המדריך האולטימטיבי לניהול פרויקטים
להפיק את המרב שלךניהול פרוייקטכלים ציר זמן הוא לא על חיבור הכל פנימה ומקווה לטובה. שֶׁלְךָפּרוֹיֶקטציר הזמן צריך להיות מרכז הבקרה ואת רכזת הידע לכל דבר הקשור לתוצאות הפרויקט ותאריכים.
ללא תהליך אופטימלי עבורמעקב אחר עבודה, הציפיות לקבל drailed, צווארי בקבוק stiffle, ואת מפואר שלך, חדשציר זמןהופך להיות מיושן. גלה את כל מה שאתה צריך לדעת על ניהול ציר הזמן של הפרויקט שלך, כולל מה שהם, כיצד ליצור אחד, טעויות נפוצות אתה יכול בקלות להימנע משימוש עצות שלנו.
מהו ציר זמן הפרויקט?
ציר זמןהיא תקופה מוגדרת שמסמנת את ההתחלה ואת סוף הפרויקט. ציר הזמן של הפרויקט מחולקים לשלבים, במשימות וב- subtasks שיש להשלים בין שני תאריכים אלה.
מה הם היתרונות של ניהול נטייה של פרויקטים?
היתרונות העיקריים של לוח הזמנים של ניהול הפרויקטים כוללים:
מי יוצר ומנהל את צירי הפרוייקט?
מנהלי פרויקטיםאחראים ליצירת צירי צירי פרוייקט ופיקוח על התקדמות באמצעות פלטפורמת ניהול פרויקטים משותפת. חברי הצוות לנהל את המשימות שלהם על ידי עדכון סטטוסים בודדים, מה שהופך אותו קל לראות את הפרויקטים שלהם במבט אחד. זה כל האחריות של חבר צוות לחלוק מחסומים עם מנהל הפרויקט כפי שהם באים אבל רק במקרה משהו הוא החמיץ, מנהלי הפרויקט צריך להישאר ערניים.
פרויקט ציר זמן לעומת תרשימי גנטט: מה ההבדלים?
ציר זמן וגנטט תרשימיםיכול להסתכל בדיוק אותו ולעתים קרובות לשרת מטרה דומה. לכן השמות משמשים לעתים קרובות לסירוגין. שניהם מספקים ייצוג חזותי של ציר הזמן, משימות, תלות ומשאבים.
כיצד ליצור פרויקט ציר זמן
אז אתה בהצלחה onboarded הצוות שלך לתוכנת ניהול פרויקטים חדשה (בתקווה,מנהל המשימות של UDN.), ואתה מוכן להתחילתִכנוּןהפרויקט הראשון שלך. לפני שתתחיל להקצות תאריכים ותבורה, האם אתה יודע איך אתה הולך לדמיין את ציר הזמן שלך ניהול הפרויקט? מי יהיה אחראי על מנת לוודא את ציר הזמן מעודכן? ואיך אתה הולך לשתף את ציר הזמן הזה על פני הצוות שלך, או אפילו במספר צוותים?
שיטות עבודה מומלצות לשימוש ציר זמן בתוכנות ניהול פרויקטים
הנה איך לעשות את רוב ציר הזמן שלך תוכנת ניהול פרויקטים:
1. ודא שזה תמיד מעודכן
תוכניות לקבל drailed. הפרודוקטיביות שלך לא צריכה להיות. אם אתה מבלה זמן להתאים כל יחידתוצגואת תאריך היעד שלך ציר הזמן שלך כאשר משהו משתנה, ייתכן שיהיה זמן לקבל תוכנת ניהול פרויקטים טוב יותר. שלא לדבר, הדיוק וההפצה של ציר הזמן שלך נפגעת כאשר אתה זז תאריכים באופן ידני. מה אם עזבת משהו? איך אתה יודיע לכולם, אז הם מודעים לנדודים חדשים?
