5 پروجیکٹ کنٹرول اور ان کو لاگو کرنے کے لئے
خلاصہ
پروجیکٹ کنٹرول ایک منصوبے پر خرچ وقت اور اخراجات کو سمجھنے کے لئے استعمال ہونے والے عمل ہیں. اس ٹکڑے میں، ہم اس بات کی وضاحت کریں گے کہ پراجیکٹ کنٹرول کیا ہے اور آپ کو پراجیکٹ گنجائش کے اندر رہنے میں مدد کرنے کے لئے ان عملوں کا استعمال کیسے کر سکتے ہیں، اپنے منصوبے کے بجٹ کو کم سے کم کریں، اور اپنے منصوبے کے شیڈول کو کم کریں.
وقت اور پیسہ دو چیزیں ہیں جو زیادہ تر لوگ تسلیم کریں گے کہ وہ زیادہ سے زیادہ چاہتے ہیں، لیکن جو کچھ ہم ان میں سے ہیں وہ ہمیشہ آسان نہیں ہیں. تاہم، کاروباری اداروں کو بچت کو ترجیح دینا چاہیے کیونکہ ایسا ہوتا ہے کہ اکثر ایسا ہوتا ہے جو ان کو برقرار رکھتا ہے. سب سے آسان طریقہ آپ اپنی کمپنی کو وقت بچانے میں مدد کر سکتے ہیں اور پیسے کے ساتھ منصوبوں کو کنٹرول کرنے کی طرف سے ہےکام کی ترتیب لگانا .
اس ٹکڑے میں، ہم اس بات کی وضاحت کریں گے کہ پراجیکٹ کنٹرول کیا ہیں اور آپ کو آپ کے منصوبوں پر خرچ کرنے والے وقت اور پیسہ کی پیشن گوئی اور سمجھنے میں مدد کرنے کے لئے آپ کیسے استعمال کرسکتے ہیں.
پراجیکٹ مینجمنٹ میں پروجیکٹ کنٹرول کیا ہیں؟
پروجیکٹ کنٹرول ایک منصوبے پر خرچ کردہ وقت یا پیسہ کی مقدار کو سمجھنے اور اثر انداز کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا عمل کا ایک سیٹ ہے. ہر پروجیکٹ کنٹرول ایک مختلف حصے پر توجہ مرکوز کرتا ہےپراجیکٹ منصوبہشیڈول، وسائل، یا ممکنہ خطرات کی طرح.
منصوبے کے کنٹرول کا استعمال کرنے کا مقصد اندر رہنا ہےپروجیکٹ دائرہ کارجب ممکن ہو تو اس منصوبے کے بجٹ کو کم سے کم کریں، اور منصوبے کے شیڈول پر رہیں.
پروجیکٹ کنٹرول بمقابلہ پروجیکٹ مینجمنٹ
پروجیکٹ کنٹرول اور پراجیکٹ مینجمنٹ نے افعال کو ختم کر دیا ہے. دونوں عمل آپ کو ٹریک اور گنجائش کے اندر ایک منصوبے کو برقرار رکھنے میں مدد کرتی ہیں. تاہم، منصوبے کے انتظام کے طور پر ان کے مقصد میں پروجیکٹ کنٹرول وسیع نہیں ہیں.
جبکہ پراجیکٹ مینجمنٹ پورے منصوبے کو ٹریک پر رکھنے پر توجہ مرکوز کرتا ہے، بشمول لوگوں، عمل، اور ڈیلیوریوں سمیت، منصوبے کو وقت اور پیسہ بچانے کے لئے خاص طور پر معیار کے کنٹرول پر توجہ مرکوز کرتا ہے.
منصوبے کو کنٹرول کیوں اہم ہے؟
پروجیکٹ کنٹرولز معلومات فراہم کرتی ہیں جو پراجیکٹ مینیجرز کو کاروباری خطرات کو روکنے کے باخبر اور بروقت فیصلے کرنے کی اجازت دیتا ہے. سےپراجیکٹ کی شروعاتمکمل کرنے کے لئے، آپ کا کامپروجیکٹ مینیجرچیزوں کو ٹریک اور گنجائش کے اندر رکھنے کے لئے ہے.
