بہتر میٹنگ نوٹ لینے کے لئے 9 تجاویز

خلاصہ

اچھی میٹنگ نوٹ لینے کے لئے ایک اہم پروجیکٹ مینجمنٹ مہارت ہے. اچھی میٹنگ نوٹوں کے ساتھ آپ کے حصول داروں کو فراہم کرنے سے، آپ کو اہم بات چیت اور کلیدی فیصلوں میں وضاحت کی پیشکش کی جا رہی ہے، یہاں تک کہ اگر وہ اجلاس کرنے میں قاصر ہیں. اس آرٹیکل میں، ہم مختلف نوٹ لینے کی تکنیک پر تبادلہ خیال کرتے ہیں لہذا آپ مؤثر اجلاس نوٹ بنا سکتے ہیں.

اجلاسوں کے منصوبوں کا ایک اہم حصہ ہے- وہ ہیں جہاں فیصلوں کو بنایا گیا ہے اور ٹیم کے ارکان ایک دوسرے سے منسلک ہوتے ہیں. جبکہ میٹنگ اچھے فیصلے کرنے کے لئے ایک اہم قدم ہیں، ان خیالات کہاں جاتے ہیں؟ اگر یہ واضح نہیں ہے کہ اس کی ذمہ داری یہ نوٹ، خیالات اور لے جانے کے لۓ ہےایکشن اشیاءکھو جا سکتا ہے.

اہم معلومات اور سیاق و سباق کو یقینی بنانے کا بہترین طریقہ دستاویزی نوٹس اور میٹنگ منٹ کے ذریعے ہے. ہم اس مضمون میں ان دونوں قسم کے دستاویزات دونوں کی تفصیل.

میٹنگ نوٹ کیا ہیں؟

میٹنگ نوٹس آپ کو ایک میٹنگ کے دوران جوٹ کے بارے میں معلومات کے اہم نکات ہیں. اچھی میٹنگ نوٹ آپ کو میٹنگ اور کسی بھی کارروائی کی اشیاء سے اہم تفصیلات یاد کرنے میں مدد ملتی ہے جو آپ یا دیگر ٹیم کے ارکان کو اگلے اجلاس سے پہلے مکمل کرنے کی ضرورت ہے.

میٹنگ نوٹوں میں کوئی سیٹ ڈھانچہ یا شکل نہیں ہے، اور نوٹ لینے کی تکنیک انفرادی ترجیحات سے مختلف ہوتی ہیں.

میٹنگ منٹ کیا ہیں؟

میٹنگ منٹ ایک رسمی نوٹ لینے والی شکل ہے جو آڈیٹروں یا عدالت کے عمل کی طرف سے سرکاری دستاویزات کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے. میٹنگ منٹ میں ایک سیٹ ڈھانچہ شامل ہے جو اس کی ضرورت ہے. ان کی ضروریات میں شامل ہیں:

اجلاس کی تاریخ اور وقت، اس کے علاوہ اجلاس شروع ہوا اور اس وقت ملاقات ختم ہوگئی.

اجلاس کے شرکاء کے ناماور ان افراد کو مدعو کیا گیا تھا لیکن شرکت کرنے میں قاصر ہیں.

موضوعات پر تبادلہ خیالاجلاس کے دوران.

کلیدی فیصلےبنا دیا، جیسے انتخابات کے نتائج، اور ماتوں کو قبول یا رد کر دیا، اور اگلے اجلاس کی تاریخ اور وقت.

ایکشن اشیاءاگلے اجلاس کے لئے.

اصطلاح "میٹنگ منٹ" لاطینی فقرہ سے آتا ہے ، جو "چھوٹے نوٹ" میں ترجمہ کرتا ہے. جبکہ یہ آپ کے میٹنگ منٹ میں حقیقی وقت کے منٹ کو طے کرنے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے، اس بات کا حکم یہ ہے کہ منٹ کے نیچے کیا ہو رہا ہے کا ارادہ نہیں ہے.

