צלילה עמוקה לניהול פרויקטים מודלים בגרות
סיכום
מודל בגרות ניהול פרויקטים (מקוצר בדרך כלל ל- PMMM) הוא מטריצה שממחישה כיצד תהליך ניהול הפרויקטים של החברה מתפתח לאורך זמן. בדיוק כמו חברה משתנה כפי שהוא מתרחב, זה הכרחי עבור סגנון ניהול הפרויקט בוגרת גם כן. הרעיון הוא שארגון אינו גדל באקראי - כאשר חברה גדלה, היא גדלה עם מטרה. במאמר זה, אנו מכסים את היבטים השונים של מודל בגרות ניהול הפרויקט וכיצד ניתן להשתמש במודל זה כדי uplvel תהליכי ניהול הפרויקטים שלך.
תסתכל אחורה למה שאתה נמצא בבית הספר היסודי. האם יש לך דרך בוגרת להסתכל על העולם? מה עם כשהיית בתיכון? מה נראה דעותיך והשקפותיך עכשיו שאתה מבוגר וחווית חיים נוספים?
תפיסה זו של בגרות יכולה להיות מיושמת על דברים רבים, כולל ניהול עסקים ופרויקטים. כאשר ארגון מתחיל תחילה לפתח עבודה, ייתכן שיש מעט לתהליך סטנדרטי לניהול הפרויקט. כמו העסק גדל, סגנון ניהול הפרויקט שלהם מתבגר. זהו המושג הבסיסי שמאחורי מודל בגרות ניהול הפרויקט.
הבנת המרכיבים של מודל בגרות הפרויקט יכול לעזור לך לנתח איפה הארגון שלך עומד כרגע וכמה בוגרת התהליכים שלך. לאחר מכן, תוכל להשתמש בידע זה כדי לפתח ולשפר את תהליכי ניהול הפרויקטים שלך.
מהו מודל בגרות ניהול פרויקטים (PMMM)?
מודל בגרות ניהול פרויקטים (מקוצר בדרך כלל ל- PMMM) הוא מטריקס שממחיש כיצד של חברהניהול פרוייקטהתהליך מתפתח לאורך זמן. בדיוק כמו חברה משתנה כפי שהוא מתרחב, זה הכרחי עבור סגנון ניהול הפרויקט שלך להסתגל גם כן. הרעיון הוא שארגון אינו גדל באקראי - כאשר חברה גדלה, היא גדלה עם מטרה.
מטרת מודל הפרויקט הארגוני בגרות הוא לספק מנהיגות קו מנחה של צעדים שהם יכולים לקחת כדי לשפר. כאשר הניח חזותית, pmmm נראה כמו מטריצה עם חמישה עמודות על פני זה מציין רמות בגרות, ו 10 שורות למטה כדי לציין אזורי ידע.
PMMM נוצר על בסיס מודלים עסקיים קיימים כבר כמויכולת בגרות מודל(CMM). זה פותח על ידי מכון ההנדסה של אוניברסיטת קרנגי-מלון ומודל המצוינות מהקרן האירופית לניהול איכות (EFQM). זה גם לוקח היבטים של מודל בגרות הסיכון, אשר מתאר אילו היבטים ופעילויות יכול ליצור תוכנית ניהול סיכונים בר קיימא ונשירה.
5 רמות בגרות של pmmm
חמש רמות אלה של ניהול פרויקטים בגרות כל מייצגים את שלב הבשלות כי חברה יכולה להיות ב. זה אפשרי עבור ארגון להיות ברמות בגרות שונות באזורים ידע משתנים. זה דומה לדרכון דירוג, אוביקורת ביצועים עובדים .
רמה 1: תהליך ראשוני
במהלך רמה זו, ארגון יש מעט מאוד תהליכים ניהול פרויקטים במקום. סביר יותר מאשר לא, משימות נעשות באופן אקראי וזה מאתגר כדי לחזות הצלחה עתידית מאז הכל נעשה אד הוק.
צוותים שונים עשויים להשתמש בתהליכי ניהול פרויקטים שונים, וכתוצאה מכך חוסר אחריות וכידות בין צוותים. יש תיעוד קטן מאוד (אם בכלל), ומדדים נאספים רק לפי הצורך. בגלל צוותי הפרויקט אינם מדדים מדידה, אין שום דרך להעריך את ההצלחה הפרויקט.
