Leitfaden zur Prozessordnung: Definition, How-To, und Tipps

Kommst du jemals mit einer tollen Idee, aber du bist nicht sicher, wohin man anfangen soll? Um Ihre Ideen zu sehen, kommen Sie zum Früchten, müssen Sie sie zuerst organisieren und mit einem Plan kommen.

Die Prozesszuordnung kann mit dem Organisationsprozess helfen. Es ist eine visuelle Darstellung des Workflows, ähnlich einerZusammenbruch der Arbeitund es kann nützlich sein, um Ihnen zu helfen, Probleme und Verbesserungsbereiche zu erkennen.

Die Prozesszuordnung kann von Vorteil sein, wenn Sie Team Brainstorms tun, Entscheidungen treffen oder Projekte planen. Prozesskarten kommen auch in praktischProzessdokumentation, neue Mietstraining undProzessverbesserung .

Um eine Projektplanung und Kommunikation effizienter für Ihr Team zu erstellen, finden Sie heraus, wie Prozess-Mapping funktioniert (mit Beispielen), den Vorteilen der Prozesszuordnung und der Erstellung einer Prozesskarte.

Was ist Prozess-Mapping?

Prozess-Mapping ist eine Technik, die verwendet wird, um Workflows und -prozesse visuell zu kennzeichnen. Es geht darum, eine Prozesskarte zu erstellen, die auch als Flussdiagramm, Prozessflussdiagramm bezeichnet wird, oderWorkflow-Diagramm .

Der Zweck der Prozessabbildung besteht darin, zu kommunizieren, wie ein Prozess in einem kurzen und unkomplizierten Weg funktioniert. Es ermöglicht jedem Teammitglied, leicht zu verstehen, wie man einen bestimmten Prozess ohne langle, verbale Erklärungen absolviert. Durch das Abbilden eines Prozesses von Anfang bis Ende können Sie ein besseres Verständnis dafür sein, wie der gesamte Prozess ineffekte und Identifizierung Ineffizienzen arbeitet oder Verbesserungen vornehmen kann.

Sie können die Prozess-Mapping verwenden, um jede Art von Prozess zu visualisieren, aber es ist üblich, sie für Prozessanalyse, Schulung, Integration oder Prozessverbesserung zu verwenden. Sie sind nützlich, wenn Sie einen komplexen Prozess kommunizieren müssen, ein wiederkehrendes Problem innerhalb eines bestimmten Prozesses adressieren oder die Verantwortlichkeiten mehrerer Teammitglieder koordinieren.

So erstellen Sie eine Prozesskarte

Die Erstellung einer Prozesskarte ist einfach und kann auf Papier erfolgen oder verwendet werdenWorkflow-Management-Software.und Vorlagen. Die folgenden Schritte erläutern, wie man eine Prozesskarte von Grund auf erstellt.

Schritt 1: Identifizieren Sie ein Problem oder einen Prozess zur Karte

Bestimmen Sie zunächst den Prozess, den Sie ausgeben möchten. Gibt es einen ineffizienten Prozess, der Verbesserung braucht? Ein neuer Prozess, den Sie Ihrem Team prägnant kommunizieren möchten? Ein komplexer Prozess, den Mitarbeiter oft Fragen haben? Identifizieren Sie, was Sie zuordnen und benennen möchten.

Schritt 2: Liste der beteiligten Aktivitäten auf

Dokumentieren Sie alle erforderlichen Aufgaben, um den Prozess abzuschließen. Zu diesem Zeitpunkt spielt die Bestellung keine Rolle. Machen Sie eine Liste aller beteiligten Aktivitäten sowie für jeweils dafür verantwortlich.

Es ist eine gute Idee, mit Teamkollegen und anderen Interessengruppen zusammenzuarbeiten, die an dem Prozess teilnehmen werden, sodass Sie alle erforderlichen Schritte genau berücksichtigen können, und bestimmen, welcher Detailniveau benötigt wird. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie feststellen, wo der Prozess beginnt und endet, sodass Sie wissen, welche Aufgaben aufgenommen werden sollen, um das gewünschte Ergebnis zu erzeugen.