منصوبے کے کنٹرول کے عمل کے بغیر، اس منصوبے کے بارے میں اہم سوالات کا جواب دینا مشکل ہے، جو منصوبے کی کامیابی پر اثر انداز یا پیچیدہ ہوسکتا ہے. کچھ وجوہات کیوں منصوبے کے کنٹرول کے بغیر ٹریک بند ہوسکتے ہیں:
لوگ:منصوبے کے کنٹرول کے بغیر، سوالات پیدا ہوسکتے ہیں کہ اس منصوبے پر کام کرنے کے لئے دستیاب کون ہے، جو اس کے الزام میں ہےکردار اور ذمہ داریاں، اور منصوبے کی ترقی کے دوران مخصوص کاموں کی ملکیت کو کون لے جانا چاہئے.
معیار:پروجیکٹ کنٹرول کے عمل کو یقینی بناتا ہے کہ توقعات سے ملاقات کی جاتی ہے، ہر پروجیکٹ کے مرحلے میں اشیاء مکمل ہوجائے گی، اور سب کچھ راستے میں کام کرتا ہے.
لاگت:جب منصوبے کی لاگت کو کنٹرول نہیں کیا جاتا ہے تو، غیر معمولی فیس سے تبدیلیوں کی وجہ سے ہوسکتا ہےمتعلقینپراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے دوران یا غلطیاں.
وقت:مانیٹرنگ پروجیکٹ کا وقت شیڈول کی تاخیر کی طرح مسائل کو روکتا ہے، ترجیحات کو منتقل کرنے اور وسائل میں جھڑپوں، جو غیر اطمینان بخش منصوبے کے نتائج کی قیادت کرسکتے ہیں.
کنٹرول کے عمل کے ذریعہ، آپ پکڑ سکتے ہیں جب چیزیں منصوبہ بندی پر آپ کے منصوبے کو برقرار رکھنے کے لئے منصوبہ بندی اور فوری طور پر کورس کے طور پر نہیں جاتے ہیں.
5 پراجیکٹ مینجمنٹ کنٹرول
یہ آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی میں بہتر انٹیل حاصل کرنے کے لئے پانچ پروجیکٹ کنٹرول ہیں.
1. شیڈول
آپ کے منصوبے کے شیڈول میں بڑھتی ہوئی نمائش میں آپ کی مدد ملتی ہے کہ آپ اپنے منصوبے ٹائم لائن کے ساتھ آگے بڑھ رہے ہیں. ایسا کرنے کے لئے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ایک ہی جگہ میں آپ کے تمام منصوبے کے کام کو ٹریک کر رہے ہیں، جیسے جیسےپراجیکٹ مینجمنٹ کا آلہ. اس طرح، آپ کو آپ کے کاموں، آخری بار، اور انحصار میں ایک نظر نظر آتی ہے. پلس، آپ ڈال سکتے ہیںپراجیکٹ سنگ میلآپ کی ترقی کے گیج کے طور پر چیک پوائنٹس کے طور پر.
اس منصوبے کی ترقی پر اپنے اسٹیک ہولڈرز کو لوپ لگانے کے لۓ استعمال کریںپروجیکٹ کی حیثیت کی رپورٹنگ. یہ باہمی یا ماہانہ رپورٹوں کا اندازہ کرنے کا ایک بہت اچھا طریقہ ہے کہ آیا آپ کا منصوبہ ٹریک پر ہے یا نہیں. اگر منصوبے کی منصوبہ بندی کے طور پر نہیں جا رہا ہے، تو آپ اس کے مطابق اس وجہ سے اور دشواری کا نشانہ بنانے کے لئے جلدی کر سکتے ہیں. اس کے بعد، اس معلومات کو حصول داروں کے ساتھ اشتراک کریں تاکہ سب ایک ہی صفحے پر ہے.
