3 capacités des meilleurs calendriers de l'équipe

Depuis l'Antiquité, des calendriers ont été utilisés pour aider les gens à rester alignés et à travailler ensemble pour exécuter avec succès des projets - comme des récoltes ou des bâtiments de pyramide. Comme le monde du travail a commencé à évoluer, les calendriers eux-mêmes avaient besoin d'une sorte d'alignement.

Le calendrier grégorienNous utilisons aujourd'hui a été adopté lors de la vie de George Washington - c'est assez nouveau. Auparavant, l'Europe a principalement utilisé le calendrier julien. Mais chaque année, il a échappé plus loin du calendrier juif et des équinoxes, causant un gâchis. Le calendrier grégorien a corrigé cela et tout le monde s'est déplacé, sauf l'Angleterre. C'était bien jusqu'à une année bissextile déplaçait le pays 11 jours de congé de tous les autres. Donc, George Washington est né le 11 février sur le calendrier julien, mais nous célébrons son anniversaire le 22 février.

Voir le problème?

Alors que 2 anniversaires seraient grands, imaginez un monde d'affaires où tout le monde a utilisé différents calendriers. Ça ne marcherait tout simplement pas. Et encore,avec 43% des équipes travaillant à distance, souvent dans différentes fuseaux horaires, nous nous attendons à ce qu'ils collaborent, coordonnent et communiquent efficacement sans laCapacités de calendrier droit pour gérer tous leurs projets différents .

Selon notre étude sur le stress des employés sur le lieu de travailLe top stresseur est une communication médiocre, même si 98% des gestionnaires dépensent jusqu'à 87% de leur semaine de travail sur la seule communication.

Nos équipes ont besoin d'outils qui font plus que de marquer une date d'échéance. Ils ont besoin d'aide pour gérer des projets et collaborer. Le bon outil de calendrier de l'équipe peut le faire, mais trouver le bon et la configurer jusqu'à l'équilibre efficacité et la visibilité peut être un défi. Voici 3 capacités à rechercher dans les meilleurs calendriers de l'équipe.

3 capacités des meilleurs calendriers de l'équipe

Créer, Color-Code et Calender Calendriers d'équipe multiple

Comme quiconque a essayé d'obtenir des dons de leur équipe et que des dates d'échéance alignées visuellement sur un calendrier peuvent attester, cela peut être écrasant à la fois visuellement et administratif. Garder un calendrier mis à jour et nettoyer est une entreprise énorme qui fait des outils tels que Excel ou Google Calendar stimulant les besoins de gestion des travaux d'équipe.

Imaginez comment un contenu accablantcalendrier marketingpourrait être, par exemple. Des ebooks aux publications des blogs, des études de cas, des courriels, des promotions, des webinaires, etc. Si le calendrier est juste une série de dates d'échéance, il est difficile de visualiser et de gérer les dépendances et des travaux qui se chevauchent. Bien qu'il soit important d'avoir tout ce travail au même endroit pour obtenir une image complète de la charge de travail, chaque contenu nécessite une approche très différente. Vous voudrez vous assurer d'optimiser et de stratégie chaque entité distincte.

Qu'est-ce qui ne va pas avec juste avoir une liste longue à faire et ne pas optimiser le calendrier pour chaque type de contenu? Bien,Le marketing de contenu génère 3 fois plus de prospectset coûte 62% moins comparé au marketing sortant, et seulement 9% des spécialistes du marketing ontDévelopper un processus de gestion de contenu systématique, de la production à la distribution. Cela signifie qu'il y a des prospects et des revenus laissés sur le plancher de la pièce de coupe. Alors, comment pouvez-vous maximiser votre retour sur investissement?

Notreéquipe de marketing de contenu àGestionnaire de tâches UDN , par exemple, utilise Gestionnaire de tâches UDNCalendriers. Au lieu d'avoir tous ces actifs sur un grand calendrier, l'équipe crée des calendriers individuels pour chaque type. Ensuite, les codes de couleur et les couches de chaque calendrier pour obtenir une seule vue qui clarifie les délais et les dépendances. L'équipe peut voir toutes leurs calendriers superposées toutes ensemble, superposées selon les besoins, ou une à la fois.

Avec tant de projets et d'actifs variables, les calendriers superposés facilitent l'identificationPlanificationconflits. Mais vous consultez également le statut, la chaîne, le public et plus encore. Cela aide à séparer les travaux de manière à ce que l'équipe puisse obtenir une vue sur les yeux de l'oiseau ou entrer dans le gritty nerveux des détails au besoin - tout en temps réel.