بہتر میٹنگ نوٹس یا میٹنگ منٹ کیا ہے؟

اگر آپ پراجیکٹ مینیجر ہیں، تو یہ سب سے زیادہ امکان ہے کہ آپ باقاعدگی سے میٹنگ نوٹ استعمال کریں گے. حالات جیسے منصوبے کک آف اجلاسوں، پراجیکٹ کی منصوبہ بندی، یا آرام دہ اور پرسکون 1: 1 اجلاسوں کے لئے، نوٹس صرف ٹھیک کریں گے.

جب آپ کے پاس زیادہ رسمی اجلاس ہے جس میں ریکارڈ اور دستاویزی کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے کہ عوامی سماعت یا کمپنی کے اجلاس میں، منٹ منٹ زیادہ مناسب ہیں.

میٹنگ نوٹ کیوں استعمال کرتے ہیں؟

میٹنگ نوٹ بہت سے اقسام میں آ سکتے ہیں، اور ان کو بنانے کے لئے کئی فوائد ہیں، قطع نظر آپ کو ترجیح دیتے ہیں. یہاں چند وجوہات ہیں کیوں اجلاس نوٹ آپ کی ٹیم میں مزید وضاحت لا سکتے ہیں.

دستاویزی فیصلے

جبکہ بعض لوگوں کو تیزی سے یادیں ہیں، دوسروں کو فوری طور پر بھول جا سکتا ہے کہ ٹیم کے اجلاس میں کیا فیصلے کیے گئے ہیں. نوٹوں کے تحریری ریکارڈوں کی تشکیل ٹیم کے ارکان کو اس فیصلے کا حوالہ دینے کے قابل بناتا ہے جو وقت میں مخصوص نقطہ نظر میں بنائے گئے ہیں. ملاقات کے نوٹس بھی احتساب کو برقرار رکھنے میں مدد کرتی ہیں، اور بعد میں ایک منصوبے میں حوالہ دینے کے لئے مددگار ثابت ہوسکتا ہے.

اس بات کا یقین کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ ٹیم پر ہر ایک کو حوالہ دے سکتا ہے کہ بعد میں ان کو ایک نامزد جگہ میں حقیقت کے مرکزی ذریعہ کے طور پر رکھنا ہے. اسی جگہ میں تمام اجلاس نوٹ اور اجنبیوں کو مرتب کرنے میں مدد ملتی ہے، اس واقعہ میں اہم سیاق و سباق فراہم کرنے میں مدد مل سکتی ہے، اس صورت میں کسی کو کبھی بھی باہر ہے اور ٹیم کو کیا پیش رفت پر پکڑنے کی کوشش کر رہی ہے.

اقوام متحدہ کی شرکت کی پیشکش

اس موقع پر کہ کچھ ٹیم کے ارکان اجلاس میں شرکت کرنے میں قاصر ہیں، ماضی میں میٹنگ نوٹوں کا اشتراک کرنے میں انہیں تیز رفتار کرنے میں مدد مل سکتی ہے جب تک انہیں ان کے اپنے وقت پر اجلاس کے فیصلے پر عمل کرنے کی اجازت دیتی ہے. کچھ ٹیم کے ارکان کو شیڈولنگ کے تنازعے کی وجہ سے حصہ لینے کی صلاحیت نہیں ہوسکتی ہے، لیکن اجلاس کے نوٹوں کا اشتراک انہیں فیصلہ سازی کے عمل کے عمل میں حصہ لینے کا موقع فراہم کرتا ہے.

یاد رکھیں

جرمن ماہر نفسیات ہرمن ایببنگس نے میموری پر کچھ پہلے تجربات کیے اور 1895 میں یاد رکھی. اس مطالعہ میں، انہوں نے بھول جانے والی وکر تیار کی، جس سے پتہ چلتا ہے کہ معلومات کو برقرار رکھنے کی کوئی کوشش نہیں ہے.

مؤثر نوٹ لینے میں آپ کو تیزی سے معلومات کو یاد کرنے میں مدد مل سکتی ہے کیونکہ چیزیں وقت کے ساتھ برقرار رکھے جاتے ہیں. اس سے زیادہ کہ آپ نوٹس کے ساتھ بات چیت کے بارے میں بات چیت کرتے ہیں کہ ایک دن بعد میں نوٹس نوٹس کے بارے میں پڑھتے ہیں- اس سے زیادہ امکان ہے کہ آپ اس اجلاس کے دوران فیصلے کو یاد رکھنا چاہتے ہیں.

