IT ניהול פרויקטים: מדריך למנהלים וצוותיהם
סיכום
ניהול פרויקטים IT הוא תהליך של ניהול, תכנון ופיתוח פרויקטים של טכנולוגיית מידע. מנהלי פרויקטים יכולים להשתמש בו תוכנת ניהול פרויקטים כדי לעבור דרך חמש השלבים של מחזור החיים של ניהול הפרויקטים ולהשיג משימות מורכבות בצורה יעילה יותר.
מנהלי פרויקטים IT הם מנהיגים להתאמה ותושייה. נשיאת פרויקטים מורכבים על פני קו הסיום אינו משימה קלה, אבל המנהיג הנכון עושה את זה שוב ושוב.
כמנהל פרויקטים IT, אתה יוצר טכנולוגיה ידידותית למשתמש וגמיש לצרכנים תוך כדי מעקב אחר ההתקדמות של חברי הצוות שלך. איך עושים הכל, אנחנו תוהים? אנחנו מנחשים את הסוד שלךתוכנת ניהול פרויקטים IT .
לאחר התוכנה הנכונה IT IT יכול להיות המפתח להצלחה הפרויקט. מדריך זה מתאר מה IT ניהול פרויקטים ומספק עצות לניהול פרויקטים IT.
מה זה ניהול פרויקטים?
ניהול פרויקטים IT הוא תהליך של ניהול, תכנון ופיתוח פרויקטים של טכנולוגיית מידע. פרויקטי IT קיימים במגוון תעשיות, כולל תוכנה, אבטחת מידע, מערכות מידע, תקשורת, חומרה, רשת, מסדי נתונים ואפליקציות ניידות.
זה מפתחים פרויקט לספק מוצר או שירות, בעוד מנהלים להתמודד עם ניהול פרויקטים. מנהלים אחראים על תקשורת ציפיות ושמירה על פרויקטים על המסלול ועל התקציב, כדי להבטיח את פרויקטי IT לרוץ בצורה חלקה.
שלבי IT ניהול פרויקטים
כמנהל פרויקט IT, אתה יכול להשיג משימות מורכבות בצורה יעילה יותר כאשר בוחנים את חמש השלבים של ניהול פרויקטים IT. שלבים אלה מייצגים את מחזור החיים בפרויקט בתחומי עבודה שונים.
חניכה
במהלךשלב ייזום, לקבוע את הצורך בפרויקט וליצור הצעת הפרויקט. הפרויקט חייב להיות גם קיימא עבור הצוות והחברה בכללותה. במהלך שלב זה, הקפד גם לאשר את הפרויקט שווה את הזמן המוקצב ומשאבים לפני התקדמות קדימה.
תִכנוּן
שלב התכנון הוא מאמץ שיתופי בינך כמנהל פרויקט IT וצוותך. תכנון הפרויקט כולל הגדרת תקציבים, זיהוי סיכונים, ויצירת מטרות ברורות על מה שאתה מקווה להשיג. אתבנית דרכיםיכול לעזור לך לתכנן מטרות שאתה יכול להתייחס לאורך כל מחזור החיים הפרויקט.
ביצוע
שלב ביצוע הוא כאשר הצוות קובע תוצרים עבור הפרויקט. מנהלי פרויקטים IT ממלאים תפקיד מכריע על ידי האצלת משימות ושמירה על תקשורת בין כל חברי הצוות. להשתמשצוות שיתוף פעולה תוכנה.כדי להבטיח שכולם נמצאים באותו דף על מי עושה מה שבו. ייתכן שיהיה עליך לבקר את תוכנית הפרויקט במהלך ביצוע, כאשר פרויקטים לעיתים קרובות לחוות שינויים במהלך הפיתוח.
לפקח ולשליטה
במהלך שלב ביצוע, השתמש בו תוכנת ניהול פרויקטים כדי לעקוב אחר ההתקדמות של הצוות שלך בזמן אמת. זה כרוך ניטור זמן, עלות, היקף, איכות, ואת הסיכון של הפרויקט עצמו. באמצעותמפת הדרכים של הפרויקט, אתה יכול להעריך אם הפרויקט הוא על המסלול עם ההצעה הפרויקט שלך ואת המטרות, או כמובן נכון אם יש צורך.
סגירת מעגל
לאחר השלמת הפרויקט, שלב הסגר מתחיל. בשלב זה, ודא שכל העבודה הושלמה, אושרה, ועברה לצוות המתאים. זה גם חשוב לקחת קצת זמן כדי לסקור כללקחיםבמהלך הפרויקט ולקבוע מה הלך טוב ומה לא. שלב הסגר הוא חיוני כי זה מעצים את הצוות שלך כדי לסקור ולשפר מתודולוגיה בעתיד.
