Průvodce mapováním procesu: Definice, jak-to, a tipy

Přijdete někdy s velkým nápadem, ale nejste si jisti, kam začít? Chcete-li vidět, že vaše nápady přicházejí do uskutečnění, musíte je nejprve zorganizovat a přijít s plánem.

Mapování procesu může pomoci s organizačním procesem. Je to vizuální reprezentace pracovního postupu, podobně jakoStruktura poruch práceA může být užitečné pro ilustraci problematiky a oblastí zlepšení.

Mapování procesu může být výhodou, když děláte tým brainstormings, rozhodování nebo plánování projektů. Procesní mapy také vhodnéProcesní dokumentace, nový pronájem školení azlepšení procesu .

Chcete-li dělat projektové plánování a komunikaci efektivnější pro váš tým, zjistěte, jak procesní mapování funguje (s příklady), výhody mapování procesu a jak vytvořit procesní mapu.

Co je mapování procesu?

Mapování procesu je technika používaná pro vizuální mapování pracovních postupů a procesů. Zahrnuje vytvoření procesní mapy, také označované jako vývojový diagram, procesní vývojový diagram neboDiagram pracovního postupu .

Účelem mapování procesu je sdělit, jak proces funguje stručným a přímočarým způsobem. Umožňuje každému členovi týmu schopen snadno pochopit, jak dokončit daný proces bez dlouhých verbálních vysvětlení. Mapováním procesu od začátku do konce můžete mít lepší pochopení toho, jak celý proces funguje a identifikovat neefektivnost nebo vylepšení.

Můžete použít mapování procesu pro vizualizaci jakéhokoliv typu procesu, ale je to běžné používat je pro analýzu procesu, školení, integraci nebo zlepšování procesu. Jsou užitečné, pokud potřebujete sdělit komplexní proces, řešit opakovaný problém v daném procesu nebo koordinovat odpovědnost více členů týmu.

Jak vytvořit procesní mapu

Vytvoření procesní mapy je jednoduchá a může být provedena na papíře nebo používáníSoftware pro správu pracovního postupua šablony. Níže uvedené kroky vysvětlují, jak vytvořit procesní mapu od nuly.

Krok 1: Identifikujte problém nebo proces na mapu

Nejprve určete proces, který chcete mapovat. Existuje neefektivní proces, který potřebuje zlepšení? Nový proces, který byste chtěli stručně komunikovat svým týmem? Komplexní proces, o kterém mají zaměstnanci často otázky? Identifikujte to, co chcete mapovat a pojmenovat.

Krok 2: Seznam dotčených aktivit

Dokumentovat všechny úkoly potřebné k dokončení procesu. V této fázi řádu nezáleží. Proveďte seznam všech zúčastněných aktivit, stejně jako, kdo je zodpovědný za každý.

Je to dobrý nápad spolupracovat se spoluhráči a dalšími zúčastněnými stranami, kteří se budou zúčastnit procesu, takže můžete přesně představit pro všechny požadované kroky a určit, jakou úroveň detailu je zapotřebí. Také se ujistěte, že zjistíte, kde proces začíná a končí, takže víte, které úkoly by měly být zahrnuty za účelem vytvoření požadovaného výsledku.

Krok 3: Napište posloupnost kroků

Nyní, když jste sestavili seznam všech aktivit, dalším krokem je uspořádat tyto činnosti ve správné sekvenci, dokud není úplný proces reprezentován od začátku do konce. To je dobré místo pro kontrolu, zda existují nějaké mezery, které jste zmeškali v předchozím kroku.

Krok 4: Nakreslete vývojový diagram pomocí symbolů mapování procesů

Vyberte odpovídající formát mapování procesu a vypněte proces, představující kroky s symboly mapování procesů. Existuje asi 30 standardních symbolů, které můžete použít k reprezentaci různých prvků procesu, ale podrobněji se v tomto článku pokryjeme nejčastěji.

Krok 5: Dokončete a sdílejte mapu procesu

Jakmile dokončíte kreslení mapy procesu, přečtěte si ho s jinými zúčastněnými stranami zapojenými do procesu, abyste se ujistili, že každý rozumí a souhlasí s tím, jak je proces mapován. Ujistěte se, že žádné kroky nebyly vynechány a neexistují žádné propouštění nebo nejasnosti.

Krok 6: Analyzujte mapu, abyste našli oblasti zlepšení

Poté, co zjistíte, že mapová mapa přesně popisuje procesní postup procesu, vaše dokončená procesní mapa nyní slouží jako nástroj, který můžete analyzovat, abyste zjistili způsoby zlepšení procesu.