L'alignement de l'équipe ne s'arrête pas dans les tâches et les dates d'échéance. Vous pouvez sélectionner d'autres calendriers clés, tels que les calendriers de la séance de vacances pour gérer les charges de travail et vous assurer que rien ne tombe à travers les fissures si une personne est hors du bureau. La possibilité d'ajouter ou de supprimer des couches aide votre équipe à perfectionner leur stratégie. Vous pouvez choisir de voir tout ce que votre équipe est en train de faire ou de le simplifier pour aider tout le monde à se concentrer sans être distrait par un calendrier désordonné.

Capacités clés à rechercher:

Connectez des calendriers partagés aux projets et tâches sous-jacentes afin que tout est connecté et à jour - peu importe quoi

Les calendriers traditionnels sont parfaits pourPlanificationréunions et organiser votre journée. Mais peu importe la difficulté que nous essayons, nos jours et nos tâches vont rarement comme prévu. Notre travail est en constante évolution, et tout en mettant à jour manuellement nos propres calendriers pourraient être gérables, votre équipe a besoin de plus en plus de gérer leur travail.

Lorsque vous gérez les travaux de votre équipe dans un calendrier traditionnel rigide, vous vous retrouverez à perdre du temps à la mettre à jour et de déplacer des choses autour ou d'ignorer tout ensemble. Au lieu d'agir en tant quesource unique de véritéCela conserve votre équipe alignée, le calendrier devient un outil administratif gênant qui doit être minutieusement mis à jour et continuellement mis à jour et organisé.

La vérité est que vous ne définissez pas simplement les dates dus et laissez-les là-bas.Notre étude de l'industrie des services professionnelsrapporté que 97% des projets sont retardés dans une certaine mesure. Autant que nous essayons de rester sur la cible, les choses se passent - tout le temps, à presque tout le monde. Que vous déplaciez une date d'échéance en raison d'un retard ou simplement de changer de peu de choses, votre calendrier de votre équipe devrait le rendre facile pour vous.

Une équipe de campagne intégrée est un excellent exemple d'une équipe avec des dates d'échéance éventuelles. Ils travaillent fonctionnellement avec d'autres équipes telles que du contenu, des ventes, des produits et plus encore. Avec une tonne de pièces de projet en mouvement et de campagnes de lancement à la fois, il est essentiel de pouvoir garder leurs calendriers en temps réel pour faire de la planification entre tant de équipes une brise. Alors, comment peuvent-ils garder tout à jour sans aucun travail supplémentaire?

Par exemple,Gestionnaire de tâches UDNL'équipe de campagnes intégrées de la société conserve tout aligné en utilisantGestionnaire de tâches UDNCalendriers dans la plate-forme de gestion de travail collaborative. Quand ils construisent un projet dansGestionnaire de tâches UDNIls peuvent définir des dépendances et des dates d'échéance dans letâche. Il suffit de passer à une vue de calendrier populaire automatiquement le calendrier. Si elles devaient jamais bouger une tâche, elles peuvent soit glisser-la glisser dans la vue du calendrier, soit modifier la date dans la tâche et changera automatiquement sur le calendrier.

Cette facilité d'utilisation permet de garder les meilleurs calendriers de l'équipe à jour sans effort. Un bonus supplémentaire? Parce que vous pouvez définir des tâches dans votregestion de projetCalendrier à dépendre, lorsque vous faites glisser et déposez une tâche sur le calendrier, toutes les tâches dépendantes s'adaptent automatiquement. La rééchelonnement n'a jamais été aussi rapide.

Disons que vous travaillez sur unlancement de produit. Vous avez des courriels, des communiqués de presse, des blogs, des vidéos, une formation de vente, etc., tous dépendent les uns sur les autres. Si l'une de ces zones a un retard, cela a une incidence sur les autres équipes et tâches. Avoir un calendrier qui est connecté à votre outil de gestion de projet facilite l'alignement des efforts et empêcher les délais de tomber à travers les fissures. Au lieu de passer du temps à mettre à jour des calendriers silonés ou à envoyer des mises à jour aux parties prenantes, vous pouvez utiliserGestionnaire de tâches UDNCalendriers pour héberger toutes les informations, fichiers et conversations connexes, il est donc facile pour votre équipe de sauter du calendrier droit au travail.

Utilisation d'une application de calendrier partagé dans unOutil de gestion de travailaimerGestionnaire de tâches UDNVous constaterez que les tâches planifiées contiennent toutes les informations relatives aux informations, les fichiers et les conversations peuvent avoir besoin. Les modifications apportées directement dans les tâches sont automatiquement renseignées, ce qui signifie que tout le monde peut voir les plans et les horaires les plus récents. Cela permet d'économiser de temps en temps des membres de l'équipe de temps pour essayer de suivre les informations sur les tâches ou de demander des mises à jour.

