מדריך סופי לפרויקט חסות
פּרוֹיֶקטחסות היא חלק חיוני של כל פרויקט, אבל זה לעתים קרובות לא מקבל תשומת לב כפי שמגיע לו. נותני החסות מבטיחים פרויקטים הם על המסלול, על התקציב, מתוך אזור הסכנה - כלומר הם צריכים להיות זמינים כדי לעזור למנהלים צוותים לעשות החלטות מאתגר במהירות.
Project Sponsership דורש שיתוף פעולה בין כל הצדדים - פרויקט חסות, מנהלי פרויקטים, צוותים, ועניינים. אינטואיטיבי, שיתופיניהול פרוייקטכלי כמומנהל המשימות של UDN.שומר על כולם מיושרים, עוקב אחר התקדמות, ומאפשר רמות משתנות של חשיפה לבעלי עניין להישאר מעודכן על ערכים,מגמות, וגורמים קריטיים אחרים לאורך משך הפרויקט.
מהו חסות פרויקט?
ספונסר פרויקט דומה לצוות ספורט או חסות לאירוע. הם הבעלים של הפרויקט ולעשות החלטות מכריעות לאורך כל תהליך החיים שלה. חסות פרויקט היא בדרך כלל מישהו בצוות של לקוח, אשר פועל כנקודת אדם ומודלמן בין שתי הארגונים. זה התפקיד שלהם להבין ולתקשר את מטרות הפרויקט לבעלי עניין אחרים ולבקשלקנות בבמקרה הצורך.
פרויקט נותני חסות לקבל החלטות כיצד מנהלים צריכים לתקשר עדכוני פרויקט ודוחות. אם לא תספק דרכים קלות ויעילות לתקשר איתם, מועדים וציפיות עלול ליפול לצד הדרך, המוביל לכישלון הפרויקט בסופו של דבר.
כדי להחליק את תהליך חסות הפרויקט, ליצור דיווחתבניתכדי לייעל ולארגן דיווח על גישה לקלה ואחזור לכל המעורבים.
מה הם היתרונות של נותן חסות הפרויקט?
אתה יכול לסמוך על הפרויקט נותני חסות לבצע החלטות קריטיות, להציע תובנות לתוך חזון של לקוח, ולסייע בפתרון בעיות לפי הצורך לאורך פרויקט. כמה יתרונות אחרים של חסות הפרויקט כוללים:
תקשורת ברורה יותר בין הלקוח לצוות
ספונסר פרויקט משמש כקישור בין הצוות שלך לבין הלקוח, כלומר, יש מישהו לדבר בשתי הצדדים. עם מעבר, אתה לא צריך לדאוג לשני צדדים שלא מבינים זה את זה. התוצאה היא מפגשים פרודוקטיביים יותר, החלטות מהירות יותר לבעיות, ופחות זמן בילה לבנות את הפתרונות הלא נכונים.
חוסך זמן
כאשר הפרויקט נותן חסות לפרויקט, הם בודקים אתתכנית פרויקט, דוחות התקדמות, וניתוח סיכונים.. הם לעקוב אחר תוצרים בכל מחזור החיים הפרויקט כדי להבטיח הכל נשאר בסדר. זה מאפשר למנהלי פרויקטים להתמקד לקבל דברים לעשות, חיסכון זמן ומאמץ השקיעו לפקח על כל היבט של פרויקט מתמשך.
נקודת מגע ברורה
כאשר מנהלי הפרויקטים מנסים לתקשר עם לקוח, זה לא תמיד ברור מי ליצור קשר או מעקב עם. עם נותני חסות הפרויקט, יש קו תקשורת ישיר עם מנהלי הפרויקט ובעלי עניין אחרים בפרויקט. מנהלי פרויקטים יודעים מי לחלוק את העדכונים ודיווחים עם. פרויקט טוב נותן חסות בודקת פרוזיבית על התקדמות ומייצגת את האינטרסים של צוות הפרויקט ומנהל.
איך אתה מקבל חסות פרויקט?
