9 tips untuk mengambil catatan rapat yang lebih baik

Ringkasan

Mengambil catatan pertemuan yang baik adalah keterampilan manajemen proyek yang penting untuk dimiliki. Dengan memberikan pemangku kepentingan Anda dengan catatan pertemuan yang baik, Anda menawarkan kejelasan ke dalam percakapan penting dan keputusan utama yang dibuat, bahkan jika mereka tidak dapat melakukan pertemuan. Pada artikel ini, kami membahas berbagai teknik pengambilan note sehingga Anda dapat membuat catatan rapat yang efektif.

Rapat adalah bagian penting dari proyek - mereka adalah tempat keputusan dibuat dan anggota tim terhubung satu sama lain. Sementara pertemuan adalah langkah utama untuk membuat keputusan yang baik, di mana ide-ide itu pergi? Jika tidak jelas siapa tanggung jawabnya adalah untuk membuat catatan, ide danbarang Aksibisa tersesat.

Cara terbaik untuk memastikan informasi dan konteks penting didokumentasikan adalah melalui catatan rapat dan risalah rapat. Kami merinci kedua jenis dokumen ini dalam artikel ini.

Apa catatan pertemuan?

CATATAN Rapat adalah poin utama informasi yang Anda gunakan selama rapat. Catatan pertemuan yang baik membantu Anda mengingat detail penting dari rapat dan barang-barang tindakan apa pun yang Anda atau anggota tim lain perlu diselesaikan sebelum pertemuan berikutnya.

Catatan rapat tidak memiliki struktur atau format yang ditetapkan, dan teknik mencatat dapat bervariasi berdasarkan preferensi individu.

Apa risalah pertemuan?

Risalah rapat adalah format pencatatan formal yang dapat digunakan sebagai dokumen resmi oleh auditor atau proses pengadilan. Risalah rapat memiliki struktur yang ditetapkan untuk apa yang perlu dimasukkan. Persyaratan tersebut meliputi:

Tanggal dan waktu pertemuan, ditambah waktu pertemuan dimulai dan waktu pertemuan berakhir.

Nama-nama peserta rapatdan individu yang diundang tetapi tidak dapat hadir.

Topik dibahasselama pertemuan.

Keputusan utamadibuat, seperti hasil pemilihan, dan gerakan diterima atau ditolak, dan tanggal dan waktu pertemuan berikutnya.

Barang Aksiuntuk pertemuan berikutnya.

Istilah "menit rapat" berasal dari frasa Latin , yang diterjemahkan menjadi "catatan kecil." Meskipun dapat membantu mendikte menit waktu nyata ke menit pertemuan Anda, mendikte apa yang terjadi hingga saat ini bukan niat.

Apa catatan atau menit rapat yang lebih baik?

Jika Anda seorang manajer proyek, kemungkinan besar Anda akan menggunakan catatan rapat reguler. Untuk situasi seperti pertemuan tendangan proyek, rencana proyek, atau kasual 1: 1 pertemuan, catatan akan baik-baik saja.

Ketika Anda memiliki pertemuan yang lebih formal yang perlu direkam dan didokumentasikan, seperti pendengaran publik atau pertemuan perusahaan, risalah rapat lebih tepat.

Mengapa menggunakan catatan rapat?

Catatan rapat dapat datang dalam berbagai bentuk, dan ada beberapa manfaat untuk menciptakannya, terlepas dari metode mana yang Anda sukai. Berikut adalah beberapa alasan mengapa catatan pertemuan dapat membawa lebih banyak kejelasan kepada tim Anda.

Keputusan mendokumentasikan

Sementara beberapa orang memiliki kenangan tajam pisau cukur, yang lain dapat dengan cepat melupakan keputusan apa yang dibuat dalam pertemuan tim. Menciptakan catatan catatan yang tertulis memungkinkan anggota tim untuk mengacu pada keputusan yang dibuat pada titik waktu tertentu. Catatan rapat juga membantu menjaga akuntabilitas, dan dapat membantu referensi nanti dalam suatu proyek.

Salah satu cara untuk memastikan bahwa semua orang di tim dapat merujuk catatan nanti adalah untuk menjaga mereka dalam ruang yang ditunjuk sebagai sumber utama kebenaran. Kompilasi semua catatan rapat dan agenda di tempat yang sama dapat membantu memberikan konteks penting untuk percakapan, jika seseorang keluar dan ingin mengejar kemajuan yang dibuat oleh tim

Menawarkan partisipasi asinkron.

