मानचित्रण प्रक्रिया के लिए गाइड: परिभाषा, कैसे-कैसे, और टिप्स
क्या आप कभी एक महान विचार के साथ आते हैं, लेकिन आप निश्चित नहीं हैं कि कहां से शुरू करना है? अपने विचारों को देखने के लिए, आपको पहले उन्हें व्यवस्थित करने और योजना के साथ आने की आवश्यकता है।
मानचित्रण प्रक्रिया के लिए गाइड: परिभाषा, कैसे-कैसे, और टिप्स
क्या आप कभी एक महान विचार के साथ आते हैं, लेकिन आप निश्चित नहीं हैं कि कहां से शुरू करना है? अपने विचारों को देखने के लिए, आपको पहले उन्हें व्यवस्थित करने और योजना के साथ आने की आवश्यकता है।
प्रक्रिया मानचित्रण आयोजन प्रक्रिया में मदद कर सकते हैं। यह वर्कफ़्लो का एक दृश्य प्रतिनिधित्व है, जैसा कि ए
कार्य विश्लेषण संरचना
, और यह आपके मुद्दों और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में आपकी सहायता के लिए उपयोगी हो सकता है।
प्रक्रिया मैपिंग एक फायदा हो सकता है जब आप टीम ब्रेनस्टॉर्म कर रहे हों, निर्णय लेने, या योजना बनाने की परियोजनाएं कर रहे हों। प्रक्रिया मानचित्र भी आसान में आते हैं
प्रक्रिया प्रलेखन
, नया किराया प्रशिक्षण, और
प्रक्रिया में सुधर
।
परियोजना योजना और संचार को अपनी टीम के लिए अधिक कुशल बनाने के लिए, पता लगाएं कि प्रक्रिया मैपिंग कैसे काम करती है (उदाहरण के साथ), प्रक्रिया मैपिंग के लाभ, और एक प्रक्रिया मानचित्र कैसे बनाएं।
प्रक्रिया मैपिंग एक तकनीक है जो कार्यप्रवाह और प्रक्रियाओं को दृष्टि से मानचित्रित करने के लिए उपयोग की जाती है। इसमें एक प्रक्रिया मानचित्र बनाना शामिल है, जिसे फ्लोचार्ट, प्रोसेस फ्लोचार्ट, या
वर्कफ़्लो आरेख
।
प्रक्रिया मैपिंग का उद्देश्य संवाद करना है कि एक प्रक्रिया संक्षिप्त और सीधा तरीके से कैसे काम करती है। यह किसी भी टीम के सदस्य को आसानी से समझने में सक्षम होने की अनुमति देता है कि बिना किसी मौखिक स्पष्टीकरण के किसी दिए गए प्रक्रिया को कैसे पूरा किया जाए। एक प्रक्रिया को शुरू से समाप्त करने से मैप करके, आप पूरी प्रक्रिया कैसे काम करते हैं और अक्षमता की पहचान करते हैं या सुधार करने के बारे में बेहतर समझ सकते हैं।
आप किसी भी प्रकार की प्रक्रिया को देखने के लिए प्रक्रिया मानचित्रण का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन प्रक्रिया विश्लेषण, प्रशिक्षण, एकीकरण, या प्रक्रिया में सुधार के लिए उनका उपयोग करना आम बात है। वे उपयोगी होते हैं जब आपको एक जटिल प्रक्रिया को संवाद करने की आवश्यकता होती है, किसी दिए गए प्रक्रिया के भीतर एक आवर्ती समस्या का समाधान करना, या कई टीम के सदस्यों की जिम्मेदारियों को समन्वयित करना होगा।
एक प्रक्रिया मानचित्र बनाना सरल है और कागज या उपयोग पर किया जा सकता है
वर्कफ़्लो प्रबंधन सॉफ्टवेयर
और टेम्पलेट्स। नीचे दिए गए कदमों को स्क्रैच से एक प्रक्रिया मानचित्र बनाने के बारे में बताते हैं।
चरण 1: किसी समस्या या मानचित्र के लिए प्रक्रिया की पहचान करें
सबसे पहले, उस प्रक्रिया को निर्धारित करें जिसे आप मानचित्र करना चाहते हैं। क्या एक अक्षम प्रक्रिया है जिसे सुधार की आवश्यकता है? एक नई प्रक्रिया जिसे आप अपनी टीम से संवाद करना चाहते हैं? एक जटिल प्रक्रिया जिसमें कर्मचारियों के बारे में अक्सर प्रश्न होते हैं? पहचानें कि आप क्या मानचित्र बनाना चाहते हैं और इसका नाम दें।