S pomocí zpětné vazby z vašeho týmu, identifikovat tam, kde jsou v procesu úzká místa a neefektivnost. Jaké kroky mohou být odstraněny? Které úkoly lze dokončit efektivněji? Poté, co jste identifikovali tyto oblasti zlepšování, podnikněte kroky k jejich opravu a přepracováním procesní mapy, aby odrážely zlepšení.

Proč používat procesní mapu?

Mapování procesu umožňuje zpevnit nápady a zefektivnit procesy vizuálně komunikaci kroků potřebných k provedení myšlenky.

Zde jsou některé způsoby, jak lze mapování procesu užitečné pro vás a váš tým:

Identifikovat neefektivnosti: Pomáhá identifikovat překážky, mezery a další otázky vPrůběh procesu .

Zjednodušte nápady:Rozdělí komplexní myšlenky do menších kroků.

Zvýšení porozumění:Podporuje důkladné pochopení procesu.

Plán pro kontingenci : Umožňuje kontingenci a poskytuje vedení řešení problémů.

Odpovídající odpovědnost:Koordinuje odpovědnost mezi různými osobami nebo subjekty.

Vytvořit dokumentaci:Poskytuje dokumentaci procesu.

Komunikujte jasně:Zjednodušuje komunikaci prostřednictvím uživatelsky příjemného, ​​vizuálního formátu.

Rozhodnutí rychleji:Umožňuje rychlejší rozhodování v důsledku rychlejší komunikace.

Pomoc zaměstnancům:Zlepšuje výkonnost zaměstnanců a spokojenost s prací.

Splnit standardy:Pomáhá podnikům splňovat normy ISO 9000 a ISO 9001.

Druhy procesních map

Procesní mapy přicházejí ve všech tvarech a velikostech. Všichni slouží stejnému účelu, ale určité typy procesních map mohou být vhodnější pro konkrétní projekty. Zde jsou některé z nejčastějších typů procesních map.

Flowchart.

Nejjednodušší formou procesní mapy je základní vývojový diagram. Základní vývojový diagram používá symboly mapování procesů pro ilustraci vstupů a výstupů procesu a kroky zahrnuté při dokončení procesu.

Základní vývojové diagramy mohou být použity k plánování nových projektů, zlepšení komunikace mezi členy týmu, modely a procesy dokumentu, řešit problémy v aktuálním procesu a analyzovat a spravovat pracovní postupy.

Nejlepší pro:Zobrazení toho, jak se proces provádí od začátku do konce, typicky v sekvenčním pořadí.

Mapa procesu na vysoké úrovni

Mapa procesu na vysoké úrovni, známá také jako mapa mapy shora dolů nebo hodnotové řetězce, poskytuje přehled o vysoké úrovni procesu. Kroky jsou omezeny na základy procesu a mapa zahrnuje minimální detail.

Mapy procesu na vysoké úrovni lze použít k definování obchodních procesů a identifikovat klíčové kroky. Tyto procesní mapy jsou také užitečné pro diskusi o procesech s nadřízenými nebo třetími stranami, které nemusí znát specifika operace.

Nejlepší pro:Komunikovat základní kroky procesu.

Detailní procesní mapa

Na rozdíl od mapy procesu na vysoké úrovni poskytuje podrobná procesní mapa všechny podrobnosti o každém kroku a zahrnuje podprocesy. Dokumentuje rozhodovací body a vstupy a výstupy každého kroku. Tato procesní mapa poskytuje nejpodrobnější pochopení mapovaného procesu a je nejúčinnější v určování oblastí neefektivnosti díky své vysoké úrovni detailů.

Nejlepší pro:Poskytování komplexního porozumění procesu, včetně všech detailů a nepředvídanin.

Mapa swimane.

Mapa swimane, také známý jako cross-funkční nebo nasazenkový vývojový diagram, deleguje procesní aktivity do "swimlanů" k označení, kdo je zodpovědný za každý úkol. Mapa je rozdělena do kanálů pro každé zúčastněné strany v procesu a uvádí každou aktivitu v kanálu příslušného zúčastněného strany. Tento typ procesní mapy zdůrazňuje různé role zapojené do procesu a interakce mezi zúčastněnými stranami.

Mapy swimanu jsou ideální pro školení zaměstnanců na jejich role v procesu a zvyšující se odpovědnost. Jsou také užitečné pro identifikaci neefektivnosti v procesu, jako jsou zpoždění, propouštění a potenciální selhání procesu.

Nejlepší pro:Vyjasnění rolí více zúčastněných stran v procesu.

Hodnota mapa proudu

Mapa hodnoty proudu je štíhlým nástrojem, který vizualizuje proces přinášení produktu nebo služby zákazníkovi. Hodnota mapy proudu mají tendenci být složité a používat unikátní systém symbolů pro ilustraci toku informací a materiálů nezbytných pro proces.

