מהם היתרונות של ניהול הפרויקטים?
לא לכל חברה או לצוות יש תהליך ניהול פרויקטים רשמי. בין אם אתה עובד בארגון גדול או סטארט-אפ גוברת במהירות, ניהול פרויקטים רשמי לא יכול להיות משהו שהצוות שלך עדיין עדיף. אבל עכשיו, אתה מוצא את זה יותר ויותר קשה להישאר מאורגנים ולשתף פעולה עם חברי הצוות. אתה עלול להיות תוהה אם אתה צריך ניהול פרויקטים - למעט, זה רק דבר עבור צוותים עם מנהלי פרויקטים ייעודיים, נכון?
טוב, אולי לא. בְּמנהל המשימות של UDN., אנחנו חושביםמיומנויות ניהול פרויקטיםצוותי עזרה מלאה פרויקטים ביעילות רבה יותר. מציאת דרך לתכנן, לנהל ולבצע עבודה רלוונטית לכל צוות וחברה. ובעוד אתה לא צריך כל פיסת של מערכת ניהול פרויקטים מסורתיים, הצוות שלך עדיין יכול ליהנות כמה חלקים בסיסיים של ניהול הפרויקט.
מהו ניהול הפרויקט?
ניהול פרויקטים מסייע לצוותים לארגן, לעקוב ולבצע עבודה בתוך פרויקט. תחשוב על פרויקט כאוסף של משימות כדי להשיג מטרה מסוימת. ניהול פרויקטים יכול לעזור לתכנן הצוות שלך, לנהל ולבצע את העבודה שלך כדי לעמוד בדרישות הפרויקט שלך בזמן. עםכלי ניהול פרויקטים, הצוות שלך יכול לארגן את כל הפרטים של העבודה שלך במקום אחד, לשתף משוב והתקדמות, ובסופו של דבר, לשתף פעולה בצורה יעילה יותר.
במקום לדשדש בין גיליונות אלקטרוניים, דוא"ל, וכלים אחרים כדי ללהטט את כל העבודה שלך, כלי ניהול פרויקטים מסייע לצוות שלך:
לתאם עבודה חוצה תפקודית
מרכז תוכניות הפרויקט, פרטים,קבצים, משוב
שתף עדכוני סטטוס עם כל בעלי העניין
לְשַׁפֵּרשיתוף פעולה קבוצתי
ההיסטוריה של ניהול הפרויקט
ניהול פרוייקטמפותחמתוך התכנסות של כמה סוגים שונים של הנדסה בתחילת 1900s, אבל את הכלים והטכניקות המגדירות את ניהול הפרויקט המודרני לא להתחיל להתעורר עד 1950. בשלב זה, ניהול הפרויקטים התחיל להיות מתודולוגיה מובהקת, מוכרת, החלת לעתים קרובות כלפי פרויקטים הנדסיים. בשנת 1969, המכון ניהול פרויקטים(PMI) נוצר רשמית, והארגון שיחק תפקיד גדול בהגדרת וניהול פרויקטים במהלך העשורים הבאים. בנוסף להציע אישורים למנהלי פרויקטים, PMI פרסם את הראשון אי פעם (המדריך PMBOK) בשנת 1996, אשר הם מעדכנים באופן קבוע.
מבחינה היסטורית, מנהל הפרויקט היה עובד ייעודי - הוכשר לעתים קרובותמתודולוגיות ניהול פרויקטיםוכלים, ולעתים קרובות מאושרים על ידי ארגונים כמו PMI. כדי להפעיל תהליך ניהול פרויקטים, אתה צריך מנהל פרויקטים - כי כלי ניהול הפרויקט היו קשה להגדיר ולהשתמש, ולעתים קרובות נדרש מומחיות ייחודית.
ניהול פרויקטים מודרני שונה. במקום אישורים מורכבים ז 'רגון קשה, היום,כל אחד יכול להיות מנהל פרויקטים. למעשה, במנהל המשימות של UDN., אנחנו חושבים שאם אתה מנהל פרויקט - כל פרויקט - אתה מנהל פרויקטים. הגמישות והדמוקרטיזציה של ניהול הפרויקט נובע בחלק גדול לשיפור, מודרניתוכנת ניהול פרויקטים. במקום כלים קלאקיים, קשה לנווט, ניהול פרויקטים מודרני הוא גמיש, חזותי, ועשה לך - במקום להיפך.
