המדריך האולטימטיבי לניהול התוכנית
ניהול פרויקטים מרובים יכול להרגיש כמוך כדורי ג'אגלינג מספר את כל כך פשוט עומד ליפול אל הקרקע. על מנת לשמור את הכדורים באוויר, אתה צריך לראות את התמונה הגדולה על פני יוזמות שונות תלויים זה בזה, בעוד גם בניהול עבודה של כל פרויקט.ניהול פרוייקטיכול לעזור לך להגדיל יישור ובהירות ברחבי הצוות שלך כדי להפחית את הלחץ של ניהול פרויקטים מרובים, אבל אם אתה הפרויקטים ניהול כן את קשורות זו לזו, יש דרך טובה יותר: ניהול תוכנית.
כאשר נעשה כראוי, ניהול תוכנית יכול לעזור לך לתעדף ולנהל יוזמות דומות. במדריך זה, נלמד על כל מה שאתם צריכים לדעת על ניהול התוכנית, כך שתוכל להתחיל ליישם את זה היום.
מהו ניהול התוכנית?
תוכנית ניהול הוא ניהול סימולטני של פרויקטים הקשורים מרובים. כמנהל התוכנית, תוכלו לעזור לפתח תוכנית ניהול משאבים ברחבי התוכנית ולהדריך הפרויקטים ביניהם בתוכנית להצלחה. מנהלי תוכנית גם מטרות פרויקט align עם יעדים עסקיים גדולים.
אם זה נשמע-הפתעה מוכרת! -אתה עשוי להיות כבר ביישום תהליכי ניהול תכנית, במקום ניהול פרויקטים. אבל אם אתה לא ממש בטוח איפה מתאים לניהול התוכנית כדי התהליך הנוכחי שלך, הנה איך זה ערימות של מתודולוגיות אחרות, דומות:
ניהול פרויקטים וניהול לעומת תכנית
פרויקט הוא אוסף של משימות להשיג יעד מוגדר.ניהול פרוייקטהוא תהליך של תכנון, ניהול, וביצוע העבודה של הצוות שלך.תוכנת ניהול פרויקטיםמסייע לצוותים לעשות זאת על ידי הגדלת הבהירות ושיפור עבודת צוות.
תוכנית, ומצד שני, היא קבוצה של פרויקטים להשיג יעדים עסקיים אסטרטגיים. לדוגמה, את כול תכונות חדשות החברה משיקה רבע ייחשבו תכנית, על אף העובדה כי כול תכונה תהיה, קרוב לוודאי פרויקט משלה. תכנית ניהול הוא התהליך של ניהול לטווח ארוך, יוזמות תלוי אחד בשני יישור עם היעדים של החברה שלכם. התוכנית תכלול מגוון של פרויקטים הקשורים, אשר ייתכן שלכל אחד מהם מנהל הפרויקט. למידע נוסף עלמנהל מנהל תוכנית הפרויקט מול .
ניהול תיקי ניהול פרויקטים מול תכנית
הנהלת התכנית וניהול תיקי פרויקטהם דומים מאוד-שקרי ההבדל בין סוגי פרויקטים מנוהלים. בשנת וניהול התוכנית, הפרויקטים בתוכנית מחוברים ולעיתים קרובות תלויים זה בזה. לדוגמה, תוכנית עשויה להיות אוסף של כל מסעות שיווק על מנת לקדם תכונות חדשות, כי הם הולכים להיות משוגר במהלך השנה, או אפילוניהול מענקלתכנן עמותות. כל התכונות הללו קשורות, כדי שהם יפלו תחת ניהול התוכנית, במקום ניהול תיקי פרויקט. מנגד, תיק יכול להיות כל היוזמות השיווקיות בתוך רבע או שנה, בין אם הם מחוברים או לא.תוכנת ניהול תיק פרויקטהוא הכלי צוותי להשתמש כדי לעקוב אחר עם בעלי עניין אלה תובנה פרויקטים ולשתף.
ניהול מוצר וניהול לעומת תכנית
ניהול מוצר הינו פיתוח של מוצרים חדשים בתוך החברה. מנהל מוצר הוא מנהיג צוות אחראי המנחה את ההצלחה של קלט משתמש במוצר-מן המקור כל הדרך אל השקת מוצר מוצלח.