התהליך הראשוני הוא לא בהכרח שלב רע להיות בכל הקבוצות צריך להתחיל איפשהו! Takeaway הראשי עם שלב זה הוא להיות מודע של חוסר תהליכים ותיעוד, כך שתוכל לעבוד עם הצוות שלך לפתח אותם.
רמה 2: תהליך מובנה וסטנדרטים
ברמה זו, ארגון מיישם ניהול פרויקטים בסיסי, אך רק לפרויקטים בודדים. משמעות הדבר היא כי ייתכן שיש varyingמתודולוגיות ניהול פרויקטיםבשימוש בארגון. לדוגמה, צוות השיווק עשוי להיות ארגן את הפרויקטים שלהם בצורה שונה מצוות המכירות. כאשר מכירות ושיווק צריך לשתף פעולה, זה נתק גורם חיכוך.
מאחר שאין שום פריקטי ניהול פרויקטים ארגוניים רחבים יותר, ההצלחה של כל הפרויקטים תלויה במנהלי פרויקטים בודדים והצוותים העובדים בפרויקטים אלה. מדדים מעוקבים רק בדרך הבסיסית ביותר כדי להבטיח הצלחה של הפרויקט הנוכחי.
אם הצוות שלך הוא ברמה זו, אתה על המסלול הנכון! אתה סטנדרטיזציה של תהליכי ניהול הפרויקטים שלך ברמת הצוות. עכשיו, אתה יכול להתמקד ביצירת פרקטיקות סטנדרטיות ברחבי החברה כדי לקדם שיתוף פעולה בין תפקודי יותר.
רמה 3: תקנים ארגוניים ותהליכים ממוסדים
ברמה זו של בגרות, לארגון צריך להיות מערכת ניהול פרויקטים מוגדרת היטב כי הוא סטנדרטי בכל רחבי הארגון, המכונה לעתיםמשרד ניהול פרויקטים (PMO). ההנהלה מעורבת באופן קבוע ביישום תהליכים חדשים, כולל יישוםשינוי הנהלהבמידת הצורך כדי לעדכן או לשנות תהליכי ניהול פרויקטים ברחבי הארגון. אתה מודד מדדים, אבל רק כדי להקים בסיס, לא לתכנון אסטרטגי.
תיעוד בשלב זה חשוב, ויש תהליכים מוגדרים ומידע זה מבצע בבירור מה תהליכים עסקיים סטנדרטיים נראים. אם קורה חירום ביקורתי עסקי, יש ברורתוכניות מגירהבמקום כדי למנוע את העסק מ נכשל לחלוטין.
רמה 4: תהליכים מנוהלים
בשלב זה, הארגון שלך מציג את כל המאפיינים מרמה שלוש ודוחף אותם קצת יותר. לארגון ברמת התהליכים המנוהלים יש תהליכי ניהול פרויקטים ותיעוד. הפרויקט מוביל באופן קבוע לשלב תהליכי ניהול פרויקטים סטנדרטיים לאורך מערכות ארגוניות. בשלב זה, ההנהלה מתחילה באופן שוטף לעקוב אחר ערכים ומביטה בביצועי העבר לקבלת החלטות לפרויקטים עתידיים.
ברמה ארבע, הנהלה יש הבנה ברורה של איך להשיג הצלחה הפרויקט. בהתבסס על חוויות העבר,תיעוד, ואת המדדים הנוכחיים, הם יכולים לקבל החלטות מושכלות כדי להבטיח כי פרויקטים עתידיים מוגדרים להצלחה.
רמה 5: אופטימיזציה תהליך
ברגע שהארגון מגיע לרמה זו של בגרות ניהול הפרויקט, הם יכולים להתחיל באופן מלא אופטימיזציה של התהליכים שלהם כדי להתאים את הטוב ביותר לצרכים שלהם. אחד המזהים העיקריים של שלב זה הוא שיפור מתמשך. שיפור מתמשך הוא תהליך של התאמת התהליכים שלך במאמץ לשמור על יעילות ופרודוקטיביות. ארגונים בוגרים לשלב טכניקות שיפור מתמשך לתהליכי ניהול הפרויקטים שלהם.
