9 conseils pour prendre de meilleures notes de rencontre

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Prendre de bonnes notes de réunion est une compétence importante de gestion de projet. En fournissant à vos intervenants de bonnes notes de rencontre, vous offrez une clarté dans des conversations importantes et des décisions clés étant faites, même si elles sont incapables de faire la réunion. Dans cet article, nous discutons de différentes techniques de prise de notes afin que vous puissiez créer des notes de réunion efficaces.

Les réunions constituent une partie importante des projets - ils sont les suivants: les décisions sont faites et les membres de l'équipe se connectent les uns avec les autres. Alors que les réunions constituent une étape clé pour prendre de bonnes décisions, où vont ces idées? Si ce n'est pas clair, dont la responsabilité est de prendre des notes, des idées et éléments d'action peut être perdu.

Le meilleur moyen de veiller à ce que les informations et le contexte cruciaux soient documentés consiste à atteindre des notes de rencontre et des procès-verbaux de la réunion. Nous détaillons tous les deux types de documents dans cet article.

Quelles sont les notes de réunion?

Les notes de rencontre sont les points clés de l'information que vous avancez lors d'une réunion. De bonnes notes de rencontre vous aident à vous rappeler que les détails importants d'une réunion et de tout article d'action que vous devez terminer avant la prochaine réunion.

Les notes de réunion n'ont pas de structure ou de format fixe, et les techniques de prise de notes peuvent varier selon les préférences individuelles.

Quelles sont les procès-verbaux de la réunion?

Les procès-verbaux de la réunion sont un format formel de prise de notes pouvant être utilisés comme documents officiels par des auditeurs ou des procédures judiciaires. Les minutes de réunion ont une structure définie pour ce qui doit être inclus. Ces exigences incluent:

Date et heure de la réunion , plus le temps de la réunion a commencé et le moment où la réunion s'est terminée.

Noms des participants à la réunion et des personnes invitées mais incapables d'y assister.

Thèmes discutés pendant la réunion.

Décisions clés fait, comme les résultats des élections et des motions acceptées ou rejetées, ainsi que la date et l'heure de la prochaine réunion.

Éléments d'action pour la prochaine réunion.

Le terme «procès-verbaux de réunion» provient de la phrase latine , qui se traduit par "petites notes". Bien qu'il puisse être utile de dicter des minutes en temps réel dans vos minutes de réunion, dicter ce qui se passe à la minute n'est pas l'intention.

Quelles sont les notes de meilleure réunion ou les procès-verbaux de la réunion?

Si vous êtes un chef de projet, il est fort probable que vous utilisiez des notes de réunion régulières. Pour des situations telles que des réunions de lancement de projets, des plans de projet ou des réunions occasionnelles de 1: 1, des notes vont bien bien.

Lorsque vous avez une réunion plus formelle qui doit être enregistrée et documentée, comme une audience publique ou une réunion de la société, les procès-verbaux de la réunion sont plus appropriés.

Pourquoi utiliser des notes de réunion?

Les notes de rencontre peuvent se présenter sous de nombreuses formes et il y a plusieurs avantages pour les créer, quelle que soit la méthode que vous préférez. Voici quelques raisons pour lesquelles les notes de rencontre peuvent apporter plus de clarté à votre équipe.

Décisions de documents

Alors que certaines personnes ont des souvenirs acortés rasoirs, d'autres peuvent rapidement oublier quelles décisions ont été prises dans une réunion d'équipe. La création d'enregistrements écrits des notes permet aux membres de l'équipe de référencer les décisions prises à un moment donné. Les notes de réunion aident également à maintenir la responsabilité et peuvent être utiles pour se référer plus tard dans un projet.

