מדריך לעיבוד מיפוי: הגדרה, כיצד וטיפים
האם אי פעם בא עם רעיון נהדר, אבל אתה לא בטוח איפה להתחיל? כדי לראות את הרעיונות שלך לבוא לידי ביטוי, אתה הראשון צריך לארגן אותם ולהגיע עם תוכנית.
תהליך מיפוי יכול לעזור עם תהליך ארגון. זה ייצוג חזותי של זרימת העבודה, בדומהמבנה התפלגות עבודה, וזה יכול להיות שימושי עבור לעזור לך לזהות בעיות ואזורים של שיפור.
תהליך מיפוי יכול להיות יתרון כאשר אתה עושה צוות סיעור מוחות, קבלת החלטות, או פרויקטים תכנוניים. תהליך המפות גם לבוא שימושי עבורתיעוד התהליך, הדרכה חדשה לשכור, ושיפור תהליכים .
כדי ליצור תכנון הפרויקט ותקשורת יעילה יותר לצוות שלך, לגלות כיצד מיפוי התהליך עובד (עם דוגמאות), היתרונות של מיפוי התהליך, וכיצד ליצור מפת תהליך.
מהו מיפוי התהליך?
תהליך מיפוי היא טכניקה המשמשת למפות חזותית החוצה workflows ותהליכים. זה כרוך ביצירת תהליכים מפה, המכונה גם תרשים זרימה, flowchart תהליך, אודיאגרמת זרימת עבודה .
מטרת מיפוי התהליך היא לתקשר כיצד תהליך עובד בצורה תמציתית ופשוטה. זה מאפשר כל חבר צוות כדי להיות מסוגל להבין בקלות כיצד להשלים תהליך נתון ללא הסברים מילוליים ארוכים. על ידי מיפוי תהליך מתחילתו ועד סופו, אתה יכול לקבל הבנה טובה יותר של איך כל התהליך עובד ולזהות חוסר יעילות או לבצע שיפורים.
אתה יכול להשתמש בתהליך מיפוי כדי לדמיין כל סוג של תהליך, אבל זה נפוץ להשתמש בהם לניתוח התהליך, אימון, אינטגרציה, או שיפור התהליך. הם שימושיים כאשר אתה צריך לתקשר תהליך מורכב, כתובת בעיה חוזרת בתוך תהליך נתון, או לתאם את האחריות של חברי צוות מרובים.
כיצד ליצור מפת תהליך
יצירת מפה של תהליך היא פשוטה וניתן לעשות זאת על נייר או באמצעותתוכנת ניהול זרימת עבודהותבניות. השלבים הבאים מסבירים כיצד ליצור מפת תהליך מאפס.
שלב 1: לזהות בעיה או תהליך למפה
ראשית, לקבוע את התהליך שאתה רוצה למפות החוצה. האם יש תהליך לא יעיל שצריך לשיפור? תהליך חדש שאתה רוצה לתקשר באופן תמציתם לצוות שלך? תהליך מורכב לעיתים קרובות יש לך שאלות? לזהות מה אתה רוצה למפות ולשמן אותו.
שלב 2: רשימת הפעילויות המעורבות
מסמך את כל המשימות הנדרשות כדי להשלים את התהליך. בשלב זה, ההזמנה לא משנה. לעשות רשימה של כל הפעילויות הכרוכות, כמו גם מי אחראי לכל אחד.
זה רעיון טוב לשתף פעולה עם חברי צוות ובעלי עניין אחרים אשר ישתתפו בתהליך, כך שתוכל בחשבון במדויק עבור כל השלבים הנדרשים ולקבוע איזה רמת פירוט נדרשת. כמו כן, הקפד להקים איפה התהליך מתחיל ומסתיים, כך שאתה יודע אילו משימות צריך להיות כלול לייצר את התוצאה הרצויה.
שלב 3: לכתוב את רצף של צעדים
עכשיו, כי עשית רשימה של כל הפעילויות, הצעד הבא הוא לארגן את הפעילויות האלה ברצף הנכון, עד שהתהליך המלא מיוצג מתחילתו ועד סופו. זהו מקום טוב לבדוק אם יש פערים כלשהם ייתכן החמיץ את הצעד הקודם.