A-B-CS של ניהול פרויקטים מודרני
יש הרבה תנאי ניהול פרויקטים ז 'רגון, אבל זה לא מסובך כפי שהוא עשוי להיראות תחילה. אם אתה רק מתחיל, או אם אתה רוצה לדעת מה העמית שלך אומר כאשר הם קוראים למשהו מתודולוגיה זריז או לדבר על היקף הפרויקט, הנה התמוטטות של סוגים, רכיבים, תהליכים, וצוות תפקידיםבתוך ניהול הפרויקט.
סוגי ניהול פרויקטים
ניהול הפרויקט הוא דרך לעזור לצוות שלך לעקוב אחר כל העבודה שנעשתה על מנת לענות על דרישות הפרויקט בזמן. אבל בתוך הקטגוריה הרחבה של ניהול הפרויקט, ישנם סוגים נוספים, מתודולוגיות וגישות, כולל:
ניהול פרויקטים Agile. זָרִיז הוא סוג שלניהול פרויקטים רזהזה פופולרי עם מוצר, הנדסה, צוותי פיתוח תוכנה. עם זריז, צוותים מאמינים בשיפור מתמיד, תגובות גמישות לשינוי, תהליכים איטרטיביים, ואבולוציה מצטברת. כמה מסגרות זריזות פופולריות כוללותScrum ו Kanban. .
מודל מפל.במודל מפל, משימות מפיל את הגישה ליניארית: לאחר השלמת משימה אחת, הבא הוא מוכן, וכן הלאה. הדגם מפלכולל שישה שלבים: דרישות, ניתוח, עיצוב, קידוד, בדיקות ופעולות. מודל זה מתאים ביותר לפרויקטים שבהם התוצרים והיקפו קבועים, שכן שיטת המפל יכולה להיות פחות גמישה ב--רגע מאשר מתודולוגיות אחרות של ניהול פרויקטים.
מתודולוגיה.Prince2 מייצג פרויקטים בסביבות מבוקרות. בתוך הDince2 מתודולוגיה ניהול פרויקטיםפרויקטים נשברים לשבעה תהליכים: בימוי פרויקט, הפעלת פרויקט, ייזום פרויקט, ניהול גבולות שלב, שליטה על במה, ניהול אספקת מוצרים וסגירת פרויקט.
שיטת נתיב קריטי (CPM) ו הערכת תוכנית וטכניקה סקירה (פרט) . CPM ו PERT היו מתודולוגיות ניהול הפרויקט המקורי, שפותחה בשנות החמישים.תְצוּגַת הַצבָּרָהמספק אלגוריתם למפות את הנתיב הקריטי בין משימות מורכבות, מחוברות עם מסגרות זמן מוגדרות. עם לאלף הופעות, צוותים יכולים לזהות את הקטע הארוך ביותר של פעילויות תלויות.חָצוּף, לעומת זאת, מסייע לצוותים לזהות את הנתיב הקריטי כאשר ציר הזמן ומסגרת הזמן אינם ידועים. ב PERT, מנהלי פרויקטים מזהים את כל המשימות שצריך להסתיים (לא רק את הנתיב הקריטי) על מנת לקבוע את הזמן המינימלי כדי להשלים את סך הפרויקט.
רכיבי הליבה ותנאי מפתח
אין רשימת רשימת מוגדרת של כל רכיב בניהול פרויקטים. בעיקר, זה בגלל שיש סוגים שונים של ניהול פרויקטים - כל אחד עם רכיבים משלהם, תהליכים, פורמטים. אבל באופן כללי, כל מתודולוגיה ניהול פרויקטים או כלי אתה משתמש יכלול:
לכל פרויקט צריך להיות מטרה מוגדרת או מטרה. כאשר אתה מתאר את מטרות הפרויקט שלך, להשתמשמסגרת מטרה חכמהכדי לוודא שיש לך מדדים ברורים וקריטריונים, כך שתוכל למדוד במדויק את ההצלחה.
א תכנית פרויקטהוא תכנית אב של אלמנטים המפתח הצוות שלך צריך להשיג כדי להשיג בהצלחה את מטרות הפרויקט שלך.
רוב הפרוייקטים יהיו תקציב אשר להגביל ולהגדיר את מה שאתה יכול להשיג במהלך הפרויקט שלך.
