9 Tippek a jobb találkozó megjegyzések meghozatalához
Összefoglaló
A jó találkozó megjegyzéseinek figyelembe vétele fontos projektmenedzsment készség. Azáltal, hogy az érdekeltek jó találkozó megjegyzésekkel rendelkeznek, a fontos beszélgetések és a legfontosabb döntések megteremtése, még akkor is, ha nem tudják megtenni az ülést. Ebben a cikkben különböző megjegyzéses technikákat tárgyalunk, így hatékony találkozó megjegyzéseket hozhat létre.
Találkozók fontos része a projekt-azok, ahol a döntéseket kap készült, és a csapat tagjai a kapcsolatot egymással. Míg a találkozók kulcsfontosságú lépés a jó döntések meghozatalához, ahol ezek az ötletek mennek? Ha ez nem világos, akinek felelőssége megjegyzi, ötleteket ésAkcióelemekelveszhet.
A legfontosabb információk és kontextusok dokumentálásának legjobb módja a jegyzetek és a találkozó jegyzőkönyvek. Mindkét ilyen típusú dokumentumot részletezzük ebben a cikkben.
Mi a találkozó megjegyzések?
A találkozó megjegyzései a találkozó során a kulcsfontosságú információk. Jó találkozó jegyzeteket segít emlékezni a fontos részleteket a találkozón, és minden olyan intézkedés tárgyakat vagy a csapat többi tagja kell befejezni, mielőtt a következő ülésen.
A találkozó megjegyzéseinek nincsenek beállított szerkezete vagy formátuma, és a megjegyzéses technikák egyéni preferenciával változhatnak.
Mi a találkozó percek?
A találkozó percek egy hivatalos megjegyzéses formátum, amelyet könyvvizsgálói vagy bírósági eljárások hivatalos dokumentumként lehet használni. A találkozó jegyzőkönyve van egy sor szerkezete, amit be kell vonni. Ezek a követelmények a következők:
Az ülés dátuma és időpontja, Valamint az az időtartam a találkozó kezdődött, és az idő az ülés véget ért.
A találkozó résztvevőinek neveiés azokat a személyeket, akiket meghívtak, de nem tudtak részt venni.
A tárgyalt témákaz ülés során.
Kulcshatározatokkészült, például a választások eredményei, valamint az elfogadott vagy elutasított mozgások, valamint a következő ülés időpontja és időpontja.
Akcióelemeka következő ülésen.
A "találkozási percek" kifejezés a latin kifejezésből származik , amely "kis megjegyzésekre" fordítja. Bár hasznos lehet a valós idejű percek diktálása a találkozó jegyzőkönyveibe, diktálja, hogy mi történik a percig, nem a szándék.
Mi a jobb találkozó jegyzetek vagy találkozó percek?
Ha projektmenedzser vagy, akkor a legvalószínűbb, hogy rendszeres találkozó megjegyzéseket fog használni. Olyan helyzetekben, mint a projektkickoff találkozók, projekt tervek, vagy alkalmi 1: 1 találkozók, a jegyzetek csak finom.
Ha van egy hivatalos találkozó, amelyet fel kell jegyezni és dokumentálni, például nyilvános meghallgatás vagy vállalati ülés, a találkozó percek megfelelőbbek.
Miért használja a találkozó megjegyzéseket?
A találkozó megjegyzések sokféle formában jöhetnek, és számos előnye van annak, hogy megteremtse őket, függetlenül attól, hogy melyik módszert szeretné. Íme néhány ok, amiért a találkozó megjegyzései jobban tisztázhatják a csapatodat.
Dokumentum döntései
Míg néhány embernek borotva éles emléke van, mások gyorsan elfelejthetik, hogy milyen döntéseket hoztak egy csapat találkozójában. Létrehozása írásos feljegyzések lehetővé csapat tagjai hivatkozni a meghozott döntések egy adott időpontban. A találkozó megjegyzései segítenek az elszámoltathatóság fenntartásában is, és hasznos lehet később egy projektben.
Az egyik módja annak, hogy mindenki a csapatban hivatkozhassanak, később meg kell jegyeznie, hogy meg kell tartani őket egy kijelölt térben, mint az igazság központi forrása. Az összes találkozó megjegyzésének és napirendeknek ugyanazon a helyen történő összeállítása segíthet a fontos kontextusban a beszélgetéshez, abban az esetben, ha valaki valaha is ki van kapcsolva, és arra törekszik, hogy felzárkózzon a csapat által
Aszinkron részvételének ajánlata
Abban az esetben, hogy néhány csapat tagjai nem tudnak részt venni az ülésen, megosztása elmúlt találkozó feljegyzések segítségével azokat akár sebesség, miközben lehetővé teszi számukra, hogy feldolgozza az ülés döntéseit a saját idejében. A csapat néhány tagja nem lehet a részvétel képessége miatt ütemezési konfliktusok, de közös a találkozó feljegyzések megadja nekik a lehetőséget, hogy részt vegyenek a döntéshozatali folyamat aszinkron.
