מהם בעלי עניין בניהול הפרויקט?
Udn Webber
אסטרטג תוכן
פרויקט הוא כמו מזנון גדול גדול.
יש טונות של טבחים מעורבים באופן פעיל.
לא, לא לקלקל את המרק, אבל הכרחי להשלמתו.
ויפה כמו שפים מיוחדים, כל בעלי העניין של הפרויקט יש נישה משלהם לכסות.
אבל השאלה היא, שהם בעלי עניין בפרויקט? מה העסקה שלהם? האם הם עושים מאפים? 🍰
ספוילר התראה - כמה בעלי עניין בפרויקט לעשות!
במאמר זה, נלמד מי הם בעלי עניין בניהול פרויקטים, סוגים של בעלי עניין, דוגמאות, וכיצד לנתח אותם. נמשיך גם ללמוד הדרך היעילה ביותר לבצע ניהול בעלי עניין .
בסדר, בואו לגלות הכל על בעלי העניין של הפרויקט. 🔍
מה הם בעלי העניין של הפרויקט?
בעל עניין בפרויקט הוא אדם, ארגון או קבוצה:
בעיקרון, בעלי עניין הם אנשים או קבוצות שיש להם משהו להרוויח (או להפסיד) מהפרויקט.
אז אם הפרויקטים יעשו טוב, אז בעלי העניין ייהנו ממנו.
עם זאת, אם הפרויקט הולך ירידה, אז בעלי העניין לרדת עם זה גם ... 😅
מי הם בעלי העניין של הפרויקט?
אתה יכול לסווג בעלי עניין ב ניהול פרוייקט לשני סוגים: פְּנִימִי ו חיצוני בעלי עניין.
שני סוגים אלה של בעלי עניין בניהול פרויקטים מבוססים על יחסי העניין עם הארגון:
בעלי העניין הפנימיים
כפי שהשם מרמז, בעל עניין פנימי הוא מ בְּתוֹך הארגון או העסק. הם מתמקדים בסיכוני הפרויקט, והם מעורבים ישירות לאורך כל תהליך הפרויקט. חברי הצוות של החברה בדרך כלל יש ידע עמוק של הקהל שלהם, הלקוחות והחברה, ולעתים קרובות נתפסים כסמכות, לעתים קרובות מחזיקים עמדות מנהיגות ברמה גבוהה שעובדת ישירות עם רמות שונות של פעולות כדי להשיג את התוצאות הרצויות.
בעלי עניין חיצוניים
בעלי עניין חיצוניים, לעומת זאת, לא שייכים לארגון או לעסק שלך. אלה בעלי עניין ניהול פרויקטים הם זרים , כמו לקוחות או משתמשי קצה. במילים אחרות, באחריותך לנהל את התקשורת הללו עם בעלי עניין חיוניים ולקוחות חיצוניים, תוך שמירה על מידע קריטי פרטי עד שהוא חיוני כדי להגדיר לכל הצדדים.
לענות על הציפיות של סוגים שונים של בעלי עניין משפיעים, נותן להם חשיפה, ושמירה על בעלי העניין שונים הודיע הוא מחצית של תוכנית ניהול עניין. אבל כמו מנהלי פרויקטים, אתה חייב קודם יהיה מסוגל שם לבעלי העניין האלה וגם להבין את הצרכים של נותני חסות הפרויקט. הדבר החשוב ביותר לזכור הוא לתקשר בבירור את היקף הפרויקט ולנהל את הציפיות של בעלי העניין ולפעמים רשימות ארוכות של דרישות מהמנהיגות.
זה נהדר. אבל מי הם בעלי העניין בפרויקט? כמנהל הפרויקט, חשוב שתזהה את בעלי העניין של הפרויקט ממש מההתחלה והישארו ממוקדות בביצוע הפרויקט. מנהלי משאבים, מנהלים פונקציונליים וניהול מובילים אחרים עשויים להתמקד יותר בשלב הפרויקט ולתכנון מחזור החיים, ואילו לבעלי עניין תומכים מתייחסים לכל חברי צוות הפרויקט, כאילו הם באותה רמה וברוצה להישאר מעודכנים על התקדמות הפרויקט גם כן כמו משוב הלקוח.