סיכוני הפרויקט הם כל דבר שעשוי להשתבש בפרויקט שלך כמו הולך על התקציב או חסר תאריך היעד שלך.ניהול סיכוני הפרויקטהוא בפועל של זיהוי סיכונים לפני תחילת העבודה בפרויקט, כך שתוכל למנוע מהם בצורה הטובה ביותר. זה כרוך ביצירתרישום סיכון .
במהלך תהליך התכנון, תוכל להגדיר גם אתהיקף הפרויקט- מהו הגודל, המגבלות, התקציב והמטרות של הפרויקט שלך. לדעת את היקף הפרויקט שלך יכול למנועהיקף זחילה, אשר מתרחשת כאשר הפרויקט שלך תוצרים ועבודה עולה על היקף הפרויקט שלך.
א תוכנית ניהול משאביםהיא תוכנית איך אתה הולך להקצות את המשאבים של הצוות שלך - אם זה רוחב פס עובד, כלים טכניים, או תקציב. יצירת תוכנית ניהול משאבים עבור הפרויקט שלך יכול לעזור לך לנהל את הטוב ביותר ולתזמן את משאבי הצוות שלך, כך שתוכל למקסם את זמינות המשאבים.
בעלי ענייןהאם מישהו מעורב בפרויקט שלך. זה יכול להיותקבוצה בין - תפקודיתחברים או מנהיגות מנהיגות.
רוב הפרויקטים יהיוציר זמןתאריך התחלה, כאשר העבודה היא בעט, ותאריך הסיום, כאשר העבודה הושלמה.
התוצרים הם הנכסים, הקבצים או המוצרים שסתום בסוף ציר הזמן של הפרויקט שלך.תוצריםיכול לכלול מודעות עבור מסע פרסום או תכונות חדשות עבור השקת מוצר.
אבני דרךהם מחסומים שמסמיעים כאשר הושק קבוצה של עבודה או דלי חדש של עבודה. שלא כמו תוצרים, המייצגים מוצר או תוצאה, ציון דרך הוא רגע בזמן.
הפרויקט שלך עשוי גם להיות תלות, אשר קורים כאשר משימה אחת לא יכולה להתחיל עד השלמת משימה אחרת. אם הפרויקט שלך יש הרבה תלות, אתה עלול ליהנות מ תצוגת סגנון תרשים Ganttאז אתה יכול לדמיין את העבודה שלך ציר זמן.
כאשר אתה מנהל את הפרויקט שלך, תצטרך לשלוח דוחות התקדמות ועדכוני מצבלפרויקט בעלי העניין. דיווח טוב יכול להגדיל את החשיפה הצולבת ואת שיתוף הפעולה.
תהליך ניהול הפרויקט
כל פרויקט ישתנה מעט, תלוי במה שאתה עובד על, איזה צוות אתה מופעל, וכיצד חברי הצוות שלך אוהב לשתף פעולה. אבל באופן כללי, ישחמישה שלבי הפרויקט הראשיהמתרחשים במהלך תהליך ניהול הפרויקט:
פרויקט ייזום.במהלך שלב היזום, תוכל להרכיב את צוות הפרויקט שלך ולזהות את היקף הפרויקט שלך. בהתאם המורכבות ואת קנה המידה של הפרויקט שלך, ייתכן שתרצה גם ליצורמפת הדרכים של הפרויקט .
תכנון פרוייקט.תכנון הפרויקט הוא כאשר אתה מתאר את דרישות הפרויקט שלך ולהגדיר מה "הצלחה הפרויקט" ייראה. שלב הפרויקט הזה הוא קריטי לניהול פרויקטים מוצלח - ולהכות את מטרות הפרויקט שלך. במהלך שלב התכנון, תיצור תוכנית הפרויקט שלך, לזהות אבני דרך מפתח, וליישר עלויות הפרויקט ועל ציר הזמן.
ביצוע הפרויקט.עיקר הפרויקט שלך יהיה שלב ביצוע - זה הזמן שאתה והצוות שלך יהיה עובד לקראת תוצרים הפרויקט שלך. במהלך שלב ביצוע, אתה רוצה לתרגלניהול עומס עבודה , ניהול זמן, וניהול משימותכדי לוודא שהצוות שלך מיושר, על המסלול ולא המום.