ציר הזמן שלך צריך להיות אינטראקטיבי, ולכן ציר הזמן משמרת אוטומטית כדי לשקף את התאריכים החדשים כאשר תוכניות לשנות.מנהל המשימות של UDN.Gantt תרשימים באופן אוטומטי להתאים את הכל סביב השינויים שלך. גרור ושחרר משימות ישירות לתאריך היעד שלהם, וכל ההתאמות משותפות אוטומטית עם הצוות שלך.
2. לתקשר כל הזמן
ולא, אנחנו לא מתכוונים דרך פגישות. למעשה, לבטל את אלה פגישות סטטוס Excruciating לך לתזמן עם הצוות שלך כל שבוע. זה זמן עצום למצוץ, וקשה להקים אחריות על השלבים הבאים. אבל איך אתה מתקשר באופן קבוע מפגשים?
עם כלי ניהול הפרויקט הנכון ציר הזמן, פריטים פעולה ברורים מההתחלה, ודגלים אדומים נראות מיד. ציר הזמן משותף כך שכולם יכולים לראות בבירור אילו משימות הם אחראים, ואין בלבול סביב מי עושה מה. אם משהו לא נראה נכון, פשוט @mentionion את הבעלים של המשימה ואת מיד לשאול על הסטטוס בתוך הכלי.
תאמין לי, לא תחמיץ את הפגישות האלה - בתוספת, אתה תהיה גיבור לתת לצוות שלך כי שעה בחזרה.
3. לזהות את הנתיב הקריטי
כאשר מסתכלים על ציר זמן הפרויקט, קשה לדעת בדיוק איך עיכוב במשימה אחת ישפיע על האחרים. גם אם עיכוב קטן לא יהיה כל השפעה על המועד האחרון הסופי, מה הן המגבלות? מה ניתן להזיז, ואיך אתה יודע מתי הגעת לגבול? כמה מאוחר יכול להיות תוצרים אחד לפני כל המועד האחרון פרויקט הוא בסכנה?
נתיב קריטישיטה (CPM) מבוססת על הרעיון של משאבים מוגבלים אואילוצים. במילים אחרות, כל פרויקט כולל משימות הליבה החשובות לראות את הפרויקט.
Workamajig נותן דוגמה מצוינת לכך בצורה של ביצוע חביתה. ישנם שלושה צעדים ליבה כדי להפוך חביתה:
ישנם צעדים אחרים כדי לעשות חביתה טעים כי לא מופיעים, כגון תיבול ביצים, משמן את המחבת, והוספת החומרים הרצוי. עם זאת, צעדים אלה הם בנוסף לשלוש צעדים הליבה לעיל. אם אתה לדלג על אחד מאותם שלוש, לא תהיה לך חביתה בכלל.
שיטה זו היא קריטית כאשר ניהול הפרויקט שלך ציר זמן נופל מאחורי לוח הזמנים. זיהוי אילו משימות יכול להיות dlporitized ואילו אלה בהחלט צריך לקרות שומרת על הצוות שלך ממוקד על מטרות הנכונות ואת הפרויקט שלך נע בכיוון הנכון.
4. הגדר תלות
משימות מסוימות לא ניתן לבצע אפילו עד השלמת משימה אחרת. איך אתה יכול לתפוס את זה בזמן ציר זמן? באמצעות תלות!
תלות לציין את הקשר בין משימות. באמצעות חביתה דוגמה שוב, אתה לא יכול לבשל את הביצים אלא אם כן אתה מחמם את המחבת הראשון. כל אחת מהמשימות הללו תלויה זו בזו והמטרה מתקבלת רק כאשר הושלמה בסדר מסוים.
ב מנהל המשימות של UDN.'S ניהול פרויקטים Trimeline כלי, ישנם ארבעה סוגים של תלות שאתה יכול ליצור:
כאשר אתה מזיז את התאריכים הנובעים של משימה אחת, האחרים זזים עם זה.
לאחר תלות על היד עושה את זה ברור צוותים אחרים בעלי עניין מדוע משימות מסוימות צריך להסתיים הראשון, כך שתוכלו לתעדף יעיל.