مؤثر اجلاس کے نوٹس کے لئے 9 تجاویز

بہتر میٹنگ نوٹ لینے کے لۓ آپ کو قابل عمل کاموں اور کلیدی ڈیلیوریبلز کے اوپر رہنے میں مدد مل سکتی ہے. آپ کے میٹنگ نوٹس میں کسی بھی اہم بحث کی توثیق کی جائے گی تاکہ آپ یا آپ کی ٹیم بعد میں واپس آسکیں. یہاں کچھ تجاویز ہیں کہ آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ آپ کا نوٹ لینے والے طریقوں کو مؤثر طریقے سے مؤثر ہے.

1. ایک نوٹ لینے کا طریقہ منتخب کریں جو آپ کو کام کرتا ہے

وہاں بہت سے مختلف نوٹ لینے والے طریقوں ہیں، اور یہ آپ کے کردار اور ذاتی سیکھنے کے انداز پر مبنی ایک ایسے شخص کو تلاش کرنا ضروری ہے. کچھ عام نوٹ لینے والے طریقوں میں شامل ہیں:

کارنیل کا طریقہCornell کے طریقہ کار میں، آپ کے نوٹوں کو دو کالموں کی شکل لے لیتے ہیں: بائیں جانب ایک چھوٹا سا کالم اور دائیں جانب ایک بڑا کالم. بائیں کالم نے اجلاس سے اہم خیالات پر روشنی ڈالی، جبکہ دائیں کالم کلیدی خیالات کی تفصیلات میں نظر آتے ہیں. بات چیت قدرتی طور پر ایک موضوع سے اگلے حصے میں منتقل ہوجائے گی، لہذا بائیں طرف کلیدی خیال کو پکڑ کر، اور دائیں جانب ٹھیک تفصیلات کو سوراخ کرنے والی آپ کو منظم کرنے میں مدد مل سکتی ہے.

آؤٹ لائن کا طریقہمثالی طور پر، آپ کی ٹیم کا حصولاجلاس کا مقصدپہلے سے ہی. اگر وہ کرتے ہیں تو، آپ کے نوٹوں کے لئے ایک سطر کے طور پر استعمال کریں. ایجنڈا کی بنیاد پر ان اہم نکات کی فہرست. اس کے بعد، اجلاس کی ترقی، ہر ایجنڈا شے کے نیچے نوٹ لے لو.

کواڈرنٹ طریقہ: اپنے نوٹوں کو چار مختلف کواڈرنٹس میں الگ کریں، اور ہر سیکشن کو عام نوٹس، خود کے لئے ایکشن اشیاء، دوسرے ٹیم کے ارکان کے لئے کارروائی کی اشیاء، اور سوالات کے طور پر لیبل کریں. عمومی نوٹس سیکشن میں، اجلاس سے اہم نکات اور اہم تفصیلات شامل ہیں. باقی کواڈرنٹس ان اشیاء کے لئے محفوظ ہیں جو ان ہیڈر کے نیچے گر جاتے ہیں.

سلائڈ کا طریقہ: اگر آپ کی میٹنگ ایک پریزنٹیشن ہے، تو وہ پیش کرنے والے سے پوچھیں اگر وہ وقت سے پہلے آپ کے ساتھ سلائڈ ڈیک کا اشتراک کرنے کے لئے تیار ہیں. پھر آپ کسی بھی نوٹ کو شامل کر سکتے ہیں جو آپ کو مخصوص سلائڈز کے طور پر اسپیکر پیش کررہے ہیں.