प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी कार्यों को दस्तावेज करें। इस चरण में, आदेश कोई फर्क नहीं पड़ता। शामिल सभी गतिविधियों की एक सूची बनाएं, साथ ही साथ प्रत्येक के लिए जिम्मेदार है।
टीम के साथी और अन्य हितधारकों के साथ सहयोग करना एक अच्छा विचार है जो प्रक्रिया में भाग लेंगे ताकि आप आवश्यक सभी चरणों के लिए सटीक रूप से खाते कर सकें और यह निर्धारित कर सकें कि किस स्तर की विस्तार की आवश्यकता है। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप यह निर्धारित करते हैं कि प्रक्रिया कहां शुरू होती है और समाप्त होती है ताकि आप जान सकें कि वांछित परिणाम उत्पन्न करने के लिए कौन से कार्यों को शामिल किया जाना चाहिए।
अब जब आपने सभी गतिविधियों की एक सूची संकलित की है, तो अगला कदम इन गतिविधियों को उचित अनुक्रम में व्यवस्थित करना है, जब तक पूर्ण प्रक्रिया शुरू होने से अंत तक प्रदर्शित न हो। यह जांचने के लिए एक अच्छी जगह है कि क्या आप पिछले चरण में किसी भी अंतराल को याद कर सकते हैं।
चरण 4: प्रक्रिया मानचित्रण प्रतीकों का उपयोग करके एक फ्लोचार्ट ड्रा करें
उचित प्रक्रिया मानचित्रण प्रारूप का चयन करें और प्रक्रिया मानचित्रण प्रतीकों के साथ चरणों का प्रतिनिधित्व करते हुए प्रक्रिया को तैयार करें। प्रक्रिया के विभिन्न तत्वों का प्रतिनिधित्व करने के लिए आप लगभग 30 मानक प्रतीकों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन हम इस आलेख में बाद में सबसे अधिक विस्तार से कवर करेंगे।
चरण 5: प्रक्रिया मानचित्र को अंतिम रूप दें और साझा करें
एक बार जब आप अपने प्रोसेस मैप को तैयार कर लेंगे, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई इसे समझने के लिए प्रक्रिया में शामिल अन्य हितधारकों के साथ इसकी समीक्षा करें और इस बात से सहमत है कि प्रक्रिया कैसे मैप की जाती है। सुनिश्चित करें कि कोई भी कदम नहीं बचा है और कोई अनावश्यकता या अस्पष्टता नहीं है।
चरण 6: सुधार के क्षेत्रों को खोजने के लिए मानचित्र का विश्लेषण करें
यह स्थापित करने के बाद कि प्रक्रिया मानचित्र प्रक्रिया वर्कफ़्लो का सटीक रूप से वर्णन करता है, आपका पूरा प्रोसेस मैप अब एक उपकरण के रूप में कार्य करता है जिसे आप प्रक्रिया में सुधार करने के तरीकों की खोज करने के लिए विश्लेषण कर सकते हैं।
आपकी टीम से प्रतिक्रिया की मदद से, यह पहचानें कि प्रक्रिया में बाधाएं और अक्षमता कहां हैं। क्या कदम उठाए जा सकते हैं? कौन से कार्य अधिक कुशलता से पूरा किया जा सकता है? एक बार जब आप सुधार के इन क्षेत्रों की पहचान कर लेंगे, तो उन्हें ठीक करने के लिए कार्रवाई करें और सुधार को प्रतिबिंबित करने के लिए प्रक्रिया मानचित्र को पुन: कार्य करें।
प्रक्रिया मानचित्रण आपको विचारों को पूरा करने के लिए आवश्यक चरणों को संवाद करके विचारों को मजबूत करने और प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है।
यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जो मैपिंग प्रक्रिया आपके और आपकी टीम के लिए उपयोगी हो सकते हैं:
अक्षमता की पहचान करें
: आपको बाधाओं, अंतराल, और अन्य मुद्दों की पहचान करने में मदद करता है
प्रक्रिया प्रवाह
