5 פקדי פרויקט ואיפה ליישם אותם
סיכום
בקרת פרויקטים הם התהליכים המשמשים כדי להבין את הזמן והעלויות המושקעו על פרויקט. בחתיכה זו, נסביר איזה פקדי פרויקט הם ואיך אתה יכול להשתמש בתהליכים אלה כדי לעזור לך להישאר בתוך היקף הפרויקט, למזער את תקציב הפרויקט שלך, ולשמור על לוח הזמנים של הפרויקט שלך.
זמן וכסף הם שני דברים שרוב האנשים היו מודים שהם רוצים יותר, אבל להציל את מה שיש לנו מהם לא תמיד קל. עסקים, עם זאת, חייבים לתעדף את החיסכון כי עושה זאת לעתים קרובות מה שומר אותם לצוף. הדרך הקלה ביותר שאתה יכול לעזור לחברה שלך לחסוך זמן וכסף היא על ידי שליטה פרויקטים עםניהול פרוייקט .
בחתיכה זו, נסביר מה פקדי הפרויקט הם ואיך אתה יכול להשתמש בהם כדי לעזור לך לחזות ולהבין את הזמן ואת הכסף שהושקעו על הפרויקטים שלך.
מהן פקדי פרויקט בניהול הפרויקט?
פקדי פרויקט הם קבוצה של תהליכים המשמשים להבנה ולהשפיע על כמות הזמן או הכסף שהושקעו על פרויקט. כל בקרת פרויקטים מתמקדת בחלק נפרדתכנית פרויקט, כמו לוח הזמנים, המשאבים או סיכונים פוטנציאליים.
המטרה של שימוש בבקרות הפרויקט היא להישאר בתוךהיקף הפרויקט, למזער את תקציב הפרויקט במידת האפשר, ו מקל על לוח הזמנים בפרויקט.
בקרת פרויקט לעומת ניהול פרויקטים
בקרת פרויקטים וניהול פרויקטים יש פונקציות חופפות. שני התהליכים מסייעים לך לשמור על פרויקט על המסלול ובתוך היקף. עם זאת, פקדי הפרויקט אינם רחבים במטרה שלהם כניהול פרויקטים.
בעוד ניהול הפרויקט מתמקד בשמירה על כל הפרויקט על המסלול, כולל אנשים, תהליכים, ותוצרים, פקדי הפרויקט מתמקדות במיוחד על בקרת איכות על מנת לחסוך זמן וכסף.
מדוע פקדי פרויקט חשובים?
בקרות פרויקטים מספקים מידע המאפשרים למנהלי פרויקטים לקבל החלטות מודעות ומדויקות המונעות סיכוני פרוייקט. מפרויקט חניכהכדי השלמת, העבודה שלך כמומנהל פרוייקטהיא לשמור על דברים על המסלול ובתוך היקף.
ללא תהליך שליטה בפרויקט, קשה לענות על שאלות חשובות על הפרויקט, אשר עשוי להשפיע או לסבך את ההצלחה בפרויקט. כמה סיבות מדוע פרויקטים עשויים ללכת מחוץ למסלול ללא בקרת הפרויקט כוללים:
אֲנָשִׁים:ללא בקרת פרויקטים, שאלות עלולה להתעורר על מי זמין לעבוד על פרויקט, אשר אחראי עליותפקידים ואחריות, ומי צריך לקחת בעלות על משימות ספציפיות במהלך פיתוח הפרויקט.
איכות:תהליך בקרת הפרויקטים מבטיח כי ציפיות נפגשו, פריטים בכל שלב הפרויקט הושלמו, והכל עובד לאורך הדרך.
עֲלוּת:כאשר עלות הפרויקט אינה נשלטת, דמי בלתי צפויים עשויים להתרחש בגלל שינוייםבעלי ענייןאו miscalculations במהלך תכנון הפרויקט.
זְמַן:זמן הפרויקט ניטור מונע בעיות כמו עיכובים לוח זמנים, סדרי עדיפויות, ועימותים במשאבים, אשר יכולים להוביל לתוצאות הפרויקט הלא מספקות.
דרך תהליך הבקרה, אתה יכול לתפוס כאשר הדברים לא הולכים כמתוכנן במהירות קורס נכון כדי לשמור על הפרויקט שלך על המסלול.
5 בקרת ניהול פרויקטים
אלה הם חמש פקדי הפרויקט שאתה יכול ליישם כדי לקבל אינטלי טוב יותר לתוך תוכנית הפרויקט שלך.