Dalam hal beberapa anggota tim tidak dapat menghadiri pertemuan itu, berbagi catatan rapat sebelumnya dapat membantu mempercepat mereka saat masih memungkinkan mereka untuk memproses keputusan rapat pada waktu mereka sendiri. Beberapa anggota tim mungkin tidak memiliki kemampuan untuk berpartisipasi karena menjadwalkan konflik, tetapi berbagi catatan rapat memberi mereka kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan ASYNC.

Tingkatkan Recall.

Psikolog Jerman Hermann Ebbinghaus melakukan beberapa percobaan pertama pada ingatan dan ingat pada tahun 1895. Dalam penelitian ini, ia mengembangkan kurva lupa, yang menunjukkan bagaimana informasi hilang dengan cepat seiring waktu jika tidak ada upaya untuk mempertahankan informasi.

Pengambilan catatan yang efektif dapat membantu Anda mengingat informasi lebih cepat karena hal-hal dipertahankan dari waktu ke waktu. Semakin Anda berinteraksi dengan membaca catatan atas catatan pertemuan sehari kemudian - semakin besar kemungkinan Anda untuk mengingat keputusan yang dibuat selama pertemuan itu.

9 Tips untuk Catatan Rapat yang Efektif

Mengambil catatan pertemuan yang lebih baik dapat membantu Anda tetap di atas tugas yang dapat ditindaklanjuti dan hasil kuncinya. Setiap diskusi penting yang terjadi akan didokumentasikan dalam catatan rapat Anda sehingga Anda atau tim Anda dapat merujuk kembali nanti. Berikut adalah beberapa tips tentang bagaimana Anda dapat memastikan bahwa metode pengambilan note Anda efektif.

1. Pilih metode pengambilan note yang bekerja Anda

Ada beberapa metode pencatatan yang berbeda di luar sana, dan penting untuk menemukan yang terbaik untuk Anda berdasarkan peran dan gaya belajar pribadi Anda. Beberapa metode pengambilan note yang paling umum meliputi:

Cornell Metode.: Dalam metode Cornell, catatan Anda mengambil bentuk dua kolom: satu kolom kecil di sisi kiri dan kolom yang lebih besar di sebelah kanan. Kolom kiri menyoroti ide-ide utama dari pertemuan, sedangkan kolom kanan melatih ke dalam detail ide-ide utama. Percakapan secara alami akan bergeser dari satu topik ke topik berikutnya, sehingga menangkap ide kunci di sebelah kiri, dan mengebor detail yang lebih baik di sebelah kanan dapat membantu Anda tetap teratur.

Metode Garis Besar: Idealnya, tim Anda berbagiagenda pertemuansebelumnya. Jika mereka melakukannya, gunakan itu sebagai garis besar untuk catatan Anda. Sebutkan poin-poin penting berdasarkan agenda. Kemudian, ketika pertemuan berlangsung, catat di bawah setiap item agenda.

Metode kuadran: Pisahkan catatan Anda menjadi empat kuadran yang berbeda, dan beri label setiap bagian sebagai catatan umum, item tindakan untuk diri sendiri, item tindakan untuk anggota tim lainnya, dan pertanyaan. Di bagian Catatan Umum, Jot Bawah Poin Kunci dan detail penting dari rapat. Sisa kuadran dicadangkan untuk barang-barang yang jatuh di bawah header itu.

Metode Slide.: Jika pertemuan Anda adalah presentasi, tanyakan pada presenter jika mereka bersedia berbagi dek geser dengan Anda sebelumnya. Anda kemudian dapat menambahkan catatan yang Anda miliki untuk slide tertentu karena speaker sedang muncul.

2. parit pena dan kertas penggunaan laptop sebagai gantinya

RisetMenunjukkan bahwa membuat catatan dengan tangan lebih baik untuk mengingat informasi konseptual jangka panjang. Saat mengambil catatan pertemuan, Anda lebih cenderung fokus pada poin-poin utama pertemuan karena hampir tidak mungkin untuk menulis semuanya dengan kata demi kata. Tidak memiliki laptop Anda juga akan mencegah Anda mencobamultitask.selama pertemuan.

3. Jangan menulis semuanya dengan kata demi kata

Mencoba menyalin catatan rapat ke bawah kata demi kata adalah buang-buang waktu dan energi. Pertemuan terdiri dari banyak percakapan - tetapi tidak setiap bagian dari percakapan diperlukan untuk mereka yang membaca catatan nanti. Tuliskan titik-titik utama yang dibahas, hasil dari diskusi itu, dan langkah selanjutnya sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti yang paling penting.