למה ציר הזמן שלך לא מדויק (וכיצד לתקן את זה)
בואו לכסות כמה טעויות תכופות כי מנהלי הפרויקטים עושים מתיתזמוןוכיצד לתקן אותם.
1. אתה עובד לאחור
בכל פעם שיש לך פרויקט חדש על צלחת הצוות שלך, הנה מה תהליך ציר הזמן הנוכחי שלך נראה: אתה קובע מה הפרויקט כרוך (לדוגמה, שרטוט ושיגור ספר אלקטרוני חדש) ולאחר מכן אתה מגדיר תאריך יעד.
מה קורה אחרי זה? אתה עובד בחזרה מן המועד האחרון, עושה את המיטב כדי cram בכל המשימות ואבני דרךלפני תאריך שרירותי זה.
זו דרך משותפת לעשות דברים, אבל זה גם אנליזה. סביר להניח שאתה הגדרת הצוות שלך לכישלון נכון מלכתחילה.
הנה החדשות הטובות: יש גישה טובה יותר, וזה כרוך ביצירתמבנה התפלגות עבודה. התחל על ידי תסתכל על הפרויקט הכולל, ולאחר מכן לשבור אותו לתוך תוצרים קטנים יותר שלה. עם דוגמה ספר אלקטרוני שלנו, זה יכול לכלול:
עם אלה שנקבעו, אתה יכול עכשיו להתחיל לפרוץ מה משימות מעורבים עם כל התוצרים, כך שתוכל להעריך את הזמן הדרוש להם. לדוגמה, אולי צוות התוכן צריך שבועיים לכתוב את הטיוטה ועוד שבוע כדי לערוך אותו.
לאחר שתעשה את זה עבור כל המשימות, אתה יכול להוסיף את הערכות אלה כדי לקבל אחיזה ריאליסטית יותר על כמה זמן הפרויקט כולו שלך ייקח ולהשתמש כי כדי להגדיר תאריך יעד זה בר השגה אבל עדיין מוטיבציה.
2. אתה לא כולל מספיק אבני דרך
תארו לעצמכם שתכננת מסלול לכנס הקרובה. האם תשקול את לוח הזמנים המלא של אירועי היום?
ללא שם: Uhh ... כנראה לא, הנכון? זה נראה ברור בהקשר זה, אבל הרבה יותר מדי פרויקט פשוט צירי נופלים למלכודת הזאת. צוותים קובעים תאריך התחלה ומועד האחרון ולאחר מכן להניח שזה מספיק כדי לקרוא לזה ציר זמן אמיתי.
פרויקט מועיל ציר הזמן צריך לכלול הרבה יותר מאשר רק בעיטת פעמיים תאריך Go-Live. אחרי הכל, זה כל הדברים באמצע זה יכול לשבש אותך.
אבני דרך או תוצרים שזיהית בעת יצירת מבנה התמוטטות העבודה שלך צריך להיות זממו על ציר הזמן שלך עם מועדים קשורים אליהם.
תאריכים אלה משמשים נקודות צ'ק-אין כדי להעריך את ההתקדמות שלך ולעשות התאמות הדרושות - לפני המועד האחרון הסופי נשמה את הצוואר. זה הרבה יותר טוב מאשר חלופה של מנחים שבו אתה צריך להיות בשלב זה בפרויקט.
3. אתה להיות אופטימי מדי עם הערכות זמן
דבק על ציר הזמן שלך קל אם הכל הולך בדיוק על פי התוכנית. אבל מתי בפעם האחרונה שזה קרה?
זה המקום שבו מנהלי הפרויקט באמת נכנסים לצרות עם ציר זמן לא מדויק - כאשר הם נותנים את הטעות התכנון ואת האופטימיות הטיה לזחול ולגרום אותם ברצינות להעריך את הזמן הנדרש כדי להשלים משימות מסוימות.
בטח, הגדרת מועדים אגרסיביים יכול להיות מניע. אבל אם אתה הגדרת תאריכים סוף לא מציאותי, זה אומר שאתה הגדרת צוות שלך כישלון נכון מההתחלה.