לא רק את הצוות שלך באופן קבוע מדווח על ערכים, אתה גם להשתמש במדדים אלה כדי ליצורתוכנית אסטרטגיתנע קדימה. בעוד ארגונים ברמה ארבעה של מדדים סקירה PMMM לעשות החלטות עסקיות מפתח, חברות ברמה חמישה גם לשפר את התהליכים העסקיים.
10 תחומי ידע של ניהול פרויקטים
אם חמשת רמות הבשלות של pmmm הם העמודות במטריצה, 10 אזורי הידע הם השורות. אזורי ידע שונים מזוהים על ידי מדריך מכון ניהול הפרויקט (PMI), גוף ניהול הפרויקט של ידע (מדריך PMBOK ®). זוהי תקן התעשייה לזיהוי איזה אזורי ידע חיוניים לניהול פרויקטים.
ניהול אינטגרציה פרוייקט - תיאום של פרויקטים נעים שונים של פרויקטים. זה כולל משימות בודדות, משאבים, בעלי עניין,תוצרים, וניהול פורטפוליו. אזור ידע זה מזהה כיצד כל החלקים הנעים האלה מועברים לחברי צוות אחרים.
ניהול היקף - האופן שבו הצוות מבטיח פרויקט מתאים להיקף הפרויקט, בין אם זה הזמן, התקציב או המשאבים.
ניהול זמן - בדומה לניהול היקף הפרויקט, כך צוות ניהול פרויקטים משתמש בזמן במהלך הפרויקט.
ניהול עלויות - קבוצת משנה של ניהול היקף, כך צוות מנהל את עלויות הפרויקט ואם הם משתמשיםתַקצִיבביעילות.
ניהול איכות:איך צוותים להשתמש בתהליכים שלהם כדי לייצר מוצרים איכותיים.
ניהול משאבים - איך צוותים לארגן, לעבד, לנהל ולהוביל חברי צוות במהלך פרויקט.
ניהול תקשורת:הדרך שבה צוותים מתקשרים פרויקטים הן מבפנים גם לעובדים אחרים וחוץ ללקוחות עתידיים וזמנים. זה יכול לכלול בזמן אמתתקשורת אסינכרונית, כל אלה צריכים להיות מתועדים בתוכנית תקשורת .
ניהול סיכונים - איך צוות מקטין מראשסיכון הפרויקט. זה כולל בכלתוכניות מגירהצוות יש בתגובה לסיכון פוטנציאלי.
ניהול רכש: כיצד ארגון מקבל סחורות או שירותים מהספקים חיצוניים. זה יכול להיות ברמת הפרויקט או ברמת החברה.
ניהול בעלי עניין - הדרך שבה הצוות שלך מנהל ציפיות מבעלי עניין שונים, בתוספת איך אתה מתקשרעדכוני מצבעם בעלי עניין שונים.
איך לעבור מרמה אחת לאחרת
אם אתם מחפשים להעביר את תהליכי ניהול הפרויקטים של הצוות שלך מהרמה הנוכחית לאחד הבא, חשוב להבין כי מודל בגרות של הפרויקט אינו קבוצה קשה של כללים. הם יותר הנחיות ומאפיינים עבור תהליך ניהול פרויקטים טוב נראה.
למרבה הצער אין דרך סטנדרטית כדי להבטיח החברה שלך יכול לנוע מרמה אחת לאחרת. ישנם גורמים רבים ושונים המשפיעים על יכולתו של הארגון להעביר רמות כולל התעשייה שבה אתה נמצא,תרבות החברה, מטרות הצמיחה.
אם אתה מרגיש כאילו הצוות שלך נאבק כדי לעבור מרמה אחת למשנהו, תסתכל על 10 אזורים ידע כדי לראות איך הצוות שלך מתקדמת. עבור כל אזור ידע, שאל את עצמך את השאלות הבאות:
יש לך הוקמת ניהול פרויקטים שיטות עבודה מומלצות ? אם לא, אתה יכול להיות ברמה אחת עבור אזור הידע הזה.
האם יש לך תיעוד במקום איך הארגון שלך קואורדינטות כל אזור ידע ספציפי?אם לא, אזור ידע זה עשוי להיות תקוע ברמה שניים .
האם אתה מתוקנן פרקטיקות בכל הקבוצות בארגון שלך?אם לא, סביר להניח שאתה ברמה שלושה עבור אזור הידע הזה.