Jika Anda menulis catatan, gunakan singkatan, simbol, akronim, atau singkatan untuk mendapatkan frasa atau ide umum ke halaman dengan cepat. Pastikan untuk membuat legenda atau kunci sebelumnya sehingga Anda tahu apa artinya sintetan Anda nanti.

4. Gunakan template mencatat

Apakah Anda menggunakan template catatan rapat atau template menit rapat, menggunakan template yang sudah dibangun dapat membantu mempercepat catatan Anda sehingga Anda tidak perlu mempersiapkan atau memformat saat Anda pergi. Terlepas dari siapa yang membuat catatan, semua catatan pertemuan Anda akan mengikuti struktur yang konsisten dan semua orang di tim akan mengetahui informasi apa yang diharapkan.

5. Tetapkan note-taker tertentu untuk rapat

Jika Anda memimpin rapat, dapat menantang untuk secara bersamaan membuat catatan dan memfasilitasi percakapan dengan anggota tim lainnya. Jika Anda memimpin pertemuan penting, tanyakan pada salah satu anggota tim Anda untuk mencatat untuk Anda. Jika Anda memiliki pertemuan yang terjadi secara teratur, putar siapa yang ditunjuk oleh note-taker sehingga setiap orang memiliki kesempatan untuk bergabung dalam percakapan.

6. Tuliskan percakapan dengan perangkat lunak perekaman

Dengan banyak tim yang bekerja dari jarak jauh, dapat lebih mudah untuk merekam dan berbagi rekaman video alih-alih menulis catatan rapat. Gunakan integrasi sepertiZoom +.UDN Task Manager.integrasiUntuk menyalin percakapan sehingga anggota tim dapat membaca percakapan nanti. Dengan membaca transkripsi pertemuan, Anda dapat dengan mudah menguraikan percakapan reguler dari titik-titik utama dan item tindakan sekilas.

Sebelum merekam, penting untuk memberi tahu semua orang pada panggilan bahwa mereka akan direkam, dan apa yang akan digunakan perekaman. Pastikan untuk membagikan rekaman dan transkrip di lokasi pusat sehingga setiap orang di tim memiliki akses ke sana.

7. Sorot Poin Kontak Penting

Jika seseorang menampilkan sesuatu yang mungkin memerlukan tindak lanjut nanti, pastikan untuk menulis nama mereka dengan saat itu. Dengan cara ini, jika Anda memiliki pertanyaan, atau perlu disinkronkan dengan mereka nanti, Anda tahu persis siapa yang harus diajak bicara tentang topik spesifik ini.

Teknik ini juga membantu jika dua pemangku kepentingan tidak setuju pada suatu topik. Dengan mendokumentasikan kedua pendapat mereka, Anda dapat menggunakan argumen-argumen tersebut sebagai dasar untuk keputusan yang akhirnya Anda putuskan untuk dibuat.

8. Bagikan layar Anda agar semua orang dapat melihat catatan Anda

Jika Anda bekerja pada tim yang didistribusikan atau bekerja dari jarak jauh, Anda cenderung berada di banyak konferensi video. Berbagi layar Anda saat membuat catatan dapat bermanfaat bagi anggota tim Anda. Jika Anda melewatkan sesuatu, tim Anda dapat membantu melompat dan menyarankan poin untuk ditambahkan secara real time.

9. Bagikan catatan rapat Anda dengan semua peserta

Menindaklanjuti setelah pertemuan adalah cara yang baik untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki kejelasan pada keputusan yang dibuat. Jika ada yang ketinggalan pertemuan, mereka dapat mengejar asinkron dengan membaca catatan rapat Anda. Plus, jika ada poin yang terlewatkan, tim Anda memiliki kesempatan untuk menambahkannya ke catatan tindak lanjut.

Ketika Anda menindaklanjuti dengan pemangku kepentingan setelah pertemuan, pastikan bahwa dokumen mudah dibagikan dan dapat diakses. Bekerja dengan tim Anda untuk membuatrencana komunikasi, sehingga semua orang tahu persis di mana informasi ini disimpan dan bagaimana mengaksesnya di kemudian hari.

Catatan rapat yang dapat ditindaklanjutisikan

Cara terbaik untuk menjaga proyek dan catatan rapat Anda terorganisir adalah membuat ruang terpusat di mana semua tanggal jatuh tempo dan item tindakan langsung. Menggunakan sebuahAlat Manajemen KerjaDapat membantu menjaga anggota tim Anda mengatur dan memastikan pertemuan Anda produktif. Tertarik mencoba mencari alat? Bawa kerja tim Anda bersama dalam satu ruang bersama denganUDN Task Manager. .