דוגמאות לבעלי עניין בפרויקט
מכיוון שאף פרויקט לא אותו הדבר, גם בעלי העניין משתנים.
דבר אחד נשאר, עם זאת.
בין אם זה פרויקט פיתוח אפליקציות או פרויקט בנייה , ניהול בעלי עניין הוא תמיד קריטי, וזה חיוני כי אתה מנתח בעלי עניין, עניין עניין, וכיצד הם מתייחסים להצלחה של הפרויקט.
כמנהל פרויקטים, הנה כמה משותף בעלי העניין הפנימיים אתה יכול להתמודד עם:
הנה כמה נפוץ בעלי עניין חיצוניים -
עם זאת, הרשימה לא מסתיימת כאן. מנהלי פרויקטים אחראים לניהול יעיל ותעדוף את שיטות התוכנית, לתקשר לחדשות טובות ורעות לשניהם ולשתף פעולה עם ובעלי עניין שונים המעורבים בפרויקט. זה לא הישג קטן.
אתה צריך לגלות מי כל בעלי העניין מפתח הם. בשביל זה, אתה צריך לבצע ניתוח בעלי עניין.
כיצד לעשות ניתוח בעלי עניין?
ניתוח בעלי עניין, או כמו כמה עשויים לקרוא לזה, מיפוי בעלי עניין, חשוב כי זה:
המסלול הטוב ביותר להצלחת הפרויקט הוא להגדיר בבירור את הציפיות לפרויקט לבעלי עניין רלוונטיים, לזהות סיכונים ולספק משוב לניהול בעלי עניין הפרויקט שלהם
בניית צוות חזק המכיל בעלי עניין של פרויקטים היא הדרך היחידה להצליח בפרויקט.
דוגמה של דיאגרמת ההקשר של בעלי העניין:
בנוסף, זיהוי דפוסים ב מעורבות בעל העניין יעזור לך להימנע מהשפעת בעלי עניין שלילי בעתיד. ריבית גבוהה, בעלי השפעה גבוהה בעלי העניין, הבעלים, ומנהלים אחרים מצדשים אחרים ו / או מחלקות אחרות עשויים להיות אג'נדות נסתרות או פשוט לא יכול להיות באותו דף כמוך ועל הצוות שלך.
חיובי או שלילי, זה חיוני כי אתה עושה כל מה שאתה יכול כדי לוודא שאתה תקשורת רעיונות, מתאר, מידע סקירה, וכי המשקיעים ואת בעלי העניין מפתח מרוצים מפרויקט צירי ציר, תהליכים, ואת התאגיד של חברי הצוות.
בואו נשבר ניתוח של בעלי עניין לשלושה שלבים:
1. לזהות בעלי עניין פוטנציאליים
שלב אחד הוא זיהוי בעלי עניין.
עליך לזהות את בעלי העניין הפנימיים והחיצוניים שלך.
ואנחנו מקבלים את זה. לפעמים זה די ברור.
כמובן, לקוח שלך חברי צוות הפרויקט הם בעלי עניין מרכזיים.
אבל האם יש עוד לסיפור?
בשביל זה, אתה הולך צריך שלך שכר הפרויקט ומסמכי פרויקט חשובים אחרים. לפני. הפרויקט מתחיל, אמנת הפרויקט צריך להיווצר והוצגו לכל בעלי העניין. עליך להודיע לבעלי עניין חשובים של כל סיכונים פוטנציאליים, לרבות גורמים סביבתיים, שעשויה להשפיע על תוצאות הפרויקט.
זיהוי כמה בעלי עניין קשים יכולים לקחת לך שעות של סיעור מוחות ובדיקת התיעוד.
הנתונים שאתה אוסף מפריטים אלה צריכים לעזור לך לרשום את כל בעלי העניין שלך.