אומדני הזמן קשה, במיוחד אם אתה לא אחד בעצם בעשבים עושה את העבודה. אם אתה מרגיש לא בטוח לגבי כמה זמן משימה ייקח, להתחבר עם אדם או צוות אחראי לקבל את לקחת את זה כמה זמן הם צריכים להשלים משהו דומה.
או שאתה יכול להוסיףזמן מעקב כליאל ארסנל של הקבוצה שלך כדי להיכנס לשעה שבילה על פעילויות שונות. אפרויקט זמן מעקב Appיכול לתת לך נתונים יקרי ערך אתה יכול לבדוק וליישם כדי לבצע תחזיות מדויקות יותר עבור הפרויקט הבא.
זה גם חכם להשתמששיטת נתיב קריטי (CPM)כדי לזהות את הקטע הארוך ביותר של פעילויות תלויות ולמדוד אותם מתחילתו ועד סופו. לא רק זה נותן לך תחושה גדולה יותר של כמה זמן הפרויקט כולו ייקח כדי להשלים, אבל זה גם מאפשר לך להבחין אילו פעילויות יכול להתעכב מבלי להפוך את הפרויקט כולה לקחת זמן רב יותר.
4. אתה שוכח על תלות
ניהול הפרויקט יהיה משב רוח אם הפרויקט שלך תמיד היה ליניארי, לא? אבל זה כמעט לא כפי שהוא עובד.
משימות מסוימות תלויות זו בזו. צוותים מחכים אחד על השני כדי לסיים חתיכות שונות. משאבים הם מתוחים צריך להיות מוקצה אסטרטגית.
זה כאשר מנהלי הפרויקט לא מצליחים לזהות את התלות ואת המורכבות כי הגלגלים באמת ליפול. אתה צריך לדעת איך קודמים משימות להשפיע על משימות להצליח או כמה חברי צוות רוחב פס צריך להתמודד עם העבודה שהוקצתה שלהם.
רשום את כל משימות בודדות וצוותים (או חברי צוות בודדים) הקשורים לפרויקט שלך ולאחר מכן להדגיש או מעגל כל כי הם תלויים זה בזה. לדוגמה, צוות העיצוב לא יכול לעשות הרבה עם ספר אלקטרוני עד שיש להם את הטיוטה של צוות התוכן. או כי סופר תוכן לא יכול להיות כתיבת טיוטת ספר אלקטרוני ואת הדף הנחיתה העתק באותו זמן בדיוק.
לדעת איפה אלה חפיפות או מחסומים עשויים להתרחש מאפשר לך להסביר אותם כאשר מיפוי את ציר הזמן שלך, וכתוצאה מכך, ליצור משהו הרבה יותר מדויק.
5. אתה oversimplify project handoffs
כפי שאתה מיפוי את ציר הזמן שלך, כל תהליך הפרויקט נראה חלקה. משימות לזרום הלוך ושוב בין צוותים שונים. צוות התוכן שלך יהיה לעטוף את צוות העיצוב יהיה צעד ולהרים דברים בלי להחמיץ פעימה.
במציאות, הידופים הם לעתים קרובות צוואר צוואר גדול בפרויקטים צולבים פונקציונליים. עבור ציר הזמן שלך להיות מציאותי ככל האפשר, זה צריך להסביר את זמן הפיגור הקשורים לעתים קרובות עם העברות אלה.
כלומר, מעברים אלה צריכים למעשה להיות זממו על ציר הזמן שלך (אפילו יום אחד מספיק). זה נותן לצוות שלך את חדר ההתפלל שהם צריכים כדי לספק הקשר, לענות על שאלות, ולקבל צוותים אחרים עד מהירות על מה שנעשה - ללא בהכרח נופל מאחורי משימות אחרות או צעדים אחרים.
כמובן, אלה handoffs להיות אפילו פשוט יותר ו יעיל יותר אם הצוות שלך מתקשר ומדגיש שקיפות לאורך הפרויקט. לכן תוכנת ניהול פרויקטים היא תועלת כזו, כי תקשורת נשארת מרוכזת וכולם יש חשיפה לתוך התקדמות הפרויקט - אם הם כרגע עד בת או לא.