מה עושה מנהל פרויקט IT עושה?
כמנהל פרויקט IT, אתה חייב לדעת איך לתקשר עם כולם בארגון שלך. אתה תהיה עבודה בשיתוף פעולה הדוק עם חברי מחלקת ה- IT אבל אתה יכול גם להיות אחראי לדון בעבודת הצוות שלך עם מחלקות אחרות.
ודא את פונקציות המוצר
מטרת כל פרויקט IT היא לספק מוצר פונקציונלי העונה על צרכי הלקוח. מנהלי פרויקטים IT הם הנקודה הראשונה של מגע אם הדברים משתבשים עם פרויקט, ולכן אתה חייב לתעדף פונקציונליות מעל כל השאר.
הקצאת משימות לחברי הצוות
מנהל פרויקטים הוא צוות של הקבוצה כאשר קביעת מה התפקידים והאחריות שלהם עבור הפרויקט. בתור מנהל פרויקט IT, לקחת קצת זמן כדי להבין כל חוזק חבר צוות, כך שתוכל להקצות משימות בהתאם.
לעקוב אחר התקדמות וביצועים
לאחר כל פרויקט מתחיל, מקצועני ניהול פרויקטים חייבים לעקוב אחר ביצועי הקבוצה,ציר זמן, התקציב, וכמה טוב הפרויקט עומד במטרותיו. מנהלי פרויקטים IT יכולים להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים כדי לעקוב אחר כל החלקים הנעים ולסייע בפיתוח מקצועי.
עופרת פגישות זריזות עם בעלי עניין
א בעל ענייןהאם מישהו מושפע מתוצאת הפרויקט. זה יכול להיות ניהול בכיר, לקוח, או בודק מוצר. כפי שהוא מנהל הפרויקט, תצטרך לתקשר עם בעלי עניין ולתת להם דוחות מצב תכופים על הפרויקט. אתה יכול לעשות את זה באמצעות תוכנת ניהול פרויקטים IT.
אתגרים המתמודדים על ידי מנהלי פרויקטים IT
אתה עומד במספר הוגן של אתגרים בתפקידך כמנהל פרויקט זה, אבל עם כלי הניהול הנכונים, אתה יכול להרגיש בטוח ביכולת שלך לטפל בבעיות במהירות.
זמן ותקצוב
זמן ותקצוב הם חלק מהאתגרים הגדולים ביותר שאתה יכול להתמודד עם ניהול פרויקטים IT. ללא מועדים ריאליסטיים לפרויקט, אתה מסתכן במוצר או שירות זה באיכות נמוכה יותר ממה שהוא יכול להיות.
לא שיש את המשאבים כדי להשלים את הפרויקט יכול גם לעשות צוותים ולקוחות סובלים. אתה יכול להפחית את האתגרים ואת האתגרים תקצוב על ידי סדר עדיפי פריטים אלה בשלב התכנון.
תַרחִישׁ:ההנהלה הבכירה רוצה את הצוות שלך לבצע העברת תוכנה של חברה בתוך חודש אחד, אבל תצטרך חודש נוסף, כי הצוות שלך קטן מדי וחסר ניסיון כדי להשלים את ההעברה במסגרת הזמן המוקצב.
פִּתָרוֹן:השתמש ב- IT תוכנת ניהול פרויקטים כדי לשמור על ההנהלה הבכירה על זמינות הצוות שלך וניסיון. בדרך זו, ההנהלה יכולה להכין ציר זמן מציאותי יותר בעת הקצאת פרויקטים IT.
היקף זחילה
היקף זחילהמתרחשת כאשר המטרות המקוריות של הפרויקט הופכות להאפיד בגלל בעלי העניין להמשיך ולהוסיף דרישות חדשות ותוצרים. היקף זחילה יכול להיות חלק מלחיץ של ניהול פרויקטים כי הוא drail את הפרויקט דורש תמרון קבוע.
כדי להפחית את תדירות היקף השרץ, להגדיר מטרות פרויקט חזק מההתחלה, יששינוי תהליך הבקרהבמקום, ולעשות כמיטב יכולתך לתקשר עם בעלי העניין בכל שלב של הדרך.
תַרחִישׁ:מטרת הפרויקט הראשונית שלך היתה לשפר את Wi-Fi חיצוני במפקדת החברה שלך, כך שהעובדים והמבקרים יכולים לעבוד מכל מקום. במהלך ביצוע הפרויקט, בעלי העניין מבקשים ממך להרחיב את Wi-Fi חיצוני להגיע למרכז המבצעים ברחבי הרחוב וגם לאפשר יכולות הורדה.