Javítani fogja a visszahívást
Német pszichológus Hermann Ebbinghaus végzett az első néhány kísérlet memória és visszahívás 1895. Ebben a tanulmányban ő fejlesztette ki az felejtés görbe, ami azt mutatja, hogy az információ gyorsan megszűnik idővel, ha nincs erőfeszítés, hogy megtartja az információt.
Hatékony jegyzetfogyasztás segít abban, hogy gyorsabban emlékezzen az információra, mivel a dolgok idővel megmaradnak. Minél többet kölcsönhatásba lépsz a jegyzetekkel, mint a találkozó megjegyzéseinek naponta később - annál valószínűbb, hogy emlékezni kell arra, hogy emlékezzen az adott találkozóra vonatkozó döntésekre.
9 tipp a hatékony találkozó megjegyzésekhez
A jobb találkozó megjegyzései segítenek abban, hogy maradjanak a cselekvési feladatok és a kulcsfontosságú megvalósítások tetején. Bármilyen fontos megbeszélés, amely megtörténik, dokumentálni fogja a találkozó megjegyzéseit, így Ön vagy a csapat később utalhat. Íme néhány tipp, hogy hogyan lehet győződni arról, hogy a megjegyzéses módszerek hatékonyak.
1. Válasszon ki egy megjegyzéses módszert, amely dolgozik
Számos különböző megjegyzéses módszer létezik, és fontos, hogy megtalálja azokat, amely a legjobban működik a szerep és a személyes tanulási stílus alapján. Néhány leggyakoribb megjegyzéses módszer a következők:
Cornell módszer: A Cornell módszerben a jegyzetek két oszlopot tartalmaznak: egy kis oszlop a bal oldalon és egy nagyobb oszlop jobbra. A bal oldali oszlop kiemeli a kulcsfontosságú ötleteket az ülésről, míg a jobb oldali oszlopok a kulcsfontosságú ötletek részleteitől leereszkednek. A beszélgetés természetesen eltolódik az egyik témáról a másikra, így a bal oldali kulcsfontosságú elképzelés, és a jobb oldali finomabb részletek fúrása segít a szervezett maradni.
Vázlatos módszer: Ideális esetben a csapat megosztja aTalálkozó napirendelőzetesen. Ha igen, használja ezt a jegyzetek körvonalaként. Sorolja fel ezeket a kulcsokat a napirend alapján. Aztán, ahogy a találkozó előrehaladtával, jegyzeteket alatt egyes napirendi pontok.
Quadrant módszer: A jegyzeteket négy különböző kvadránsra különítsük el, és címkézze az egyes részeket, mint általános jegyzetek, cselekvési tételek önmagát, akcióelemeket más csapattagok, és kérdések. Az általános megjegyzések részben jot le kulcsfontosságú pontokat és fontos részleteket a találkozón. A többi körzetre van fenntartva a terméket, hogy esik alatta e fejlécet.
Csúszda módszer: Ha a találkozó egy bemutatót, kérje a műsorvezető, ha hajlandó megosztani a dia fedélzeten magával idő előtt. Ezután hozzáadhat bármilyen jegyzetet, amelyet specifikus diákat kell adni, mivel a hangszóró bemutatja.
2. Ahelyett, hogy a laptop-használó tollat és a papírt
Kutatásazt mutatja, hogy jegyzeteket kézzel jobb emlékezés fogalmi információ hosszú távon. A találkozó megjegyzései során nagyobb valószínűséggel összpontosít a találkozó kulcsfontosságú pontjaira, mivel szinte lehetetlen mindent leírni Verbatim. A laptopod nem is megakadályozza, hogy megpróbáljamultitaszkaz ülés során.
3. Ne írjon semmit Verbatimban
A találkozó megjegyzéseinek másolása a szóra vonatkozó szó leállítása mind az idő, mind az energia hulladéka. A találkozó áll sok beszélgetés, de nem minden része a beszélgetés szükséges, hogy e olvasási találkozó feljegyzések később. Írja le a vitatott kulcsfontosságú pontokat, a vita eredményeit és a következő lépést, hogy a leginkább fontos cselekvési munkára összpontosítson.
