9 советов для получения лучшей встречи заметок

Резюме

Примечания хороших встреч - это важный навык управления проектами. Предоставляя свои заинтересованные стороны с хорошими совещаниями, вы предлагаете четкость в важных разговорах и ключевых решениях, даже если они не могут сделать встречу. В этой статье мы обсудим различные методы принимаемого примечания, чтобы вы могли создавать эффективные ноты для встреч.

Встречи являются важной частью проектов - они являются там, где принимаются решения и члены команды связаны друг с другом. В то время как встречи являются ключевым шагом для принятия хороших решений, где выходят эти идеи? Если не ясно, чья ответственность обязалась сделать заметки, идеи ипункты действийможет потеряться.

Лучшим способом обеспечения решающей информации и контекста документирован является заметки о встрече и протокола встречи. Мы подробно описываем оба этих типа документов в этой статье.

Что заметки встречи?

Заметки встречи являются ключевыми точками информации, которую вы запишите во время встречи. Хорошие встречи Notes Помогите вам запомнить важные детали со встречи и любых элементов действий, которые вы или другие члены команды должны выполнить до следующей встречи.

Примечания на совещании не имеют установленной структуры или формата, а приема применения могут варьироваться от индивидуальных предпочтений.

Что за протокол встречи?

Продолжительность встречи - это официальный формат примечания, который может использоваться в качестве официальных документов аудиторов или судебным разбирательством. Минуты для встреч имеют установленную структуру для того, что необходимо включить. Эти требования включают в себя:

Дата и время встречиПлюс время начала встречи и время встречи закончилась.

Имена участников встречиИ люди, которые были приглашены, но не могут присутствовать.

Обсуждаются темыво время встречи.

Основные решенияСделано, такие как результаты выборов, и движения приняты или отклонены, а дата и время следующего совещания.

Пункты действийдля следующей встречи.

Термин «протокол встречи» исходит из латинской фразы , что переводит на «маленькие заметки». Хотя это может быть полезно диктовать минуты в реальном времени в свои минуты встречи, диктуйте то, что происходит до минуты, не намерение.

Что лучше встречаются заметки или совещание?

Если вы являетесь руководителем проекта, он, скорее всего, вы будете использовать регулярные заметки о встречах. Для таких ситуаций, как заседания проекта проекта, планы проекта или случайные встречи 1: 1, заметки будут просто штрафны.

Когда у вас есть более официальное совещание, которое необходимо записать и задокументировать, такие как общественное слушание или заседание компании, протокол заседаний более подходит.

Зачем использовать встречи заметки?

Замечания встречи могут прийти во многих формах, и есть несколько преимуществ для их создания, независимо от того, какой метод вы предпочитаете. Вот несколько причин, почему заметки встречи могут принести большую ясность вашей команде.

Документы решения

Хотя у некоторых людей есть острые воспоминания о бритве, другие могут быстро забыть, какие решения были приняты в командной встрече. Создание письменных записей заметки позволяет членам команды ссылаться на решения, которые были сделаны в определенный момент времени. Примечания для встреч также помогают поддерживать подотчетность и могут быть полезны для ссылки позднее в проекте.

Один из способов гарантировать, что все на команде могут ссылаться на заметки позже - держать их в обозначенном пространстве в качестве центрального источника истины. Составление всех заметок и повестки дня встречи в том же месте может помочь обеспечить важный контекст для разговора, в случае того, что кто-то всегда выходит и ищет наверстать упущенное

Предложить асинхронное участие

В случае, если некоторые члены команды не могут присутствовать на собрании, разделяя прошедшие заметки о встречах могут помочь довести их до скорости, по-прежнему разрешая их обрабатывать решения в собственном времени. Некоторые члены команды могут не иметь возможности участвовать из-за конфликтов планирования, но обмена заметными к совещанию дает им возможность принять участие в процессе принятия решений Async.

Улучшить вспоминание

Немецкий психолог Hermann Ebbinghaus провел некоторые из первых экспериментов по памяти и вспоминал в 1895 году. В этом исследовании он разработал кривую забывающей, которая показывает, как информация быстро потеряна с течением времени, если нет усилий, чтобы сохранить информацию.

Эффективная примечания может помочь вам вспомнить информацию быстрее, поскольку вещи сохраняются со временем. Чем больше вы взаимодействуете с нотами, подобными чтением по поводу встречи заметок в день, тем более вероятно, что вы должны помнить решения, принятые во время этой встречи.

9 советов для эффективных заметок встречи

Примечания по улучшению встречи могут помочь вам остаться на вершине действенных задач и ключевые результаты. Любое важное обсуждение, которое происходит, будет задокументировано на ваших заметках на встрече, чтобы вы или ваша команда могли обратиться позже. Вот несколько советов о том, как вы можете убедиться, что ваши методы принятия записей эффективны.

1. Выберите метод примечания, который работает

Там есть несколько различных методов принятия записей, и важно найти тот, который работает лучшее для вас, основанное на вашей роли и личном стиле обучения. Некоторые из наиболее распространенных методов принятия записей включают в себя:

Метод Корнелла: В методе Корнелла ваши заметки принимают форму двух столбцов: одна маленькая колонна на левой стороне и большая колонна справа. Левая колонка подчеркивает ключевые идеи с встречи, в то время как правая колонна свернула в детали ключевых идей. Разговор будет естественным образом перейти с одной темы к следующему, так что ловить ключевую идею слева, и сверлить более тонкие детали справа, может помочь вам оставаться организованным.

