स्कोप रेंगने के 7 सामान्य कारण, और उनसे कैसे बचें

इसे चित्रित करें: आप एक परियोजना और उसके डिलिवरेबल्स पर काम पर कड़ी मेहनत कर रहे हैं। अचानक, आपको एक अतिरिक्त डिलिवरेबल जोड़ने के लिए एक क्रॉस-फ़ंक्शनल हितधारक से पूछना मिलता है। आपने इस पर काफी योजना नहीं बनाई, लेकिन यह करना आसान है, इसलिए आप सहमत हैं। फिर, कुछ दिनों के बाद, एक और ईमेल। अचानक, ट्रैक पर होने के बजाय, आपकी परियोजना में देरी और असफल हो रही है।

आप जो अनुभव कर रहे हैं वह गुंजाइश रेंगना है-और यह हमारे लिए सबसे अच्छा हो सकता है। इस लेख में, आप सीखेंगे कि क्या स्कोप रेंगने का कारण बनता है और आप इससे कैसे बच सकते हैं।

परियोजना प्रबंधन में स्कोप रेंग क्या है?

मेंपरियोजना प्रबंधन, परियोजना का दायरा एक परियोजना में आवश्यकताओं और वितरण की रूपरेखा है। स्कोप आमतौर पर परियोजना नियोजन प्रक्रिया की शुरुआत में परिभाषित किया जाता है, और इसे आपके में पकड़ा जाना चाहिएपरियोजना योजना, रोडमैप, या संक्षिप्त। दायरा ऐसा होता है जब पूछताछ और डिलिवरेबल्स प्री-सेट प्रोजेक्ट स्कोप से अधिक होते हैं।

परियोजना के दायरे को स्थापित करना क्यों महत्वपूर्ण है?

जब आप एक स्थापित करते हैंस्कोप प्रबंधन योजना, आप प्रोजेक्ट मैनेजर-और आपके सभी प्रोजेक्ट हितधारकों के बीच एक आम समझ बना रहे हैं। एक परियोजना के दायरे की स्थापना नहीं करना गलतफहमी और गलतफहमी का कारण बन सकता है। एक परिभाषित परियोजना के दायरे के बिना, आपके पास स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं होगा, पूर्व-अनुमोदित नियंत्रण क्या है और आपके प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स में शामिल नहीं है।

कभी-कभी, स्कोप रेंग को हानिरहित किया जा सकता है-यह एक अतिरिक्त डिलिवरेबल या दो के रूप में प्रकट हो सकता है, जबकि बोझिल, परियोजना को एक महत्वपूर्ण तरीके से परिवर्तित न करें। लेकिन महत्वपूर्ण दायरा रेंगना आपके प्रोजेक्ट की सफलता को आपके से दूर ध्यान देकर कमजोर कर सकता हैपरियोजना के उद्देश्यों। इन अतिरिक्त पूछताछ और डिलिवरेबल्स पर बिताए गए समय में आपके प्रोजेक्ट के वास्तविक उद्देश्यों पर खर्च नहीं किया गया है-और बर्नआउट या ओवरवर्क भी हो सकता है।

परियोजना के दायरे की पहचान कैसे करें

तो, स्कोप रेंगने को रोकने के लिए, आपको पहले स्पष्ट रूप से परिभाषित की आवश्यकता होती हैपरियोजना गुंजाइश। अच्छी खबर यह है कि, आपकी परियोजना को स्कॉप करना उतना कठिन नहीं है जितना आप सोच सकते हैं। अधिकतर, आपका प्रोजेक्ट स्कोप उन पैरामीटर को लिखने का एक तरीका है जो आप अन्य प्रारंभिक परियोजना दस्तावेजों में स्थापित कर रहे हैं, जैसे कि आपकेपरियोजना संक्षेप ।

अपने प्रोजेक्ट स्कोप की पहचान और स्थापित करने के लिए, इन पांच चरणों का पालन करें:

"क्यों।" के साथ शुरू करेंआप और आपकी टीम इस परियोजना पर क्यों काम कर रही हैं? आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं? जो आप हासिल करना चाहते हैं उसके आकार और दायरे को जानना आपको अपने प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करने में मदद करेगा।

अपने प्रोजेक्ट उद्देश्यों में लाएं।आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों और परियोजना के दायरे को कसकर जोड़ा जाता है। आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों को आपके प्रोजेक्ट के उद्देश्य को परिभाषित किया गया है, और बदले में, आपके प्रोजेक्ट स्कोप के भीतर फिट होना चाहिए।

अपना प्रोजेक्ट स्कोप लिखें।याद रखें, यह बहुत लंबा नहीं होना चाहिए। आपका प्रोजेक्ट स्कोप आपके प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को स्पष्ट रूप से रेखांकित करने के लिए एक जगह है और वे आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों से कैसे संबंधित हैं। बुलेट बिंदुओं का भी उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