Schritt 3: Schreiben Sie die Reihenfolge der Schritte aus

Da Sie jetzt eine Liste aller Aktivitäten zusammengestellt haben, ist der nächste Schritt, diese Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge anzuordnen, bis der vollständige Prozess von Anfang bis Ende dargestellt wird. Dies ist ein guter Ort, um zu prüfen, ob in dem vorherigen Schritt irgendwelche Lücken aufgetreten sind.

Schritt 4: Zeichnen Sie ein Flussdiagramm mit Prozess-Mapping-Symbolen

Wählen Sie das entsprechende Prozess-Mapping-Format aus und ziehen Sie den Prozess heraus, um die Schritte mit Prozessabbildungssymbolen darzustellen. Es gibt rund 30 Standardsymbole, mit denen Sie verschiedene Elemente eines Prozesses darstellen können, aber wir decken später die häufigsten später in diesem Artikel ab.

Schritt 5: Finalisieren und teilen Sie die Prozesskarte

Sobald Sie Ihre Prozesskarte beendet haben, überprüfen Sie es mit anderen an dem Prozess beteiligten Interessengruppen, um sicherzustellen, dass jeder es versteht und sich damit einverstanden ist, wie der Prozess abgebildet ist. Stellen Sie sicher, dass keine Schritte ausgelassen wurden, und es gibt keine Entlassungen oder Unklarheiten.

Schritt 6: Analysieren Sie die Karte, um Verbesserungsbereiche zu finden

Nachdem Sie festgestellt haben, dass die Prozesskarte den Prozess-Workflow genau beschreibt, dient Ihre ausgefüllte Prozesskarte jetzt als Werkzeug, das Sie analysieren können, um die Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses zu entdecken.

Mit Hilfe des Feedbacks von Ihrem Team Identifizieren Sie, wo Engpässe und Ineffizienzen dabei vorhanden sind. Welche Schritte können beseitigt werden? Welche Aufgaben können effizienter abgeschlossen werden? Sobald Sie diese Verbesserungsbereiche identifiziert haben, ergreifen Sie Maßnahmen, um sie zu beheben und die Prozesskarte zu überarbeiten, um die Verbesserungen wiederzugeben.

Warum eine Prozesskarte verwenden?

Mit der Prozess-Mapping können Sie Ideen verfestigen und Prozesse rationalisieren, indem Sie die für die Ausführung einer Idee benötigten Schritte visuell kommunizieren.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie das Prozess-Mapping für Sie und Ihr Team nützlich sein kann:

Ineffizienzen erkennen.: Hilft Ihnen, Engpässe, Lücken und andere Probleme in einem zu identifizierenProzessablauf .

Ideen vereinfachen:Bricht komplexe Ideen in kleinere Schritte ab.

Verstehen Sie das Verständnis:Fördert ein gründliches Verständnis eines Prozesses.

Plan für Eventualitäten : Erlaubt Eventualungen und sorgt für Problemleitungen.

Delegierte Verantwortlichkeiten:Koordiniert die Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen Einzelnen oder Entitäten.

Dokumentation erstellen:Bietet Dokumentation des Prozesses.

Klar kommunizieren:Vereinfacht die Kommunikation durch ein benutzerfreundliches, visuelles Format.

Entscheidungen schneller machen:Ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung aufgrund einer schnelleren Kommunikation.

Mitarbeiter unterstützen:Verbessert die Mitarbeiterleistung und die Arbeitszufriedenheit.

Standards erfüllen:Hilft, dass Unternehmen den ISO 9000- und ISO 9001-Standards erfüllen.

Arten von Prozesskarten

Prozesskarten kommen in allen Formen und Größen. Sie alle dienen dem gleichen Zweck, aber bestimmte Arten von Prozesskarten können für bestimmte Projekte besser geeignet sein. Hier sind einige der häufigsten Arten von Prozesskarten.

Flussdiagramm

Die einfachste Form einer Prozesskarte ist ein grundlegendes Flussdiagramm. Das Basisflussdiagramm verwendet Prozess-Mapping-Symbole, um die Ein- und Ausgänge eines Prozesses zu veranschaulichen, und die in den Abschluss des Prozesses enthaltenen Schritte.

Grundlegende Flussdiagramme können verwendet werden, um neue Projekte zu planen, die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Modell- und Dokumentprozessen zu verbessern, Probleme in einem aktuellen Prozess zu lösen und Workflows zu analysieren und zu verwalten.

Beste für:Zeigt an, wie ein Prozess von Anfang bis Ende abgeschlossen ist, typischerweise in der sequentiellen Reihenfolge.