אתה יכול להתחיל את זה באמצעות הפרודוקטיביות הגבוהה ביותר בעולם וכלי ניהול פרויקטים בעולם; תן לנו להראות לך איך!
תגיד שלום ל מנהל המשימות של UDN. .
אתה יכול להשתמש מנהל המשימות של UDN. מסמכים כדי ליצור את רשימת בעלי העניין שלך עם עריכת טקסט עשירה , כולל באנרים, כותרות, גופנים, וכו '.. עניין של עניין!
Docs מאורגנים לפי קטגוריה: הכל, שהוקצו לי, משותף, פרטי
השתמש בקטלוג 'משופרת' Docs ו פונקציונליות Wiki כדי לגשת לכל פיסת תיעוד הפרויקט. חיפוש לפי מילה או ביטוי ולמצוא את שמותיהם של כל בעלי העניין שלך!
החלק הטוב ביותר הוא שאתה יכול לחלק את כולו " זיהוי תהליך בעלי העניין " בין חברי צוות הפרויקט שלך.
כל אחד מכם יכול לשמור על זיהוי בעלי עניין, להוסיף אותם לתוך קובץ Docs בזמן אמת, וליצור פרויקט בעלי עניין להירשם.
בעלי העניין של הפרויקט להירשם יכילו את כל השמות, התפקידים, הכוח והאינטרס של בעלי העניין השונים.
שיתוף פעולה קבוצתי , FTW!
2. לדעת איך לתעדף בעלי העניין כמנהל פרויקטים
מכון ניהול הפרויקט ( PMI ) קובע כי "כדי לסווג כעל עניין, האדם או הקבוצה חייב להיות בעל עניין או רמת השפעה שיכולים להשפיע על הפרויקט".
לא כל בעל עניין מזוהה שווה בפרויקט.
חלקם חשובים יותר בגלל השפעתם.
אז הצעד השני הוא לתעדף את בעלי העניין שלך.
הנה כמה שאלות כדי לעזור לצוות הפרויקט שלך להבדיל בין בעלי העניין העיקריים של בעלי העניין משניים:
אם התשובה לשאלות אלה היא 'כן', אז הם בעלי עניין ראשוני.
רשימת בעלי העניין הראשי והמשנית שלך אמורה לעזור לך ליצור מפת עניין .
בשביל זה, תצטרך מנהל המשימות של UDN. מפות אכפתיות .
ליצור צמתים רבים כמו שאתה אוהב עבור נקודות התייחסות ב מנהל המשימות של UDN. מפות חשיבה
לשרטט את בעלי העניין שלך באמצעות מצב ריק כדי לדמיין את כל האנשים שיכולים להשפיע על הפרויקט שלך או איך הם מחוברים.
3. לעסוק בעלי העניין
עכשיו, כי אתה יודע כל בעל עניין חשוב ומי כדי לתעדף, הגיע הזמן למען העניין.
שלא כמו הצעדים המוקדמים, עוסקים בעלי עניין הם תהליך מתמשך לאורך הפרויקט שלך. אתה צריך לזהות ציפיות בעל עניין ולטפל בדאגותיהם.
ו מנהל המשימות של UDN. הוא כאן כדי להחזיק את היד שלך בכל שלב של הדרך.
כיצד לבצע ניהול בעלי עניין?
ניהול הציפיות של בעלי העניין היא בעיקר על שמירה עליהם מאושרים.
אז יהיה קינוח נוסף בארוחת הצהריים לעשות את הטריק?
אולי! מזון לעולם לא נכשל כשמדובר בניהול בעלי עניין, אבל זה בהחלט לא הכל!
אבל בעלי העניין הם רעבים יותר.
הם זקוקים למידע באמצעות תקשורת של בעלי עניין שקוף.
ואנו נעזור לך לבנות תהליך ניהול בעלי עניין סביב זה.
1. הראה להם את תוכנית הפרויקט שלך
תחשוב על בעל העניין כאורח במסעדה שלך.
מה הדבר הראשון שאתה עושה? הראה להם מה בתפריט היום.