।
विचारों को सरल बनाएं:
छोटे चरणों में जटिल विचारों को तोड़ देता है।
समझ बढ़ाएं:
एक प्रक्रिया की पूरी तरह से समझ को बढ़ावा देता है।
आकस्मिकताओं की योजना
:
आकस्मिकताओं के लिए अनुमति देता है और समस्या निवारण मार्गदर्शन प्रदान करता है।
प्रतिनिधि जिम्मेदारियां:
विभिन्न व्यक्तियों या संस्थाओं के बीच जिम्मेदारियों का समन्वय करता है।
प्रलेखन बनाएं:
प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण प्रदान करता है।
स्पष्ट रूप से संवाद:
उपयोगकर्ता के अनुकूल, दृश्य प्रारूप के माध्यम से संचार को सरल बनाता है।
निर्णय तेजी से बनाओ:
तेजी से संचार के कारण तेजी से निर्णय लेने में सक्षम बनाता है।
कर्मचारियों की सहायता करें:
कर्मचारी प्रदर्शन और नौकरी की संतुष्टि में सुधार करता है।
मानकों को पूरा करें:
व्यवसायों को आईएसओ 9000 और आईएसओ 9 001 मानकों का अनुपालन करने में मदद करता है।
प्रक्रिया मानचित्र के प्रकार
[1 9 6]
[1 9 8]
यूडीएन कार्य प्रबंधक
उद्योग-अग्रणी सुविधाओं के साथ आपके काम को बदल देता है
प्रक्रिया मानचित्र सभी आकारों और आकारों में आते हैं। वे सभी एक ही उद्देश्य की सेवा करते हैं, लेकिन कुछ प्रकार के प्रोसेस मैप्स विशेष परियोजनाओं के लिए बेहतर अनुकूल हो सकते हैं। यहां कुछ सबसे आम प्रकार के प्रक्रिया मानचित्र हैं।
एक प्रक्रिया मानचित्र का सबसे सरल रूप एक मूल फ्लोचार्ट है। मूल फ़्लोचार्ट प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट और प्रक्रिया को पूरा करने में शामिल चरणों को चित्रित करने के लिए प्रक्रिया मानचित्रण प्रतीकों का उपयोग करता है।
बेसिक फ्लोचार्ट्स का उपयोग नई परियोजनाओं की योजना बनाने, टीम के सदस्यों, मॉडल और दस्तावेज़ प्रक्रियाओं के बीच संचार में सुधार करने, वर्तमान प्रक्रिया में समस्याएं हल करने और वर्कफ़्लो का विश्लेषण और प्रबंधन करने के लिए किया जा सकता है।
के लिए सबसे अच्छा:
यह दिखाता है कि प्रारंभ से समाप्त होने की प्रक्रिया कैसे होती है, आमतौर पर अनुक्रमिक क्रम में।
एक उच्च स्तरीय प्रक्रिया मानचित्र, जिसे शीर्ष-डाउन मानचित्र या मूल्य श्रृंखला मानचित्र के रूप में भी जाना जाता है, एक प्रक्रिया का एक उच्च स्तरीय अवलोकन प्रदान करता है। चरण प्रक्रिया के अनिवार्य तक सीमित हैं और मानचित्र में न्यूनतम विवरण शामिल है।
उच्च स्तरीय प्रक्रिया मानचित्रों का उपयोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं को परिभाषित करने और शामिल प्रमुख चरणों की पहचान करने के लिए किया जा सकता है। ये प्रक्रिया मानचित्र वरिष्ठ अधिकारियों या तीसरे पक्षों के साथ प्रक्रियाओं पर चर्चा के लिए भी उपयोगी हैं जिन्हें ऑपरेशन के विनिर्देशों को जानने की आवश्यकता नहीं है।
के लिए सबसे अच्छा:
एक प्रक्रिया के आवश्यक चरणों को संचारित करना।
उच्च स्तरीय प्रक्रिया मानचित्र के विपरीत, एक विस्तृत प्रक्रिया मानचित्र प्रत्येक चरण के सभी विवरण प्रदान करता है और सबप्रोसेस भी शामिल करता है। यह निर्णय बिंदुओं और प्रत्येक चरण के इनपुट और आउटपुट दस्तावेज करता है। यह प्रक्रिया मानचित्र मैप की गई प्रक्रिया की सबसे पूरी तरह से समझ प्रदान करता है और इसके उच्च स्तर के विस्तार के कारण अक्षमता के क्षेत्रों को इंगित करने में सबसे प्रभावी है।