2. بجائے لیپ ٹاپ کا استعمال قلم اور کاغذ ڈالو

تحقیقظاہر کرتا ہے کہ ہاتھ سے نوٹ لینے کے لۓ تصوراتی معلومات طویل مدتی یاد رکھنا بہتر ہے. اجلاس کے نوٹ لینے پر، آپ اجلاس کے اہم نکات پر توجہ مرکوز کرنے کا امکان زیادہ ہے کیونکہ اس کے بعد میں ہر چیز کو لکھنے کے لئے تقریبا ناممکن ہے. آپ کے لیپ ٹاپ کو بھی آپ کی کوشش کرنے سے روکنے کی روک تھام نہیں ہوگیایک وقت میں زیادہ کاماجلاس کے دوران.

3. Verbatim نیچے سب کچھ نہیں لکھیں

لفظ کے لئے میٹنگ نوٹ کاپی کرنے کی کوشش کر رہا ہے لفظ کے لئے لفظ اور توانائی دونوں کی فضلہ ہے. ایک اجلاس میں بہت سی بات چیت ہوتی ہے- لیکن بات چیت کے ہر حصے میں ان کے پڑھنے کے اجلاس کے بعد ضروری نہیں ہے. اس بات پر تبادلہ خیال کیا جاتا ہے کہ اہم نکات لکھیں، اس بحث کے نتائج، اور کسی بھی اگلے مرحلے میں تاکہ آپ کام کرنے والے کام پر توجہ مرکوز کرسکیں.

اگر آپ اپنے نوٹوں کو لکھتے ہیں تو، شارٹینڈ، علامات، اکاؤنٹس، یا تحریروں کو تیزی سے صفحے پر عام جملے یا خیالات حاصل کرنے کے لئے استعمال کرتے ہیں. بس ایک افسانوی یا کلیدی سے پہلے اس بات کا یقین کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں کہ آپ جانتے ہیں کہ آپ کے آثار اور بعد میں کیا مطلب ہے.

4. ایک نوٹ لینے کے سانچے کا استعمال کریں

چاہے آپ میٹنگ نوٹ ٹیمپلیٹ یا میٹنگ منٹ ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے، پہلے سے تعمیر کردہ ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے اپنے نوٹ لینے سے تیز کرنے میں مدد کرسکتے ہیں لہذا آپ کو جانے کے لۓ آپ کو تیار کرنے یا فارمیٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اس کے باوجود کون نوٹ لے رہا ہے، آپ کے تمام اجلاس کے نوٹوں کو ایک مسلسل ساخت کی پیروی کی جائے گی اور ٹیم پر ہر ایک کو معلوم ہو گا کہ کیا معلومات کی توقع ہے.

5. اجلاس کے لئے مخصوص نوٹ ٹیکر کو تفویض کریں

اگر آپ میٹنگ کی قیادت کر رہے ہیں تو، یہ ایک ساتھ ساتھ نوٹ لیں اور دیگر ٹیم کے ارکان کے ساتھ گفتگو کو سہولت دینے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے. اگر آپ ایک اہم اجلاس پر قیادت کر رہے ہیں تو، آپ کے ٹیم کے اراکین میں سے ایک سے آپ کے لئے نوٹ لینے کے لئے پوچھیں. اگر آپ کے پاس باقاعدگی سے آنے والی میٹنگ ہے تو، کس طرح نامزد نوٹ ٹیکر یہ ہے کہ سب کو بات چیت میں شامل ہونے کا موقع ملے گا.

6. ریکارڈنگ سافٹ ویئر کے ساتھ بات چیت ٹرانسمیشن

دور دراز کام کرنے والے کئی ٹیموں کے ساتھ، یہ میٹنگ نوٹوں کے بجائے ایک ویڈیو ریکارڈنگ ریکارڈ کرنے اور اشتراک کرنے میں آسان ہوسکتا ہے. کی طرح انضمام کا استعمال کریںزوم +.UDN ٹاسک مینیجرانضمامگفتگو کو ٹرانسمیشن کرنے کے لئے ٹیم کے ارکان بعد میں گفتگو پڑھ سکتے ہیں. اجلاس کی نقل و حمل کو پڑھنے سے، آپ کو ایک نظر میں کلیدی پوائنٹس اور ایکشن اشیاء سے باقاعدگی سے گفتگو کو آسانی سے پار کر سکتے ہیں.

ریکارڈنگ سے پہلے، کال پر سب کو انتباہ کرنا ضروری ہے کہ وہ ریکارڈ کیے جائیں گے، اور ریکارڈنگ کے لئے کیا استعمال کیا جائے گا. ایک مرکزی مقام میں ریکارڈنگ اور ٹرانسپٹ دونوں کو اشتراک کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں تاکہ ٹیم پر سب کو اس تک رسائی حاصل کی ہے.

7. رابطے کے اہم نکات کو نمایاں کریں

اگر کوئی کسی چیز کو لاتا ہے جو بعد میں پیروی کی ضرورت ہو تو، اس کے نام سے ان کا نام لکھنے کے لئے یقینی بنائیں. اس طرح، اگر آپ کے سوالات ہیں، یا بعد میں ان کے ساتھ مطابقت پذیر کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ جانتے ہیں کہ اس مخصوص موضوع کے بارے میں بات کرنے کے لئے کون ہے.

اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. ان دونوں کی رائے کو دستاویزی کرکے، آپ ان کے دلائلوں کو اس فیصلے کے لئے بنیاد پر استعمال کرسکتے ہیں جو آپ کو بالآخر بنانے کا فیصلہ کرتے ہیں.

8. اپنی سکرین کا اشتراک کریں تاکہ سب اپنے نوٹوں کو دیکھ سکیں

اگر آپ تقسیم شدہ ٹیم پر کام کرتے ہیں یا دور دراز کام کرتے ہیں تو، آپ کو بہت سے ویڈیو کانفرنسوں میں ہونے کا امکان ہے. آپ کی اسکرین کا اشتراک کرتے ہوئے نوٹ لینے کے دوران آپ کے ٹیم کے ارکان کے لئے مددگار ثابت ہوسکتا ہے. اگر آپ کچھ بھی یاد کرتے ہیں تو، آپ کی ٹیم کو کودنے میں مدد مل سکتی ہے اور پوائنٹس کو حقیقی وقت میں شامل کرنے کا مشورہ دے سکتا ہے.

9. تمام حاضریوں کے ساتھ اپنی میٹنگ نوٹوں کا اشتراک کریں

اجلاس کے بعد اس کے بعد اس بات کا یقین کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہے کہ تمام حصول داروں نے فیصلوں پر وضاحت کی ہے. اگر کوئی بھی میٹنگ کو یاد کرتا ہے، تو وہ آپ کے اجلاس کے نوٹوں کو پڑھنے کے ذریعے غیر معمولی طور پر پکڑ سکتے ہیں. اس کے علاوہ، اگر کسی بھی پوائنٹس کو یاد کیا گیا تو، آپ کی ٹیم کو ان کی پیروی کے نوٹوں میں شامل کرنے کا موقع ملا ہے.

جب آپ میٹنگ کے بعد حصول داروں کے ساتھ عمل کرتے ہیں تو اس بات کو یقینی بنائیں کہ دستاویز آسانی سے قابل اور قابل رسائی ہے. A بنانے کے لئے اپنی ٹیم کے ساتھ کام کریںمواصلاتی منصوبہ، لہذا یہ سب کچھ جانتا ہے کہ یہ معلومات ذخیرہ کیا جاتا ہے اور بعد میں اسے کس طرح تک رسائی حاصل ہے.

قابل عمل میٹنگ نوٹس مرکزی مرکز

آپ کے منصوبے اور میٹنگ کے نوٹوں کو منظم کرنے کا بہترین طریقہ ایک مرکزی جگہ بنانا ہے جہاں تمام تاریخوں اور کارروائی کی اشیاء زندہ رہتی ہیں. A کا استعمال کرتے ہوئےکام مینجمنٹ کا آلہآپ کے ٹیم کے ارکان کو منظم رکھنے میں مدد مل سکتی ہے اور اس بات کو یقینی بنانے میں آپ کی میٹنگ پیداواری ہیں. ایک آلے کی کوشش کرنے میں دلچسپی رکھتے ہیں؟ اپنی ٹیم کے کام کے ساتھ ایک مشترکہ جگہ میں ایک ساتھ لے لوUDN ٹاسک مینیجر .