Guia para processar o mapeamento: definição, como e dicas

Você já surge com uma ótima ideia, mas você não tem certeza de onde começar? Para ver suas ideias vêm para fruição, você primeiro precisa organizá-las e chegar a um plano.

O mapeamento de processos pode ajudar com o processo de organização. É uma representação visual do fluxo de trabalho, semelhante aTrabalhoDemolirEstrutura, e pode ser útil para ajudá-lo a identificar problemas e áreas de melhoria.

O mapeamento de processo pode ser uma vantagem quando você estiver fazendo brainstormings de equipe, tomando decisões ou projetos de planejamento. Mapas de processo também são úteis paraDocumentação de processo, novo treinamento de aluguer emelhoria de processos .

Para fazer o planejamento e a comunicação de projetos mais eficientes para sua equipe, descubra como o mapeamento de processo funciona (com exemplos), os benefícios do mapeamento de processos e como criar um mapa de processo.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processo é uma técnica usada para mapear visualmente fluxos de trabalho e processos. Envolve a criação de um mapa de processo, também referido como um fluxograma, fluxograma de processo ouDiagrama de fluxo de trabalho .

O objetivo do mapeamento de processos é comunicar como um processo funciona de maneira concisa e direta. Permite que qualquer membro da equipe seja capaz de entender facilmente como completar um determinado processo sem longas explicações verbais. Ao mapear um processo do início ao fim, você pode ter uma melhor compreensão de como todo o processo funciona e identifica ineficiências ou fazer melhorias.

Você pode usar o mapeamento de processo para visualizar qualquer tipo de processo, mas é comum usá-los para análise de processo, treinamento, integração ou melhoria do processo. Eles são úteis quando você precisa comunicar um processo complexo, abordar um problema recorrente dentro de um determinado processo ou coordenar as responsabilidades dos múltiplos membros da equipe.

Como criar um mapa de processo

Criar um mapa de processo é simples e pode ser feito no papel ou usandoSoftware de gerenciamento de fluxo de trabalhoe modelos. Os passos abaixo explicam como criar um mapa de processo a partir do zero.

Etapa 1: identificar um problema ou processo para mapear

Primeiro, determine o processo que você gostaria de mapear. Existe um processo ineficiente que precisa de melhorias? Um novo processo que você gostaria de se comunicar de forma concisamente com sua equipe? Um processo complexo que os funcionários geralmente têm dúvidas? Identifique o que você deseja mapear e nomeá-lo.

Etapa 2: Liste as atividades envolvidas

Documente todas as tarefas necessárias para concluir o processo. Nesta fase, a ordem não importa. Faça uma lista de todas as atividades envolvidas, bem como quem é responsável por cada um.

É uma boa ideia colaborar com colaboros e outras partes interessadas que participarão do processo para que você possa explicar com precisão para todas as etapas necessárias e determinar qual nível de detalhe é necessário. Além disso, certifique-se de estabelecer onde o processo começa e termina para que você saiba quais tarefas devem ser incluídas para produzir o resultado desejado.

Etapa 3: Escreva a sequência de etapas

Agora que você compilou uma lista de todas as atividades, o próximo passo é organizar essas atividades na seqüência adequada, até que o processo completo seja representado do começo ao fim. Este é um bom lugar para verificar se há alguma lacuna que você tenha perdido na etapa anterior.

Etapa 4: desenhe um fluxograma usando símbolos de mapeamento de processo

Selecione o formato de mapeamento de processo apropriado e desenhe o processo, representando as etapas com os símbolos de mapeamento de processo. Existem cerca de 30 símbolos padrão que você pode usar para representar diferentes elementos de um processo, mas cobriremos os mais comuns com mais detalhes mais adiante neste artigo.

Etapa 5: finalize e compartilhe o mapa do processo

Depois de terminar de desenhar seu mapa de processo, revise-o com outras partes interessadas envolvidas no processo para garantir que todos o entendam e concordem com como o processo é mapeado. Certifique-se de que nenhuma etapa fosse deixada de fora e não há redundância ou ambiguidades.

Etapa 6: analise o mapa para encontrar áreas de melhoria

Depois de estabelecer que o mapa de processo descreve com precisão o fluxo de trabalho do processo, seu mapa de processo completo agora serve como uma ferramenta que você pode analisar para descobrir formas de melhorar o processo.

