Gids voor het verwerken van Mapping: Definitie, How-to en Tips

Kom je ooit een geweldig idee, maar je weet niet zeker waar je moet beginnen? Om te zien hoe je ideeën tot bloei komen, moet je ze eerst organiseren en een plan bedenken.

Procesmapping kan helpen bij het organiseren van het organiseren. Het is een visuele weergave van de workflow, vergelijkbaar met eenWerkonderbrekingsstructuur, en het kan nuttig zijn om u te helpen problemen en verbeterpunten te identificeren.

Procesmapping kan een voordeel zijn als u team brainstormen doet, beslissingen nemen of projecten plannen. Process Maps komen ook handig voorprocesdocumentatie, nieuwe inhuurtraining, enProcesverbetering .

Om projectplanning en -communicatie efficiënter te maken voor uw team, zoek dan hoe procesmapping werkt (met voorbeelden), de voordelen van procesmapping en hoe u een proceskaart maakt.

Wat is Process Mapping?

Process Mapping is een techniek die wordt gebruikt om werkstromen en processen visueel in kaart te brengen. Het gaat om het maken van een proceskaart, ook aangeduid als een stroomdiagram, processtroomchart, ofWorkflow-diagram .

Het doel van procesmapping is om te communiceren hoe een proces in een beknopte en eenvoudige manier werkt. Hiermee kan elk teamlid gemakkelijk begrijpen hoe u een bepaald proces kunt voltooien zonder langdurige verbale verklaringen. Door een proces van start tot finish in kaart te brengen, kunt u een beter begrip hebben van hoe het hele proces werkt en inefficiënties identificeert of verbeteringen aanbrengt.

U kunt procesmapping gebruiken om elk type proces te visualiseren, maar het is gebruikelijk om ze te gebruiken voor procesanalyse, training, integratie of procesverbetering. Ze zijn handig wanneer je een complex proces moet communiceren, een terugkerend probleem binnen een bepaald proces aanspreken of de verantwoordelijkheden van meerdere teamleden coördineren.

Hoe maak je een proceskaart

Het maken van een proceskaart is eenvoudig en kan op papier worden gedaan of gebruiktWorkflow Management-softwareen sjablonen. De onderstaande stappen leggen uit hoe u een proceskaart opnieuw maakt.

Stap 1: Identificeer een probleem of proces om te kaart

Bepaal eerst het proces dat u wilt in kaart brengen. Is er een inefficiënt proces dat verbetering nodig heeft? Een nieuw proces dat u wilt communiceren met uw team? Een complex proces waar werknemers vaak vragen over hebben? Identificeer wat je wilt in kaart brengen en noem het.

Stap 2: vermeld de betrokken activiteiten

Documenteer alle taken die nodig zijn om het proces te voltooien. In dit stadium doet de bestelling niet uit. Maak een lijst met alle betrokken activiteiten, evenals wie verantwoordelijk is voor elk.

Het is een goed idee om samen te werken met teamgenoten en andere belanghebbenden die deelnemen aan het proces, zodat u nauwkeurig rekening kunt houden met alle benodigde stappen en bepalen welk detailniveau nodig is. Zorg er ook voor dat u vaststelt wanneer het proces begint en eindigt, zodat u weet welke taken moeten worden opgenomen om het gewenste resultaat te produceren.

Stap 3: Schrijf de volgorde van stappen uit

Nu u een lijst van alle activiteiten hebt samengesteld, is de volgende stap om deze activiteiten in de juiste volgorde te regelen, totdat het volledige proces van begin tot eind wordt weergegeven. Dit is een goede plek om te controleren of er gaten zijn die u in de vorige stap mogelijk hebt gemist.

Stap 4: Teken een stroomdiagram met behulp van procesmappersymbolen

Selecteer het juiste procesmappingsformaat en maak het proces uit en vertegenwoordigt de stappen met procesmappersymbolen. Er zijn ongeveer 30 standaardsymbolen die u kunt gebruiken om verschillende elementen van een proces te vertegenwoordigen, maar we hebben de meest voorkomende in meer detail later in dit artikel.

Stap 5: Finaliseer en deel de proceskaart

Als je klaar bent met het tekenen van je proceskaart, bekijk het dan met andere belanghebbenden die betrokken zijn bij het proces om ervoor te zorgen dat iedereen het begrijpt en is het eens met hoe het proces is toegewezen. Zorg ervoor dat er geen stappen zijn weggelaten en er zijn geen ontslagen of ambiguïteiten.

Stap 6: Analyseer de kaart om verbeteringsgebieden te vinden

Nadat u vaststelt dat de proceskaart nauwkeurig de procesworkflow beschrijft, dient uw voltooide proceskaart nu als een hulpmiddel dat u kunt analyseren om manieren te ontdekken om het proces te verbeteren.