فوری ٹپ:استعمال کریںGantt چارٹکاموں اور سنگ میلوں کی طرف سے آپ کے منصوبے کے شیڈول کو ٹوٹا ہوا دیکھنے کے لئے. ایک گنٹ چارٹ ایک افقی بار چارٹ ہے جو ایک منصوبے، پروگرام، یا کام کی ٹائم لائن کی وضاحت کرتا ہے. اس قسم کی چارٹ آپ کی مدد کرسکتے ہیں کہ اس منصوبے کو کتنا عرصہ تک لے جائے گا اور آپ کو دکھائے گاکاموں کے درمیان انحصار .
2. وسائل
ہر پروجیکٹ وسائل پر منحصر ہے جیسے وقت، پیسہ، یا پروجیکٹ ٹیم کے رکن کی دستیابی.وسائل کے انتظامپراجیکٹ کنٹرول کے عمل کا ایک اہم حصہ ہے کیونکہ یہ آپ کی ٹیم مؤثر طریقے سے کرنے کا موقع ہےکنٹرول کے اخراجاتاور اپنے دستیاب وقت اور مواد کی نگرانی کریں. منصوبے کی شروعات کے دوران لاگت کا تخمینہ اور وسائل کی منصوبہ بندی آپ کو بجٹ کے اندر اندر رہنے میں بھی مدد مل سکتی ہے.
منصوبے شروع ہونے پر آپ کو کیا وسائل دستیاب نہیں ہیں کی واضح احساس کی ضرورت ہے، آپ کو منصوبے پر جانے کے لۓ اخراجات اور وسائل کا سراغ لگانے کا ایک طریقہ بھی ضرورت ہے. اگر اس منصوبے کا ایک حصہ بجٹ کے اوپر جاتا ہے، یا ایک ٹیم کے رکن اب دستیاب نہیں ہے جب آپ نے سوچا کہ وہ ہو جائیں گے، فعال منصوبے کے کنٹرول آپ کو فوری طور پر ایک متبادل کی شناخت میں مدد مل سکتی ہے.
فوری ٹپ:تجزیہ کرنے کے لئے لاگت متغیر کا حساب کرنے کی کوشش کریں کہ آپ اپنے وسائل کے اندر رہنے کے لئے صحیح شرح پر کارکردگی کا مظاہرہ کر رہے ہیں. آپ کی لاگت متغیر کا تعین کرنے کے لئے، کم قیمت سے اصل قیمت کو کم کرنا. کمائی کی قیمت اصل میں مکمل کام کی رقم ہے. اصل قیمت رقم کی رقم ہے جو پہلے سے ہی کام کے لئے خرچ کیا گیا ہے. لاگت متغیر کا حساب کرنے کے لئے فارمولا CV = EV - AC ہے.
3. خطرہ
منصوبے کے خطرے کا انتظام آپ کے منصوبے کو ختم کرنے سے خطرات کی شناخت اور خطرے سے بچنے کے لئے ایک اہم پروجیکٹ کنٹرول ہے. ایسا کرنے کا بہترین طریقہ A کے ساتھ ہےخطرہ رجسٹرجہاں آپ ترجیحات کی طرف سے ممکنہ خطرات کی درجہ بندی کرتے ہیں اور اس کے مطابق ان کے مطابق ان کا انتظام کیسے کریں گے.
فوری ٹپ:عام خطرے کے حالات آپ کو آپ کے منصوبے میں سامنا کر سکتے ہیں، ڈیٹا سیکورٹی، مواصلات کے مسائل، شیڈولنگ تاخیر، ناپسندیدہ کام، اور مواد چوری شامل ہیں. آپ ان شعبوں کو اپنے خطرے کے رجسٹریشن کو فروغ دینے کے لئے استعمال کر سکتے ہیں.
4. تبدیلی
منصوبے کو روکنے کے لئے بہترین طریقوں میں سے ایک کو کنٹرول کریںدائرہ کار، جو ٹائم لائن تاخیر، بڑھتی ہوئی بجٹ، اور پروجیکٹ کی خرابیوں کی قیادت کر سکتا ہے. جب آپ ایک لاگو کرتے ہیںکنٹرول عمل کو تبدیل کریں، آپ کسی بھی منصوبے میں تبدیلیوں کے لئے تیار محسوس کریں گے جو آپ کے راستے میں آتے ہیں.