Com a ajuda de feedback da sua equipe, identifique onde existem gargalos e ineficiências no processo. Quais etapas podem ser eliminadas? Quais tarefas podem ser concluídas com mais eficiência? Depois de identificar essas áreas de melhoria, tome medidas para corrigi-las e retrabalho o mapa do processo para refletir as melhorias.

Por que usar um mapa de processo?

O mapeamento de processo permite solidificar ideias e simplificar os processos, comunicando visualmente as etapas necessárias para executar uma ideia.

Aqui estão algumas maneiras que o mapeamento de processos pode ser útil para você e sua equipe:

Identifique ineficiências: Ajuda você a identificar gargalos, lacunas e outras questões em umfluxo de processo .

Simplifique ideias:Quebra ideias complexas em etapas menores.

Aumentar a compreensão:Promove a compreensão completa de um processo.

Planeje por contingências : Permite contingências e fornece orientação de resolução de problemas.

Delegar responsabilidades:Coordena responsabilidades entre vários indivíduos ou entidades.

Crie documentação:Fornece documentação do processo.

Comunicar claramente:Simplifica a comunicação através de um formato visual amigável.

Tomar decisões mais rápidas:Permite uma tomada de decisão mais rápida devido a uma comunicação mais rápida.

Ajudar os funcionários:Melhora o desempenho do funcionário e a satisfação no trabalho.

Atender aos padrões:Ajuda as empresas a cumprirem os padrões ISO 9000 e ISO 9001.

Tipos de mapas de processo

Mapas de processo vêm em todas as formas e tamanhos. Todos servem o mesmo propósito, mas certos tipos de mapas de processo podem ser mais adequados para projetos específicos. Aqui estão alguns dos tipos mais comuns de mapas de processo.

Fluxograma

A forma mais simples de um mapa de processo é um fluxograma básico. O fluxograma básico usa símbolos de mapeamento de processo para ilustrar as entradas e saídas de um processo e as etapas incluídas na conclusão do processo.

Os fluxogramas básicos podem ser usados ​​para planejar novos projetos, melhorar a comunicação entre os membros, modelos e processos de documentos da equipe, resolver problemas em um processo atual e analisar e gerenciar fluxos de trabalho.

Melhor para:Mostrando como um processo é feito do início ao fim, tipicamente em ordem seqüencial.

Mapa de processo de alto nível

Um mapa de processo de alto nível, também conhecido como um mapa de cima para baixo ou mapa da cadeia de valor, fornece uma visão geral de alto nível de um processo. As etapas são limitadas ao essencial do processo e o mapa inclui detalhes mínimos.

Mapas de processo de alto nível podem ser usados ​​para definir processos de negócios e identificar as principais etapas envolvidas. Esses mapas de processo também são úteis para discutir processos com superiores ou terceiros que não precisam conhecer as especificidades da operação.

Melhor para:Comunicando as etapas essenciais de um processo.

Mapa detalhado do processo

Em contraste com o mapa de processos de alto nível, um mapa de processo detalhado fornece todos os detalhes de cada etapa e inclui subprocessos. Ele documenta pontos de decisão e as entradas e saídas de cada etapa. Este mapa de processo fornece a compreensão mais completa do processo mapeado e é mais eficaz em áreas de identificação de ineficiência devido ao seu alto nível de detalhe.

Melhor para:Fornecendo uma compreensão abrangente de um processo, incluindo todos os detalhes e contingências.

Mapa de Swim.

Um mapa de swimletane, também conhecido como fluxograma transversal ou de implantação, os delegados processam atividades em "swimlanes" para designar quem é responsável por cada tarefa. O mapa é dividido em canais para cada stakeholder no processo e lista cada atividade no canal do stakeholder apropriado. Este tipo de processo de processo destaca os diferentes papéis envolvidos no processo e a interação entre as partes interessadas.

Mapas de SwimDane são ideais para treinar funcionários em seus papéis em um processo e aumentando a responsabilidade. Eles também são úteis para identificar ineficiências no processo, como atrasos, redundâncias e potencial falha de processo.

Melhor para:Esclarecendo os papéis de múltiplas partes interessadas em um processo.

Mapa do fluxo de valor

Um mapa de fluxo de valor é uma ferramenta Lean Management que visualiza o processo de trazer um produto ou serviço ao cliente. Os mapas de fluxo de valor tendem a ser complexos e usam um sistema único de símbolos para ilustrar o fluxo de informações e materiais necessários para o processo.