1. לוח הזמנים
הגדלת הנראות לתוך לוח הזמנים של הפרויקט שלך מסייע לך לדעת שאתה מתקדמת לאורך ציר הזמן שלך. כדי לעשות זאת, ודא שאתה מעקב אחר כל העבודה של הפרויקט שלך במקום אחד, כמוכלי ניהול פרויקטים. בדרך זו, אתה יכול לקבל AT-A-Steel Insight למשימות שלך, מועדים, ותלות. בנוסף, אתה יכול לשיםפרויקטיםבמקום מחסומים כדי לאמוד את ההתקדמות שלך.
כדי לשמור על בעלי העניין שלך looped על התקדמות הפרויקט, להשתמשדיווח מצב הפרויקט. דוחות דו שבועיים או חודשיים אלה הם דרך מצוינת להעריך אם הפרויקט שלך על המסלול או לא. אם הפרויקט לא הולך כמתוכנן, באפשרותך לאתר במהירות את הסיבה ולפתור בהתאם. לאחר מכן, לחלוק מידע זה עם בעלי עניין ולכן כולם נמצאים באותו דף.
עצה מהירה:תשתמש בתרשים גנטכדי לראות את לוח הזמנים של הפרויקט שלך שבור על ידי משימות ואבני דרך. תרשים Gantt הוא תרשים בר אופקי שממחיש את ציר הזמן של פרויקט, תוכנית או עבודה. סוג זה של תרשים יכול לעזור לך להעריך כמה זמן פרויקט ייקח ולהראות לךתלות בין משימות .
2. משאבים
כל פרויקט תלוי במשאבים - דברים כמו זמן, כסף, או פרויקט צוות זמינות חבר.ניהול משאביםהוא חלק קריטי של תהליך בקרת הפרויקט כי זה הסיכוי של הצוות שלך ביעילותשליטה עלויותולפקח זמן זמין שלך וחומרים. אומדן עלות ותכנון משאבים במהלך ייזום הפרויקט יכול גם לעזור לך להישאר בתוך התקציב.
לא רק אתה צריך תחושה ברורה של מה המשאבים זמינים כאשר הפרויקט מתחיל, אתה גם צריך דרך לעקוב אחר עלויות ומשאבים כמו הפרויקט ממשיך. אם חלק מהפרויקט עובר על התקציב, או חבר צוות אינו זמין עוד כאשר חשבת שהם יהיו, פקדי פרויקט פרואקטיביים יכולים לעזור לך לזהות במהירות חלופה.
עצה מהירה:נסה לחישוב שונות לנתח אם אתה מבצע בקצב הנכון כדי להישאר באמצעים שלך. כדי לקבוע את שונות העלות שלך, לחסר עלות בפועל מערך שנצברו. ערך הרוויח הוא סכום המשימה למעשה הושלמה. עלות בפועל היא כמות הכסף כי כבר בילה עבור העבודה כבר נעשה. הנוסחה לחישוב עלות שונות היא CV = EV - AC.
3. סיכון
ניהול סיכוני פרויקטים הוא בקרת פרויקטים מכרעת לזהות באופן יזום ולמנוע סיכונים מנגד את הפרויקט שלך. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא עםרישום סיכון, שבו אתה מדורגת סיכונים פוטנציאליים לפי עדיפות ולהעריך כיצד לנהל אותם בהתאם.
עצה מהירה:תרחישי סיכון נפוצים ייתכן שתיתקל בפרויקט שלך כוללים אבטחת נתונים, בעיות תקשורת, עיכובים תזמונים, עבודה בלתי מתוכננת וגניבת חומר. אתה יכול להשתמש בקטגוריות אלה כדי להתחיל סיעור מוחות לרשום הסיכון שלך.
4. שינוי
שינוי Controlis אחת הדרכים הטובות ביותר כדי למנוע פרוייקטהיקף זחילה, אשר יכול להוביל עיכובים ציר זמן, תקציב מוגבר, פגמים בפרויקט. כאשר אתה מיישם אשינוי תהליך הבקרה, אתה תרגיש מוכן לכל פרויקט שינויים שמגיעים בדרך שלך.
זה בגלל תהליך בקרת שינוי יכול לעזור לך להעריך אם השינויים המוצעים חשובים, אם כן, אשר שינויים ליישם מבלי להגדיל את ציר הזמן שלך או להשפיע על היקף הפרויקט שלך. שימוש בתהליך זה יכול להבטיח שהצוות שלך מטפל בשינוי ביעילות משום שהם מרגישים מעורבים, מעורבים ואומתים.
עצה מהירה:בדרך כלל, תהליך השינוי בקרה הוא ספציפי לפרויקט. עבור שינוי גדול, ארגוני, שקול ליישם תהליך ניהול שינוי. ניהול שינוי הוא תהליך של הכנה וניהול של שינוי ארגוני.
