9 lời khuyên để có được ghi chú cuộc họp tốt hơn

Tóm lược

Ghi chú cuộc họp tốt là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng để có. Bằng cách cung cấp các bên liên quan của bạn với các ghi chú cuộc họp tốt, bạn sẽ cung cấp sự rõ ràng về các cuộc trò chuyện quan trọng và các quyết định chính được đưa ra, ngay cả khi họ không thể thực hiện cuộc họp. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các kỹ thuật ghi chú khác nhau để bạn có thể tạo các ghi chú cuộc họp hiệu quả.

Các cuộc họp là một phần quan trọng của các dự án, họ là nơi các quyết định được thực hiện và các thành viên trong nhóm kết nối với nhau. Trong khi các cuộc họp là một bước quan trọng để đưa ra quyết định tốt, những ý tưởng đó diễn ra ở đâu? Nếu nó không rõ ràng có trách nhiệm đó là ghi chú, ý tưởng và mục hành động có thể bị lạc.

Cách tốt nhất để đảm bảo thông tin và bối cảnh quan trọng được ghi lại là thông qua các ghi chú cuộc họp và biên bản cuộc họp. Chúng tôi chi tiết cả hai loại tài liệu này trong bài viết này.

Ghi chú cuộc họp là gì?

Ghi chú cuộc họp là những điểm chính của thông tin bạn ghi lại trong một cuộc họp. Ghi chú cuộc họp tốt giúp bạn nhớ các chi tiết quan trọng từ một cuộc họp và bất kỳ mục hành động nào mà bạn hoặc các thành viên khác trong nhóm cần hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo.

Ghi chú cuộc họp không có cấu trúc hoặc định dạng, và các kỹ thuật ghi chú có thể thay đổi theo sở thích cá nhân.

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản họp là một định dạng lưu ý chính thức có thể được sử dụng như các tài liệu chính thức của kiểm toán viên hoặc thủ tục tố tụng của tòa án. Biên bản cuộc họp có một cấu trúc thiết lập cho những gì cần bao gồm. Những yêu cầu đó bao gồm:

Ngày và thời gian của cuộc họp , cộng với thời gian cuộc họp bắt đầu và thời gian cuộc họp kết thúc.

Tên của người tham gia cuộc họp và những người được mời nhưng không thể tham dự.

Quyết định chính được thực hiện, chẳng hạn như kết quả của cuộc bầu cử, và chuyển động được chấp nhận hoặc từ chối, và ngày và thời gian của cuộc họp tiếp theo.

Thuật ngữ "phút họp" đến từ cụm từ tiếng Latin , dịch sang "ghi chú nhỏ". Mặc dù có thể hữu ích để chỉ ra những phút thời gian thực vào biên bản cuộc họp của bạn, hãy chỉ ra những gì đang xảy ra trong phút không phải là ý định.

Những gì tốt hơn để đạt được ghi chú hoặc phút họp?

Nếu bạn là người quản lý dự án, rất có thể bạn sẽ sử dụng các ghi chú cuộc họp thường xuyên. Đối với các tình huống như các cuộc họp khởi động dự án, kế hoạch dự án hoặc cuộc họp thông thường 1: 1, ghi chú sẽ làm tốt.

Khi bạn có một cuộc họp chính thức hơn cần được ghi lại và ghi lại, chẳng hạn như một phiên điều trần công khai hoặc cuộc họp công ty, biên bản cuộc họp phù hợp hơn.

Tại sao nên sử dụng Ghi chú cuộc họp?

Ghi chú cuộc họp có thể có nhiều hình thức, và có một số lợi ích để tạo ra chúng, bất kể bạn thích phương pháp nào. Dưới đây là một vài lý do tại sao các ghi chú cuộc họp có thể mang lại rõ ràng hơn với nhóm của bạn.

Quyết định tài liệu

Trong khi một số người có những ký ức sắc nét của dao cạo râu, những người khác có thể nhanh chóng quên đi những quyết định nào được đưa ra trong một cuộc họp nhóm. Tạo hồ sơ bằng văn bản của ghi chú cho phép các thành viên trong nhóm tham chiếu các quyết định được thực hiện tại một thời điểm cụ thể. Ghi chú cuộc họp cũng giúp duy trì trách nhiệm, và có thể hữu ích để tham khảo sau này trong một dự án.

Một cách để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm có thể tham khảo các ghi chú sau này là giữ chúng trong một không gian được chỉ định là nguồn gốc trung tâm. Biên dịch tất cả các ghi chú cuộc họp và chương trình nghị sự ở cùng một nơi có thể giúp cung cấp bối cảnh quan trọng cho cuộc trò chuyện, trong trường hợp ai đó đã từng ra ngoài và đang tìm cách bắt kịp những gì tiến bộ mà đội đã thực hiện

Cung cấp sự tham gia không đồng bộ.

Trong trường hợp một số thành viên trong nhóm không thể tham dự cuộc họp, chia sẻ các ghi chú cuộc họp trong quá khứ có thể giúp đưa họ đến tốc độ trong khi vẫn cho phép họ xử lý các quyết định của cuộc họp về thời gian của họ. Một số thành viên trong nhóm có thể không có khả năng tham gia do xung đột theo lịch trình, nhưng chia sẻ các ghi chú cuộc họp mang đến cho họ cơ hội tham gia vào quá trình ra quyết định không đồng bộ.