अपने प्रोजेक्ट स्कोप की समीक्षा करें।सुनिश्चित करें कि आप हितधारकों से खरीदते हैं, और हर कोई परियोजना डिलिवरेबल्स, उद्देश्य और दायरे पर गठबंधन किया जाता है।

यदि आवश्यक हो तो समायोजन करें।यदि आप चरण चार में गठबंधन नहीं हुए हैं, तो अपने प्रोजेक्ट स्कोप को फिर से लिखने के लिए कुछ समय लें। इसे अंतिम रूप देने से पहले, खरीद को सुनिश्चित करने के लिए, अपने हितधारकों को अपने हितधारकों को फिर से सतह पर रखें।

स्कोप रेंगने के 7 सामान्य कारण

कोई भी कभी नहीं देखना चाहताप्रोजेक्ट विफलया अपने मूल उद्देश्यों को खो देते हैं। स्कोप रेंगने के सबसे आम कारण हैं-और आप उन्हें कैसे रोक सकते हैं।

1. कोई परियोजना दायरा नहीं

यह एक स्पष्ट हो सकता है, लेकिन यह दोहराया जाता है। एक परियोजना के दायरे के बिना, आपके पास शामिल सभी को संरेखित करने और आपके प्रोजेक्ट के दायरे को संवाद करने का एक स्पष्ट तरीका नहीं है। इसके अतिरिक्त, यदि आप बाहरी टीम या एजेंसी के साथ काम कर रहे हैं, तो आपके पास कोई दस्तावेज़ भी नहीं है याकार्य विवरण (बो)जब हितधारक आपके प्रोजेक्ट में नए तत्व जोड़ने का प्रयास करते हैं तो इंगित करने के लिए।

अपनी परियोजना की शुरुआत में अपने प्रोजेक्ट स्कोप को बनाना और परिभाषित करना सुनिश्चित करें। इसे अपनी परियोजना योजना या अन्य प्रारंभिक दस्तावेज़ीकरण में जोड़ने पर विचार करें। इस तरह, आपके पास अपने प्रारंभिक परियोजना दस्तावेज में एम्बेडेड आपके प्रोजेक्ट स्कोप के लिए बेसलाइन है।

2. खराब संचार

एक बार आपके पास अपना प्रोजेक्ट स्कोप हो जाने के बाद, आपको इसे भी साझा करना होगा। यदि आप दस्तावेज़ को प्रभावी ढंग से वितरित नहीं करते हैं-और एक प्रोजेक्ट की शुरुआत में - तो आपके हितधारकों को लूप नहीं किया जाएगा। भले ही आपने एक प्रोजेक्ट स्कोप बनाने के लिए समय निकाल लिया है, फिर भी आप मिसलिग्न्मेंट या यहां तक ​​कि भी पीड़ित हैं प्रोजेक्ट विफलता अगर हर किसी को पता नहीं है कि यह मौजूद है।

अपनी परियोजना योजना या परियोजना संक्षिप्त की तरह, किसी भी प्रारंभिक परियोजना दस्तावेज में अपने प्रोजेक्ट स्कोप को शामिल करना सुनिश्चित करें। इस तरह, हर किसी के पास परियोजना स्कोप स्टेटमेंट तक पहुंच है- और परियोजना शुरू होने से पहले किसी भी गलत नाम को हल किया जा सकता है।

3. अस्पष्ट परियोजना उद्देश्य

आखिरकार, आप इस परियोजना पर काम कर रहे हैं क्योंकि आप विशेष रूप से कुछ वितरित करने का लक्ष्य रखते हैं- उन उपलब्धियों और संपत्ति आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों हैं।

जब आपके पास स्पष्ट परियोजना उद्देश्यों होते हैं, तो आपकी परियोजना टीम के पास कौन से कार्यों में आसान अंतर्दृष्टि होती है और परियोजना की अंतिम सफलता में योगदान नहीं दे रही है। इस तरह, आप उत्पादक, उच्च प्राथमिकता वाले काम पर अपने प्रयास और ऊर्जा पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। दूसरी तरफ, यदि आपके पास स्पष्ट परियोजना उद्देश्यों नहीं हैं, तो आपके टीम के सदस्यों को यह नहीं पता कि क्या प्राथमिकता देना है, और वे उन कार्यों पर काम कर सकते हैं जो परियोजना के उद्देश्यों में योगदान नहीं देते हैं।

एक अस्पष्ट परियोजना उद्देश्य का उदाहरण:हमारे पाठकों को प्यार करने के लिए हमारी कंपनी ब्लॉग में सुधार करें।