שלב 4: צייר תרשים זרימה באמצעות תהליכים מיפוי סמלים
בחר את הפורמט המתאים לתהליך מיפוי ולצייר את התהליך, המייצג את השלבים עם תהליכים מיפוי סמלים. ישנם סביב 30 סמלים סטנדרטיים אתה יכול להשתמש כדי לייצג אלמנטים שונים של תהליך, אבל אנחנו מכסים את אלה הנפוצים ביותר בפירוט יותר מאוחר יותר במאמר זה.
שלב 5: לסיים ולשתף את מפת התהליך
לאחר שתסיים לצייר את מפת התהליך שלך, בדוק את זה עם בעלי עניין אחרים המעורבים בתהליך כדי לוודא שכולם מבינים את זה ומסכים עם איך התהליך ממופה. ודא שלא נותרו צעדים בחוץ ואין יתירות או עמימות.
שלב 6: לנתח את המפה כדי למצוא אזורים של שיפור
לאחר שתפתח כי מפת התהליך מתאר במדויק את זרימת העבודה, המפה בתהליך הושלמה שלך משמש כעת ככלי ניתן לנתח כדי לגלות דרכים לשיפור התהליך.
בעזרת משוב מהצוות שלך, לזהות היכן יש צווארי בקבוק וחוסר יעילות בתהליך. אילו צעדים ניתן לבטל? אילו משימות ניתן להשלים ביעילות רבה יותר? לאחר שזיהית אותם אזורים אלה של שיפור, לנקוט פעולה כדי לתקן אותם מחדש את מפת התהליך כדי לשקף את השיפורים.
למה להשתמש במפת תהליך?
תהליך מיפוי מאפשר לך לחזק רעיונות וייעל תהליכים על ידי תקשורת חזותית של הצעדים הדרושים כדי לבצע רעיון.
הנה כמה דרכים תהליך מיפוי יכול להיות שימושי עבורך ואת הצוות שלך:
לזהות חוסר יעילות: מסייע לך לזהות צווארי בקבוק, פערים, ונושאים אחרים בזרימת תהליך .
לפשט רעיונות:שובר רעיונות מורכבים לתוך צעדים קטנים יותר.
הגברת ההבנה:מקדם הבנה מעמיקה של תהליך.
תוכנית עבור contingencies. - מאפשר מצגות ומספק הדרכה לפתרון בעיות.
אחריות נציג:קואורדינטות האחריות בין אנשים שונים או ישויות.
צור תיעוד:מספק תיעוד של התהליך.
לתקשר בבירור:מפשט את התקשורת באמצעות פורמט ויזואלי ידידותי למשתמש.
לקבל החלטות מהר יותר:מאפשר קבלת החלטות מהירה יותר בשל תקשורת מהירה יותר.
לסייע לעובדים:משפר את ביצועי העובדים ואת שביעות הרצון בעבודה.
פגוש סטנדרטים:מסייע לעסקים לציית ISO 9000 ו ISO 9001 סטנדרטים.
סוגי מפות תהליך
תהליך מפות לבוא בכל הצורות והגדלים. כולם משרתים את אותה מטרה, אבל סוגים מסוימים של מפות תהליך עשוי להיות מתאים יותר לפרויקטים מסוימים. הנה כמה מהסוגים הנפוצים ביותר של מפות התהליך.
תרשים זרימה
הצורה הפשוטה ביותר של מפה היא תרשים זרימה בסיסית. הזרימה הבסיסית משתמשת בתהליך מיפוי סמלים כדי להמחיש את התשומות והתפוקות של תהליך והשלבים הכלולים בהשלמת התהליך.
Basic FlowCharts ניתן להשתמש כדי לתכנן פרויקטים חדשים, לשפר את התקשורת בין חברי צוות, תהליכי מודל וניוד, לפתור בעיות בתהליך הנוכחי ולנתח ולנהל זרימות עבודה.