के लिए सबसे अच्छा:
सभी विवरण और आकस्मिकताओं सहित एक प्रक्रिया की व्यापक समझ प्रदान करना।
एक स्विम्लेन मानचित्र, जिसे क्रॉस-फ़ंक्शनल या परिनियोजन फ्लोचार्ट के रूप में भी जाना जाता है, प्रत्येक कार्य के लिए जिम्मेदार यह नामित करने के लिए "स्विमरलेंस" में प्रक्रिया गतिविधियों को प्रतिनिधि देता है। मानचित्र को प्रक्रिया में प्रत्येक हितधारक के लिए चैनलों में बांटा गया है और उचित हितधारक के चैनल में प्रत्येक गतिविधि को सूचीबद्ध करता है। इस प्रकार का प्रोसेस मैप प्रक्रिया में शामिल विभिन्न भूमिकाओं और हितधारकों के बीच बातचीत को हाइलाइट करता है।
स्विम्लेन नक्शा एक प्रक्रिया में उनकी भूमिकाओं पर कर्मचारियों को प्रशिक्षण और उत्तरदायित्व में वृद्धि के लिए आदर्श हैं। वे देरी, अनावश्यकता, और संभावित प्रक्रिया विफलता जैसी प्रक्रिया में अक्षमताओं की पहचान के लिए भी उपयोगी हैं।
के लिए सबसे अच्छा:
एक प्रक्रिया में कई हितधारकों की भूमिकाओं को स्पष्ट करना।
एक मान स्ट्रीम मानचित्र एक दुबला प्रबंधन उपकरण है जो ग्राहक को उत्पाद या सेवा लाने की प्रक्रिया को दर्शाता है। वैल्यू स्ट्रीम मैप्स जटिल होते हैं और प्रक्रिया के लिए आवश्यक जानकारी और सामग्रियों के प्रवाह को चित्रित करने के लिए प्रतीकों की एक अनूठी प्रणाली का उपयोग करते हैं।
साइकिल समय जैसे डेटा और प्रत्येक चरण में शामिल लोगों की संख्या को दस्तावेज करके, वैल्यू स्ट्रीम मैपिंग उन क्षेत्रों की पहचान करने के लिए उपयोगी है जहां अपशिष्ट को कम किया जा सकता है और भविष्य की परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने के अवसरों को प्रकट किया जा सकता है।
के लिए सबसे अच्छा:
किसी ग्राहक को उत्पाद लाने और प्रक्रिया के बारे में मात्रात्मक डेटा दस्तावेज करने की प्रक्रिया का वर्णन करना।
एक्रोनिम सिपोक आपूर्तिकर्ताओं, इनपुट, प्रक्रिया, आउटपुट, ग्राहकों के लिए खड़ा है। एक एसआईपीओसी आरेख प्रक्रिया के प्रमुख तत्वों की पहचान करने वाले चार्ट के रूप में इतना प्रक्रिया मानचित्र नहीं है, जिसे विस्तृत प्रक्रिया मानचित्र तैयार करने के लिए एक अग्रदूत चरण के रूप में बनाया जा सकता है।
जैसा कि संक्षिप्त नाम बताता है, एसआईपीओसी चार्ट में पांच कॉलम शामिल हो सकते हैं जिनमें प्रक्रिया में बुनियादी कदम, प्रक्रिया के आउटपुट, ग्राहकों, प्रक्रिया के इनपुट, और प्रत्येक इनपुट के आपूर्तिकर्ताओं शामिल हैं। एक अधिक विस्तृत प्रक्रिया मानचित्र की तैयारी के अलावा, एक सिपोक आरेख जटिल प्रक्रियाओं के दायरे को परिभाषित करने के लिए भी उपयोगी है।
के लिए सबसे अच्छा:
एक प्रक्रिया में प्रमुख तत्वों और हितधारकों की पहचान करना।
प्रक्रिया मैपिंग एकीकृत मॉडलिंग भाषा (यूएमएल) से प्रतीकों का उपयोग एक प्रक्रिया मानचित्र, जैसे चरणों, निर्णय बिंदु, इनपुट और आउटपुट, और भाग लेने वाले टीम के सदस्यों पर प्रमुख तत्वों का प्रतिनिधित्व करने के लिए प्रतीक का उपयोग करती है।
यहां सबसे आम प्रक्रिया मानचित्रण प्रतीकों और उनके उपयोग हैं:
टर्मिनेटर:
अंडाकार प्रक्रिया की शुरुआत और अंत को दर्शाते हैं।
प्रक्रिया चरण:
एक आयताकार प्रक्रिया में एक गतिविधि या कार्य का प्रतिनिधित्व करता है।
प्रवाह:
तीर प्रक्रिया में चरणों को जोड़ते हैं और दिशात्मक प्रवाह दिखाते हैं।