Dokumentováním dat, jako je doba cyklu a počet osob zapojených do každého kroku, mapování hodnotového proudu je užitečné pro identifikaci oblastí, kde lze odpad snížit a odhalit příležitosti pro zaostřování budoucích projektů.

Nejlepší pro:Popisující proces přinášení produktu zákazníkovi a dokumentovat kvantitativní údaje o procesu.

SIPOC Diagram.

Zkratka SIPOC znamená dodavatele, vstupy, proces, výstupy, zákazníky. Schéma SIPOC není tolik procesní mapy jako graf identifikující klíčové prvky procesu, který může být vytvořen jako precurzorský krok k vytvoření podrobné procesní mapy.

Vzhledem k tomu, že zkratka navrhuje, SIPOC graf by měl obsahovat pět sloupců, které zahrnují základní kroky v procesu, výstupy procesu, zákazníků, vstupů procesu a dodavatele každého vstupu. Kromě přípravy na podrobnější mapovou mapu je také užitečný pro definování rozsahu komplexních procesů.

Nejlepší pro:Identifikace klíčových prvků a zúčastněných stran v procesu.

Symboly procesu procesu

Mapování procesu používá symboly ze sjednoceného modelovacího jazyka (UML), aby reprezentovaly klíčové prvky na procesní mapě, jako jsou kroky, rozhodovací body, vstupy a výstupy a zúčastněné členy týmu.

Zde jsou nejběžnější symboly mapování procesů a jejich využití:

Terminator:Ovaly označují začátek a konec procesu.

Procesní krok:Obdélník představuje činnost nebo úkol v procesu.

Tok:Šipky Připojte kroky v procesu a ukazují směrový proud.

Rozhodnutí:Diamant znázorňuje bod, kdy je třeba učinit rozhodnutí, obvykle s "ano" nebo "ne" možnosti větvení od tohoto bodu.

Zpoždění:Symbol ve tvaru D označuje zpoždění v procesu.

Dokument:Obdélník s vlnitým dolním řádkem představuje dokument nebo informace, které mohou lidé číst. Více dokumentů je označeno symbolem připomínajícím více skládaných vlnitých obdélníků.

Data:Paralelogram představuje data, která je vstupem nebo výstupem procesního kroku.

Ruční vstup:Obdélník s šikmou horní linií označuje krok, ve kterém musí být data ručně zadána.

Podproces:Obdélník s dvojitým svislým čáry označuje podproces, která je předdefinována jinde.

Existuje řada dalších symbolů, které můžete také začlenit do své procesní mapy, ale tyto běžné symboly budou nejmodlivnější, zejména jak jste začít.

Příklad procesu mapování procesu

Můžete vytvořit procesní mapu pro jakýkoliv typ procesu, ale stále můžete přemýšlet, jak použít tento nástroj pro váš tým.

Abychom vám pomohli získat lepší představu o tom, jak by mohla vypadat procesní mapa, zde je příklad:

Techniky mapování procesu

Procesní mapy můžete přizpůsobit, aby odpovídaly vašim potřebám a preferencím, ale existují také obecné tipy, které mají mít na paměti, když mapování procesu maximalizuje efektivitu. Zde je několik procesních mapování osvědčených postupů, které platí, jak jste začali:

Plánování mapy procesu:

Stanovte hranice procesu tak, aby byly zahrnuty pouze nezbytné informace.

Nastavte jasné cíle pro tento proces.

Pouze mapové procesy, které mají definovaný objektivní výstup.

Navrhování mapy procesu:

Práce dozadu od výstupu do vstupu.

Udržujte podprocesy jednoduché.

Zahrnout všechny potřebné detaily, ne více a ne méně.

Použijte standardizované notace, takže každý je na stejné stránce.

Přezkoumání mapy procesu:

Získejte zpětnou vazbu od každého zapojeného do procesu.

Podrobné alternativní cesty pro splnění preferovaného stavu, pokud je to vhodné.

Mapa procesu ve svém současném stavu, ne nutně perfektním nebo idealizovaným stavem a vylepšuje se odtud.

Použijte tyto tipy v každé fázi mapování procesu, abyste mohli produkovat nejúčinnější procesní mapy.

Steer projekty správným směrem s procesní mapou

Mapování procesu je účinným nástrojem pro dokumentování a zlepšování vašich procesů. Kombinujte výše uvedené informace s těmito sedmi jednoduchými krokyVytvoření pracovního postupu. Pomocí správných nástrojů můžete začít mapovat a spravovat procesy pro dosažení jasné komunikace a zlepšené účinnosti.