Prozesskarte mit hoher Ebene

Eine hochrangige Prozesskarte, auch als Top-Down-Karten- oder Wertkettenkartenkarte bekannt, bietet einen hohen Überblick über einen Prozess. Die Schritte sind auf das Wesentliche des Prozesses beschränkt, und die Karte enthält minimales Detail.

Mit hohen Verarbeitungskarten können Geschäftsprozesse definiert und die wichtigsten Schritte identifiziert werden. Diese Prozesskarten sind auch nützlich, um Prozesse mit Vorgesetzten oder Dritten zu diskutieren, die die Besonderheiten der Operation nicht kennen müssen.

Beste für:Kommunikation der wesentlichen Schritte eines Prozesses.

Detaillierte Prozesskarte.

Im Gegensatz zur High-Level-Prozesskarte bietet eine detaillierte Prozesskarte alle Details jedes Schritts und enthält Unterprozesse. Es dokumentiert Entscheidungspunkte und die Ein- und Ausgänge jedes Schritts. Diese Prozesskarte liefert das gründlichste Verständnis des zugeordneten Prozesss und ist in der effektivsten in der Ineffizienzbereiche aufgrund seines hohen Details in der Ineffizienz am effektivsten.

Beste für:Ein umfassendes Verständnis eines Prozesses, einschließlich aller Details und Eventualitäten.

Swimlane-Karte

Eine Swimlane-Karte, auch bekannt als ein funktionsfähiges oder Bereitstellungsflussdiagramm, delegiert die Prozessaktivitäten in "Swimlanes", um zu bezeichnen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist. Die Karte ist für jeden Stakeholder in den Kanälen unterteilt und listet jede Aktivität im Kanal des entsprechenden Stakeholders auf. Diese Art von Prozesskarte unterstreicht die unterschiedlichen Rollen, die an dem Prozess beteiligt sind, und die Wechselwirkung zwischen den Stakeholdern.

Swimlane Maps eignen sich ideal für Trainingsangestellte auf ihren Rollen in einem Prozess und zunehmender Verantwortlichkeit. Sie sind auch nützlich, um Ineffizienzen im Prozess wie Verzögerungen, Entlassungen und potenziellen Prozessfehler zu identifizieren.

Beste für:Klärung der Rollen mehrerer Stakeholder in einem Prozess.

Wertstromkarte.

Eine Value-Stream-Map ist ein Lean-Management-Tool, das den Prozess, ein Produkt oder einen Dienst an den Kunden zu bringen, visualisiert. Wertstromkarten neigen dazu, komplex zu sein, und verwenden ein eindeutiges System von Symbolen, um den Informationsfluss und Materialien zu veranschaulichen, die für den Prozess notwendig sind.

Durch das Dokumentieren von Daten wie Zykluszeit und der Anzahl der in jedem Schritt beteiligten Personen ist die Wertstrom-Mapping für die Identifizierung von Bereichen nützlich, wenn Abfälle reduziert werden können, und sich auf die Fokussierung zukünftiger Projekte aufzeigen.

Beste für:Beschreiben des Prozesses, um ein Produkt an einen Kunden zu bringen und quantitative Daten zum Prozess zu dokumentieren.

Sipoc-Diagramm

Das Akronym SIPOC steht für Lieferanten, Ein-, Prozess, Ausgänge, Kunden. Ein SIPOC-Diagramm ist nicht so sehr eine Prozesskarte als ein Diagramm, das die Schlüsselelemente des Prozesses identifiziert, die als Vorläuferin erstellt werden kann, um eine detaillierte Prozesskarte zu bauen.

Wenn das Akronym vorschlägt, sollte das SIPOC-Diagramm fünf Säulen aufweisen, die die grundlegenden Schritte des Prozesses enthalten, die Ausgänge des Prozesses, der Kunden, die Eingänge des Prozesses und der Anbieter jedes Eingangs. Neben der Vorbereitung einer detaillierteren Prozesskarte ist ein SIPOC-Diagramm auch nützlich, um den Umfang komplexer Prozesse zu definieren.

Beste für:Identifizieren der Schlüsselelemente und der Stakeholder in einem Prozess.

Prozessabdeckungssymbole verarbeiten.