האם אתה לפקח על ערכים ולהעריך את ההצלחה בפרויקט על בסיס שיטות סטנדרטיות?אם לא, אזור ידע זה עשוי להיות ברמה ארבעה.
האם אתה ברציפות להעריך מחדש כמה טוב הצוות שלך הוא מנהל כל אזור ידע?אם לא, התמקדות שיפור מתמיד יכול לעזור לך להגיע לרמה חמישה עבור אזור הידע הזה.
כאשר אתה שואל את השאלות האלה, אתה יכול לאתר אילו תהליכים תצטרך להתמקד כדי להגדיל את בגרות ניהול הפרויקט של הארגון שלך. לדוגמה, אם אתה כרגע ברמה אחת, אתה יודע כי מעשה של יצירת תהליך ניהול פרויקטים מספיק כדי להכות אותך עד לשלב הבא.
היתרונות של ניצול מודל בגרות ניהול הפרויקט
אם אתה רוצה לראות שיפור ביצועים בעסק שלך, אופטימיזציה של תהליכי ניהול הפרויקטים שלך הוא צעד טוב לקחת. הנה כמה סיבות מדוע זה מועיל לארגון שלך.
מעודדת מדרגיות
אחד היתרונות העיקריים של שימוש בניהול הפרויקט מודל בגרות כדי לנתח את תהליכי ניהול הפרויקטים הנוכחיים שלך היא ליצור בסיס מוצק לצמיחה. הקמת תהליכי ניהול פרויקטים נקיים מסייע לתת לצוות שלך את המסגרת שאתה צריך בבירור למדוד את הביצועים ואת ההצלחה.
כאשר הצוות שלך מתחיל לגדול, השתמש PMMM כדי להעריך מחדש אם או לא את סגנון ניהול הפרויקט של הארגון שלך יעבוד עבור גודל הצוות שיש לך. זו הסיבה שיפור מתמשך הוא היבט מפתח של רמה חמישה, זה נותן לצוות שלך את היכולת למצוא מה עובד הכי טוב עבורם כמו צוות משתנה וגדל.
מזעור miscommunication.
כאשר הארגון שלך קובע צורה סטנדרטית של ניהול פרויקטים, לכולם על הצוות שלך יש את כל הכלים המשותפים והשפה הדרושים כדי לתקשר בצורה יעילה. לדוגמה, אם הצוות שלך משתמש בים של יישומים כמו רפיון, Dropbox, Google Drive ו- E-Mail, זה יכול להיות קשה לדעת מה המקור האמיתי של האמת. אבל אם אתה משתמש בכלי ניהול עבודה כמו מנהל המשימות של UDN. כחלק מתהליך ניהול הפרויקטים שלך, אתה יכול להקים מקור של אמת ולמזער miscommunication.מנהל המשימות של UDN.מסייע לך לתאם תוכניות, פרויקטים ותהליכים במיקום מרכזי אחד. בנוסף, באפשרותך ליצור תבניות כדי לתקנן תהליכים ברחבי הארגון שלך.
כאשר הכל סטנדרטי וכולם משתמשים באותם תהליכים, הצוות שלך לא צריך לדאוג כמה חסר קבצים ומסמכים. כל חבר צוות יודע בדיוק איפה למצוא את המידע הדרוש להם.
מגביר את הביצועים העסקיים
כאשר לצוות שלך יש מבנה סטנדרטי לניהול עבודתם, הם לא צריכים לדאוג כיצד לתקשר. הם יכולים פשוט להתמקד במה שחשוב - עושה את העבודה. זה חוסך זמן רוחב פס נפשי. הצוות שלך יכול להתמקד בעבודה משמעותית המסייעת לחברה שלך לגדול, במקום לעשות menialעבודה על עבודהכמו פענוח נושאים דוא"ל לרדוף את האישורים.
ברמה שלך ניהול הפרויקט שלך עםמנהל המשימות של UDN.
אחת הדרכים הקלות ביותר להתחיל לשפר את תהליכי ניהול הפרויקטים של הצוות שלך הוא הקמת מקור מרכזי של אמת. באמצעות כלי ניהול עבודה כמומנהל המשימות של UDN.יכול לעזור בוגרת ניהול הפרויקט שלך לשלב הבא.