הכי טוב בשביל:מראה כיצד תהליך נעשה מתחילתו ועד לסיים, בדרך כלל בסדר רציף.
מפת תהליך ברמה גבוהה
מפת תהליך ברמה גבוהה, הידועה גם כמפה מלמעלה למטה או מפת שרשרת ערך, מספק סקירה ברמה גבוהה של תהליך. צעדים מוגבלים ליעדים של התהליך והמפה כוללת פרטים מינימליים.
ניתן להשתמש במפות תהליך ברמה גבוהה כדי להגדיר תהליכים עסקיים ולזהות את שלבי המפתח המעורבים. מפות אלה הן שימושיות גם לדיון תהליכים עם הממונים או צדדים שלישיים שאינם צריכים לדעת את הפרטים של המבצע.
הכי טוב בשביל:לתקשר את הצעדים החיוניים של תהליך.
מפת תהליך מפורטת
בניגוד למפת התהליך ברמה גבוהה, מפת תהליך מפורטת מספקת את כל הפרטים של כל שלב וכולל תנועות משנה. הוא מסמך נקודות החלטה ואת התשומות והתפוקות של כל צעד. מפה זו מספקת הבנה מעמיקה ביותר של תהליך ממופה והוא יעיל ביותר בתחומים pinpointing של חוסר יעילות בשל רמת הפרטים הגבוהה שלה.
הכי טוב בשביל:מתן הבנה מקיפה של תהליך, כולל כל הפרטים והכוכבים.
מפת בגדי ים
מפת בגדה, הידועה גם בשם תרשים זרימה צולבת או פריסה, נציגי תהליך של "בגדלים" כדי לייעד מי אחראי לכל משימה. המפה מחולקת לערוצים לכל בעל עניין בתהליך ומורשמת כל פעילות בערוץ של בעל העניין המתאים. סוג זה של תהליך תהליך מדגיש את התפקידים השונים המעורבים בתהליך ואת האינטראקציה בין בעלי העניין.
מפות בגדי ים הם אידיאליים להכשרת עובדים על תפקידיהם בתהליך ולהגדיל את האחריות. הם גם שימושיים לזיהוי חוסר יעילות בתהליך כגון עיכובים, יתירות, וכישלון תהליך פוטנציאלי.
הכי טוב בשביל:הבהרת התפקידים של בעלי עניין מרובים בתהליך.
ערך זרימת המפה
מפת זרם ערך היא כלי ניהול רזה שמדמימי את התהליך של הבאת מוצר או שירות ללקוח. מפות זרם ערך נוטות להיות מורכבות ולהשתמש במערכת ייחודית של סמלים כדי להמחיש את זרימת המידע והחומרים הדרושים לתהליך.
על ידי תיעוד נתונים כגון זמן מחזור ומספר האנשים המעורבים בכל שלב, מיפוי זרם ערך שימושי לזיהוי אזורים שבהם ניתן להפחית ולהפחית הזדמנויות למיקוד פרויקטים עתידיים.
הכי טוב בשביל:המתאר את תהליך הבאת מוצר ללקוח ותיעוד נתונים כמותיים על התהליך.
דיאגרמת סיפוק
ראשי תיבות Sipoc מייצגים ספקים, תשומות, תהליך, תפוקות, לקוחות. תרשים SIPOC הוא לא כל כך תהליך תהליך כמו תרשים לזהות את אלמנטים מרכזיים של התהליך, אשר עשוי להיווצר כצעד מוזר כדי crafting מפה מפורטת.
ככל שהראשון מציע, תרשים SIPOC צריך להכיל חמישה עמודות הכוללות את השלבים הבסיסיים בתהליך, את התוצאות של התהליך, הלקוחות, את התשומות של התהליך, ואת הספקים של כל קלט. בנוסף להתכונן למפת תהליך מפורטת יותר, דיאגרמת SIPOC היא שימושית גם להגדרת היקף התהליכים המורכבים.
הכי טוב בשביל:זיהוי אלמנטים מרכזיים ובעלי עניין בתהליך.