Met behulp van feedback van uw team, identificeer dan waar knelpunten en inefficiënties in het proces zijn. Welke stappen kunnen worden geëlimineerd? Welke taken kunnen efficiënter worden voltooid? Zodra u deze verbeteringsgebieden hebt geïdentificeerd, neemt u actie om ze op te lossen en opnieuw te werken aan de proceskaart om de verbeteringen weer te geven.

Waarom een ​​proceskaart gebruiken?

Met Process Mapping kunt u ideeën en stroomlijnprocessen stollen door de stappen visueel te communiceren die nodig zijn om een ​​idee uit te voeren.

Hier zijn enkele manieren die procesmapping nuttig kan zijn voor u en uw team:

Identificeer inefficiënties: Helpt u knelpunten, hiaten en andere problemen in a te identificerenprocesstroom .

Vereenvoudig ideeën:Breekt complexe ideeën in kleinere stappen.

Vergroot begrijpen:Bevordert een grondig begrip van een proces.

Plan voor onvoorziene : Zorgt voor onvoorziene, en biedt probleemoplossende begeleiding.

Verantwoordelijkheden delegeren:Coördineert verantwoordelijkheden tussen verschillende individuen of entiteiten.

Maak documentatie:Biedt documentatie van het proces.

Communiceer duidelijk:Vereenvoudigt de communicatie via een gebruiksvriendelijk, visueel formaat.

Beslissingen sneller maken:Maakt snellere besluitvorming mogelijk vanwege snellere communicatie.

Medewerkers helpen:Verbetert de prestaties en het taakvoldoening van de werknemer.

Voldoen aan de normen:Helpt bedrijven te voldoen aan ISO 9000- en ISO 9001-normen.

Typen proceskaarten

Process Maps zijn er in alle soorten en maten. Ze dienen allemaal hetzelfde doel, maar bepaalde soorten proceskaarten kunnen beter geschikt zijn voor bepaalde projecten. Hier zijn enkele van de meest voorkomende soorten proceskaarten.

Stroomschema

De eenvoudigste vorm van een proceskaart is een basisstroomdiagram. Het basisstroomdiagram maakt gebruik van procesmappingsymbolen om de ingangen en uitgangen van een proces en de stappen in het voltooien van het proces te illustreren.

Basistische stroomdiagrammen kunnen worden gebruikt om nieuwe projecten te plannen, de communicatie tussen teamleden, model- en documentprocessen te verbeteren, problemen op te lossen in een huidig ​​proces en workflows analyseren en beheren.

Best voor:Toont hoe een proces wordt gedaan vanaf begin tot einde, typisch in volgorde.

PROCES-kaart op hoog niveau

Een proceskaart op hoog niveau, ook bekend als een top-down kaart of waarde kettingketting, biedt een overzicht op hoog niveau van een proces. Stappen zijn beperkt tot de essentie van het proces en de kaart bevat minimaal detail.

Proceskaarten op hoog niveau kunnen worden gebruikt om bedrijfsprocessen te definiëren en de betrokken belangrijke stappen te identificeren. Deze proceskaarten zijn ook handig voor het bespreken van processen met superieuren of derden die de details van de operatie niet hoeven te kennen.

Best voor:Communiceren van de essentiële stappen van een proces.

Gedetailleerde proceskaart

In tegenstelling tot het proces op hoog niveau, biedt een gedetailleerde proceskaart alle details van elke stap en omvatten subprocessen. Het documenteert beslissingspunten en inputs en uitgangen van elke stap. Deze proceskaart biedt het meest grondige begrip van het toegewezen proces en is het meest effectief in het vastleggen van gebieden van inefficiëntie als gevolg van het hoge detailniveau.

Best voor:Het verstrekken van een alomvattend begrip van een proces, inclusief alle details en onvoorziene gebeurtenissen.

Swimlane-kaart

Een zwembalterkaart, ook bekend als een dwarsfunctioneel of implementatiestroomchart, afgevaardigde procesactiviteiten in "swimlanes" om aan te wijzen wie verantwoordelijk is voor elke taak. De kaart is verdeeld in kanalen voor elke stakeholder in het proces en vermeldt elke activiteit in het kanaal van de juiste belanghebbende. Dit type proceskaart benadrukt de verschillende rollen die betrokken zijn bij het proces en de interactie tussen belanghebbenden.

Swimlane-kaarten zijn ideaal voor het trainen van werknemers op hun rollen in een proces en verhindering van de verantwoording. Ze zijn ook nuttig voor het identificeren van inefficiënties in het proces, zoals vertragingen, ontslagen en potentiële processtoring.

Best voor:Verduidelijken van de rollen van meerdere belanghebbenden in een proces.

Value Stream-kaart

Een value-streamkaart is een lean management-tool die het proces van het brengen van een product of dienst aan de klant visualiseert. Waardestroomkaarten zijn meestal ingewikkeld en gebruiken een uniek systeem van symbolen om de stroom van informatie en materialen die nodig zijn voor het proces te illustreren.

