Guide de la cartographie du processus: Définition, comment-à-faire et conseils

Avez-vous déjà trouvé une bonne idée, mais vous n'êtes pas sûr de partir où commencer? Pour voir vos idées, vous vous êtes franc, vous devez d'abord les organiser et proposer un plan.

Le mappage de processus peut aider au processus d'organisation. C'est une représentation visuelle du flux de travail, semblable à unStructure de panne de travailet il peut être utile de vous aider à identifier les problèmes et les domaines d'amélioration.

La cartographie de processus peut être un avantage lorsque vous faites des brains-méninges d'équipe, de prendre des décisions ou de planifier des projets. Les cartes de processus sont également utiles pourDocumentation de processus, nouvelle formation de location, etl'amélioration des processus .

Pour rendre la planification et la communication de projet plus efficaces pour votre équipe, déterminez comment le mappage de processus fonctionne (avec des exemples), les avantages du mappage de processus et de la création d'une carte de processus.

Qu'est-ce que le processus de mappage de processus?

Le mappage de processus est une technique utilisée pour cartographier visuellement les flux de travail et les processus. Il implique la création d'une carte de processus, également appelée organigramme, organigramme de processus oudiagramme de flux de travail .

L'objectif de la cartographie des processus est de communiquer comment un processus fonctionne de manière concise et directe. Il permet à tout membre de l'équipe de pouvoir facilement comprendre comment remplir un processus donné sans de longues explications verbales. En mappant un processus de début à la fin, vous pouvez mieux comprendre la manière dont l'ensemble du processus fonctionne et identifie les inefficacités ou apporter des améliorations.

Vous pouvez utiliser le mappage de processus pour visualiser tout type de processus, mais il est courant de les utiliser pour l'analyse de processus, la formation, l'intégration ou l'amélioration des processus. Ils sont utiles lorsque vous devez communiquer un processus complexe, abordez un problème récurrent dans un processus donné ou coordonner les responsabilités de plusieurs membres de l'équipe.

Comment créer une carte de processus

Créer une carte de processus est simple et peut être effectué sur papier ou en utilisantLogiciel de gestion de flux de travailet des modèles. Les étapes ci-dessous expliquent comment créer une carte de processus à partir de zéro.

Étape 1: Identifiez un problème ou un processus pour mapper

Tout d'abord, déterminez le processus que vous souhaitez planer. Existe-t-il un processus inefficace qui a besoin d'amélioration? Un nouveau processus que vous souhaitez communiquer avec concision à votre équipe? Un processus complexe que les employés ont souvent des questions sur? Identifiez ce que vous voulez mapper et nommez-le.

Étape 2: Énumérez les activités impliquées

Documenter toutes les tâches nécessaires pour compléter le processus. À ce stade, l'ordre n'a pas d'importance. Faites une liste de toutes les activités impliquées, ainsi que qui est responsable de chacun.

C'est une bonne idée de collaborer avec des coéquipiers et d'autres parties prenantes qui participeront au processus afin que vous puissiez rendre compte avec précision toutes les étapes requises et déterminer le niveau de détail nécessaire. Assurez-vous également que vous établissez où le processus commence et se termine afin que vous sachiez quelles tâches doivent être incluses pour produire le résultat souhaité.

Étape 3: Écrivez la séquence des étapes

Maintenant que vous avez compilé une liste de toutes les activités, la prochaine étape consiste à organiser ces activités dans la séquence appropriée jusqu'à ce que le processus complet soit représenté du début à la fin. C'est un bon endroit pour vérifier s'il y a des lacunes que vous avez peut-être manquées à l'étape précédente.

Étape 4: Dessinez un organigramme à l'aide de symboles de mappage de processus

Sélectionnez le format de mappage de processus approprié et tirez le processus, ce qui représente les étapes avec les symboles de mappage de processus. Il y a environ 30 symboles standard que vous pouvez utiliser pour représenter différents éléments d'un processus, mais nous couvrirons les plus courants plus en détail plus loin dans cet article.

Étape 5: Finalisez et partagez la carte du processus

Une fois que vous avez fini de dessiner le plan de processus, passez en revue avec d'autres acteurs impliqués dans le processus pour vous assurer que tout le monde comprend et est d'accord avec la façon dont le processus est mis en correspondance. Assurez-vous qu'aucune mesure n'a été laissé de côté et il n'y a pas de licenciements ou d'ambiguïtés.

Étape 6: Analyser la carte pour trouver des domaines d'amélioration

Après avoir établi que la carte du processus décrit avec précision le flux de travail de processus, plan de processus complété sert maintenant comme un outil, vous pouvez analyser pour découvrir des façons d'améliorer le processus.