לכל משימה יש לפחות חסות אחת, בין אם הם יודעים זאת או לא. המפתח הוא לזהות מי החסות נמצאת על כל פרויקט חדש. פעולה זו תסייע להגדיר את תפקידם, לייעל תקשורת, ולהחזיק את כולם באחריות לאורך כל שיתוף הפעולה.
לאחר ספונסר פרויקט אחד מקל על איחוד מידע ולהאיץ קבלת החלטות. לאחר יותר מאשר חסות פרויקט אחד, לעומת זאת, עלול לגרום "טבחים רבים מדי במטבח" תרחיש.
כאשר אתה מתחיל את השיחה חסות הפרויקט עם הלקוח שלך, הקפד להיות אחד או שניים של הבחירות שלך העליון מן הצוות שלהם בראש. כולל עוסקת, אמין, אנשים תקשורתיים לך ולצוות שלך כבר יש קרבה טובה עם.
באופן אידיאלי, הם יש להם הבנה ברורה של איך אתה עובד ומה הפרויקטים שלך בדרך כלל כרוך. שקול איך המומחיות שלהם בפרויקט יכול להפיק תועלת לכל המעורבים.
גם אם הלקוח כבר בחר את החסות שלהם, זה טוב לתקשר את הפרטים האלה לפני הפרויקטפגישת התנעהרק למקרה. גם אם הם לא הולכים עם הבחירה שלך, אתה עכשיו יודע מי עוד יהיה נכס נהדר לפרויקט כולה.
מהו תפקיד חסות הפרויקט על הפרויקט?
תפקידו של הפרויקט של חסות הוא להיות בעל ראייה ברורה, לפקח על תהליך העבודה ולעקוב אחר התקדמות. הם להשתתף בכל המפגשים הרלוונטיים, לבדוק על עדכונים חשובים באמצעות שלהםניהול פרוייקטלוח המחוונים, ולאשר את השינויים הדרושים כפי שהם באים.
לפני תחילת הפרויקט, פרויקט נהדר חסות פעמיים בודק את ציר הזמן ואת תקציב פרטים. הם גם לוודא אתהצעת פרוייקטיישור עם האסטרטגיה שלהם ואת הציפיות. הם האחראים על יצירת ערכי ביצועים מרכזיים (KPI) וחששות נוספות של תמונה גדולה.
חסות צריכה לשמור על קשר עם התקדמות יומית, שדה שאלות, ולפתור בעיות כפי שהם מתעוררים במהלך הפרויקט. הם עשויים לעזור להביא חברי צוות חדשים מהחברה שלהם או להגדיר מחדש אתציר זמןומשימות לפי הצורך. בעוד הם לא לוקחים על הידיים על העבודה פרויקט, הם מפקחים על הכל.
לאחר פרויקט נגמר, זה תלוי בפרויקט נותן חסות כדי לאשר אם או לא את המטרות הושגו. הם עוזרים עם הערכות שלאחר הפרויקט ולחתום על המוצר המוגמר.
כיצד לקבל יעיל פרויקט חסות תמיכה
פרויקט חסות להחזיק בסמכות הכוללת על פרויקט, כולל תקציבים ומשאבים חיוניים אחרים. ככזה, יש להם את הכוח לסייע לפרויקט להצליח, אבל יכול גם להחניק את ההתקדמות שלה אם הם לא מושקע במלואו לראות את זה לעשות טוב.
כדי לקבל תמיכה יעילה חסות, עליך לפנות חסות שלך עם מידע מוצק על המטרות שלך ואת הסיבות מדוע הפרויקט שווה את הזמן שלהם ואת המשאבים. להדגיש הבנה חזקה של הצרכים שלהם לגבי הפרויקט שלך. צעדים משכנעים שאתה יכול לקחת כדי לקבל אותם בצד שלך כוללים:
תמריץ אותם עם רווחים
על פי מכון ניהול הפרויקט (PMI), כשל בפרויקטעולה עסקים109 מיליון דולר עבור כל מיליארד דולר השקיעו. לחלוק נתונים סטטיסטיים אלה עם מנהלים וחסות פוטנציאליים כדי לשכנע אותם בחשיבות השתתפותם בהתקדמות הפרויקט. לשבור את המספרים לדולרים האחרונים סנט.