5. ביצועים
ניהול ביצועים הוא תהליך רחב של ניטור ההצלחה של הפרויקט שלך. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא להגדיראינדיקטורים מרכזיים (KPIS)כדי להעריך את ביצועי הפרויקט. אלה עשויים לכלול עלויות מעקב נגד קווי הבסיס, השלמה בזמן, שעות חיוב, והחזר על ההשקעה.
לא משנה אילו מטרות אתה מוגדר, ודא שהם ניתנים לכימות, ספציפי, מדיד. כאשר יש ספק, להשתמששיטת המטרה חכמה. Smart הוא ראשי תיבות אשר מייצג ספציפי, מדיד, בר השגה, מציאותי, וזמן קשורה.
עצה מהירה:KPI טוב צריך לעקוב אחר ערך מדיד אחד שאתה או הצוות שלך יכול להשפיע במועד. זה צריך גם לעזור לך להשיג את המטרות האסטרטגיות שלך ולתת חברי צוות תחושה ברורה של איך פרויקטים שלהם לתרום מטרות החברה.
כאשר אתה משתמש פקדי פרויקט אלה, אתה יכול להרגיש בטוח שאתה ניטור הפרויקט שלך מכל הזוויות. זה בסופו של דבר לחסוך לך זמן וכסף ולעזור לך ליצור מוצלחפרויקט מתגבר .
היכן ליישם בקרת פרויקטים
שליטה בפרויקט שלך חשוב בדיוק כמו יצירת תוצרים הפרויקט שלך. ליישם בקרות פרויקט בכל שלב של מחזור החיים הפרויקט אם אתה רוצה למנוע הפתעות בלתי צפויות.
תכנון הפרויקט (ייזום)
שלב תכנון הפרויקט הוא ההזדמנות שלך לבנות פקדי פרויקט לתוך הסלע של הפרויקט שלך. ככל שהתוכנית מפורטת יותר היא, ניהול בקרה פחות תצטרך לעשות מאוחר יותר.
תכנון הפרויקט כולל:
מתאר אתציר זמן
הוקצהתפקידים ואחריות
ליצורמבנה התפלגות עבודה(WBS)
זיהוי בעלי עניין
יצירהמטרות הפרויקט
אתה צריך גםלתכנן את התקציב שלךבמהלך שלב תכנון הפרויקט ולנסות לאמוד עלויות עתידיות. מתכוננים למה שבא הוא חלק מתהליך הבקרה כי זה שומר על הפרויקט שלך על המסלול לפני שהוא מתחיל.
ביצוע הפרויקט
לאחר הפרויקט שלך הוא בפיתוח, זה הולך זמן עבור תהליכי הבקרה שלך. כמו חברי הצוות שלך עיצוב, קוד וליצור את המוצר שלך, פקדי הפרויקט שלך יעזור לך לפקח על הפרויקט ואת ההתקדמות שלה.
שקול את חמש פקדי הפרויקט המפורטים לעיל ולוודא שאתה מכוסה את כל הבסיסים שלך כמו שאתה עובר דרך מחזור החיים הפרויקט. באמצעות פקדים אלה במהלך ביצוע הפרויקט יכול לתת לך תצוגת תמונה גדולה של מצב הפרויקט שלך בזמן אמת.
סגירת הפרויקט
לאחר שליחת התוצרים שהושלמו לכל בעלי העניין, השתמש במידע שהתאסף מתהליכי הבקרה של הפרויקט כדי להוביל אאַחֲרֵי מַוֵתפְּגִישָׁה.
הפגישה שלאחר המוות היא הזדמנות להעריך את מה שלמדת ולקבל הדרכה לפרויקטים עתידיים. אם איבדת כסף וזמן בגלל טעויות או מטופלים דברים בצורה יוצאת דופן, שלב זה מאפשר לך לקחת כל הלומדים מניסיון זה לתוך פרויקטים עתידיים.
לשלוט בפרויקט שלך עם תוכנת ניהול פרויקטים
שליטה בחלקים שונים של הפרויקט שלך בבת אחת יכול לקבל כאוטי. בגלל תהליך הבקרה מתרחש בזמן הפרויקט הוא בתנועה, אתה צריך לעקוב אחר בקרת הפרויקט תוך כדי גם הבטחת צוות הפרויקט שלך נשאר עוסקת ומתמקדת בעבודה השפעה גבוהה.
עם תוכנת ניהול פרויקטים, אתה יכול לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, להישאר על גבי ערכים חשובים ושינויים במצב, ולקבל את העין של הציפור אתה צריך לשמור על הפרויקט שלך על לוח הזמנים בתוך התקציב.
