Guide til å behandle kartlegging: Definisjon, how-to, og tips

Kommer du noen gang med en god ide, men du er ikke sikker på hvor du skal begynne? For å se dine ideer kommer til å bli oppfylt, må du først organisere dem og komme opp med en plan.

Prosess kartlegging kan hjelpe med organiseringsprosessen. Det er en visuell representasjon av arbeidsflyten, som ligner enArbeidsskifting Struktur, og det kan være nyttig for å hjelpe deg med å identifisere problemer og forbedringsområder.

Prosess kartlegging kan være en fordel når du gjør lag brainstorms, ta avgjørelser eller planlegging prosjekter. Prosesskartene kommer også til nytte forprosess dokumentasjon, ny leieopplæring, ogprosessforbedring .

For å gjøre prosjektplanlegging og kommunikasjon mer effektiv for teamet ditt, finn ut hvordan prosess kartlegging fungerer (med eksempler), fordelene med prosess kartlegging, og hvordan du lager et prosess kart.

Hva er prosess kartlegging?

Prosess kartlegging er en teknikk som brukes til å visuelt kartlegge arbeidsflyter og prosesser. Det innebærer å skape et prosesskart, også referert til som et flytskjema, prosessflowchart, ellerWorkflow Diagram .

Formålet med prosess kartlegging er å kommunisere hvordan en prosess fungerer på en kortfattet og grei måte. Det gjør det mulig for et lagmedlem å kunne forstå hvordan du enkelt kan fullføre en gitt prosess uten lengre verbale forklaringer. Ved å kartlegge en prosess fra start til slutt, kan du få en bedre forståelse av hvordan hele prosessen fungerer og identifiserer ineffektiviteter eller forbedrer.

Du kan bruke prosess kartlegging for å visualisere hvilken som helst type prosess, men det er vanlig å bruke dem til prosessanalyse, trening, integrasjon eller prosessforbedring. De er nyttige når du trenger å kommunisere en kompleks prosess, adressere et gjentakende problem i en gitt prosess, eller koordinere ansvaret for flere lagmedlemmer.

Slik lager du et prosesskart

Opprette et prosesskart er enkelt og kan gjøres på papir eller brukerWorkflow Management Softwareog maler. Trinnene nedenfor forklarer hvordan du lager et prosesskart fra bunnen av.

Trinn 1: Identifiser et problem eller en prosess for å kartlegge

Først bestemme prosessen du vil gjerne kartlegge. Er det en ineffektiv prosess som trenger forbedring? En ny prosess du vil gjerne kommunisere med ditt lag? En kompleks prosess som ansatte ofte har spørsmål om? Identifiser hva du vil kartlegge og navngi den.

Trinn 2: Oppgi aktivitetene som er involvert

Dokument alle oppgavene som kreves for å fullføre prosessen. På dette stadiet spiller rekkefølgen ingen rolle. Lag en liste over alle involverte aktiviteter, så vel som hvem som er ansvarlig for hver.

Det er en god ide å samarbeide med lagkamerater og andre interessenter som vil delta i prosessen, slik at du nøyaktig kan ta hensyn til alle trinnene som kreves og avgjøre hvilket detaljnivå som trengs. Sørg også for at du etablerer hvor prosessen begynner og slutter, slik at du vet hvilke oppgaver som skal inkluderes for å produsere det ønskede resultatet.

Trinn 3: Skriv ut sekvensen av trinnene

Nå som du har samlet en liste over alle aktivitetene, er neste trinn å ordne disse aktivitetene i den riktige sekvensen, til hele prosessen er representert fra begynnelse til slutt. Dette er et bra sted å sjekke om det er noen hull du kanskje har savnet i forrige trinn.

Trinn 4: Tegn et flytskjema ved hjelp av prosess kartlegging symboler

Velg riktig prosess kartlegging format og trekk ut prosessen, som representerer trinnene med prosess kartlegging symboler. Det er rundt 30 standard symboler du kan bruke til å representere forskjellige elementer i en prosess, men vi vil dekke de vanligste mer detaljert senere i denne artikkelen.

Trinn 5: Fullfør og del prosesskortet

Når du er ferdig med å tegne prosessen kartet, vurder det med andre interessenter som er involvert i prosessen for å sikre at alle forstår det og godtar hvordan prosessen er kartlagt. Pass på at ingen trinn har blitt utelatt, og det er ingen redundans eller tvetydigheter.

Trinn 6: Analyser kartet for å finne forbedringsområder

Etter at du har etablert at prosesskartet nøyaktig beskriver prosessens arbeidsflyt, fungerer det ferdige prosessskartet ditt nå som et verktøy du kan analysere for å oppdage måter å forbedre prosessen på.