הבהרת פרויקט נותני חסות ותחייבים
לשכנע חסות להיות חברים פעילים של מנהיגות הפרויקט, לא משקיפים פסיביים של המאמצים של מנהל הפרויקט ואת התוצאות. אם הם חדשים לתפקיד, נותן הפרויקט שלך לא יכול לגמרי להבין מה צפוי מהם או היחסים שלהם איתך כמנהל הפרויקט. שתף את הצרכים והמערכות שלך, אם בכלל. אם חסות לא מבינה את תפקידם, אין שום דרך שהם יכולים להגשים את זה בהצלחה.
כמו המחבר של הספר "אסטרטגיות לפרויקט חסות"רון רוזנאד, מסביר, עבודת הפרויקט של הפרויקט היא לפקח על התקדמות, לסייע לפתור בעיות, אלוף הפרויקט למנהלים אחרים. הם יהיו הקשר בין מנהל הפרויקט לבין בעלי עניין אחרים.
נותני חסות טובים להחליק את הדרך לקבלת החלטות בזמן וגישה למשאבים כך מנהלי הפרויקט יכולים להפעיל את הפעילות היומיומית של הפרויקטים שלהם מבלי לפגוע בקיר או לחפש אישור בכל סיבוב. נותני חסות לשמור על אובייקטיביות, תוך התחשבות איך הפרויקט מתאים למטרות עסקיות גדולות יותר של צוות הלקוח ופיתוח.
הקמת תקשורת טובה ופגישה באופן קבוע
תקשורת טובה ומפגשים קבועים הם קריטיים לטפח פרויקט פרודוקטיבי חסות ל-פרויקט מנהל קשרים. אם שבועי, דו שבועי, או חודשי, אתה צריך להגדיר לו"ז פגישותבתחילת הפרויקט.
בפגישה הראשונה, לדון במטרות שלך עבור הפרויקט ומה כל אחדבעל ענייןצריך לענות על המטרות האלה. אתה יכול להשתמש בזהפרויקט Sponsership Checklist.כדי להנחות דיונים ולהבהיר את הציפיות. ודא שאתה להתמודד עם כל הבעיות הקריטיות, כוללחוזים, מועדים, ומשתפי פעולה של צד שלישי .
איסוף תמיכה ארגונית לפרויקט נותני חסות
לפי זהסקר ניהול פרויקטים85% מהארגונים אמרו שיש להם נותני חסות לפרויקט. עם זאת, 83% הודה שהם לא עושים דבר כדי לתמוך, הרכבת או מדריך אלה נותני החסות. התוצאה היא ספונסרים בפרויקט בשם בלבד - נותני חסות שאינם ברורים לגבי עד כמה הם חשובים להצלחה הפרויקט וכיצד הם יכולים לתרום.
שלא כמו מנהלי פרויקטים, ישנם מספר משאבים כדי לתמוך בפרויקט חדש נותני חסות ללמוד את שיטות העבודה הטובה ביותר של תפקידם. פרויקט טוב חסות חייב להיות בעדיפות על פני הארגון כולו, כולל הכשרה מתמשכת וגישה פרואקטיבית לשיתוף שיטות עבודה מומלצות .
כמנהל, הדגש פרויקט חסות תרומות בעת דיווח על ההצלחה בפרויקט ולהדגיש כיצד פיתוח פרויקטים טובים נוהלי חסות הוא באינטרס של הארגון.
איך להתמודד עם פרויקט קשה חסות
לאחר חסות הפרויקט מביא יתרונות רבים, אבל זה יכול להיות סיוט להתמודד עם אחד שקשה. אם אתה מוצא את עצמך עובד עם חסות אשר לא מבין או ליישר עם הפרויקט, לקחת את השלבים הבאים כדי לקבל את האמון שלהם.
להסתגל לשיטות התקשורת שלהם
להבין איך הטוב ביותר להגיע לחסות שלך. האם הם מעדיפים פגישות באופן אישי? האם הם זמינים רק בימים מסוימים?