Схематический метод: В идеале ваша команда разделяетВстреча повестки днязаранее. Если они это сделают, используйте это как наброски для ваших заметок. Перечислите эти ключевые указывания на основе повестки дня. Затем, как прогрессирует совещание, принимайте заметки под каждой позицией повестки дня.

Метод квадранта: Отделите свои заметки в четыре разных квадрантах, и поместите каждый раздел как общие заметки, элементы действий для себя, элементы действий для других членов команды и вопросы. В разделе «Общие заметки» заставляет занять ключевые точки и важные детали со встречи. Остальные квадранты зарезервированы для предметов, которые падают под эти заголовки.

Метод слайда: Если ваша встреча - это презентация, спросите докладчику, если они готовы поделиться с вами скользящей колодой с вами заранее. Затем вы можете добавить любые заметки, которые вы должны представлять определенные слайды, так как динамик представляет.

2. Создайте ручку для ноутбука и бумаги вместо

ИсследованиеПоказывает, что заметки вручную лучше запоминать концептуальную информацию в долгосрочной перспективе. При проведении заметки встречи, вы с большей вероятностью сосредоточитесь на ключевых точках встречи, поскольку практически невозможно написать все в свободном виде. Не наличие вашего ноутбука также не позволит вам пытатьсямногозадачностьво время встречи.

3. Не пишите все вниз

Попытка скопировать встречи Notes Down Word для Word - это трата времени, так и энергии. Встреча состоит из множества разговоров - но не каждая часть разговора необходима для тех, кто встречал встречи позже. Запишите ключевые моменты, которые обсуждаются, результаты этой дискуссии и любые следующие шаги, чтобы вы могли сосредоточиться на действите действий, которая имеет значение больше всего.

Если вы поручите свои заметки, используйте сокращение, символы, аббревиатуры или сокращения, чтобы быстро получить общие фразы или идеи на страницу быстро. Просто обязательно создайте легенду или ключ заранее, чтобы вы знали, что ваше сокращение означает позже.

4. Используйте шаблон, принимающий заметки

Независимо от того, используете ли вы шаблон встречи Note или шаблон Miston Consiew, используя предварительно построенный шаблон, может помочь ускорить вашу заметку, поэтому вам не нужно подготовить или форматировать, как вы идете. Независимо от того, кто принимает заметки, все ваши заметки встречи последуют последовательную структуру, и все в команде будут знать, какую информацию ожидать.

5. Назначьте конкретную записку для встречи

Если вы ведете встречу, это может быть сложно одновременно делать заметки и содействовать разговору с другими членами команды. Если вы принимаете лидерство на важной встрече, попросите одного из своих членов вашей команды делать заметки для вас. Если у вас есть регулярно встречающаяся встреча, поверните, кто назначенный заметки, так что у каждого есть возможность присоединиться к разговору.

6. Переписать разговоры с программным обеспечением записи

Со многими командами работают удаленно, это может быть проще записывать и делиться видеозаписью вместо записи заметки о встречах. Использовать интеграции, такие какZoom +.Диспетчер задач UDNинтеграцияЧтобы транскрибировать разговор, чтобы члены команды могут прочитать разговор позже. Читая транскрипцию встречи, вы можете легко изменить регулярный разговор с ключевых точек и предметов действий с первого взгляда.

Перед записью, важно предупредить всех по вызову, что они будут записаны, и то, для чего будет использоваться запись. Обязательно поделитесь как записью, так и транскриптом в центральном месте, чтобы у всех в команде есть доступ к нему.

7. Выделите важные точки контакта

Если кто-то поднимает то, что может потребовать последующего последующего времени, обязательно напишите их имя в этот момент. Таким образом, если у вас есть вопросы или необходимость синхронизации с ними позже вы точно знаете, кто поговорить об этой конкретной теме.

Эта техника также полезна, если два заинтересованных сторона не согласны на тему. Докусировав оба их мнения, вы можете использовать эти аргументы в качестве основы для решения, которое вы в конечном итоге решаете сделать.

8. Поделитесь своим экраном, чтобы каждый мог видеть ваши заметки

Если вы работаете над распределенной командой или работать удаленно, вы, вероятно, будете во многих видеоконференциях. Совместное использование экрана во время принятия заметки могут быть полезны для членов вашей команды. Если вы пропустите что-нибудь, ваша команда может помочь прыгать и предложить точки, чтобы добавить в режиме реального времени.

9. Поделитесь своими встречными заметками со всеми участниками

После последующей встречи это хороший способ гарантировать, что все заинтересованные стороны имеют ясность в принятых решениях. Если кто-то пропускает встречу, они могут догнать асинхронически, читая заметки о встрече. Кроме того, если какие-либо пункты были пропущены, ваша команда имеет возможность добавить их в последующие заметы.

Когда вы продолжаете заинтересованные стороны после встречи, убедитесь, что документ легко распространяется и доступно. Работать с вашей командой, чтобы создатьПлан связиТак что все точно знают, где эта информация хранится и как получить доступ к ней позже.

Централизовать действенные совещания

Лучшим способом сохранить свои проектные и встречные заметки, - создать централизованное пространство, в котором живут все даты и предметы действий. С помощьюИнструмент управления работойМожет помочь удержать членов вашей команды организован и обеспечить продуктивность ваших встреч. Заинтересованы в попытке инструмента? Принести работу вашей команды вместе в одном общем пространстве сДиспетчер задач UDNОтказ