תהליך מיפוי סמלים
מיפוי התהליך משתמש בסמלים משפת הדוגמנות המאוחדת (UML) לייצג אלמנטים מרכזיים על מפת התהליך, כגון צעדים, נקודות החלטות, תשומות וקצבי הצוות המשתתפים.
הנה הסמלים הנפוצים ביותר מיפוי התהליך ואת השימוש שלהם:
שליחות קטלנית:Ovals מציינים את ההתחלה ואת סוף התהליך.
שלב בתהליך:מלבן מייצג פעילות או משימה בתהליך.
זְרִימָה:חצים לחבר את השלבים בתהליך ומוצג זרימת כיוונית.
הַחְלָטָה:יהלום ממחיש נקודה שבה יש להחלטה, בדרך כלל עם "כן" או "לא" אפשרויות הסתעפות מנקודה זו.
לְעַכֵּב:סמל D בצורת מציין עיכוב בתהליך.
מסמך:מלבן עם קו תחתון גלי מייצג מסמך או מידע שאנשים יכולים לקרוא. מסמכים מרובים מסומנים על ידי סמל הדומה למספר מלבנים גלי מוערמים.
נתונים:מקבילו מייצג נתונים שהוא קלט או פלט של צעד תהליך.
הזנה ידנית:מלבן עם שורה מלמעלה משופע מציין צעד שבו יש להזין נתונים באופן ידני.
Subprocess:מלבן עם קווים אנכיים כפולים מציין תואר משנה אשר מוגדר מראש במקום אחר.
ישנם מספר סמלים אחרים אתה יכול גם לשלב לתוך מפת התהליך שלך, אבל אלה סמלים נפוצים יהיה מועיל ביותר, במיוחד כפי שאתה מתחיל.
תהליך מיפוי דוגמה.
אתה יכול ליצור מפה תהליך עבור כל סוג של תהליך, אבל אתה עדיין עדיין תוהה איך ליישם את הכלי הזה לצוות שלך.
כדי לעזור לך לקבל מושג טוב יותר על איזה תהליך התהליך עשוי להיראות, הנה דוגמה:
טכניקות מיפוי תהליך
אתה יכול להתאים אישית את המפות תהליך כדי להתאים את הצרכים שלך ואת ההעדפות, אבל יש גם עצות כלליות לזכור בעת מיפוי תהליך כדי למקסם את האפקטיביות. הנה כמה מיפוי תהליך הטוב ביותר שיטות עבודה כדי ליישם כפי שאתה מתחיל:
תכנון עבודת התהליך שלך:
לקבוע את גבולות התהליך כך שרק המידע הדרוש כלול.
הגדר מטרות ברורות לתהליך.
רק תהליכי מפה בעלי פלט מוגדר, אובייקטיבי.
שרטוט התהליך שלך מפה:
עבודה לאחור מתוך פלט כדי קלט.
לשמור על subprocesses פשוט.
כלול את כל הפרטים הדרושים, לא יותר ולא פחות.
השתמש בסימון סטנדרטי כך שכולם נמצאים באותו דף.
סקירת מפת התהליך שלך:
קבל משוב מכל המעורבים בתהליך.
פירוט מסלולים חלופיים כדי לעמוד במצב מועדף שבו רלוונטי.
מפה את התהליך במצב הנוכחי שלה, לא בהכרח מצב מושלם או אידיאלי, ולעשות שיפורים משם.
החל טיפים אלה בכל שלב של מיפוי התהליך שלך, כך שתוכל לייצר את התהליך היעיל ביותר מפות.
לנווט פרויקטים בכיוון הנכון עם מפת תהליך
מיפוי התהליך הוא כלי יעיל לתעד ולשפר את התהליכים שלך. לשלב את המידע לעיל עם שבעת הצעדים הפשוטים האלהיצירת זרימת עבודה. באמצעות הכלים הנכונים, אתה יכול להתחיל מיפוי וניהול תהליכים כדי להשיג תקשורת ברורה ויעילות משופרת.