לחלופין, תוכנית יכול להקיף כל סוג של יוזמה-כולל מוצר חדש. אתה יכול ליצור תוכנית לנהל שלךתהליך פיתוח המוצרעבור השנה הקרובה. הפרויקטים בפיתוח מוצרים הבודדים יצטרכו מנהל מוצר משלהם, אבל את התכנית כול תפקח מנהל תכנית.
ניהול העבודה מול הנהלת התכנית
הנהלת התכנית, כמוחמישה שלבים של ניהול פרויקטיםוניהול תיק פרויקט, הם קבוצות משנה של ניהול עבודה.ניהול עבודה היא גישה מערכתית מנצח זרימות עבודה-אם של ארגון זה פרויקט, תהליך מתמשך, או שגרת משימות כדי לספק את צוותי בהירות צריך כדי להכות את מטרותיהם. ניהול עבודה מתמקד בתיאום אנשים, עבודה, צוותי בכל הרמות של ארגון על מנת להבטיח לכולם יש גישה למידע הדרוש להם. עםתוכנת ניהול עבודה, אתה יכול לתאם תוכניות, פרויקטים ותהליכים בארגון כולו.
תפקידי ניהול תוכנית ואחריות
יש מגוון של תפקידים-וראשי תיבות-בתוך תהליך ניהול התוכנית. אם אתה מפתח בתהליך וניהול תוכנית חדשה עבור הארגון שלך, אתה אולי לא צריך להשתמש בכל אחד התפקידים האלה והאחריות, אבל חשוב לדעת מה הם ומה כל תפקיד מביא לתוכנית.
מנהל התוכנית
מנהל התוכנית הוא אחראי על קבוצה של פרויקטים הקשורים. אחת של אחריות המפתח של מנהל תכנית הוא לוודא היוזמות של התכנית להתיישר עם מטרות החברה שלהם. מנהל התוכנית צריך לעתים קרובות לבדוק מה קורה גם התקדמות הפרויקטים בתוך התוכנית שלהם ולוודא שהם עדיין מיושר עם היעדים האסטרטגיים והעסקיים.
מנהל תוכנית מוצלח יהיה גם:
קבל מבצעת לקנות ב לתכנית
ניהול ציפיות מעל ומתחת להם
תביא קבלת החלטות מלוכדת לתכנית
לבנות אתוכנית ניהול משאביםבכל התוכנית
להקטין סיכונים ולפעול על ידי יצירת הזדמנויותרישום סיכון .
יש מגוון של אישורי מנהל תוכנית החוצה זמין שם, שהבולט שבהם הוא מכון ניהול פרויקטים (PMI)הסמכת מנהל תוכנית. עם זאת, אישורי ניהול התכנית אינו דרישה על מנת שתוכל להיחשב מנהל תכנית.
מי מחליט לקבל הסמכה כמנהלי תוכנית לעשות זאת על מנת להראות שהם רציניים השקיעו בניהול תוכנית כנתיב קריירה. הסמכת מנהל התוכנית יכולה גם להגדיל את פוטנציאל המשכורת שלך או שינויים שכירת לתפקידים הקשורים מנהל התוכנית.
חסות או קבוצה חסה
היוזם הוא החבר הבכיר ביותר בארגון התכנית. זה באחריות של נותן החסות לאשר לאשר מרכיבים עיקריים של תוכנית, כמו מימון, תוצרים, וכול מקרי עסק רלוונטיים במידה צורך. היוזם צריך גם לתמוך רווח התכנית ועזרה המבצעת לקנות ב. לבסוף, נותן החסות תמנה בעל אחראית הבכירה (SRO).
בעלים אחראים בכירים (SRO)
SRO מתמנה על ידי נותנת החסות. זה התפקיד של הבעלים האחראים הבכירים לקבל החלטות מטעם חסות הקבוצה-the SRO הוא בסופו של דבר אחראי לוודא את תוכנית עומדת ביעדי תוכנית שלה. למרות החסות מאשר פיננסים הגדולים כמו תקציב תכנית, וזה באחריות של SRO למקור הכסף מתקציבי צוות שונים או צוות הכספי של החברה שלהם.