Ha kézzel írja a jegyzeteit, használjon rövid és szimbólumokat, szimbólumokat, rövidítéseket vagy rövidítéseket, hogy gyorsan érkezzen az oldalra az oldalra. Csak légy biztos, hogy hozzon létre egy legenda vagy a kulcs előzőleg úgy tudja, hogy mit gyorsírásos segítségével a későbbiekben.
4. Használjon jegyzetszekréciós sablont
Függetlenül attól, hogy egy találkozó megjegyzés sablont vagy egy találkozó perc sablont használ, az előre beépített sablon segítségével segíthet a jegyzetfelvételt, így nem kell előkészíteni vagy formázni, ahogy megy. Függetlenül attól, hogy ki veszi jegyzeteket, az összes találkozó megjegyzései következetes struktúrát fognak követni, és mindenki a csapatban tudni fogja, hogy milyen információkat várhat.
5. Adjon meg egy adott jegyzetvevőt az üléshez
Ha találkozol, akkor kihívást jelenthet, hogy egyszerre megjegyzi és megkönnyítse a beszélgetést más csapattagokkal. Ha egy fontos találkozóra vezeted, kérje meg az egyik csapat tagját, hogy jegyzeteket tegyen az Ön számára. Ha van egy rendszeresen előforduló találkozó, forgatni, akik a kijelölt jegyzet-mumus van így, hogy mindenkinek van egy lehetőség, hogy csatlakozzon a beszélgetést.
6. Adja át a beszélgetéseket a felvételi szoftverrel
Sok csapat munka távolról, könnyebb lehet rögzíteni és megosztani egy videofelvétel írása helyett találkozó jegyzeteket. Használjon olyan integrációkat, mint aZoom +UDN feladatkezelőintegrációA beszélgetés átírása Tehát a csapattagok később elolvashatják a beszélgetést. Az ülés átírása olvasásával könnyedén elemezheti a rendszeres beszélgetést a kulcsfontosságú pontokról és az akcióelemekről egy pillantásra.
A felvétel előtt fontos, hogy figyelmeztesse mindenkit arra a hívásra, amelyet rögzíteni fognak, és amit a felvétel használnak. Győződjön meg róla, hogy megosztja mind a felvételt, mind az átiratot egy központi helyen, hogy mindenki a csapatban hozzáférjen hozzá.
7. Jelölje ki a fontos érintkezési pontokat
Ha valaki hozza létre valamit, ami később követheti a nyomon követést, győződjön meg róla, hogy ezt a pontot írja. Így, ha kérdése van, vagy szinkronizálni kell velük később, pontosan tudod, hogy ki beszéljen erről a konkrét témáról.
Ez a technika is hasznos, ha két érdekelt fél egyetért egy témában. A vélemények mindegyikének dokumentálásával ezeket az érveket a döntés alapjául szolgálhat, amelyet végül el kell dönteni.
8. Ossza meg a képernyőt, hogy mindenki láthassa a jegyzeteit
Ha egy elosztott csapatban dolgozik, vagy távolról dolgozik, valószínűleg sok videokonferencián lesz. A képernyő megosztása A jegyzetek bevétele során hasznos lehet a csapat tagjai számára. Ha bármit hiányzik, a csapatod segíthet ugrani, és javaslatot adhat a valós idejű hozzáadására.
9. Ossza meg találkozójogait az összes résztvevővel
A találkozó után egy jó módja annak, hogy minden érdekeltség egyértelműbbé váljon a döntésekről. Ha valaki hiányzik az ülésen, akkor aszinkron módon elolvashatja a találkozó megjegyzéseit. Plusz, ha pontokat kihagyni, a csapat a lehetőséget, hogy vegye fel őket a nyomon követési megjegyzéseket.
Ha az ülés után követi az érdekelt feleket, győződjön meg róla, hogy a dokumentum könnyen megosztható és hozzáférhető. Dolgozzon a csapatával, hogy hozzon létre egykommunikációs terv, hogy mindenki tudja pontosan, hogy hol tárolják ezt az információt, és hogyan kell elérni egy későbbi időpontban.
Centralizálja a keresetleveles jegyzeteket
A projekt és a találkozó megjegyzéseinek megőrzésének legjobb módja, hogy olyan központosított helyet hozzon létre, ahol minden esedékességi és akcióelem él. HasználvaMunkagazdálkodási eszközsegíthet a csapat tagjainak megszervezésében, és biztosítani, hogy az üléseid produktívak legyenek. Érdekli a szerszám kipróbálását? Hozza össze a csapat munkáját egy megosztott térbenUDN feladatkezelő .