Ved hjelp av tilbakemelding fra teamet ditt, identifiser hvor det er flaskehalser og ineffektivitet i prosessen. Hvilke trinn kan elimineres? Hvilke oppgaver kan fylles ut mer effektivt? Når du har identifisert disse forbedringsområdene, gjør handling for å fikse dem og omarbeide prosesskartet for å gjenspeile forbedringene.

Hvorfor bruke et prosesskart?

Prosess kartlegging lar deg størkne ideer og effektivisere prosesser ved å visuelt kommunisere trinnene som trengs for å utføre en ide.

Her er noen måter som behandler kartlegging kan være nyttig for deg og ditt lag:

Identifisere ineffektiviteter: Hjelper deg med å identifisere flaskehalser, hull og andre problemer i aprosessflyt .

Forenkle ideer:Bryter ned komplekse ideer i mindre trinn.

Øk forståelse:Fremmer grundig forståelse av en prosess.

Plan for uforutsetninger : Tillater uforutsetninger og gir problemløsningsveiledning.

Delegere ansvar:Koordinerer ansvar mellom ulike individer eller enheter.

Opprett dokumentasjon:Gir dokumentasjon av prosessen.

Kommunisere tydelig:Forenkler kommunikasjonen gjennom et brukervennlig, visuelt format.

Ta beslutninger raskere:Gjør det mulig for raskere beslutningstaking på grunn av raskere kommunikasjon.

Assist ansatte:Forbedrer ansattes ytelse og trivsel.

Møt standarder:Hjelper bedrifter som følger ISO 9000 og ISO 9001-standarder.

Typer av prosess kart

Prosesskart kommer i alle former og størrelser. De tjener alle samme formål, men visse typer prosesskart kan være bedre egnet for bestemte prosjekter. Her er noen av de vanligste typene prosesskart.

Flytskjema

Den enkleste formen for et prosesskart er et grunnleggende flytskjema. Basic Flowchart bruker prosess kartlegging symboler for å illustrere inngangene og utgangene i en prosess og trinnene som er inkludert i å fullføre prosessen.

Grunnleggende flytskjemaer kan brukes til å planlegge nye prosjekter, forbedre kommunikasjonen mellom lagmedlemmer, modell og dokumentprosesser, løse problemer i en nåværende prosess, og analysere og administrere arbeidsflyter.

Best for:Viser hvordan en prosess er gjort fra start til slutt, typisk i sekvensiell rekkefølge.

Høy-nivå prosess kart

Et høyt nivåprosesskart, også kjent som et toppkart eller verdikjede kart, gir en oversikt over høy nivå på en prosess. Trinnene er begrenset til essensielle for prosessen, og kartet inneholder minimal detalj.

Mektene på høyt nivå kan brukes til å definere forretningsprosesser og identifisere de viktigste trinnene som er involvert. Disse prosesskartene er også nyttige for å diskutere prosesser med overordnede eller tredjeparter som ikke trenger å kjenne detaljene i operasjonen.

Best for:Kommunisere de viktigste trinnene i en prosess.

Detaljert prosess kart

I motsetning til høy-nivå prosess kartet, gir et detaljert prosess kart alle detaljer i hvert trinn og inkluderer delprosesser. Den dokumenterer beslutningspunkter og innganger og utganger i hvert trinn. Dette prosesskartet gir den mest grundige forståelsen av den kartlagte prosessen og er mest effektiv i å finne områder av ineffektivitet på grunn av det høye detaljnivået.

Best for:Gir en omfattende forståelse av en prosess, inkludert alle detaljer og uforutsetninger.

Swimlan Map.

Et svømmekart, også kjent som en tverrfunksjonell eller distribusjonsflowchart, delegeres prosessaktiviteter i "badelengs" for å betegne hvem som er ansvarlig for hver oppgave. Kartet er delt inn i kanaler for hver interessent i prosessen og viser hver aktivitet i kanalen til den aktuelle interessent. Denne typen prosessskart fremhever de forskjellige rollene som er involvert i prosessen og samspillet mellom interessenter.

Svømmekart er ideelle for treningsansatte på sine roller i en prosess og økende ansvarlighet. De er også nyttige for å identifisere ineffektivitet i prosessen som forsinkelser, avskedigelser og potensiell prosessfeil.

Best for:Avklare rollene til flere interessenter i en prosess.

Verdi Stream Map.

Et verdi Stream-kart er et Lean Management-verktøy som visualiserer prosessen med å bringe et produkt eller en tjeneste til kunden. Verdi Stream-kartene har en tendens til å være komplekse og bruke et unikt symbolsystem for å illustrere strømmen av informasjon og materialer som er nødvendige for prosessen.