בנוסף, הבעלים האחראים הבכירים יעבדו בשיתוף פעולה הדוק עם מנהל תכנית כדי להבטיח את תכנית מיושר איסטרטגי עם יעדים עסקיים. למרות מנהל התוכנית הוא אחראי על הבאת התוכנית לחיים, וזה באחריות של SRO לשמור יישור אסטרטגי בין התוכנית לבין בעלי העניין בכיר של הארגון.
מנהל שינוי עסקי (BCM)
שיטת ה- BCM הנה אחראית עיקרי בפיתוח והוצאה לפועל של תכנית מימוש הטבה, המהווה את תהליך הבטחת התכנית מוסיף ערך מדיד לארגון. מנהל תוכנית יעבוד עם SRO להגדיר ולהשיג את תוכנית פלטים-אבל זה באחריותו של BCM לוודא יציאות אלה מנוצלות.
4 יתרונות של ניהול תוכנית
אם אתה כברניהול פרויקטים מרובים ייתכן שאתה תוהה, האם יש באמת כל כך הרבה הבדל בין מה אני כבר עושה וניהול התוכנית? התשובה היא: לא יכול להיות! למרות שלא כל הקבוצה צריכה אותו, יש ארבעה יתרונות עיקריים בניהול התוכנית.
1. פרויקטים Connect עם יעדים עסקיים אסטרטגיים
תוכנית ניהול תפקידים ותחומי אחריות הקשורים אליה יכול לעזור פרויקטים הקשורים Connect צוות ליעדים העסקיים האסטרטגיים. בנוסף תיאום פרויקטים מרובים בתוך התוכנית, מנהל התוכנית כוללת גם תמונה גדולה, מבט הוליסטי על פרויקטים במסגרת תוכנית. כמנהל תוכנית, אתה יכול לקשור כל המטרה של הפרויקט המטרה של התוכנית, אז להבטיח את יעדי התוכנית מתואמות היטב עם מטרות החברה שלךאוקיי .
2. תלות הדדית פרויקט View
מאחר מנהל תכנית הוא אחראי על מספר פרויקטים הקשורים, זה יכול להיות יותר קל להם לדמיין תלות הדדית פרויקט למיין בעיות המתרחשות. אם אתם מנהלים במגוון פרויקטים שונים, ייתכנו תלות ביניהם, אך התלות באותם יכול להיות קשה לדמיין אם אתה מסתכל לכל פרויקט בנפרד. כמנהל תוכנית, אתה לא יהיה רק צריך את עיני על-הפרס במקרה זה, מטרות, תכף העסקי האסטרטגיות של החברה שלך גם האוזניים אל הקרקע. תוכנית ניהול הוא הדרך הטובה ביותר כדי לתאם את עבודה על פני פרויקטים הקשורים בזמן אמת.
3. הקצאת משאבי פשט
בנוסף הדמיה לניהול התלות ההדדית הפרויקט, מנהל התוכנית גם יכול לעזור לפשט ולייעלהקצאת משאבים. מכיוון שיש להם תובנה כל הפרויקטים בתוכנית ואיך פרויקטים אלה הקישוריות, שהם יכולים מיטב לראות הצרכים פרויקט אשר בו משאבים-אם המשאב הנדרש הוא של הזמן עובד, להגדיל את התקציב, או כלי חדש או תוכנה.
בגלל העבודה ממומנת על רמת התוכנית, מנהל התוכנית ואת SRO יכולים לעבוד יחד כדי הטובה ביותר לזהות איזה פרויקטים צריך אשר משאבים. אם צוות פרויקט אחד הוא להכות את מטרותיהם לפני המועד המתוכנן, מנהל תוכנית יכול להפיץ משאבי הפרויקט על מנת לוודא שכל פרויקט במסגרת תוכנית להיטים מטרותיו.
יישר 4. על סיכונים והזדמנויות
בתכנית, כפי שאתה יכול לדמיין, הוא הסיכונים וההזדמנויות מוגדלים בשל מספר הפרויקטים. אבל מכיוון שמנהל התכנית כולל את תצוגת תמונה הגדולה של כול הפרויקטים בתוך תכנית, הם יכולים בצורה מדויקת יותר למנוע סיכונים לקפוץ על הזדמנויות.