یہی وجہ ہے کہ ایک تبدیلی کے کنٹرول کے عمل کو آپ کا اندازہ کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ آیا تجویز کردہ تبدیلیوں کو اہم ہے اور اگر ایسا ہوتا ہے، تو آپ کے منصوبے ٹائم لائن کو بڑھانے یا آپ کے منصوبے کی گنجائش پر اثر انداز کرنے کے بغیر لاگو کیا جاتا ہے. اس عمل کا استعمال کرتے ہوئے اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ آپ کی ٹیم کو مؤثر طریقے سے تبدیلی کو ہینڈل کرتی ہے کیونکہ وہ مطلع، ملوث اور توثیق محسوس کرتے ہیں.
فوری ٹپ:عام طور پر، تبدیلی کے کنٹرول کے عمل پراجیکٹ مخصوص ہے. بڑے، تنظیمی تبدیلی کے لئے، تبدیلی کے انتظام کے عمل کو لاگو کرنے پر غور کریں. تبدیلی مینجمنٹ تنظیمی تبدیلی کے لئے تیاری اور انتظام کرنے کا عمل ہے.
5. کارکردگی
کارکردگی کا انتظام آپ کے منصوبے کی کامیابی کی نگرانی کا وسیع عمل ہے. ایسا کرنے کا سب سے آسان طریقہ مقرر کرنا ہےکلیدی کارکردگی اشارے (KPIS)پروجیکٹ کی کارکردگی کا جائزہ لینے کے لئے. ان میں بیس لائنوں، آن لائن تکمیل، بل گھنٹے، اور سرمایہ کاری پر واپسی کے خلاف ٹریکنگ کی لاگت شامل ہوسکتی ہے.
اس بات کی کوئی بات نہیں کہ آپ کیا مقاصد کو مقرر کرتے ہیں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ کافی مقدار میں، مخصوص اور پیمائش کریں. جب شک میں، استعمال کریںاسمارٹ گول کا طریقہ. سمارٹ ایک تحریر ہے جو مخصوص، ماپنے، قابل، قابل، حقیقت پسندانہ اور وقت کی پابند ہے.
فوری ٹپ:ایک اچھا خیبر پختونخواہ کو ایک پیمائش کرنے والی قیمت کو ٹریک کرنا چاہئے کہ آپ یا آپ کی ٹیم بروقت انداز میں اثر انداز کر سکتے ہیں. یہ آپ کو اپنے اسٹریٹجک مقاصد کو حاصل کرنے میں بھی مدد ملنی چاہئے اور ٹیم کے ارکان کو واضح احساس دے کہ ان کی منصوبوں کمپنی کے اہداف میں کیسے شراکت کرتی ہے.
جب آپ ان منصوبوں کو کنٹرول کرتے ہیں تو، آپ کو اعتماد محسوس ہوسکتا ہے کہ آپ اپنے منصوبوں کی نگرانی کر رہے ہیں. یہ بالآخر آپ کو وقت اور پیسہ بچائے گا اور آپ کو کامیاب بنانے میں مدد ملے گیپراجیکٹ ڈیلیوری .
پراجیکٹ کنٹرولز کو لاگو کرنے کے لئے کہاں
آپ کے منصوبے کو کنٹرول کرنے کے طور پر آپ کے منصوبے کی فراہمی کی تخلیق کے طور پر صرف اہم ہے. اگر آپ غیر متوقع حیرت سے بچنے کے لئے چاہتے ہیں تو پروجیکٹ لائف سائیکل کے ہر مرحلے پر پروجیکٹ کنٹرول لاگو کریں.
پراجیکٹ کی منصوبہ بندی (ابتدائی)
پراجیکٹ پلاننگ مرحلے آپ کے منصوبے کے بستر میں پروجیکٹ کنٹرول بنانے کا موقع ہے. آپ کی منصوبہ بندی زیادہ تفصیلی ہے، کم کنٹرول مینجمنٹ آپ کو بعد میں کرنے کی ضرورت ہوگی.