6. אתה מתחיל מאפס בכל פעם
כן, כל פרויקט שונה. אבל אם אתה reinventing את הגלגל בכל פעם שאתה מתחיל אחד חדש, אתה לא רק מבזבז זמן יקר, אבל אתה גם להגדיל את הסיכויים שלך אי דיוקים או של צעדים החמיץ.
ברגע שאתה נוחת על משהו שעובד בשבילך ואת הצוות שלך, ליצור ולאחסן פרויקט ציר זמן תבנית שאתה יכול לחזור בכל פעם שאתה מתכנן פרויקט אחר. ככה אתה יכול לייעל את התהליך ולהשיג חוזראיכותוהצלחה.
תוכנת ניהול פרויקטים עושה את זה קל ליצור את הפרויקט שלך ציר הזמן באינטרנט, כמו גם לשמור תבניות, כך שתוכל להתחיל עם השלד במקום לפרויקטים עתידיים.
יתרון נוסף של יצירת ציר הזמן שלך באמצעות פלטפורמת ניהול פרויקטים ולא באופן ידני? כאשר משהו משתנה באופן בלתי נמנע עם הפרויקט שלך, ציר הזמן שלך יהיה להתאים באופן אוטומטי כדי להסביר את אלה משמרות או עיכובים.
זה אומר שתמיד תהיה לך תיאור מדויק של מה שקורה בפועל עם הפרויקט שלך, ולא תזכורת אכזרית של הכוונות הראשונות שלך.
הימנע טעויות אלה וליצור ציר זמן מדויק יותר עבור הפרויקט שלך
משלוח הפרויקט שלך ציר זמן צריך להיות משאב מועיל בשבילך ואת צוות הפרויקט שלך - לא משהו discourages או מבלבל אותך. אבל פרויקט ציר הזמן הם רק תועלת כאשר הם מדויקים, וזה לא תמיד מרגיש כל כך קל.
למרבה המזל, יש לך יותר שליטה במצב זה ממה שאתה חושב. ייתכן שאתה עושה כמה שגיאות נפוצות כי הם חבלשות ציר הזמן שלך היטב, ולתקן אותם יכולים לעשות את כל ההבדל.
השתמש ברעיונות אלה פרוייקט ציר הזמן ולהימנע טעויות אלה, ויהיה לך לוח זמנים שמחזיק אותך ואת הצוות שלך נעים בכיוון הנכון. בואו נסקור את הטיפים עוד פעם אחת:
שמירה על ציר זמן מדויק עשוי להיראות מסובך, אבל זה לא חייב להיות. נסה ניסיון חינם עםמנהל המשימות של UDN.כדי להתחיל לבנות מקור יחיד של תוכניות פרויקט אמין תגובה, ציר זמן, וכל מה שביניהם.
הנותןמנהל המשימות של UDN.תבנית ניהול פרויקטים
מנהל המשימות של UDN. של תזמון פרויקט תזמוןמסייע לצוותיםמסמר פרויקט משלוח ציר זמן. מבוסס על workflows ניסו ואמיתיים מושחזים לאורך זמן, זה לעשות-- לך פתרון חותך על ניחוש בעת שמירת זמן בתהליך. בעת התמקדות על צירי הזמן שלך, להסתכל על יצירתזמן וחומרים(T & AMP; M) תבנית חוזה כדי לייעל את ניהול המשאבים שלך.
להפיק את המרב מהפרויקט שלך ציר זמן
עכשיו שאתה יודע איך ליצור פרויקט מוצלח ציר זמן זה הזמן לחשוב על אילו כלים תשתמש כדי לקבל את העבודה. סחר מספר כרטיסיות עבור פתרון All-in-One כמומנהל המשימות של UDN.אשר מאפשר למשתמשים לתקשר, לשתף פעולה, וזימלינס להשלים מהר יותר מתמיד. לבדוק את שלנוניסיון חינם לשבועכדי להתחיל מאסטרינג פרויקט ציר זמן.