ביצועי הפרויקט.הדיווח מתרחש במהלך שלב ביצוע. במהלך הפרויקט, הדיווח יעזור לך כמובן נכון, לשתף פעולה ולהגדיל את החשיפה הצולבת לתוך העבודה שלך. לאחר מכן, לאחר הפרויקט שלך הוא שלם, אתה יכול לדווח על איך עשית, וסיעור מוחות רעיונותעם בעלי העניין של הפרויקט על איך לשפר במהלך פרויקטים עתידיים.
סגירת הפרויקט.לאחר הפרויקט נעשה, לקחת קצת זמן להתחקות עם בעלי העניין של הפרויקט כדי ללכודלקחים. בהתאם לצוות שלך, אתה יכול לעשות את זה כמופרויקט רטרוספקטיבי פגישה., אפרויקט פוסט מורם, או תחקיר פרויקט.
הדרך הטובה ביותר לנהל תהליך מתמשך, כמו מעקב באגים או פרויקט בקשה יצירתי, הוא עם ניהול עבודה. ניהול פרויקטים הוא למעשה חלקניהול עבודה-But בעוד ניהול הפרויקט יכול לעזור לך לתאם פרויקטים בודדים, תוכנת ניהול עבודה בנוי כדי לעזור לצוותים לנהל הן פרויקטים בדידים ותהליכים שאין להם תאריך התחלה או סיום.
5 היתרונות של ניהול פרויקטים
אם אתה עדיין על הגדר על האם או לא צריך לנהל פרויקטים, לקרוא על מנת לגלות את היתרונות של ניהול פרויקטים, יחד עם כמה דרכים פשוטות להביא את הרעיונות האלה לצוות שלך עבודה - לא תואר ראשון או הסמכה קורס נדרש.
1. ברור, תוכניות מאורגנות לשפר את שיתוף פעולה צוות
אם אי פעם זינק לתוך פרויקט בלי תוכנית, אתה יודע איך דברים מבולגן יכול להגיע ממש מההתחלה. אתה עלול בסופו של דבר לדלג על צעדים חיוניים בלוח הזמנים של הפרויקט שלך, מתרוצצת כדי להשלים משימה נשכחת ברגע האחרון, או לענות על אותן שאלות לוגיסטיות שוב ושוב: "מתי זה בשל? מה אנחנו עושים הלאה? " גרוע יותר, את איכות העבודה שלך עלול לסבול כמו שאתה ממהר לדחוף את הפרויקט שלך על פני קו הסיום.
במקום לכתוב את התוכנית כמו שאתה הולך, למפות את כל מה שצריך לעשות, יחד עם בעלי המשימות, תוצרים, ותאריכים, לפני תחילת הפרויקט שלך. לאחר מכן,לדמיין את הפרויקט שלך ל- DOSבתוך ציר זמן או רשימה מסווגת כדי מפרט בצורה ברורה מי עושה מה ומתי. לדוגמא, אם אתם מתכננים אירוע, ייתכן לפרט כול צעד פרט שהוביל לאירוע המרכזי, מי אחראי לכול שלב, וכן כמה זמן מראש אתה צריך להשלים את השלבים. ואז, לתזמן אותן על לוח שנת פרויקט משותף. בדרך זו, תוכל להימנע ממהרת להזמין מזמינת הרגע האחרון או שיש שני חברי צוות להזמין שני קייטרינג נפרד (אופס!).
על ידי בניית תכנית ברורה עם כול פרויקט מטלות שלך, ולאחר מכן הוספת מועדים, בעלי המשימה, ופרטים חיוניים אחרים, תהפוך מה היה אחרת תהליך ביצוע כאוטי ובזבזני לתוך אחד יעיל. יהיה לך מושג ברור על ההיקף והעיתוי של העבודה שלך, והוא יכול לזהות ניגודי אינטרסים אפשריים עוד לפני שאתה כבר נכתבת. עם קצת מחשבה תחילה ותכנון, תוכל לבזבז פחות זמן ומשאבים-ומי לא רוצה את זה?
הכל רשימה שאתה צריך לעשות לפני התחלת העבודה.לאחר מכן הוסיף פרטים כמו תאריכי יעד, בעלי המשימה, מעמד, או קישורים לקבצים רלוונטיים. אם זהו סוג חדש של פרויקט עבור הצוות שלך, להוסיף תוך זמן חיץ קטנה לכל מתוכננות עבור שלבים או תקלות.