פִּתָרוֹן:ניהול פרויקטים IT יכול לתת לך מטרות פרויקט ברור בהתחלה, כך בעלי העניין שלך יידע מה ניתן להשיג במהלך הפרויקט הזה. לדוגמה, הם יבינו שמבקשים הרחבה של Wi-Fi חיצוני הוא סביר, תוך בקשת יכולות ההורדה היא נרחבת מדי.
תקשורת לא תקינה
בגלל זה מנהלי פרויקטים לתפקד כמו ללכת בין חברי צוות, מחלקות, בעלי עניין, miscommunication יכול להיות אתגר אם אין תהליך מאורגן במקום כדי לעדכן את כולם. אתה יכול לתעדף תקשורת באמצעות כלי ניהול פרויקטים זה יכול להוביל את הצוות שלך להצלחה.
תַרחִישׁ:החברה שלך מסכים לעבוד עם בית ספר מקומי ולשפר את רווחי הלמידה שלהם עם גישה מוגברת לטכנולוגיה. הפרויקט כולל התקנת Wi-Fi ותורם 100 מחשבים לבית הספר, אבל המנהל הבכיר שלך חשב שאתה רק לתרום 10 מחשבים.
פִּתָרוֹן:עדיפות תקשורת בתחילת הפרויקט חיונית להימנע מהסכסוך. שיתוף מעדכוני מצב פרוייקט תכופים עם כלי ניהול IT יכולים להבטיח שכולם נמצאים באותו דף דרך מחזור החיים של הפרויקט.
ניהול סיכונים
ניהול הסיכונים של פרויקט טכנולוגיית המידע הוא צעד הכרחי בשלב היזום. במהלך שלב זה, אתה חייב לבוא עם תוכניות חלופיות צריך את המטרות הראשוניות שלך ליפול קצר. אם אתה לא מנהל סיכון בחזית, יהיה לך קשה להרים את הרפיון כאשר הדברים הולכים החוצה בזמן אמת.
תַרחִישׁ:הצוות שלך יוצר פורטל תזמון מקוון לחולים בבית חולים. אתה צופה הכל יפעל בצורה חלקה, אז אתה המום כאשר באג בתוכנית גורם לחולי לב לראות גינקולוגים וחולי נוירו כדי לראות אורולוגים.
פִּתָרוֹן:עם ניהול סיכונים נאות, ייתכן שתיתן את הבאג בתוכנית שהובילה אי נוחות עצומה לחולים ולרופאים. ניתוח סיכונים הוא חלק חיוני של ניהול פרויקטים IT שאתה לא יכול להתעלם. נסה להשתמש ב- A.רישום סיכוןכדי להתחיל לזהות סיכונים.
שינוי הטכנולוגיה
פרויקטים מורכבים זה יכול לקחת חודשים או שנים כדי להשלים. האתגר אחד בניהול פרויקטים זה כרוך בשמירה עם טכנולוגיית הטכנולוגיה כפרויקט מתרחש. ההיקף הפרויקטשל פרויקט ה- IT הראשוני שלך חייב להיות גמיש במקרה הצרכים של שינוי הלקוח שלך בזמן הפרויקט שלך בפיתוח.
תַרחִישׁ:הצוות שלך לוקח על פרויקט לטווח ארוך כדי לשפר את מערכות ה- GPS במכוניות. בעת עבודה על פרויקט זה, GPS טלפון Apps לצאת המאפשר נהגים לראות תנועה בזמן אמת. מערכת ה- GPS שלך אינה כוללת תנועה, וכולל תכונה זו תרחיב במידה ניכרת את אורך הפרויקט שלך.
פִּתָרוֹן:שינוי הטכנולוגיה לא ניתן לעצור, כך פרויקט ה- IT שלך חייב להיות גמיש. בדוגמה זו, הצוות שלך יצטרך להחליט אם pivoting הפרויקט הוא אסטרטגיה עסקית טובה להתחרות עם טכנולוגיית GPS מתקדם.
סוגי כלי ניהול פרויקטים IT
IT כלי ניהול פרויקטים יכולים לשמור על צוות הפרויקט שלך מאורגן ומודיע מתוך ייזום הפרויקט לסגור. כלים אלה מסייעים לדמיין את התפקיד של כל חבר צוות בפרויקט ולהראות את ההתקדמות של הפרויקט בזמן אמת.
תרשים RACI.
RACI מייצג אחראי, אחראי, התייעץ, ומודע. משתמש בתרשים RACI., אתה יכול להבהיר את התפקידים ואת האחריות של חברי הצוות שלך בעת עבודה באמצעות פרויקטים.