پراجیکٹ کی منصوبہ بندی میں شامل ہیں:
آپ کو ختم کرناپروجیکٹ ٹائم لائن
تفویضکردار اور ذمہ داریاں
ایک تخلیقکام خرابی کی ساخت(WBS)
اسٹیک ہولڈرز کی شناخت
تخلیقپراجیکٹ مقاصد
آپ کو بھی ہونا چاہئےاپنے بجٹ کی منصوبہ بندی کریںپراجیکٹ منصوبہ بندی کے مرحلے کے دوران اور مستقبل کے اخراجات کا اندازہ کرنے کی کوشش کریں. کیا آنے والے آنے والے کنٹرول کے عمل کا حصہ ہے کیونکہ یہ شروع ہونے سے پہلے آپ کے منصوبے کو ٹریک پر رکھتا ہے.
پروجیکٹ پر عملدرآمد
ایک بار جب آپ کے منصوبے کی ترقی میں ہے تو، یہ آپ کے کنٹرول کے عمل کے لئے وقت ہے. آپ کے ٹیم کے اراکین کے ڈیزائن، کوڈ، اور آپ کی مصنوعات کو تخلیق کرنے کے طور پر، آپ کے منصوبے کے کنٹرول آپ کو منصوبے اور اس کی ترقی کی نگرانی میں مدد ملے گی.
مندرجہ بالا پانچ پروجیکٹ کنٹرول پر غور کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے اپنے تمام اڈوں کو احاطہ کیا ہے جیسا کہ آپ منصوبے کی زندگی سائیکل کے ذریعے منتقل ہوتے ہیں. منصوبے کے عملدرآمد کے دوران ان کنٹرولوں کا استعمال کرتے ہوئے آپ کو حقیقی وقت میں آپ کے منصوبے کی حیثیت کا ایک بڑا تصویر دیکھ سکتا ہے.
پروجیکٹ بندش
آپ کے مکمل ڈیلیوریوں کو تمام منصوبوں کے حصول داروں کو جمع کرنے کے بعد، آپ کو آپ کے منصوبے کے کنٹرول کے عمل سے جمع کردہ معلومات کا استعمال کریںپوسٹ مارٹماجلاس
پوسٹ مارٹم میٹنگ آپ کو سیکھنے اور مستقبل کے منصوبوں کے لئے رہنمائی حاصل کرنے کا اندازہ کرنے کا ایک موقع ہے. چاہے آپ غلطیوں یا ہینڈل کردہ چیزوں کو غیر معمولی طور پر اچھی طرح سے پیسہ کماتے ہیں، یہ قدم آپ کو مستقبل کے منصوبوں میں اس تجربے سے کسی بھی سیکھنے کو لے جانے کی اجازت دیتا ہے.
پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کے ساتھ اپنے منصوبے کو کنٹرول کریں
ایک وقت میں آپ کے منصوبے کے مختلف حصوں کو کنٹرول کرنے کے لئے غیر معمولی ہوسکتا ہے. کیونکہ کنٹرول عمل ہوتا ہے جبکہ اس منصوبے کی تحریک میں ہے، آپ کو پراجیکٹ کنٹرولز کا سراغ لگانا پڑتا ہے جبکہ آپ کے پراجیکٹ ٹیم کو یقینی بنانے کے لۓ آپ کے منصوبے کی ٹیم کو مضبوط بنانے اور اعلی اثرات کے کام پر توجہ مرکوز کرنا پڑتا ہے.
پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ، آپ پراجیکٹ کی ترقی کو ٹریک اور نگرانی کر سکتے ہیں، اہم میٹرکس اور حیثیت کی تبدیلیوں کے اوپر رہیں، اور پرندوں کی آنکھ کو حاصل کرنے کے لۓ آپ کو اپنے منصوبے کو شیڈول اور بجٹ کے اندر رکھنے کی ضرورت ہے.