ארגן הכל תוכנית לשיתוף.בין אם אתה משתמש רשימה פשוט או לוח שנה, או משהו ויזואלי יותר כמו ציר זמן אוקנאן לוחות, אתה רוצה לארגן את התכנית כדי שזה קל לאף אחד לראות מי עושה מה ומתי. ואז, ולהפיץ אותו בקרב בעלי העניין שלך כדי לקבל את כולם על אותו דף.
הפעל פרויקטים הדיר לתוך תבנית.אם זהו פרויקט תוכל לרוץ שוב ושוב, ליצור תבנית שניתן לחזר על מנת לחסוך זמן בשלב התכנון לפעם הבאה.
בלבול 2. מבטל תפקיד של ההגדרה כול
לאחר עבודת ההכנה נעשתה, זה על מנת לחלק וניהול בפועל של ניהול פרויקטים. עם זאת, ללא בעל פרויקט ברור כדי לסייע לצוות שלך על פני קו הסיום, זה קל מדי עבור חברי צוות לרדת משימות, לשכוח פרטים, או לא יודעים מי ללכת עם שאלות.
בעוד חברות עם פונקציית ניהול פרויקט פורמלית תהיינה מנהל פרויקט לתכנן תוכניות פרויקט בטוחות הולכות פי, גם, תכנית, אלה בלי אחד קרובות לתת אחריות אלה נופלות על האדם המוביל או ליזום את הפרויקט. לדוגמא, אם אתה עורך פרסום סדרה חדשה של כתבות, מפתח מנצח גירת אתר, או מנהל חשבון ועדכון המערכות לדיווח על הלקוחות שלהם, אתה גם סביר אחד שמרכז את כול החלקים הנעים של הפרויקט שלך.
למרבה המזל, אתה לא צריך לקחת על עצמו עבודה שנייה כדי לנהל את הפרויקט בצורה יעילה-תקשורת קטנהשיתוף פעולהיכול ללכת דרך ארוכה. בכך שתבהיר לאחרים כי אתה האדם לנקודה עבור הפרוייקט, כולם מעורבים אחר לא יודע מי ללכת עם שאלות להסתכל על עדכונים. ועל ידי בהתוויית התפקיד של כל אחד אחר בפרויקט, תוכל למנוע בלבול על איך שאתה רוצה לקבוצה שלך להיות מעורב.
ברור ולתקשר התפקיד שלך (ושל כל האחרים).בין אם זה בשלב התכנון או בתחילת הפרויקט שלך, לוודא שכולם יודעים מי את ההובלה הפרויקט הוא (אתה!), כמו גם את האחריות של המעורבים האחרים.
הגעה עם ולענות על שאלות לבעלי המשימה.מאז שיצרת תכנית ברורה, עניין כבר יודע מה הוא אחראי. עכשיו, לעזור להם להישאר על מסלול ידי בדיקה על איך עבודתם מתקדמת או לעזור להם לקבל גישה לשום דבר שהם צריכים לעבוד שחרור.
באופן קבוע לשתף עדכוני סטטוס.לשמור על המומנטום על ידי עדכוני שיתוף עם הצוות שלך בנוגעהתקדמות פרויקט. לא רק יהיה עד שכולם לשמור את זה עד היום ולהפחית שאלות עדכון מצב, אבל זה יעודד ולהניע בעלי העניין שלך.
3. מטרות מוגדרות היטב לשפר יעילות צוות
פרויקטים אינם מוצלחים כאשר הצוותות לא יודעים מה הן מטרות הפרויקט שלהם. ללא יעדים ברורים, צוותים לא רק חסרמוטיבציה פנימית-הם גם מסתכנים לעבוד לקראת המטרה הלא נכונה או על מלאכתם בעבודה בעצימות נמוכה.
עם כלי ניהול פרויקטים, אתה מגדיר את מטרות הפרויקט שלך מראש. בדרך זו, כולם עובדים על הפרויקט מיושר על מטרות הפרויקט - והוא יכול לייעל את הצעדים שהם צריכים לקחת כדי להגיע לשם. לדוגמה, אם הפרויקט שלך הוא להפעיל מוצר חדש, אתה יכול להגדיר מטרה "לנהוג עלייה של 20% בשדרוגים". מטרה זו היתה בתורו להשפיע על החלטות ההשקה שלך כמו שאתה הולך. זה יהיה לשמש גם מטרי למדוד הצלחה לאחר ההשקה.