הקמת פרוטוקול תקשורת כדי לשתף פעולה טוב יותר עם נותן החסות הפרויקט שלך. ברמה הבסיסית ביותר שלה, פרוטוקול תקשורת ניהול פרויקטים הוא קבוצה של הנחיות כיצד אינטראקציה ולהתנהג בתוך הצוות שלך.
להדגיש את השפעתם על הצלחת הפרויקט
להדגיש כמה התרומות שלהם לנהוג בפרויקט. ערעור על אחריותם על ידי הצבעה על התפקיד והסמכות המכריע וההשפעות הם מחזיקים את כל הפרויקט. מצא אזורים שבהם ניתן ליישר את מטרותיהם עם מטרות הפרויקט, יצירת מוטיבציה יותר עבורם להתחייב.
להבין את נקודת המבט של חסות
הבנת החזון של חסות שלך הוא חיוני, אבל מנהלי פרויקטים רבים לא מקבלים את זה מותרות. זמן לוח הזמנים כדי להבין את מטרותיהם ואת הפרספקטיבה כדי לשפר את אמון, שקיפות, ואת היישור.
כאשר יש בהירות סביב מה שנדרש לפרויקט מוצלח לשני הצדדים, מנהל הפרויקט ואת הפרויקט חסות לעבוד טוב יותר יחד. אם יש לך בעיה להצמיד את מה החסות שלך רוצה, לשאול אותם ולנקוט רשימות פתרונות סיעור מוחות לשיפור היחסים שלך.
פרויקט חסות מול פרויקט מנהל
מה ההבדל בין חסות פרויקט ומנהל פרויקטים? פרויקטים ושותפויות עסקיות מביאות יחד צוותים של אנשים בעלי מומחיות מגוונת לפתרון בעיות מורכבות. אבל מה אם השותף שלך לא מדבר בשפה שלך?
שם אלה שני עמדות ניהול פרויקטים מפתח לבוא שימושי. פרויקט חסות יש פיקוח ישיר של פרויקטים (לעתים קרובות בהתייעצות עם מנהל פרויקטים), ואילו מנהל פרויקטים ממלא תפקיד אינטגרלי בהבטחת פרויקטים הושלמו בזמן, בתקציב, ועל פי הציפיות.
בתור חסות פרויקט, תפקידך יהיה כרוך בהגדרת מטרות, הקמת תקציבים, אישור צירי זמן, ומתן אישור סופי על תוצרים. לסיכום, אתה תהיה חלק חיוני מקבל פרויקטים מהקרקע.
כמנהל פרויקטים, האחריות היומיומית שלך כוללים scoping משימות כדי להסתיים בתוך מועדים וניהול כל המעורבים ביצוע משימות אלה לקרות. כדי לענות על מטרות אלה, מנהלי פרויקטים מדווחים לחסות ולשמור אותם על מה קורה.
אֵיךמנהל המשימות של UDN.יכול לעזור עם שיתוף פעולה בין נותני חסות לפרויקט ומנהלי פרויקטים
זה לא סוד כי ניהול הפרויקט הוא על יותר מאשר פשוט ניהול משימות ולוחות זמנים. זה גם על שיתוף פעולה ותקשורת בכל בעלי העניין בפרויקט שלך - החל נותני חסות לרוץ דרך צוות הפיתוח למטה למנהל הפרויקט וכל האחרים שמנגנים תפקיד בוודאות פרויקטים מועברים בהצלחה.
מנהל המשימות של UDN. של תוכנת ניהול פרויקטיםמשמש על פני תעשיות וחברות מכל הגדלים כדי לייעל שיתוף פעולה בין נותני הפרויקט לבין מנהלי פרויקטים. מ תקשורת מרכזית ואחסון מסמכים לפרויקט בזמן אמת ועדכוני ציר זמן,מנהל המשימות של UDN.של תוכנת ניהול פרויקטים מציעה כל דבר נותן הפרויקט שלך צריך לבצע ברמה גבוהה. להתחיל עםניסיון חינם לשבועשֶׁלמנהל המשימות של UDN.היום.