Un moyen de faire en sorte que tout le monde de l'équipe puisse faire référence à des notes plus tard, c'est de les maintenir dans un espace désigné comme source centrale de vérité. Compiler toutes les notes de réunion et les agendas au même endroit peut aider à fournir un contexte important à la conversation, dans le cas où quelqu'un est toujours sorti et cherche à rattraper les progrès de l'équipe

Offre une participation asynchrone

Si certains membres de l'équipe sont incapables d'assister à la réunion, le partage des billets de la réunion passées peut aider à les remettre à la vitesse tout en leur permettant de traiter les décisions de la réunion à leur époque. Certains membres de l'équipe n'ont peut-être pas la capacité de participer en raison de la planification des conflits, mais le partage des notes de la réunion leur donne la possibilité de participer au processus de prise de décision ASYNC.

Améliorer le rappel

Le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a mené certaines des premières expériences de mémoire et de rappel de 1895. Dans cette étude, il a développé la courbe d'oubli, ce qui montre comment les informations sont perdues rapidement au fil du temps s'il n'y a aucun effort pour conserver les informations.

La prise de note efficace peut vous aider à vous rappeler des informations plus rapidement car les choses sont conservées au fil du temps. Plus vous interagissez avec des notes à la lecture de notes sur des notes de rencontre par jour plus tard, plus vous êtes susceptibles de vous rappeler les décisions prises au cours de cette réunion.

9 conseils pour des notes de réunion efficaces

Prendre de meilleures notes de rencontre peut vous aider à rester au-dessus des tâches et des livrables clés. Toute discussion importante qui se produit sera documentée dans vos notes de réunion afin que vous ou votre équipe puisse vous renvoyer plus tard. Voici quelques conseils sur la manière dont vous pouvez vous assurer que vos méthodes de prise de notes sont efficaces.

1. Choisissez une méthode de prise de notes qui vous convient

Il existe plusieurs méthodes de prise de notes différentes, et il est important de trouver celui qui fonctionne le mieux pour vous en fonction de votre rôle et de votre style d'apprentissage personnel. Certaines des méthodes de prise de notes les plus courantes incluent:

Méthode Cornell : Dans la méthode Cornell, vos notes prennent la forme de deux colonnes: une petite colonne sur le côté gauche et une colonne plus grande à droite. La colonne de gauche met en évidence les idées clés de la réunion, tandis que la colonne de droite exercée dans les détails des idées clés. La conversation passera naturellement d'un sujet à l'autre, alors attrapant l'idée de la clé à gauche et la perturation des détails plus fins de la droite peut vous aider à rester organisé.

Méthode de contour : Idéalement, votre équipe partage le programme de la réunion préalablement. S'ils le font, utilisez-le comme un contour pour vos notes. Énumérez ces points clés sur la base de l'ordre du jour. Ensuite, lorsque la réunion progresse, prenez des notes sous chaque point de l'ordre du jour.

Méthode quadrant : Séparez vos notes en quatre quadrants différents et étiquetez chaque section en tant que notes générales, articles d'action pour les articles d'action pour les autres membres de l'équipe et aux questions. Dans la section Notes générales, notamment les points clés et les détails importants de la réunion. Le reste des quadrants est réservé aux articles qui tombent sous ces en-têtes.

Méthode de la diapositive : Si votre réunion est une présentation, demandez au présentateur s'ils sont disposés à partager le pont de glissière avec vous à l'avance. Vous pouvez ensuite ajouter des notes que vous avez à des diapositives spécifiques à mesure que le locuteur présente.

2. Ditch le stylo d'utilisation de l'ordinateur portable et le papier à la place

Recherche montre que prendre des notes à la main est préférable de se souvenir des informations conceptuelles à long terme. Lorsque vous prenez des notes de rencontre, vous êtes plus susceptible de vous concentrer sur les points clés de la réunion, car il est presque impossible d'écrire tout ce que vous direz Verbatim. Ne pas avoir votre ordinateur portable vous empêchera également d'essayer de multitâche pendant la réunion.

3. N'écrivez pas tout en descendant Verbatim

Essayer de copier des notes de réunion Down Word pour Word est un gaspillage de temps et d'énergie. Une réunion consiste en beaucoup de conversation - mais aucune partie de la conversation n'est nécessaire pour les notes de réunion de lecture plus tard. Notez les points clés qui sont discutés, les résultats de cette discussion et toutes les prochaines étapes afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail exploitable qui compte le plus.