אנשים על צוות הפרויקט שלך ייהנו מדי. על ידי הבטחת באמת חשבתי דרך הבעיה שאתה מנסה לפתור ולתת את הצוות שלך "כוכב צפון" כדי ליישר, תוכל לשמור את הצוות שלך ממוקד במשימות שיהפכו השפעה על מטרות אלה - ולא מקבל אבוד על עבודה מיותרת.
להעריך מדוע אתה משיק את הפרויקט הזה.שאל: למה זה צריך להיעשות? מי תהיה השפעה זו? איך הפרויקט הזה מתאים עם המטרות הגדולות של הארגון שלך? האם זה מתאים עם עבודה אחרים חברי צוות אולי כבר עושה? מה התוצאות אנחנו חושבים שנראה מיוזמה זו?
שתף את המטרות שלך עם כל בעלי העניין שלך.לפניתכנון הפרויקט שלך, לחלוק את המטרות שלך עם כל מי צריך להיות מעורב. תלוי איך הצוות שלך עובד, אתה יכול לעשות את זה עם פגישה בעיטה, על ידי הפצת מסמך, או על ידי שיתוף אותו בכלי ניהול פרויקטים - רק כל עוד כולם מבינים את המטרות שלך (ולא מטרות) של היוזמה שלך.
הגדר תהליך לניטור ודיווח על מטרות.לא רק להגדיר אותם ולשכוח אותם. ודא שיש לך תוכנית לבדיקה קבועה ודיווח על המטרות שלך. בדרך זו, אתה יכול בקלות לראות אם אתה בסיכון של חסר המטרה שלך להתאים את התוכניות שלך להכות אותם.
4. הגדרת תוכנית תקשורת שומרת את הצוות שלך מיושר וממוקד
המונח עשוי להיות פרויקט "ניהול", אך ניהול פרויקט הוא רק חתיכה אחת של הפאזל. לפני שאתה אפילו להתחיל בעבודה, אתה צריך ליישר על תוכנית תקשורת. לצוות שלך יש כלי ניהול דוא"ל, כלי העברת הודעות מיידיות, כלי ניהול פרויקטים, בין היתר. תוכנית תקשורת קובעת כאשר כל כלי יש להשתמש. לדוגמה, במנהל המשימות של UDN., אנו משתמשיםאימייללקבלת תקשורת חיצונית,רָפוּיעבור הודעות פנימיות מהירה, ו מנהל המשימות של UDN. עבור כל העבודה הפעולה שלנו.
עובדי העובדים הממוצעים בין10 כלים ליום. כאשר אין לך תוכנית מבוססת עבור איזה כלי יש להשתמש כאשר, החלפת בין כלים אלה יכול להשתנות מבלבל לחלוטין מכריע. תוכנית תקשורת מפחיתה עייפות ההחלטה וודא שכל חבר צוות נמצא באותו דף.
להקים מוסכמות תקשורת.ברמה הבסיסית ביותר, תוכנית התקשורת שלך צריך להגדיר את הכלים ואת תדירות התקשורת בין הצוות שלך.
לספק הזדמנויות למשוב להיות משותף.תוכנית התקשורת שלך צריך לעבוד עבור כולם בצוות שלך, כדי לוודא כל בעלי העניין הם מיושרים. מציעים הזדמנויות למשוב ולסומנטל, עד שתוכנית התקשורת סבורה ברשותך לכל המעורבים.
להבהיר את בעלי העניין ואת תפקידיהם.מתי צריך לבעלי העניין להיות looped? האם יש כל הפרויקט Applowns כי תמיד צריך לקבל הודעה לפני כל דבר הולך לחיות? בעלי העניין של הפרויקט ותפקידים שלהם כחלק מתוכנית התקשורת שלך.
יישר על התדירות והסגנון של עדכוני הסטטוס.אחד האלמנטים החשובים ביותר של תוכנית התקשורת שלך הוא איך לשתףהתקדמות פרויקט. באופן אידיאלי, כל העבודה הפעולה שלך יהיה מאוחסן בכלי ניהול הפרויקט שלך, כך שתוכל בקלות לקמפל ולשתף עדכוני סטטוס.
5. כלי ניהול פרויקטים לעזור להגדיל את היעילות
כדי לשים את הטיפים האלה לפעולה, לשקול באמצעות כלי ניהול פרויקטים כדי לעזור לצוות שלך לשתף פעולה טוב יותר להישאר על המסלול.