Ao documentar dados, como o tempo de ciclo e o número de pessoas envolvidas em cada etapa, o mapeamento de fluxo de valor é útil para identificar áreas onde o desperdício pode ser reduzido e revelando oportunidades para focar projetos futuros.

Melhor para:Descrevendo o processo de trazer um produto para um cliente e documentar dados quantitativos sobre o processo.

Diagrama SiPOC.

O SIPOC do acrônimo significa fornecedores, entradas, processos, saídas, clientes. Um diagrama SiPOC não é muito um mapa de processo como um gráfico que identifica os elementos-chave do processo, que podem ser criados como uma etapa precursora para criar um mapa de processo detalhado.

À medida que o acrônimo sugere, o gráfico SIPOC deve apresentar cinco colunas que incluam as etapas básicas no processo, as saídas do processo, os clientes, as entradas do processo e os fornecedores de cada entrada. Além de se preparar para um mapa de processo mais detalhado, um diagrama SIPOC também é útil para definir o escopo de processos complexos.

Melhor para:Identificando os principais elementos e partes interessadas em um processo.

Processar mapeamento de símbolos

O mapeamento de processo usa símbolos do idioma de modelagem unificado (UML) para representar elementos-chave em um mapa de processo, como etapas, pontos de decisão, entradas e saídas e membros da equipe participantes.

Aqui estão os símbolos de mapeamento de processos mais comuns e seu uso:

O Exterminador do Futuro:Ovais denotam o início e o fim do processo.

Etapa do processo:Um retângulo representa uma atividade ou tarefa no processo.

Fluxo:Setas Conecte as etapas no processo e mostre o fluxo direcional.

Decisão:Um diamante ilustra um ponto em que uma decisão precisa ser feita, geralmente com opções "sim" ou "não" ramificando a partir deste ponto.

Atraso:Um símbolo em forma de D indica um atraso no processo.

Documento:Um retângulo com uma linha de fundo ondulado representa um documento ou informações que as pessoas possam ler. Vários documentos são indicados por um símbolo que se assemelhe a vários retângulos ondulados empilhados.

Dados:Um paralelograma representa dados que é uma entrada ou saída de uma etapa de processo.

Entrada manual:Um retângulo com uma linha superior inclinada indica uma etapa na qual os dados devem ser inseridos manualmente.

Subprocesso:Um retângulo com linhas verticais duplas indica um subprocesso que é predefinido em outros lugares.

Há vários outros símbolos que você também pode incorporar em seu mapa de processo, mas esses símbolos comuns serão os mais úteis, especialmente à medida que você é iniciado.

Exemplo de mapeamento de processo

Você pode criar um mapa de processo para qualquer tipo de processo, mas ainda estará se perguntando como aplicar essa ferramenta à sua equipe.

Para ajudá-lo a obter uma ideia melhor do que um mapa de processo pode parecer, aqui está um exemplo:

Técnicas de mapeamento de processo

Você pode personalizar mapas de processo para corresponder às suas necessidades e preferências, mas também há dicas gerais para ter em mente quando o mapeamento de processos para maximizar a eficácia. Aqui estão algumas práticas recomendadas de mapeamento de processos para se candidatar à medida que você é iniciado:

Planejando seu mapa de processo:

Estabeleça os limites do processo para que apenas as informações necessárias sejam incluídas.

Defina objetivos claros para o processo.

Apenas processos de mapa que têm uma saída objetiva definida.

Elaboração do seu mapa de processo:

Trabalhe para trás da saída para entrada.

Mantenha subprocessas simples.

Inclua todos os detalhes necessários, não mais e não menos.

Use notação padronizada para que todos estejam na mesma página.

Revendo seu mapa de processo:

Obtenha feedback de todos os envolvidos no processo.

Detalhe rotas alternativas para atender a uma condição preferida, quando aplicável.

Mapeie o processo em seu estado atual, não necessariamente um estado perfeito ou idealizado, e faça melhorias de lá.

Aplique essas dicas em cada etapa do seu mapeamento de processo para que você possa produzir os mapas de processo mais eficazes.

Steer projetos na direção certa com um mapa de processo

O mapeamento de processos é uma ferramenta eficaz para documentar e melhorar seus processos. Combinar as informações acima com estas sete etapas simples paraCriando um fluxo de trabalho. Usando as ferramentas certas, você pode começar a mapear e gerenciar processos para obter uma comunicação clara e melhor eficiência.