באופן דומה, ניהול בעלי עניין צריך להתחיל איתך מראה להם תכנית פרויקט המכיל את שלך:
היום מיוחד? תִקשׁוֹרֶת!
אבל קודם, אתה חייב ליצור תוכנית הפרויקט.
מנהל המשימות של UDN. התרשים של גנטט הוא מושלם עבור תכנון הפרויקט, וזה לוקח רק שלושה שלבים פשוטים כדי ליצור.
זהו זה. יש לך את עצמך תרשים גנט יפה.
Remap הכל הכיל משימות 'התחלה ותאריכים
ה תרשים גנט מאפשר לך לתזמן משימות , לנהל תלות , לפקח על הפרויקט התקדמות אחוז, ליצור אבני דרך , לחשב את נתיב קריטי , וכל כך הרבה יותר.
ואת הדרך הטובה ביותר לתת לבעלי העניין שלך לדמיין את תוכנית הפרויקט שלך היא על ידי שיתוף זה.
אֵיך?
אם אתה רוצה לשתף את תרשים Gantt שלך עם בעלי העניין הפנימיים, לתת להם את רְשׁוּת כדי לגשת אליו.
עבור בעלי העניין החיצוניים, רק לשתף את קישור ציבורי .
שתף בקלות תצוגות עם הקישור הציבורי
פתק : יותר מדי מידע הוא רע כמו מעט מדי. הגבלת עומס מידע עם הרשאות ושיתוף ציבורי. בדרך זו, בעלי העניין שלך מקבלים רק את הדברים החשובים להם.
רוצה לארגן את המטלות שלך כך לבעלי העניין שלך יכולים לראות מה קשור למה?
להשתמש יחסי משימה כדי לקשר חובות כאלה ולהעריך הצלחה.
זוהי דרך מצוינת לפעילויות הקשורות לקבץ.
קישור במהירות משימות על פני כל סביבת העבודה שלך
2. הגדרת תוכנית תקשורת ליישר, להבהיר וליצור מוצלח וחיובי שבו כולם יכולים לטפח כצוות.
עבור בעלי העניין מפתח, ניהול פרויקטים הוא על כל העדכונים בזמן.
אתה צריך לשמור על כל קבוצת בעלי עניין ואדם הודיע, וזה דורש תוכנית תקשורת.
האם זה הולך להיות באמצעות הודעות דוא"ל, פגישות בעיטה , כנסים וידאו, שיחות בננה?
נהדר עבור חטיף זמן. לא כל כך הרבה תקשורת!
הנה רעיון.
כמו ב מנהל המשימות של UDN. של צ 'אט View. . אתה יכול לדבר על כל דבר והכל מבלי לעזוב את פלטפורמת ניהול הפרויקט שלך.
זה לא נוח?
לא תצטרך לבזבז זמן מעבר בין יישומים או אפילו כרטיסיות לתקשר.
לְהוֹסִיף אורחים (בעלי עניין חיצוניים) לצ'אטים שלך ולהחליט אם הם יכולים ליצור תצוגת צ 'אט או לא.
האם צ'אט לא הדבר שלך?
מארח ולהצטרף פגישות זום ממש מ מנהל המשימות של UDN. , הודות ל תקריב שילוב.
התחל זום מפגש ישר מ מנהל המשימות של UDN. מְשִׁימָה
ואם אתה אחד מאותם אנשים שאינם יכולים להיפרד מהודעות דוא"ל, יש לנו פתרון גם לך.
אתה יכול לשלוח ולקבל הודעות דוא"ל ישירות מנהל המשימות של UDN. באמצעות דוא"ל ClickApp. .
לנקוט פעולה מיידית על ידי שליחת וקבלת הודעות דוא"ל מ מנהל המשימות של UDN. משימות
אתה יכול אפילו ליצור תבניות דוא"ל כדי לתקשר במהירות עם אנשים.
אם כבר מדברים על הודעות דוא"ל, אם אתה צריך לשלוח כל מסמכים משפטיים או חוזים כי צריך כמה שינויים, אתה לא צריך להסתכל במקום אחר.