אמנם יש ממש עשרות כלים אתה יכול לבחור, אתה רוצה להימנע מחפש יותר כלי ניהול פרויקטים מסורתיים מאז רוב הכלים האלה בנויים עבור תהליכים מסורתיים יותר והוא יכול לקחת הרבה זמן כדי להגדיר onboard. במקום זאת, חפש משהו קל לאמץ, גמיש, להתאמה אישית. נקודות בונוס אם אתה מסוגלחבר עבודה על פני פרויקטים(אשר יכול להיות קשה לעשות בדוא"ל וגיליונות אלקטרוניים) ולתקשר עם חברי צוות שבו העבודה קורה.
ברור שאנחנו חושבים מנהל המשימות של UDN. מתאים את הצעת החוק והיא אופציה נהדרת עבור חברות שרוצות להגיע לקפוץ על ניהול פרויקטים טוב יותר עם כלי זה קל לאמץ ויש לו את התכונות הצוות שלך צריך להצליח.
קבל את כולם על הלוח עם כלי מרכזי אחד.במקום לתת לכל צוות או חבר צוות להשתמש בכלי אחר כדי לנהל פרויקטים, מסכים על כלי אחד כולם ישתמשו. בדרך זו, אתה יכול לעודד טוב יותר שיתוף פעולה ולהפחית בלבול היכן למצוא מידע חיוני.
להגדיר מוסכמות כיצד להשתמש בו.עזרה לכולם להרגיש בטוחים הם משתמשים בכלי החדש שלהם עם כמה הנחיות פשוטות. לדוגמה, אתה יכול לומר "תמיד להוסיף תאריך יעד למשימות" או "הקפד להוסיף" שיווק "בכל כותרות פרויקט שיווק" או "אם יש לך בקשה לפעולה עבור מישהו, ליצור משימה בכלי ניהול הפרויקט שלנו במקום זאת של אימייל אותם ".
שתף עדכוני סטטוס ודוחות.הדרך המהירה ביותר עבור חברי הצוות שלך לראות ערך מכלי נותן להם יותר נראות לתוךסטטוס הפרויקט והתקדמות. על ידי שיתוף עדכוני סטטוס והצגת התקדמות הפרויקט בכלי החדש שלך, תוכל לסייע לחברי הצוות להבין טוב יותר היכן העבודה עומדת ומעודדת אותם להשתמש בכלי גם בעבודתם.
אני רוצה להיות מנהל פרויקט, עכשיו מה?
ברכות - אתה מנהל פרויקטים! לא ממש, זה כל מה שנדרש. כאשר ניהול הפרויקט הראשון יצא, היו הכשרה קפדנית ואישורים שאתה צריך כדי להיחשב "ניהול פרויקטים מקצועי". אבל זה השתנה במהלך העשורים האחרונים, בשל חלק גדול לדמוקרטיזציה והרחבה של תפקידי הצוות הנוכחי. במקור, אתה צריך מנהל פרויקטים כדי "להפעיל" את הפרויקטים שלך - אבל כמו מוביל יותר מוביל החלו לרוץ פרויקטים משלהם, ניהול פרויקטים עבר ממקצוע למיומנות.
מוֹדֶרנִיכלי ניהול פרויקטיםנעשים עם שינוי זה בראש. בְּמנהל המשימות של UDN., אנו מאמינים כי כל אחד יכול להיות מנהל פרויקטים. אם אתה עובד על צוות, ואת הצוות שלך עובד על פרויקטים, אתה יכול להיות מנהל פרויקטים - מבלי ללמוד את הפרטים הקטנים של כלי חדש. אתה רק צריך כלי שנבנה בשבילך - לא להיפך.
כלי ניהול פרויקטים
כלי ניהול הפרויקט הם דרך חזותית כדי לקבל בהירות ולהתחבר עם הצוות שלך. תחשוב על האופן שבו הצוות שלך מצליח כרגע לעבוד. אם לא תשתף כלי ניהול פרויקטים, פרויקטים של הצוות, המשימות, הקבצים והתקשורת שלך מפוזרים בכלים, המפחיתים את חשיפת הצוות ואת יישור. ללא מקור מרכזי של אמת, חברי הצוות אין בהירות על מה סדרי העדיפויות שלהם, והם כנראה לבלות הרבה זמן לחפש תשובות. למעשה, על פי האנטומיה של מדד העבודה, אנחנו מבלים60% מהזמן שלנוכל יום בעבודה על דברים כמו חיפושים כמו חיפוש מסמכים, רודפים אחר אישורים, ומטפלים במפגשים - במקום עבודה מיומנת או אסטרטגית.