Avec l'aide de commentaires de votre équipe, identifier des goulets d'étranglement et de l'inefficacité du processus. Quelles mesures peuvent être éliminés? Quelles sont les tâches peuvent être effectuées plus efficacement? Une fois que vous avez identifié ces domaines d'amélioration, de prendre des mesures pour les corriger et retravailler la carte de processus pour tenir compte des améliorations.

Pourquoi utiliser une carte de processus?

La cartographie des processus permet de consolider les idées et les processus de Streamline en communiquant visuellement les étapes nécessaires pour exécuter une idée.

Voici quelques façons que la cartographie des processus peut être utile pour vous et votre équipe:

identifier les inefficacités: Vous permet d'identifier les goulots d'étranglement, les lacunes et les autres problèmes dans unflux de processus .

idées Simplifier:DÉCOMPOSE idées complexes en petites étapes.

Accroître la compréhension:Favorise la compréhension approfondie d'un processus.

Prévoir les risques : Des imprévus et fournit des conseils de résolution des problèmes.

responsabilités délégué:responsabilités de coordonnées entre les différentes personnes ou entités.

Créer de la documentation:Fournit la documentation du processus.

Communiquer clairement:Simplifie la communication par une interface conviviale, format visuel.

Prendre des décisions plus rapidement:Permet de décision plus rapide prise grâce à une communication plus rapide.

Aider les employés:Améliore la performance des employés et la satisfaction professionnelle.

Satisfaire aux normes:Aide les entreprises à se conformer aux normes ISO 9000 et ISO 9001.

Types de cartes de processus

Les cartes de processus sont de toutes formes et tailles. Ils servent tous le même but, mais certains types de cartes de processus peuvent être mieux adaptés pour des projets particuliers. Voici quelques-uns des types de cartes de processus les plus courantes.

Flowchart

La forme la plus simple d'une carte de processus est un organigramme de base. Les utilisations d'organigramme de base des symboles de correspondance de procédé pour illustrer les entrées et les sorties d'un processus et les étapes comprises dans l'achèvement du processus.

de base peuvent être ordinogrammes utilisés pour planifier de nouveaux projets, d'améliorer la communication entre les membres de l'équipe, le modèle et les processus documentaires, de résoudre les problèmes dans un processus en cours, et d'analyser et de gérer les flux de travail.

Meilleur pour:Montrer comment un processus est fait du début à la fin, généralement dans un ordre séquentiel.

carte du processus de haut niveau

Une carte de traitement de haut niveau, également connu sous le nom de carte de haut en bas ou de la valeur la carte de chaîne, fournit une vue d'ensemble de haut niveau d'un processus. Des mesures sont limitées à l'essentiel du processus et la carte comprend un minimum de détails.

cartes de processus de haut niveau peuvent être utilisés pour définir les processus d'affaires et d'identifier les principales étapes. Ces cartes de processus sont également utiles pour discuter des processus avec les supérieurs ou des tiers qui ne ont pas besoin de connaître les détails de l'opération.

Meilleur pour:Communiquer les étapes essentielles d'un processus.

carte détaillée de processus

Contrairement à la carte de processus de haut niveau, une carte de processus détaillée fournit tous les détails de chaque étape et comprend des sous-processus. Il documente les points de décision et les intrants et les sorties de chaque étape. Cette carte de processus fournit la compréhension la plus approfondie du processus mappé et est la plus efficace dans les zones d'inefficacité d'identification de l'inefficacité en raison de son niveau élevé de détail.

Meilleur pour:Fournir une compréhension globale d'un processus, y compris tous les détails et les éventualités.

Carte de bain

Une carte de maillot de bain, également appelée organigramme transversal ou de déploiement, délégués aux activités de processus dans "Naturles" pour désigner qui est responsable de chaque tâche. La carte est divisée en canaux pour chaque intervenant dans le processus et répertorie chaque activité dans le canal de la partie prenante appropriée. Ce type de carte de processus met en évidence les différents rôles impliqués dans le processus et l'interaction entre les parties prenantes.

Les cartes de maillot de bain sont idéales pour la formation des employés sur leurs rôles dans un processus et une responsabilisation croissante. Ils sont également utiles pour identifier des inefficacités dans le processus telles que des retards, des licenciements et une défaillance potentielle de processus.

Meilleur pour:Clarifier les rôles de plusieurs parties prenantes dans un processus.

Valeur Plan de flux

Une carte de flux de valeur est un outil de gestion maigre qui visualise le processus d'apport d'un produit ou d'un service au client. Les cartes de valeurs de valeurs ont tendance à être complexes et utilisent un système de symboles unique pour illustrer le flux d'informations et de matériaux nécessaires au processus.