Cải thiện thu hồi

Nhà tâm lý học Đức Hermann ebedhaus đã tiến hành một số thí nghiệm đầu tiên về trí nhớ và thu hồi vào năm 1895. Trong nghiên cứu này, ông đã phát triển đường cong quên, cho thấy cách thông tin bị mất nhanh chóng theo thời gian nếu không có nỗ lực giữ lại thông tin.

Lấy ghi chú hiệu quả có thể giúp bạn nhớ lại thông tin nhanh hơn vì mọi thứ được giữ lại theo thời gian. Càng nhiều so với việc bạn tương tác với các ghi chú giống như đọc qua các ghi chú một ngày sau đó, bạn càng có nhiều khả năng bạn nhớ các quyết định được đưa ra trong cuộc họp đó.

9 mẹo để ghi chú cuộc họp hiệu quả

Lấy ghi chú cuộc họp tốt hơn có thể giúp bạn ở trên các nhiệm vụ có thể hành động và các giao hàng chính. Bất kỳ cuộc thảo luận quan trọng nào xảy ra sẽ được ghi lại trong Ghi chú cuộc họp của bạn để bạn hoặc nhóm của bạn có thể tham khảo lại sau. Dưới đây là một vài mẹo về cách bạn có thể đảm bảo rằng các phương thức lấy ghi chú của bạn có hiệu quả.

1. Chọn một phương thức lấy ghi chú hoạt động bạn

Có một số phương thức lưu ý khác nhau ngoài kia, và điều quan trọng là tìm thấy một phương thức hoạt động tốt nhất cho bạn dựa trên vai trò và phong cách học tập cá nhân của bạn. Một số phương thức lấy ghi chú phổ biến nhất bao gồm:

Phương pháp Cornell. : Trong phương thức Cornell, các ghi chú của bạn có dạng hai cột: một cột nhỏ ở phía bên trái và một cột lớn hơn ở bên phải. Cột bên trái nhấn mạnh các ý tưởng chính từ cuộc họp, trong khi cột bên phải khoan vào các chi tiết của các ý tưởng khóa. Cuộc trò chuyện sẽ tự nhiên chuyển từ chủ đề này sang chủ đề tiếp theo, vì vậy hãy nắm bắt ý tưởng chính bên trái và khoan các chi tiết tốt hơn bên phải có thể giúp bạn tổ chức.

Phương pháp phác thảo : Lý tưởng nhất, nhóm của bạn chia sẻ Chương trình họp Tới trước. Nếu họ làm, hãy sử dụng đó như một phác thảo cho ghi chú của bạn. Liệt kê những điểm chính đó dựa trên chương trình nghị sự. Sau đó, khi cuộc họp tiến triển, hãy ghi chú bên dưới mỗi mục chương trình nghị sự.

Phương pháp Quadrant : Tách các ghi chú của bạn thành bốn góc phần tư khác nhau và dán nhãn từng phần dưới dạng ghi chú chung, các mục hành động cho bản thân, các mục hành động cho các thành viên trong nhóm khác và các câu hỏi. Trong phần ghi chú chung, ghi điểm ghi lại và các chi tiết quan trọng từ cuộc họp. Phần còn lại của góc phần tư được dành riêng cho các vật dụng nằm dưới những tiêu đề đó.

Phương pháp trượt : Nếu cuộc họp của bạn là một bài thuyết trình, hãy hỏi người dẫn chương trình nếu họ sẵn sàng chia sẻ sàn trượt với bạn trước thời hạn. Sau đó, bạn có thể thêm bất kỳ ghi chú nào bạn phải tìm các slide cụ thể khi loa đang trình bày.

2. Mỏ bút và giấy sử dụng máy tính xách tay thay thế

Tìm kiếm Cho thấy ghi chú bằng tay là tốt hơn để ghi nhớ thông tin khái niệm lâu dài. Khi ghi chú cuộc họp, bạn có nhiều khả năng tập trung vào các điểm chính của cuộc họp vì hầu như không thể viết mọi thứ xuống Verbatim. Không có máy tính xách tay của bạn cũng sẽ ngăn bạn cố gắng Đa nhiệm trong suốt cuộc họp.

3. Đừng viết mọi thứ xuống Verbatim

Cố gắng sao chép các ghi chú cuộc họp xuống từ cho Word là một sự lãng phí cả thời gian và năng lượng. Một cuộc họp bao gồm rất nhiều cuộc trò chuyện - nhưng không phải bất kỳ phần nào của cuộc trò chuyện đều cần thiết cho những ghi chú cuộc họp sau này. Viết các điểm chính được thảo luận, kết quả của cuộc thảo luận đó và bất kỳ bước nào tiếp theo để bạn có thể tập trung vào công việc có thể hành động quan trọng nhất.