Prozesszuordnung verwendet Symbole aus der einheitlichen Modellierungssprache (UML), um Schlüsselelemente auf einer Prozesskarte darzustellen, z. B. Schritte, Entscheidungspunkte, Ein- und Ausgänge sowie teilnehmende Teammitglieder.

Hier sind die häufigsten Prozess-Mapping-Symbole und deren Verwendung:

Terminator:Ovale bezeichnen den Anfang und das Ende des Prozesses.

Prozessstufe:Ein Rechteck repräsentiert eine Aktivität oder Aufgabe im Prozess.

Fließen:Pfeile Verbinden Sie die Schritte im Prozess und zeigen einen Richtungsfluss.

Entscheidung:Ein Diamant veranschaulicht einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss, normalerweise mit "Ja" oder "Nein" -Optionen, die von diesem Punkt verzweigen.

Verzögern:Ein D-förmiges Symbol zeigt eine Verzögerung des Prozesses an.

Dokumentieren:Ein Rechteck mit einer wellenförmigen Unterlinie repräsentiert ein Dokument oder eine Information, die die Leute lesen können. Mehrere Dokumente werden durch ein Symbol angezeigt, das mehrere gestapelte wellenförmige Rechtecke ähnelt.

Daten:Ein Parallelogramm stellt Daten dar, die ein Eingang oder Ausgang eines Prozessschritts ist.

Manuelle Eingabe:Ein Rechteck mit einer schrägen oberen Linie zeigt einen Schritt an, in dem Daten manuell eingegeben werden müssen.

Subprozess:Ein Rechteck mit doppelten vertikalen Linien zeigt einen Unterprozess an, der an anderer Stelle vordefiniert ist.

Es gibt eine Reihe anderer Symbole, die Sie auch in Ihre Prozesskarte einfügen können, aber diese gemeinsamen Symbole sind die hilfreichsten, besonders wenn Sie loslegen.

Prozess-Mapping-Beispiel.

Sie können eine Prozesskarte für jede Art von Prozess erstellen, aber Sie fragen möglicherweise immer noch, wie Sie dieses Tool an Ihr Team anwenden können.

Um Ihnen zu helfen, eine bessere Vorstellung davon zu erhalten, wie eine Prozesskarte aussehen könnte, ist hier ein Beispiel:

Prozess-Mapping-Techniken

Sie können Process-Maps anpassen, um Ihre Anforderungen und Vorlieben anzupassen, aber es gibt auch allgemeine Tipps, um sich zu berücksichtigen, wenn die Prozessabbildung zur Maximierung der Wirksamkeit maximiert wird. Hier sind ein paar Prozessabbildung Best Practices, um sich zu bewerben, wenn Sie losfahren:

Planung Ihrer Prozesskarte:

Stellen Sie die Grenzen des Prozesses fest, damit nur die erforderlichen Informationen enthalten sind.

Legen Sie klare Ziele für den Prozess ein.

Nur Kartenprozesse, die einen definierten, objektiven Ausgang haben.

Erstellen Sie Ihre Prozesskarte:

Arbeiten Sie rückwärts von der Ausgabe an die Eingabe.

Halten Sie Unterprozesse einfach.

Fügen Sie alle erforderlichen Details, nicht mehr und nicht weniger.

Verwenden Sie standardisierte Notation, sodass jeder auf derselben Seite ist.

Überprüfung Ihrer Prozesskarte:

Holen Sie sich ein Feedback von allen, die an dem Prozess beteiligt sind.

Details alternative Routen zum Erfüllen einer bevorzugten Bedingung.

Karten Sie den Prozess in ihrem derzeitigen Zustand, nicht unbedingt einen perfekten oder idealisierten Zustand und nutzen Sie von dort Verbesserungen.

Wenden Sie diese Tipps in jeder Phase Ihrer Prozesszuordnung an, sodass Sie die effektivsten Prozesskarten erstellen können.

Steer-Projekte in die richtige Richtung mit einer Prozesskarte

Prozess-Mapping ist ein effektives Werkzeug zum Dokumentieren und Verbessern Ihrer Prozesse. Kombinieren Sie die Informationen oben mit diesen sieben einfachen Schritten biseinen Workflow erstellen.. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie mit der Kartierung und Verwaltung von Prozessen beginnen, eine klare Kommunikation und eine verbesserte Effizienz zu erreichen.