फेसला:
एक हीरा एक बिंदु को दर्शाता है जहां एक निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, आमतौर पर इस बिंदु से "हां" या "नहीं" विकल्पों के साथ।
विलंब:
एक डी-आकार का प्रतीक प्रक्रिया में देरी को इंगित करता है।
दस्तावेज़:
एक लहरदार नीचे की रेखा वाला एक आयताकार एक दस्तावेज़ या जानकारी का प्रतिनिधित्व करता है जो लोग पढ़ सकते हैं। कई दस्तावेजों को एकाधिक स्टैक्ड वेवी आयतों के समान प्रतीक द्वारा इंगित किया जाता है।
आंकड़े:
एक समांतरोग्राम डेटा का प्रतिनिधित्व करता है जो एक प्रक्रिया चरण का इनपुट या आउटपुट होता है।
हस्तेन निवेश:
एक slanted शीर्ष रेखा के साथ एक आयताकार एक कदम इंगित करता है जिसमें डेटा मैन्युअल रूप से दर्ज किया जाना चाहिए।
उपप्रचार:
डबल वर्टिकल लाइनों के साथ एक आयताकार एक उपप्रक्रोस को इंगित करता है जो कहीं और पूर्वनिर्धारित है।
ऐसे कई अन्य प्रतीक हैं जिन्हें आप अपने प्रक्रिया मानचित्र में भी शामिल कर सकते हैं, लेकिन ये सामान्य प्रतीक सबसे उपयोगी होंगे, खासकर जब आप शुरू करते हैं।
आप किसी भी प्रकार की प्रक्रिया के लिए एक प्रक्रिया मानचित्र बना सकते हैं, लेकिन आप अभी भी सोच सकते हैं कि इस टूल को अपनी टीम में कैसे लागू किया जाए।
एक बेहतर विचार प्राप्त करने में आपकी सहायता के लिए कि एक प्रक्रिया मानचित्र कैसा दिख सकता है, यहां एक उदाहरण दिया गया है:
प्रक्रिया मैपिंग तकनीकें
आप अपनी आवश्यकताओं और वरीयताओं से मेल खाने के लिए प्रक्रिया मानचित्र को अनुकूलित कर सकते हैं, लेकिन प्रभावशीलता को अधिकतम करने के लिए प्रक्रिया मानचित्रण करते समय ध्यान में रखने के लिए सामान्य युक्तियां भी हैं। आप शुरू करने के लिए आवेदन करने के लिए यहां कुछ प्रक्रियाएं सबसे अच्छी प्रथाएं दी गई हैं:
अपनी प्रक्रिया मानचित्र की योजना बनाना:
प्रक्रिया की सीमाओं को स्थापित करें ताकि केवल आवश्यक जानकारी शामिल हो।
प्रक्रिया के लिए स्पष्ट उद्देश्यों को सेट करें।
केवल मानचित्र प्रक्रियाएं जिनके पास परिभाषित, उद्देश्य आउटपुट है।
अपनी प्रक्रिया मानचित्र तैयार करना:
आउटपुट से इनपुट तक पीछे की ओर काम करें।
सबप्रोसेस को सरल रखें।
सभी आवश्यक विवरणों को शामिल करें, और कोई कम नहीं।
मानकीकृत नोटेशन का उपयोग करें ताकि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो।
अपनी प्रक्रिया मानचित्र की समीक्षा करना:
प्रक्रिया में शामिल सभी से प्रतिक्रिया प्राप्त करें।
एक पसंदीदा स्थिति को पूरा करने के लिए विस्तृत वैकल्पिक मार्ग जहां लागू हो।
अपने वर्तमान राज्य में प्रक्रिया को मानचित्र करें, जरूरी नहीं कि एक आदर्श या आदर्श राज्य, और वहां से सुधार करें।
अपनी प्रक्रिया मानचित्रण के प्रत्येक चरण में इन युक्तियों को लागू करें ताकि आप सबसे प्रभावी प्रक्रिया मानचित्र तैयार कर सकें।
एक प्रक्रिया मानचित्र के साथ सही दिशा में परियोजनाओं को चलाएं
प्रक्रिया मानचित्रण आपकी प्रक्रियाओं को दस्तावेज और सुधारने के लिए एक प्रभावी उपकरण है। इन सात सरल चरणों के साथ उपरोक्त जानकारी को मिलाएं
वर्कफ़्लो बनाना
। सही उपकरण का उपयोग करके, आप स्पष्ट संचार और बेहतर दक्षता प्राप्त करने के लिए प्रक्रियाओं को मैपिंग और प्रबंधित करना शुरू कर सकते हैं।