Ved å dokumentere data som syklus tid og antall personer som er involvert i hvert trinn, er verdien Stream-kartlegging nyttig for å identifisere områder hvor avfall kan reduseres og avsløre muligheter for å fokusere fremtidige prosjekter.

Best for:Beskrive prosessen med å bringe et produkt til en kunde og dokumentere kvantitative data om prosessen.

Sipoc Diagram

Akronym sipoc står for leverandører, innganger, prosess, utganger, kunder. Et SIPOC-diagram er ikke så mye et prosesskart som et diagram som identifiserer nøkkelelementene i prosessen, som kan opprettes som et forløpende trinn for å lage et detaljert prosesskart.

Når akronymet antyder, bør SIPOC-diagrammet inneholde fem kolonner som inkluderer de grunnleggende trinnene i prosessen, utgangene til prosessen, kundene, inngangene til prosessen og leverandørene av hver inngang. I tillegg til å forberede seg på et mer detaljert prosesskart, er et SIPOC-diagram også nyttig for å definere omfanget av komplekse prosesser.

Best for:Identifisere nøkkelelementene og interessentene i en prosess.

Behandle kartleggingssymboler

Prosess kartlegging bruker symboler fra det enhetlige modelleringsspråket (UML) for å representere viktige elementer på et prosesskart, for eksempel trinn, beslutningspunkter, innganger og utganger og deltakende lagmedlemmer.

Her er de vanligste prosess kartlegging symboler og deres bruk:

Terminator:Ovaler betegner begynnelsen og slutten av prosessen.

Prosessstrinn:Et rektangel representerer en aktivitet eller en oppgave i prosessen.

Strømme:Pilene kobler trinnene i prosessen og viser retningsstrømmen.

Beslutning:En diamant illustrerer et punkt der en beslutning må gjøres, vanligvis med "ja" eller "nei" alternativer forgrening fra dette punktet.

Forsinkelse:Et D-formet symbol indikerer en forsinkelse i prosessen.

Dokument:Et rektangel med en bølget bunnlinje representerer et dokument eller en informasjon som folk kan lese. Flere dokumenter er angitt med et symbol som ligner flere stablede bølgete rektangler.

Data:Et parallellogram representerer data som er en inngang eller utgang av et prosessstrinn.

Manuell inngang:Et rektangel med en skrå topplinje indikerer et trinn i hvilke data som skal skrives manuelt.

Subprocess:Et rektangel med dobbelt vertikale linjer indikerer en delprosess som er forhåndsdefinert andre steder.

Det finnes en rekke andre symboler du også kan innlemme i prosesskortet ditt, men disse vanlige symbolene vil være den mest nyttige, spesielt når du kommer i gang.

Prosess kartlegging eksempel

Du kan opprette et prosesskart for enhver type prosess, men du kan fortsatt lure på hvordan du bruker dette verktøyet til teamet ditt.

For å hjelpe deg med å få en bedre ide om hva et prosesskart kan se ut, er det et eksempel:

Behandle kartleggingsteknikker

Du kan tilpasse prosesskart for å matche dine behov og preferanser, men det er også generelle tips for å huske på når du trenger å kartlegge for å maksimere effektiviteten. Her er noen få prosess kartlegging beste praksis å søke når du kommer i gang:

Planlegger prosessen Kart:

Etablere grensene for prosessen, slik at bare nødvendig informasjon er inkludert.

Angi klare mål for prosessen.

Kun kartprosesser som har en definert, objektiv utgang.

Utarbeiding av prosessen Kart:

Arbeid bakover fra utgang til inngang.

Hold delprosessene enkle.

Inkluder alle nødvendige detaljer, ikke mer og ikke mindre.

Bruk standardisert notasjon slik at alle er på samme side.

Gjennomgang av prosessen Kart:

Få tilbakemelding fra alle som er involvert i prosessen.

Detaljalternative ruter for å møte en foretrukket tilstand der det er aktuelt.

Kart prosessen i sin nåværende tilstand, ikke nødvendigvis en perfekt eller idealisert tilstand, og gjøre forbedringer derfra.

Påfør disse tipsene i hvert trinn av prosessen Mapping, slik at du kan produsere de mest effektive prosesskartene.

Steeprosjekter i riktig retning med et prosesskart

Prosess kartlegging er et effektivt verktøy for å dokumentere og forbedre prosessene dine. Kombiner informasjonen ovenfor med disse syv enkle trinnene tilskaper en arbeidsflyt. Ved hjelp av de riktige verktøyene kan du begynne å kartlegge og administrere prosesser for å oppnå tydelig kommunikasjon og forbedret effektivitet.