תכונות ההגהה שלנו להציע PDF ביאור גם כן.
.3 שתף את חלוקת עומס העבודה שלך
שיתוף הפצה עומס העבודה שלך הוא חלק חשוב של תוכנית ניהול העניין שלך כי זה מראה אותם:
זה די כמו לתת לאורחים המסעדים שלך לבקר במטבח. הם מקבלים לראות איך אתה עושה את האוכל שלהם בתנאים היגייניים, ואולי אפילו להחמיא השף!
אתה לא רוצה את זה מתוק, שבחים מתוקים מדי?!
ואז להציג את בעלי העניין שלך מה אתה עובד עם תצוגת עומס עבודה .
תכונה זו מאפשרת לך לארגן את הפרויקט שלך באופן המשיג את רוב התוצאות מבלי לשרוף את הצוות שלך.
קבל תובנה לתוך יכולות צוות עם עומס עבודה להציג ב מנהל המשימות של UDN.
ו voila!
בעלי העניין לא יישארו עוד בחושך.
יתר על כן, אתה מקבל לעשות את המקרה למשך יותר זמן, משאבים, או מומחיות המבוססת על חלוקת עומס העבודה שלך.
4. תן למנהיגות ובעלי עניין מפתח להציג את האחריות ולקבל תובנות
מי לא אוהב לראות את המחט? מנהיגי הפרויקט ובעלי עניין אחרים המעורבים תמיד יהיו מעוניינים בהתקדמות הפרויקט, ובמיוחד להשתתף בהשלמתו המוצלחת.
בעלי העניין של הפרויקט שלך רוצים לדעת כמה טוב הפרויקט עושה וכמה רחוק זה מהקו הסיום. ומה יותר טוב מאשר לוח המחוונים לפרויקט לתת לך ואת בעלי העניין שלך תובנה התקדמות הפרויקט.
האם אתה חושב על יצירת לוח המחוונים מאפס? אולי על Excel?
הצעד הראשון הוא לנסות מנהל המשימות של UDN. של לוחות שליטה במקום זאת.
זה אידיאלי עבור ריצה מהירה ו מַשׁאָב הַנהָלָה.
השתמש יישומונים להתאמה אישית כדי לבנות את מרכז בקרת המשימה שלך מנהל המשימות של UDN. לוחות המחוונים
כדי להביא תובנות הפרויקט ללוח המחוונים שלך, תוכל להוסיף יישומונים כגון:
ועוד!
מנהל המשימות של UDN. של ספרינטס ספרינט לתת לך אלה מועילים גרסת ניהול פרויקטים כדי לדמיין את התקדמות הפרויקט שלך:
עבור בעלי עניין פנימיים, שיתוף גישה לתצוגה או לערוך באמצעות שימוש הרשאות .
אתה לוקח את השיחה.
עבור בעלי עניין חיצוניים, אתה תמיד יכול לייצא נתונים שלך לוחות המחוונים יישומונים במספר פורמטים, כולל PDF, JPEG, CSV, וכו '
ניהול בעלי עניין מלא תחת קורת גג אחת
השפעת בעל העניין יכול לעשות או לשבור את תוצאות הפרויקט שלך. זה יכול להיות גם השפעה חיובית או שלילית על יחסים בעלי עניין.
זה כמה חזקים הם יכולים להיות.
אתה צריך לספק את הצרכים של בעלי העניין, לשמור אותם בלולאה, ולעשות שיקולים עבור שחקנים מפתח אחרים בכל הארגונים.
והדרך היחידה לעשות את כל מה שיש עם אסטרטגיה של בעלי עניין מוצק כלי ניהול פרויקטים רב עוצמה.
שם מנהל המשימות של UDN. מגיע ב.
זה כלי All-in-One לניהול משימות הפרויקט, הוקצה אוֹתָם, זמן מעקב , ואפילו ניהול בעלי עניין בפרויקט!
לקבל מנהל המשימות של UDN. בחינם היום אז אתה ואת בעלי העניין שלך יכולים לייצר פרויקט מוצלח אחד אחרי השני!
