมาชิกในทีมของคุณออกแบบรหัสและสร้างผลิตภัณฑ์ของคุณการควบคุมโครงการของคุณจะช่วยให้คุณตรวจสอบโครงการและความคืบหน้าของมัน

พิจารณาการควบคุมโครงการห้ารายการที่ระบุไว้ข้างต้นและให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณเมื่อคุณย้ายผ่านวงจรชีวิตของโครงการ การใช้การควบคุมเหล่านี้ในระหว่างการดำเนินการโครงการสามารถให้มุมมองรูปภาพขนาดใหญ่ของสถานะโครงการของคุณแบบเรียลไทม์

ปิดโครงการ

หลังจากส่งการส่งมอบที่สมบูรณ์ของคุณไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทั้งหมดใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมจากกระบวนการควบคุมโครงการของคุณเพื่อนำไปสู่โพสต์ mortemการประชุม.

การประชุมโพสต์มอร์ปเป็นโอกาสที่จะประเมินสิ่งที่คุณได้เรียนรู้และได้รับคำแนะนำสำหรับโครงการในอนาคต ไม่ว่าคุณจะสูญเสียเงินและเวลาเนื่องจากความผิดพลาดหรือจัดการสิ่งต่าง ๆ เป็นพิเศษขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณเรียนรู้ใด ๆ จากประสบการณ์นี้สู่โครงการในอนาคต

ควบคุมโครงการของคุณด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การควบคุมส่วนต่าง ๆ ของโครงการของคุณในครั้งเดียวอาจได้รับความวุ่นวาย เนื่องจากกระบวนการควบคุมเกิดขึ้นในขณะที่โครงการกำลังเคลื่อนไหวคุณต้องติดตามการควบคุมโครงการในขณะที่ยังสร้างความมั่นใจว่าทีมงานของคุณจะมีส่วนร่วมและมุ่งเน้นไปที่งานที่มีแรงกระแทกสูง

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคุณสามารถติดตามและติดตามความคืบหน้าของโครงการให้อยู่ด้านบนของตัวชี้วัดที่สำคัญและการเปลี่ยนแปลงสถานะและรับมุมมองตาของนกคุณต้องเก็บโครงการของคุณตามกำหนดเวลาและภายในงบประมาณ