5 prosjektkontroller og hvor de skal implementere dem
Sammendrag
Prosjektkontroller er prosessene som brukes til å forstå tiden og kostnadene som tilbys på et prosjekt. I dette stykket vil vi forklare hvilke prosjektkontroller som er, og hvordan du kan bruke disse prosessene for å hjelpe deg med å holde deg i prosjektkompetanse, minimere prosjektbudsjettet ditt, og hold deg til prosjektplanen din.
Tid og penger er to ting som de fleste ville innrømme at de vil ha mer av, men sparer det vi har av dem, ikke alltid lett. Bedrifter må imidlertid prioritere besparelser fordi det er ofte det som holder dem flytende. Den enkleste måten du kan hjelpe bedriften din med å spare tid og penger på, er å kontrollere prosjekter med prosjektledelse .
I dette stykket vil vi forklare hvilke prosjektkontroller som er og hvordan du kan bruke dem til å hjelpe deg med å forutsi og forstå tiden og pengene brukt på prosjektene dine.
Hva er prosjektkontroller i prosjektledelse?
Prosjektkontroller er et sett med prosesser som brukes til å forstå og påvirke mengden tid eller penger brukt på et prosjekt. Hver prosjektkontroll fokuserer på en klar del av prosjektplan , som tidsplan, ressurser eller potensielle risikoer.
Målet med å bruke prosjektkontroller er å holde seg innenfor prosjektomfang , Minimer prosjektbudsjettet når det er mulig, og hold deg til prosjektplanen.
Prosjektkontroller vs. prosjektledelse
Prosjektkontroller og prosjektledelse har overlappende funksjoner. Begge prosessene hjelper deg med å holde et prosjekt på sporet og innenfor omfanget. Prosjektkontroller er imidlertid ikke så bredt i deres formål som prosjektledelse.
Mens prosjektledelsen fokuserer på å holde hele prosjektet på sporet, inkludert personer, prosesser og leveranser, fokuserer prosjektkontroller spesifikt kvalitetskontroll for å spare tid og penger.
Hvorfor er prosjektkontroller viktig?
Prosjektkontroller gir informasjon som tillater prosjektledere å gjøre informerte og rettidige beslutninger som hindrer prosjektrisiko. Fra prosjekt igangsettelse Til ferdigstillelse, jobben din som prosjektleder er å holde ting på sporet og innenfor omfanget.
Uten en prosjektkontrollprosess er det vanskelig å svare på viktige spørsmål om prosjektet, noe som kan påvirke eller komplisere prosjektets suksess. Noen grunner til at prosjekter kan gå av sporet uten prosjektkontroller inkluderer:
Mennesker: Uten prosjektkontroller kan det oppstå spørsmål om hvem som er tilgjengelige for å jobbe på et prosjekt, som har ansvaret for hvilken roller og ansvar , og hvem skal ta eierskap av bestemte oppgaver under prosjektutvikling.
Kvalitet: Prosjektstyringsprosessen sikrer at forventningene er oppfylt, idet i hver prosjektfase er fullført, og alt fungerer underveis.
Koste: Når prosjektkostnaden ikke er kontrollert, kan uforutsette gebyrer forekomme på grunn av endringer fra interessenter eller feilberegninger under prosjektplanlegging.
Tid: Overvåking av prosjekttid hindrer problemer som Schedule forsinkelser, skiftende prioriteringer og sammenstøt i ressurser, som kan føre til utilfredsstillende prosjektresultater.
Gjennom kontrollprosessen kan du fange når ting ikke går som planlagt og raskt kurset riktig for å holde prosjektet på sporet.
5 Prosjektledelse kontroller
Dette er de fem prosjektkontrollene du kan implementere for å få bedre intel i prosjektplanen din.