En documentant des données telles que le temps de cycle et le nombre de personnes impliquées dans chaque étape, la cartographie des flux de valeur est utile pour identifier les zones où les déchets peuvent être réduits et révélant des possibilités de focalisation de projets futurs.

Meilleur pour:Décrivant le processus d'apport d'un produit à un client et documenter des données quantitatives sur le processus.

Diagramme SIPOC

L'acronyme SIPOC représente des fournisseurs, des entrées, des processus, des sorties, des clients. Un diagramme SIPOC n'est pas tellement une carte de processus en tant que graphique identifiant les éléments clés du processus, qui peuvent être créés comme une étape précuressorielle pour créer une carte de processus détaillée.

Comme l'a suggéré l'acronyme, le graphique SIPOC devrait comporter cinq colonnes qui incluent les étapes de base du processus, les sorties du processus, les clients, les entrées du processus et les fournisseurs de chaque entrée. En plus de préparer une carte de processus plus détaillée, un diagramme SIPOC est également utile pour définir la portée des processus complexes.

Meilleur pour:Identifier les éléments clés et les parties prenantes dans un processus.

Symboles de mappage de processus

Le mappage de processus utilise des symboles à partir du langage de modélisation unifié (UML) pour représenter des éléments clés sur une carte de processus, tels que des étapes, des points de décision, des entrées et des sorties et des membres de l'équipe participant.

Voici les symboles de mappage de processus les plus courants et leur utilisation:

Terminator:Les ovales désignent le début et la fin du processus.

Marche à suivre:Un rectangle représente une activité ou une tâche dans le processus.

Couler:Les flèches connectent des étapes dans le processus et présentent un flux directionnel.

Décision:Un diamant illustre un point où une décision doit être prise, généralement avec des options "oui" ou "non" de ce point.

Retard:Un symbole en forme de D indique un retard dans le processus.

Document:Un rectangle avec une ligne de fond ondulé représente un document ou des informations que les gens peuvent lire. Plusieurs documents sont indiqués par un symbole ressemblant à plusieurs rectangles ondulés empilés.

Données:Un parallélogramme représente des données une entrée ou une sortie d'une étape de processus.

Entrée manuelle:Un rectangle avec une ligne supérieure inclinée indique une étape dans laquelle les données doivent être entrées manuellement.

Subbrocess:Un rectangle avec des lignes verticales doubles indique une sous-processus prédéfinie ailleurs.

Il existe un certain nombre d'autres symboles que vous pouvez également intégrer dans votre carte de processus, mais ces symboles communs seront les plus utiles, surtout comme vous commencerez.

Exemple de cartographie de processus

Vous pouvez créer une carte de processus pour tout type de processus, mais vous vous demandez peut-être toujours comment appliquer cet outil à votre équipe.

Pour vous aider à obtenir une meilleure idée de ce qu'une carte de processus pourrait ressembler, voici un exemple:

Techniques de cartographie de processus

Vous pouvez personnaliser les cartes de processus pour répondre à vos besoins et à vos préférences, mais il existe également des conseils généraux à garder à l'esprit lorsque le mappage de processus pour optimiser l'efficacité. Voici quelques processus de cartographie des meilleures pratiques pour postuler à mesure que vous commencez à démarrer:

Planification de votre carte du processus:

Établissez les limites du processus afin que seules les informations nécessaires soient incluses.

Définissez des objectifs clairs pour le processus.

Seuls les processus de carte qui ont une sortie définie et objective.

Drafting de votre carte de processus:

Travailler en arrière de la sortie en entrée.

Gardez les sous-processus simples.

Incluez tous les détails nécessaires, pas plus et pas moins.

Utilisez la notation normalisée afin que tout le monde soit sur la même page.

Examen de votre carte de processus:

Obtenez des commentaires de toutes les personnes impliquées dans le processus.

Détail des itinéraires alternatifs pour répondre à une condition préférée, le cas échéant.

Carte du processus dans son état actuel, pas nécessairement un état parfait ou idéalisé et apporter des améliorations à partir de là.

Appliquez ces conseils à chaque étape de votre mappage de processus afin que vous puissiez produire les cartes de processus les plus efficaces.

Diriger des projets dans la bonne direction avec une carte de processus

Le mappage de processus est un outil efficace pour documenter et améliorer vos processus. Combinez les informations ci-dessus avec ces sept étapes simples pourcréer un flux de travail. En utilisant les bons outils, vous pouvez commencer la cartographie et la gestion de processus pour obtenir une communication claire et une efficacité améliorée.