Nếu bạn viết tay ghi chú của mình, hãy sử dụng tốc ký, biểu tượng, từ viết tắt hoặc chữ viết tắt để nhận các cụm từ hoặc ý tưởng chung trên trang một cách nhanh chóng. Chỉ cần chắc chắn để tạo một huyền thoại hoặc chìa khóa trước để bạn biết tốc ký của bạn có nghĩa là gì sau này.

4. Sử dụng mẫu ghi chú

Cho dù bạn đang sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp hoặc mẫu phút họp, sử dụng mẫu được xây dựng sẵn có thể giúp đẩy nhanh lưu ý của bạn để bạn không phải chuẩn bị hoặc định dạng khi bạn đi. Bất kể ai là ghi chép, tất cả các ghi chú cuộc họp của bạn sẽ tuân theo một cấu trúc nhất quán và tất cả mọi người trong đội sẽ biết những thông tin nào mong đợi.

5. Gán một ghi chú cụ thể cho cuộc họp

Nếu bạn đang dẫn đầu một cuộc họp, nó có thể là một thách thức để đồng thời ghi chép và tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện với các thành viên trong nhóm khác. Nếu bạn đang dẫn đầu trong một cuộc họp quan trọng, hãy yêu cầu một trong các thành viên trong nhóm của bạn ghi chú cho bạn. Nếu bạn có một cuộc họp thường xuyên xảy ra, hãy xoay người mà người lưu ý được chỉ định là để mọi người có cơ hội tham gia vào cuộc trò chuyện.

6. Trình sao chép các cuộc hội thoại với phần mềm ghi âm

Với nhiều đội làm việc từ xa, có thể dễ dàng hơn để ghi lại và chia sẻ bản ghi video thay vì viết ghi chú cuộc họp. Sử dụng các tích hợp như Zoom +. Quản lý tác vụ UDN hội nhập Để phiên âm cuộc trò chuyện để các thành viên trong nhóm có thể đọc cuộc trò chuyện sau này. Bằng cách đọc phiên bản phiên âm của cuộc họp, bạn có thể dễ dàng phân tích cuộc trò chuyện thông thường từ các điểm chính và các mục hành động trong nháy mắt.

Trước khi ghi, điều quan trọng là cảnh báo mọi người về cuộc gọi mà chúng sẽ được ghi lại, và những gì việc ghi âm sẽ được sử dụng cho. Hãy chắc chắn chia sẻ cả bản ghi âm và bảng điểm ở một vị trí trung tâm để mọi người trong nhóm có quyền truy cập vào nó.

7. Đánh dấu các điểm liên lạc quan trọng

Nếu ai đó đưa ra thứ gì đó có thể yêu cầu theo dõi sau, hãy đảm bảo viết tên của họ vào thời điểm đó. Bằng cách này, nếu bạn có thắc mắc, hoặc cần đồng bộ với họ sau, bạn biết chính xác những người nói chuyện về chủ đề cụ thể này.

Kỹ thuật này cũng hữu ích nếu hai bên liên quan không đồng ý về một chủ đề. Bằng cách ghi lại cả hai ý kiến của họ, bạn có thể sử dụng những đối số đó như nền tảng cho quyết định cuối cùng bạn quyết định thực hiện.

8. Chia sẻ màn hình của bạn để mọi người có thể thấy ghi chú của bạn

Nếu bạn làm việc trên một nhóm phân tán hoặc làm việc từ xa, có khả năng bạn sẽ ở rất nhiều hội nghị video. Chia sẻ màn hình của bạn trong khi ghi chú có thể hữu ích cho các thành viên trong nhóm của bạn. Nếu bạn bỏ lỡ bất cứ điều gì, nhóm của bạn có thể giúp nhảy vào và đề xuất các điểm để thêm vào thời gian thực.

9. Chia sẻ ghi chú cuộc họp của bạn với tất cả những người tham dự

Theo dõi sau một cuộc họp là một cách tốt để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều rõ ràng về các quyết định được đưa ra. Nếu bất cứ ai bỏ lỡ cuộc họp, họ có thể bắt kịp không đồng bộ bằng cách đọc ghi chú cuộc họp của bạn. Thêm vào đó, nếu bất kỳ điểm nào bị bỏ lỡ, nhóm của bạn có cơ hội thêm chúng vào các ghi chú theo dõi.

Khi bạn theo dõi các bên liên quan sau cuộc họp, hãy đảm bảo rằng tài liệu có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập. Làm việc với nhóm của bạn để tạo ra một Kế hoạch truyền thông , để mọi người biết chính xác nơi thông tin này được lưu trữ và cách truy cập nó vào một ngày sau đó.

Tập trung Ghi chú cuộc họp có thể hành động

Cách tốt nhất để giữ cho dự án và ghi chú cuộc họp của bạn được tổ chức là tạo ra một không gian tập trung trong đó tất cả các ngày đến hạn và các mục hành động trực tiếp. Sử dụng một Công cụ quản lý công việc Có thể giúp giữ cho các thành viên trong nhóm của bạn được tổ chức và đảm bảo các cuộc họp của bạn là năng suất. Quan tâm đến việc thử một công cụ ra ngoài? Mang lại công việc của nhóm bạn cùng nhau trong một không gian chung với Quản lý tác vụ UDN .