1. Schedule.
Økende synlighet i prosjektplanen hjelper deg med å vite at du fortsetter med prosjektets tidslinje. For å gjøre dette, sørg for at du sporer alt ditt prosjektarbeid på ett sted, som en Prosjektstyringsverktøy . På den måten kan du få oversikt over innsikt i dine oppgaver, tidsfrister og avhengigheter. Pluss, du kan sette prosjekt milepæler På plass som kontrollpunkter for å måle fremdriften din.
For å holde interessentene sløyfe på prosjektets fremgang, bruk Prosjektstatusrapportering . Disse to ujevn eller månedlige rapporter er en fin måte å vurdere om prosjektet ditt er på sporet eller ikke. Hvis prosjektet ikke går som planlagt, kan du raskt finne grunnen og feilsøkingen tilsvarende. Deretter deler denne informasjonen med interessenter, slik at alle er på samme side.
Raskt tips: Bruk en Gantt Chart. For å se prosjektplanen din fordelt på oppgaver og milepæler. Et Gantt-diagram er et horisontalt linjediagram som illustrerer tidslinjen til et prosjekt, et program eller et arbeid. Denne typen diagram kan hjelpe deg med å vurdere hvor lenge et prosjekt vil ta og vise deg avhengigheter mellom oppgaver .
2. Ressurs
Hvert prosjekt avhenger av ressurser-ting som tid, penger eller prosjektgruppemedlem. Ressursforvaltning er en kritisk del av prosjektkontrollprosessen fordi det er lagets sjanse til å effektivt Kontrollkostnader og overvåke din tilgjengelige tid og materialer. Kostnadsberegning og ressursplanlegging under prosjektinitiering kan også hjelpe deg med å holde seg innenfor budsjettet.
Ikke bare trenger du en klar følelse av hvilke ressurser som er tilgjengelige når prosjektet begynner, du trenger også en måte å holde oversikt over kostnader og ressurser som prosjektet fortsetter. Hvis en del av prosjektet går over budsjett, eller et lagmedlem ikke lenger er tilgjengelig når du trodde de ville være, kan proaktive prosjektkontroller hjelpe deg med å raskt identifisere et alternativ.
Raskt tips: Prøv å beregne kostnadsvariasjon for å analysere om du utfører til rett pris for å holde deg innenfor dine midler. For å bestemme kostnadsvarianten, trekk den faktiske kostnaden fra opptjent verdi. Opptjent verdi er hvor mye en oppgave som faktisk er fullført. Faktisk kostnad er mengden penger som har blitt brukt for arbeidet som allerede er gjort. Formelen for å beregne kostnadsvariasjon er CV = EV - AC.
3. RISIKO
Prosjektrisikostyring er en avgjørende prosjektkontroll for å proaktivt identifisere og forhindre risiko fra å avlede prosjektet. Den beste måten å gjøre dette på er med en Risiko Registrer , hvor du rangerer potensielle farer med prioritet og vurderer hvordan man skal klare dem tilsvarende.
Raskt tips: Vanlige risikoscenarier du kan støte på i prosjektet ditt, inkluderer datasikkerhet, kommunikasjonsproblemer, planlegging av forsinkelser, uplanlagt arbeid og materialtyveri. Du kan bruke disse kategoriene til å begynne å brainstormere ditt risikoregister.
4. Endring
Endre kontrollen en av de beste måtene å hindre prosjektet Scope Creep. , som kan føre til tidslinjeforsinkelser, økt budsjett og prosjektdefekter. Når du implementerer en Endre kontrollprosessen , du vil føle deg forberedt på eventuelle endringer i prosjektet som kommer.
Det er fordi en endringskontrollprosess kan hjelpe deg med å evaluere om foreslåtte endringer er viktige, og i så fall som endres for å implementere uten å øke prosjektets tidslinje eller påvirke prosjektets omfang. Bruke denne prosessen kan sikre at teamet ditt håndterer endringen effektivt fordi de føler seg informert, involvert og validert.
Raskt tips: Vanligvis er endringskontrollprosessen prosjektspesifikk. For større, organisasjonsendring, vurder å implementere en endringsforvaltningsprosess. Endringsledelse er prosessen med å forberede og administrere organisatorisk endring.