עם כלי ניהול פרויקטים מקוונים, יש לך דרך טובה יותר עבור תקשורת סדרי עדיפויות ויישור על מי עושה מה על ידי מתי. כדי לסייע לצוותים לספק בהירות, כלי ניהול פרויקטים מציעים מספר דרכים שונות לדמיין את עבודת הפרויקט שלך בזמן אמת. הנה מבט על סוגים הפופולריים ביותר:
לוחות Kanban הם דרך חזותית ללילה את התקדמות הפרויקט שלך. בלוח Kanban, התקדמות מיוצגת על ידי עמודות אנכיות, ומשימות לעבור דרך כל שלב עד שהם שלמים. לוח kanban טיפוסי עשוי להיות טורים עבור חדש, בתהליך, והושלם עבודה.
תרשימים Gantt הם תרשימים בר אופקי המשמש לדמיין ציר זמן של הפרויקט. בתרשים גנטט, משימות מיוצגות כמו ברים אופקיים, שם אורך הבר מייצג כמה זמן המשימה ייקח.
לוחות הפרויקט לוחות שנה הם דרך מצוינת להפוך את המשימות שלך לבוא לחיים ולדמיין בבירור את השבוע הקרובה שלך או משימות של חודש. לוחות שנה פרויקט הם תצוגות פופולריות עבור פרויקטים שיש להם משימות שונות עם תאריכים ייחודיים, כמו לוחות שנה של עריכה או לוח שנה מדיה חברתית.
בתצוגת סגנון גיליון אלקטרוני, אתה יכול להשיג תובנה ברורה, במבט אחד לתוך מי עושה מה שבמשך. בסוג זה של ניהול פרויקטים חזותית, אתה יכול בבירור להציג את זרימת העבודה בפרויקט שלך בתצוגה ליניארית, רשת כמו.
מה לגבי כלי ניהול עבודה?
ציינותוכנת ניהול עבודהמוקדם יותר, כי ניהול עבודה הוא המטריה תחת ניהול פרויקטים נופל. עם ניהול פרויקטים, יש לך כלים גדולים לארגן, לתכנן, ולספק את הפרויקטים שלך. אבל ניהול עבודה לא רק לעזור לך עם תהליך פרוייקט יחיד - במקום זאת, זה עוזר לצוות שלך לקבל תצוגה הוליסטית של איך כל הפרויקטים שלך ויוזמות להתחבר. ישנן שתי כלי ניהול עבודה עיקריים שעושים זאת, בנוסף לארבע תצוגות ניהול הפרויקטים הנפוצים שנרשמנו לעיל.
ניהול תיקי פרויקטים הוא הסוד כדי לעקוב אחר כל היוזמות שלך במקום אחד. תיקים מספקים נוף לעין של ציפור לתוך כל העבודה שלך, כך שתוכל לשמור על הצוות שלך על המסלול על פני פרויקטים. הם מאפשרים לך לחבר את העסק היומיומי עם אסטרטגיה ארגונית.
עם ניהול עומס העבודה, אתה יכול לקבל תמונה ברורה של העבודה של הצוות שלך ואת היכולת להבטיח שאף אחד לא בוער או מקבל משועמם. בדרך זו, אתה יכול לזהות overwork פוטנציאל ולהתאים משימות במידת הצורך.
לחוות את היתרונות בעצמך
לא משנה מה החברה או התעשייה אתה עובד, הצוות שלך ייהנה מאמצת כמה יסודות ניהול עבודה וניהול עבודה. אפילו כמה שינויים פשוטים איך אתה מתכנן, לנהל, ולדווח על העבודה שלך יכול להפוך את הצוות שלך יעיל יותר, אחראי על עבודתם, ובטוח כי הם מתמודדים עם הדברים שחשוב ביותר.
מנהל המשימות של UDN.היא כלי ניהול עבודה המסייע לצוותים לארגן ולבצע בעבודה. למידע נוסף על מנהל המשימות של UDN. היום.