לדוגמה, אלמנט אחדניהול סיכוני הפרויקטהקצאת משאבים הוא, ולוודא שכול צוות פרויקט מאוזן היטב מאויש. במישור התוכנית, אתה יכול להקצות ולחלק מחדש משאבים לפי הצורך, על מנת להפחית את הסיכון כי הפרויקט חסרון, על התקציב, או מחוץ למסלול.
מצד השני, מכיוון שמנהל התכנית שהשתלב איך התכנית תשפיע ולתרוםיעדים עסקיים אסטרטגיים, הם יכולים לזהות הזדמנויות חדשות כמו הארכת תאריך הסיום של פרויקט או שינוי תוכנית הפרויקט עד שיגיע למסירה נוספת.
איך Discovery דיגיטלי אולפנים שומרים תצוגה ברמה גבוהה של תהליכים מורכבים עםמנהל המשימות של UDN.
דיסקברי Inc.הוא בתקשורת הענקית מאחורי רשתות בידור שם גדולה כמו TLC, Animal Planet, ו Food Network. צוותי תוכן אולפני הדיגיטליים שלהם ליצור אלפי סרטונים כל חודש עבור פלטפורמות מדיה חברתית ויישומים הצרכן.
מבצעי תוכן מנהל מייק זינגר וצוותו השתמשו כדי לעקוב אחר ייצור התוכן באמצעות גיליונות אלקטרוניים שרשורי האימייל. מייק צריכה פלטפורמה משותפת שיכול לספק תצוגה ברמה גבוהה של כל התוכן בפיתוח בבת אחת, תוך כדי גם לכידת פרטים של הרגע האחרון של תהליך הייצור על כל סרטון לצד הסטטוס שלו. בקיצור, הוא זקוקכלי ניהול התוכניתכמו מנהל המשימות של UDN. . מנהל המשימות של UDN.של זרימות עבודה הניתנות להתאמה אישית תאפשר להם להגדיר תהליכי תוכן מורכבים, לתת לבעלי עניין תמונה פשוטה של הפלט של הקבוצה, ולשמור על תורמים בודדים וצוותים חיצוניים הקשורים ומודעים.
צוותי התוכן של גילוי גם משתמשיםתיקי תפילהכדי לקבל תצוגה של עין של ציפור של קבוצה מסוימת של הפקות פעילה. לדוגמה, הם עשויים ליצור תיק חדש כדי לעקוב אחר תוכנית של פרויקטים בכיתה בישול עבור אפליקציית המטבח ברשת המזון, ולפקח על מעמדו של פרויקטי מסע פרסום מחוברים.
הצוותים גם משתמשים באילוק כדי להתחברמנהל המשימות של UDN.לשאר הכלים שלהם. עם ה מנהל המשימות של UDN.עבור אינטגרציה של Outlook., הם יכולים להפעיל פריטים פעולה בדוא"ל לתוךמנהל המשימות של UDN.משימה זכות תיבות הדואר הנכנס שלהם. הם יכולים גם להוסיף דוא"ל למשימה כהערה, הפחתת העומס תיבת הדואר הנכנס תוך שמירת מידע חשוב. ה מנהל המשימות של UDN.עבור אינטגרציה רפואהמאפשר להם לראות עדכוני פרוייקט, להוסיף הערות וליצור משימות חדשות מבלי להשאיר את הפלטפורמה המרוחקת. ובזכותZapier +מנהל המשימות של UDN. אינטגרציה, הצוות הציל זמן על ידי אוטומציה של יותר של התהליכים שלהם.
חשיפה זו מאפשרת לצוות לצפות במדויק כמה זמן ייקח. זה גם עוזר להם לשים לב עיכובים בפרויקט, לאבחן את נקודות דבק, ולחזור על המסלול. כל הצוות עובד ביעילות רבה יותר, כי הכל מרכזי, יעיל, וגלוי.
חבר פרויקטים לאסטרטגיה עם ניהול התוכנית
ניהול התוכנית הוא גישה הוליסטית יותרניהול פרויקטים מרוביםומיישר את הפרויקטים האלה למטרות אסטרטגיות. אם ניהול פרויקטים מרובים מתחילים להרגיש כמו חוק להטוטנות מסורבל, נסה ניהול תוכנית כדי לקבל תצוגת תמונה גדולה יותר של איך הפרויקטים מחוברים.