5. Ytelse
Performance Management er den brede prosessen med å overvåke prosjektets suksess. Den enkleste måten å gjøre dette på er å sette Key Performance Indicators (KPIer) å vurdere prosjektets ytelse. Disse kan omfatte sporingskostnader mot baselinjer, ferdigstillelse på tid, fakturert timer og avkastning på investeringen.
Uansett hvilke mål du setter, sørg for at de er kvantifiserbare, spesifikke og målbare. Når du er i tvil, bruk Smart målmetode . Smart er et akronym som står for spesifikk, målbar, oppnåelig, realistisk og tidsbundet.
Raskt tips: En god KPI bør spore en målbar verdi som du eller laget ditt kan påvirke i tide. Det bør også hjelpe deg med å oppnå dine strategiske mål og gi lagmedlemmer en klar følelse av hvordan prosjektene bidrar til selskapsmål.
Når du bruker disse prosjektkontrollene, kan du føle deg trygg på at du overvåker prosjektet fra alle vinkler. Dette vil til slutt spare deg tid og penger og hjelpe deg med å skape vellykket Prosjektleveranser .
Hvor å implementere prosjektkontroller
Kontrollere prosjektet ditt er like viktig som å opprette prosjektleveransen. Implementere prosjektkontroller på alle faser av prosjektets livssyklus hvis du vil unngå uventede overraskelser.
Prosjektplanlegging (igangsetting)
Prosjektplanleggingsfasen er din sjanse til å bygge prosjektkontroller i bedrock av prosjektet ditt. Jo mer detaljert planen din er, jo mindre kontrolladministrasjon du må gjøre senere.
Prosjektplanlegging inkluderer:
Beskriver din prosjektet tidslinje
Tildeling roller og ansvar
Skaper A. Arbeidsskifting Struktur (Wbs)
Identifisere interessenter
Skape prosjektmål
Du bør også Planlegg budsjettet ditt Under prosjektplanleggingsfasen og prøv å estimere fremtidige kostnader. Forbereder seg på hva som kommer er en del av kontrollprosessen fordi det holder prosjektet på sporet før det begynner.
Prosjektgjennomføring
Når prosjektet ditt er i utvikling, er det gåttid for dine kontrollprosesser. Når gruppemedlemmene dine designer, kode, og lager ditt produkt, vil prosjektkontrollene hjelpe deg med å overvåke prosjektet og dets fremgang.
Vurder de fem prosjektkontrollene som er nevnt ovenfor og sørg for at du har dekket alle dine baser når du beveger deg gjennom prosjektets livssyklus. Ved hjelp av disse kontrollene under prosjektutførelsen kan du gi deg et stort bildevisning av prosjektstatusen din i sanntid.
Prosjektets lukning
Etter at du har sendt ut de ferdige leveranser til alle prosjektinteressenter, bruk informasjonen du har samlet fra prosjektkontrollprosessene for å lede en etter døden møte.
Post Mortem-møtet er en sjanse til å vurdere hva du har lært og få veiledning for fremtidige prosjekter. Enten du mistet penger og tid på grunn av feil eller håndterte ting eksepsjonelt bra, gir deg mulighet til å ta noen læringer fra denne erfaringen til fremtidige prosjekter.
Kontroller prosjektet ditt med prosjektstyringsprogramvare
Kontrollere ulike deler av prosjektet ditt på en gang kan bli kaotisk. Fordi kontrollprosessen skjer mens prosjektet er i bevegelse, må du holde oversikt over prosjektkontroller samtidig som prosjektlaget ditt forblir engasjert og fokusert på høy effekt.
Med prosjektstyringsprogramvare kan du spore og overvåke prosjektutviklingen, holde seg på toppen av viktige beregninger og statusendringer, og få fugleperspektivet du trenger for å holde prosjektet på plan og innenfor budsjettet.