Door gegevens zoals cyclustijd te documenteren en het aantal betrokken personen in elke stap, is waardestreammapping nuttig voor het identificeren van gebieden waar afval kan worden verminderd en onthullende mogelijkheden voor het focussen van toekomstige projecten.

Best voor:Het beschrijven van het proces van het brengen van een product aan een klant en het documenteren van kwantitatieve gegevens over het proces.

SIPOC-diagram

Het acroniem SIPOC staat voor leveranciers, ingangen, proces, uitgangen, klanten. Een SIPOC-diagram is niet zozeer een proceskaart als een diagram die de belangrijkste elementen van het proces identificeert, die kan worden gemaakt als een voorlopige stap om een ​​gedetailleerde proceskaart te maken.

Naarmate het acroniem suggereert, moet het SIPOC-diagram vijf kolommen bevatten die de basisstappen omvatten in het proces, de uitgangen van het proces, de klanten, de inputs van het proces en de leveranciers van elke invoer. Naast de voorbereiding op een meer gedetailleerde proceskaart, is een SIPOC-diagram ook nuttig voor het definiëren van de reikwijdte van complexe processen.

Best voor:Het identificeren van de belangrijkste elementen en stakeholders in een proces.

Process Mapping Symbols

Procesmapping maakt gebruik van symbolen van de Unified Modeling Taal (UML) om belangrijke elementen op een proceskaart weer te geven, zoals stappen, beslissingspunten, ingangen en uitgangen en deelnemende teamleden.

Hier zijn de meest voorkomende procesmappingsymbolen en hun gebruik:

Terminator:Ovalen duiden het begin en het einde van het proces aan.

Processtap:Een rechthoek vertegenwoordigt een activiteit of taak in het proces.

Stromen:Pijlen Sluit de stappen in het proces aan en tonen directionele stroom.

Beslissing:Een diamant illustreert een punt waar een beslissing moet worden genomen, meestal met "ja" of "nee" opties vertakt vanaf dit punt.

Vertraging:Een D-vormig symbool geeft een vertraging in het proces aan.

Document:Een rechthoek met een golvende onderste lijn vertegenwoordigt een document of informatie die mensen kunnen lezen. Meerdere documenten worden aangegeven door een symbool dat lijkt op meerdere gestapelde golvende rechthoeken.

Gegevens:Een parallellogram vertegenwoordigt gegevens die een invoer of uitvoer van een processtap is.

Handmatige invoer:Een rechthoek met een schuine toplijn geeft een stap in welke gegevens handmatig moeten worden ingevoerd.

SUBPOCESS:Een rechthoek met dubbele verticale lijnen geeft een subproces aan die elders vooraf gedefinieerd is.

Er zijn een aantal andere symbolen die u ook in uw proceskaart kunt opnemen, maar deze gemeenschappelijke symbolen zijn het nuttigst, vooral als u aan de slag gaat.

Process Mapping-voorbeeld

Je kunt een proceskaart maken voor elk type proces, maar je vraagt ​​je misschien nog steeds af hoe je deze tool moet toepassen op je team.

Om u te helpen een beter idee te krijgen van hoe een proceskaart eruit zou kunnen zien, is hier een voorbeeld:

Process Mapping-technieken

U kunt proceskaarten aanpassen aan uw behoeften en voorkeuren, maar er zijn ook algemene tips om in gedachten te houden bij het verwerken van de inrichting om de effectiviteit te maximaliseren. Hier zijn een paar proces in kaart brengen van beste praktijken die van toepassing zijn als u aan de slag gaat:

Planning van uw proceskaart:

Stel de grenzen van het proces vast, zodat alleen noodzakelijke informatie is inbegrepen.

Stel duidelijke doelstellingen in voor het proces.

Alleen kaartprocessen die een gedefinieerde, objectieve uitvoer hebben.

Het opstellen van uw proceskaart:

Werk achteruit van uitvoer naar invoer.

Houd SUBPROCESSES eenvoudig.

Neem alle nodige details op, niet meer en niet minder.

Gebruik gestandaardiseerde notatie, zodat iedereen op dezelfde pagina staat.

Uw proceskaart bekijken:

Krijg feedback van alle betrokkenen bij het proces.

Detail alternatieve routes naar het voldoen aan een voorkeursvoorwaarde, indien van toepassing.

Kaart het proces in zijn huidige toestand, niet noodzakelijk een perfecte of geïdealiseerde staat en maakt daar verbeteringen aan.

Pas deze tips toe in elke fase van uw procesmapping, zodat u de meest effectieve proceskaarten kunt produceren.

Stuur projecten in de goede richting met een proceskaart

Procesmapping is een effectief hulpmiddel voor het documenteren en verbeteren van uw processen. Combineer de bovenstaande informatie met deze zeven eenvoudige stappen naarEen workflow maken. Met behulp van de juiste tools kunt u beginnen met het toewijzen en beheren van processen om duidelijke communicatie en verbeterde efficiëntie te bereiken.