Si vous êtes à la main, utilisez vos notes, utilisez le sténographie, les symboles, les acronymes ou les abréviations pour obtenir rapidement des phrases communes ou des idées sur la page. Assurez-vous simplement de créer une légende ou une clé à l'avance afin que vous sachiez ce que votre sténographie signifie plus tard.

4. Utilisez un modèle de prise de notes

Que vous utilisiez un modèle de note de réunion ou un modèle de minute de réunion, l'utilisation d'un modèle pré-construit peut aider à accélérer votre prise de notes afin que vous n'ayez pas à préparer ou à formater à votre guise. Indépendamment de l'OMS qui prend des notes, toutes vos notes de rencontre suivront une structure cohérente et tout le monde de l'équipe saura quelles informations à attendre.

5. Attribuer un preneur de note spécifique pour la réunion

Si vous dirigez une réunion, il peut être difficile de prendre des notes simultanément et de faciliter la conversation avec d'autres membres de l'équipe. Si vous prenez la tête d'une réunion importante, demandez à l'un des membres de votre équipe de prendre des notes pour vous. Si vous avez une réunion régulièrement survenue, faites pivoter qui est le preneur de note désigné, de sorte que tout le monde ait la possibilité de participer à la conversation.

6. Transcrire des conversations avec un logiciel d'enregistrement

Avec de nombreuses équipes travaillant à distance, il peut être plus facile d'enregistrer et de partager un enregistrement vidéo au lieu d'écrire des notes de réunion. Utilisez des intégrations comme la Zoom + Gestionnaire de tâches UDN[dix]l'intégration Pour transcrire la conversation afin que les membres de l'équipe puissent lire la conversation plus tard. En lisant une transcription de la réunion, vous pouvez facilement analyser la conversation régulière des points clés et des actions d'action en un coup d'œil.

Avant d'enregistrer, il est important d'alerter tout le monde sur l'appel qu'ils seront enregistrés et que l'enregistrement sera utilisé pour. Assurez-vous de partager à la fois l'enregistrement et la transcription dans un emplacement central afin que tout le monde de l'équipe lui ait accès.

7. Mettez en surbrillance les points de contact importants

Si quelqu'un apporte quelque chose qui peut nécessiter un suivi plus tard, assurez-vous d'écrire leur nom à ce point. De cette façon, si vous avez des questions ou si vous avez besoin de synchroniser avec eux plus tard, vous savez exactement qui parle de ce sujet spécifique.

Cette technique est également utile si deux parties prenantes sont en désaccord sur un sujet. En documentant à la fois leurs opinions, vous pouvez utiliser ces arguments comme des travaux de base pour la décision que vous décidez finalement de faire.

8. Partagez votre écran afin que tout le monde puisse voir vos notes

Si vous travaillez sur une équipe distribuée ou que vous travaillez à distance, vous êtes susceptible d'être dans de nombreuses conférences vidéo. Partage de votre écran pendant que prendre des notes peut être utile pour les membres de votre équipe. Si vous manquez quelque chose, votre équipe peut aider à sauter et à suggérer des points à ajouter en temps réel.

9. Partagez vos notes de réunion avec tous les participants

Suivi après une réunion est un bon moyen de faire en sorte que toutes les parties prenantes aient une clarté sur les décisions prises. Si quelqu'un manque la réunion, ils peuvent rattraper de manière asynchrone en lisant vos notes de réunion. De plus, si des points manquaient, votre équipe a la possibilité de les ajouter aux notes de suivi.

Lorsque vous suivez les parties prenantes après la réunion, assurez-vous que le document est facilement partageable et accessible. Travailler avec votre équipe pour créer un plan de communication , afin que tout le monde sache exactement où ces informations sont stockées et comment y accéder ultérieurement.