Capacités clés à rechercher:

Partager des travaux internes et externes avec une visibilité en temps réel

Nous avons tous expérimenté travailler avec une variété d'équipes ou de clients avec des besoins radicalement différents lorsqu'il s'agit deVisibilité du projet. Certains veulent voir tous les petits détails et être capables de plonger profondément dans les mauvaises herbes. D'autres veulent simplement une compréhension de haut niveau des choses comme des dates ou des progrès endormis. Un calendrier flexible agit comme un caméléon collaboratif afin que vous ne puissiez pas modifier vos processus et vos outils pour convenir à ces différentes exigences.

Comme nous l'avons mentionné dans la dernière section, votre calendrier connecté ou dans votre outil de gestion de travail est clé. Le niveau suivant est un calendrier que vous pouvez partager de manière flexible en interne et en externe. En ce qui concerne la communication des délais et des dates d'échéance, un calendrier d'équipe est l'un des meilleurs moyens de visualiser universellement un projet entre les équipes.

Les équipes de services professionnels savent trop bien l'importance de garder diverses équipes dans la boucle sans les surcharger ni de violer la confidentialité des données. Dans notre enquête sur les services professionnels,Les 3 principales raisons de la baratte du clientsont: des projets qui passent le budget ou la date limite, des difficultés de communication ou des retards, et un manque de visibilité dansl'état du projet .

La transparence est la clé. Vous devez conserver les parties prenantes internes et externes dans la boucle et vous avez besoin d'un calendrier qui vous permet de contrôler la quantité d'informations partagées. Les équipes de services professionnels, par exemple, de donner à leurs clients un aperçu de haut niveau des progrès de projet sans les accabler de détails. Mais certains clients veulent voir tous ces détails de Nitty-Gritty.

Vous voudrez un calendrier qui offre un lien interne et externe pour faciliter le partage. AvecGestionnaire de tâches UDN, par exemple, vous pouvez créer un lien externe et le partager avec les parties prenantes même s'ils n'ont pas deGestionnaire de tâches UDNCompte. En tant qu'administrateur, vous contrôlez la visibilité des partenaires externes. Vous pouvez la configurer afin que les parties prenantes externes puissent voir les noms de tâches de calendrier mais ne pas cliquer sur pour plus d'informations sur le projet. Cela donne à d'autres équipes ou clients un visuel mais aide à éviter les risques de sécurité ou accablant quiconque. Les liens externes sont automatiquement mis à jour en tant que changements de projet afin que vous puissiez facilement garder des fournisseurs, des clients et d'autres parties externes à jour sur votre progression de votre projet.

Être capable de partager des calendriers rend plus facilité les efforts de collaboration et de coordination entre les équipes et les clients.Les calendriers vous aident à garder une pistede ce qui doit être travaillé sur et quand, rester en synchronisation et visualiser votrecalendrier du projet. Lorsque les parties prenantes peuvent visualiser un projet dans une vue calendaire par rapport à la numérisation de la liste des DOS, ils peuvent plus facilement repérer des barrages routiers ou des goulots d'étranglement. Ils peuvent voir comment tout se connecte et se déroulera, ce qui leur donne confiance et motive tout le monde à rester au-dessus du travail.

Capacités clés à rechercher:

Les calendriers de l'équipe vous aide à aller de survie pour prospérer

Plus de travailleurs que jamais auparavantTravailler à distance, transversalement, et entre les pays. Certaines entreprises ont prospéré dans ce nouvel ordre mondial, tandis que d'autres se battent pour survivre. UNEArticle récent de HBRDécouvrit que la communication et la coordination sont les clés des entreprises pour combler le fossé entre à peine survivant et pleinement florissant - et le bon calendrier de l'équipe peut aider à la fois avec les deux.

Lorsque tous les membres de votre entreprise utilisent leurs calendriers d'équipe flexibles dans une solution de gestion de travail, ils peuvent commencer à établirDes flux de travail bien définis qui rendent la communication, la coordination et la collaboration sans soudure- Surface des fuseaux horaires, des bureaux, des équipes et plus encore.

Morale de l'histoire? Ne soyez pas comme l'Angleterre du XVIIIe siècle et finissez par 11 jours derrière votre concurrence.Commencez votre essai gratuit de 2 semaines de Gestionnaire de tâches UDNaujourd'hui et obtenir toutes vos équipes alignées avecGestionnaire de tâches UDNCalendrier. Votre équipe prospérera en un rien de temps.

Quelles sont certaines des différentes manières que votre équipe utilise des calendriers? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous! En outre, consultez nos messages de suivi: