9 tips til at tage bedre møde noter

Resumé

At tage gode møde noter er en vigtig projektledelse færdighed at have. Ved at give dine interessenter gode mødelokaler, tilbyder du klarhed i vigtige samtaler, og nøglebeslutninger bliver foretaget, selvom de ikke er i stand til at gøre mødet. I denne artikel diskuterer vi forskellige noteringsteknikker, så du kan oprette effektive mødelokaler.

Møder er en vigtig del af projekterne - de er, hvor beslutninger bliver lavet og holdmedlemmer forbinder med hinanden. Mens møder er et centralt skridt til at træffe gode beslutninger, hvor går disse ideer? Hvis det ikke er klart, hvis ansvar er at tage noter, ideer ogAction tingkan gå tabt.

Den bedste måde at sikre, at de afgørende oplysninger og kontekst er dokumenteret, er ved at møde noter og møde minutter. Vi beskriver begge disse typer af dokumenter i denne artikel.

Hvad møder der noter?

Meeting Notes er de vigtigste punkter af oplysninger, du jot ned under et møde. Gode ​​møde Bemærkninger hjælper dig med at huske de vigtige detaljer fra et møde og eventuelle handlinger, som du eller andre holdmedlemmer skal udfylde før næste møde.

Møde noter har ingen indstillet struktur eller format, og noteringsteknikker kan variere ved individuel præference.

Hvad mødes minutter?

Møde minutter er et formelt notatformat, der kan bruges som officielle dokumenter af revisorer eller retssager. Møde minutter har en bestemt struktur for, hvad der skal medtages. Disse krav omfatter:

Dato og tidspunkt for mødet, plus det tidspunkt, hvor mødet startede, og det tidspunkt, hvor mødet sluttede.

Navne på møde deltagereog personer, der blev inviteret, men ikke i stand til at deltage.

Emner diskuteretunder mødet.

Nøglebeslutningerlavet, såsom resultater af valg og bevægelser accepteret eller afvist, og dato og klokkeslæt for det næste møde.

Action tingfor det næste møde.

Udtrykket "møde minutter" kommer fra den latinske sætning , som oversætter til "små noter". Mens det kan være nyttigt at diktere real-time minutter i dit møde minutter, dikterer det, der sker der sker ned til minuttet, ikke meningen.

Hvad er bedre møde noter eller møde minutter?

Hvis du er en projektleder, er det højst sandsynligt, at du vil bruge regelmæssige mødetoner. For situationer som projektpickoff møder, projektplaner eller afslappet 1: 1 møder, vil noter gøre det fint.

Når du har et mere formelt møde, der skal optages og dokumenteres, som f.eks. En offentlig hørings- eller virksomhedsmøde, er mødedot minutter mere hensigtsmæssigt.

Hvorfor bruge møde noter?

Møde noter kan komme i mange former, og der er flere fordele for at skabe dem, uanset hvilken metode du foretrækker. Her er et par grunde til, at møde noter kan bringe mere klarhed til dit hold.

Dokumentbeslutninger

Mens nogle mennesker har razor skarpe minder, kan andre hurtigt glemme, hvilke beslutninger der blev foretaget i et holdmøde. Oprettelse af skriftlige optegnelser over noter gør det muligt for holdmedlemmer at henvise til de beslutninger, der blev foretaget på et bestemt tidspunkt. Møde noter hjælper også med at opretholde ansvarlighed og kan være nyttigt at reference senere i et projekt.

En måde at sikre, at alle på holdet kan reference noter senere er at holde dem i et udpeget rum som en central kilde til sandhed. Kompilering af alle møde noter og dagsordener på samme sted kan hjælpe med at give en vigtig kontekst til samtale, i tilfælde af at nogen nogensinde er ude og søger at indhente, hvilke fremskridt holdet har lavet

Tilbyde asynkron deltagelse

I tilfælde af at nogle teammedlemmer ikke er i stand til at deltage i mødet, kan deling af tidligere møde noter hjælpe dem med at bringe dem hurtigere, mens de stadig tillader dem at behandle mødets beslutninger på egen hånd. Nogle holdmedlemmer har muligvis ikke evnen til at deltage på grund af planlægningskonflikter, men deling af mødelokalerne giver dem mulighed for at deltage i beslutningsprocessen ASYNC.

Forbedre tilbagekaldelse

Tysk psykolog Hermann Ebbinghaus gennemførte nogle af de første eksperimenter på hukommelsen og tilbagekaldt i 1895. I denne undersøgelse udviklede han den glemte kurve, som viser, hvordan information går hurtigt tabt over tid, hvis der ikke er nogen indsats for at bevare oplysningerne.

Effektiv noteoptagelse kan hjælpe dig med at huske oplysninger hurtigere, da tingene bevares over tid. Jo mere du interagerer med noter-lignende læsning over møde noter om dagen senere - jo mere sandsynligt er du at huske de beslutninger, der er truffet under dette møde.

9 tips til effektive møde noter

At tage bedre møde noter kan hjælpe dig med at blive på toppen af ​​de handlingerbare opgaver og nøgleafgivelser. Enhver vigtig diskussion, der sker, vil blive dokumenteret i dine møde noter, så du eller dit hold kan henvise senere. Her er et par tips om, hvordan du kan sørge for, at dine noteringsmetoder er effektive.

1. Vælg en noteringsmetode, der fungerer dig

Der er flere forskellige note-taget metoder derude, og det er vigtigt at finde den, der fungerer bedst for dig baseret på din rolle og personlige læringsstil. Nogle af de mest almindelige notat-metoder omfatter:

Cornell metode.: I Cornell-metoden tager dine noter form af to kolonner: en lille kolonne på venstre side og en større kolonne til højre. Den venstre kolonne fremhæver vigtige ideer fra mødet, mens den højre kolonne borer ned i detaljerne i de vigtigste ideer. Samtale vil naturligvis skifte fra et emne til det næste, så at fange nøgleideen til venstre, og bore ned finere detaljer til højre kan hjælpe dig med at blive organiseret.

Outline metode.: Ideelt set deler dit holdMøde agendapå forhånd. Hvis de gør det, skal du bruge det som en skitse for dine noter. Angiv de nøglepunkter ud baseret på dagsordenen. Så, da mødet skrider frem, skal du tage noter under hver dagsorden.

Kvadrant metode: Separat dine noter i fire forskellige kvadranter og mærke hvert afsnit som generelle noter, handlingsposter til selv-, handlingsposter til andre holdmedlemmer og spørgsmål. I afsnittet Generelt Noter skal du skrive ned nøglepunkter og vigtige detaljer fra mødet. Resten af ​​kvadranterne er forbeholdt de varer, der falder under disse overskrifter.

Slide metode.: Hvis dit møde er en præsentation, spørg præsentanten, hvis de er villige til at dele diasetagen med dig på forhånd. Du kan derefter tilføje nogen noter, du skal specifikke dias, da højttaleren præsenterer.

2. Ditch the laptop-brug pen og papir i stedet

ForskningViser at tage noter med hånden er bedre for at huske konceptuel information lang sigt. Når du tager møde noter, er du mere sandsynligt at fokusere på hovedpunkterne i mødet, da det næsten er umuligt at skrive alt ned i ordentligt. Ikke at have din bærbare computer vil også forhindre dig i at forsøge atmultitaskeunder mødet.

3. Skriv ikke alt ned Verbatim

Forsøger at kopiere møde NOTER DOWN Word for Word er spild af både tid og energi. Et møde består af en masse samtale - men ikke alle dele af samtalen er nødvendig for de læsningsmøde noter senere. Skriv ned de nøglepunkter, der diskuteres, resultaterne af denne diskussion og eventuelle næste skridt, så du kan fokusere på det handlingsmæssige arbejde, der betyder mest.

Hvis du er hånd, skriver dine noter, skal du bruge stenografi, symboler, akronymer eller forkortelser for hurtigt at få fælles sætninger eller ideer på siden. Bare sørg for at oprette en legende eller en nøgle på forhånd, så du ved, hvad din stenografi betyder senere.

4. Brug en note-taget skabelon

Uanset om du bruger en Meeting Note-skabelon eller en mødeløsningsskabelon, kan du ved hjælp af en forudbygget skabelon hjælpe med at fremskynde din note-taking, så du ikke behøver at prep eller formatere, mens du går. Uanset hvem der tager noter, vil alle dine møde noter følge en konsekvent struktur, og alle på holdet vil vide, hvilke oplysninger der skal forventes.

5. Tildel en specifik note-taker for mødet

Hvis du leder et møde, kan det være udfordrende at samtidig tage noter og lette samtalen med andre holdmedlemmer. Hvis du tager føringen på et vigtigt møde, spørg et af dine holdmedlemmer om at tage noter til dig. Hvis du har et regelmæssigt forekommende møde, drej, hvem den udpegede note-taker er, at alle har mulighed for at deltage i samtalen.

6. Transcribe samtaler med optage software

Med mange hold, der arbejder eksternt, kan det være nemmere at optage og dele en videooptagelse i stedet for at skrive møde noter. Brug integrationer somZOOM +UDN Task ManagerintegrationAt transkribe samtalen, så holdmedlemmer kan læse samtalen senere. Ved at læse en transkription af mødet kan du nemt analysere den almindelige samtale fra de vigtigste punkter og handlingsprodukter et overblik.

Før optagelse er det vigtigt at advare alle på det opkald, de vil blive optaget, og hvad optagelsen vil blive brugt til. Sørg for at dele både optagelsen og transkriptet på en central placering, så alle på holdet har adgang til det.

7. Fremhæv vigtige kontaktpunkter

Hvis nogen bringer noget op, der kan kræve opfølgning senere, skal du sørge for at skrive deres navn på det tidspunkt. På denne måde, hvis du har spørgsmål, eller nødt til at synkronisere med dem senere, ved du præcis, hvem der skal snakke med om dette specifikke emne.

Denne teknik er også nyttig, hvis to interessenter er uenige om et emne. Ved at dokumentere begge deres meninger kan du bruge disse argumenter som grundlaget for den beslutning, du i sidste ende beslutter at lave.

8. Del din skærm, så alle kan se dine noter

Hvis du arbejder på et distribueret hold eller arbejder eksternt, vil du sandsynligvis være i mange videokonferencer. Deling af skærmen, mens du tager noter, kan være nyttige for dine holdmedlemmer. Hvis du savner noget, kan dit hold hjælpe med at hoppe ind og foreslå point at tilføje i realtid.

9. Del dine møde noter med alle deltagere

Følgende op efter et møde er en god måde at sikre, at alle interessenter har klarhed om de trufne beslutninger. Hvis nogen savner mødet, kan de indhente asynkront ved at læse dine møde noter. Plus, hvis der blev savnet point, har dit team mulighed for at tilføje dem til opfølgningsnotaterne.

Når du følger op med interessenter efter mødet, skal du sikre dig, at dokumentet er let opsigtigt og tilgængeligt. Arbejde med dit team for at skabe enKommunikationsplan., så alle ved præcis, hvor disse oplysninger er gemt, og hvordan man får adgang til det på et senere tidspunkt.

Centralisere handlingsmæssige møde noter

Den bedste måde at holde dit projekt på og møde noter organiseret på er at skabe et centralt rum, hvor alle forfaldsdatoer og handlingsprodukter lever. Ved hjælp af A.ArbejdsstyringsværktøjKan hjælpe med at holde dine teammedlemmer organiseret og sikre, at dine møder er produktive. Interesseret i at prøve et værktøj ud? Bringe dit holds arbejde sammen i et delt rum medUDN Task Manager .