עבור כל משימה או תוצרים, ייעוד אשר חברי צוות או בעלי העניין הם אחראים, אחראי, התייעץ, או הודיע. תרשימים אלה יכולים להיות שימושיים בכל סוגי הפרויקטים של IT, כפי שיש תמיד צורך בהבהרה בקרב אחריות חבר צוות.
תרשים גנט
א תרשים גנטאחרי שאחרי הנרי גנט - הוא תרשים אופקי המשמש להמחיש ציר זמן הפרויקט. כל סרגל על התרשים מייצג משימות בפרויקט, ואת אורך כל הבר מייצג זמן.
צוותי העזרה תרשימי גנט לדמיין מה הצרכים עבודה להספיק ואיך משימות משפיעים אחד על השני, כמו מפל. אם הפרויקט שלכם כולל משימות רבות המסתמכות על אחד אחרת, אז זה הוא כלי נהדר כי חברי צוות שלך יכולים לראות כיצד משימות חפיפה מבוססות על מועדים.
קנאן לוחות
לוחות קנבן להראותמבנה התפלגות עבודהמה כול שלב משימה נמצאת. בעזרת לוחות קנבן ה- IT לניהול פרויקטים יכול לעזור איזון צוות שלך אחריות בעבודה שלהם ולראות קיבולת הזמינה חברי צוות אחרים.
קנאן לוחותעובד טוב כאשר הפרויקט שלך דורש משימות עם שינויים קטנים ותכופים. לוחות המשימה אלו מאפשרות לצוותי לשבור משימות לתוך רשימות שלבי ההתקדמות.
דוגמה של פרויקט טכנולוגיית מידע
צוות טכנולוגיית מידע מפתחת אפליקציית אייפון חדשה שעון עובד עזרה בעבודה. כאשר לשים יחד את הצעת פרויקט עבור אפליקציית iPhone, לשאלות רבות מנהל פרויקט ה- IT עם יוצר האפליקציה בזמן גם בהתחשב בצרכים של משתמש הקצה.
בדוגמה פרויקט IT הזה, נשתמש חמשת השלבים של ניהול פרויקטים להביא את אפליקציית האייפון באמצעות פיתוח.
הצעד הראשון בניהול פרויקטי IT הוא לשאול שאלות על הנושא של רעיון האפליקציה בשלב ייזום. שאלות אלה כוללים:
האם חברות נתקלו בבעיות מעקב אחר פעם עובד?
האם עובדים נתקלו בבעיות clocking ב כשעובד מרחוק?
האם אפליקציית אייפון זה מספק פתרון לעובדים ומעסיק?
יוצר האפליקציה הזו קיימא עבור הקבוצה שלי נתון הזמן והתקציב המיועד?
לאחר לנוע קדימה עם הפרויקט, שתתחילשלב התכנוןבעת פיתוח אפליקציית אייפון.
קביעת התקציב ייקח להפוך את האפליקציה.
להעריך מי בצוות שלך יכול להתמודד עם קידוד של האפליקציה.
קח חברי צוות אחרים ואת התפקידים שהם יכולים לשחק בפיתוח.
החלק החשוב ביותר של תכנון היישום שלך ל- iPhone הוא לזהות מטרות הפרויקט הכולל שלך. לדוגמא, במקרה זה, מטרת הפרויקט שלך היא:
"המטרה של יישום זמן מעקב זה היא לספק דרך נגישה עבור עובדי שעון שלהם שעות עבודה למעסיקים לעזור לעקוב אחר הפרודוקטיביות של צוות שלהם."
לאחר אפליקציית אייפון נמצאהשלב ביצוע, השתמש ב- Project כלי השליטה והבקרה כדי לפקח על ההתקדמות של הצוות שלך, המביא אליכם דרךשלב ביצועים. בעזרת תוכנה לניהול פרויקטים יעילה, אתה יכול להסתכל אחורה על הנתונים במהלךשלב סגירה .
פרויקטים יעל עם פרויקטי IT תוכנת ניהול
תוכנת ניהול תיק פרויקט(PPM) יכולים לעזור לך לעקוב אחר פרויקטי IT מן האסטרטגיה ועד הביצוע. מחפש דרך להתכונן תפקידך כמנהל IT?מנהל המשימות של UDN.יש לך מכוסה. קבל גנט תרשים דמוי נופים, כלים לניהול אחריות צוות, אפשרויות שיתוף בעלי עניין, ועדכוני פרויקט בזמן אמת כדי לעזור לך פגעו תוצרי הפרויקט שלך על זמן.