एक स्पष्ट परियोजना उद्देश्य का उदाहरण:क्यू 1 में कम से कम पांच अलग-अलग प्रकार के ब्लॉगों को शिल्प, जिसमें ग्राहक की कहानियां, टिप्स, नई उत्पाद विशेषताएं, टीम स्पॉटलाइट्स और विचार नेतृत्व शामिल हैं। भविष्य में तिमाहियों में सम्मान जारी रखने के लिए शीर्ष तीन श्रेणियों को निर्धारित करने के लिए प्रत्येक नए ब्लॉग पोस्ट पर सगाई की निगरानी करें।

4. अवास्तविक परियोजना उद्देश्य

ठीक है, तो हो सकता है कि आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों स्पष्ट हैं-लेकिन यदि वे कुछ नहीं हैं तो आपकी टीम वास्तविक रूप से समय की मात्रा (और आपकी परियोजना के दायरे में) को प्राप्त कर सकती है, तो आपकी परियोजना अनिवार्य रूप से असफल हो जाएगी या स्कोप रेंगने का अनुभव करेगी।

सुनिश्चित करें कि आप समय सीमा के भीतर और आपकी टीम के संसाधनों के साथ अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने में सक्षम हैं। अपने दायरे और परियोजना कार्यक्रम के खिलाफ अपने परियोजना उद्देश्यों की जांच करें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अंततः एक सफल परियोजना प्रदान कर सकते हैं। यदि आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों और आपके प्रोजेक्ट स्कोप परियोजना की शुरुआत में गठबंधन नहीं हैं, तो स्कोप रेंगने का प्रबंधन लगभग असंभव हो जाता है।

5. बहुत सारे हितधारकों

यदि हर कोई स्टीयरिंग व्हील पकड़ने की कोशिश कर रहा है तो एक परियोजना को चलाना वाकई मुश्किल है। एक स्पष्ट परियोजना के मालिक के बिना-प्रोजेक्ट मैनेजर- आपका काम मडिड हो सकता है, और आपका दायरा भी गड़बड़ हो सकता है।

हालांकि परियोजना पर विभिन्न हितधारकों और सहयोगियों के पास होगा, सुनिश्चित करें कि प्रत्येक टीम के पास एक परियोजना का नेतृत्व है जो काम को आगे बढ़ाने के लिए सीधे जिम्मेदार है। अतिरिक्त परियोजना भूमिकाएं बनाने के लिए, एक बनाने पर विचार करेंरैसी मैट्रिक्स। आरएसीआई परियोजना प्रबंधन में चार मुख्य भूमिकाओं के लिए खड़ा है:

जवाबदार।यह वह व्यक्ति है जो प्रोजेक्ट चला रहा है। वे अधिकतर जमीन के फैसले बनाएंगे।

अनुमोदन।कभी-कभी, आपको हितधारक या हितधारकों के समूह से अनुमोदन की आवश्यकता हो सकती है। आपके उत्तरदाताओं ने कुछ उदाहरणों का नाम देने के लिए बजट, उद्देश्यों या स्वर को सेट कर सकते हैं।

परामर्श दिया।परामर्श वाले हितधारकों वे लोग हैं जिन्हें आप अपनी राय, अंतर्दृष्टि या मार्गदर्शन प्राप्त करने के लिए जांच कर सकते हैं। हालांकि जिम्मेदार & amp; अनुमोदन भूमिकाओं का अंतिम कहना है, परामर्श वाली भूमिका आमतौर पर क्षेत्र में एक विशेषज्ञ है।

सूचित किया।यह वह है जिसे आपकी परियोजना के बारे में जानने की आवश्यकता है। सूचित भूमिका में आपकी परियोजना टीम, क्रॉस-फ़ंक्शनल हितधारकों, या कार्यकारी नेता शामिल हो सकते हैं।

6. अप्रभावी परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया

यहां तक कि स्पष्ट रूप से परिभाषित भूमिकाओं के साथ, आप अभी भी जगह में एक प्रभावी परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया की जरूरत है। बदलें नियंत्रण एक परियोजना का एक महत्वपूर्ण या मूलभूत तत्व, परियोजना क्षेत्र सहित बदलने की प्रक्रिया है। इसके बजाय हितधारकों बस परिवर्तन, एक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया लागू नियम और प्रतिबंधों का एक सेट किसी भी परियोजना परिवर्तन मार्गदर्शन करने के बनाने के लिए अनुमति देने का। आमतौर पर, कि टीम के सदस्यों या हितधारकों परिवर्तन अनुरोध सबमिट करने के लिए एक प्रक्रिया भी शामिल है, उन अनुरोधों के लिए एक कदम परियोजना प्रबंधक और अन्य महत्वपूर्ण परियोजना हितधारकों, और न्यायाधीश उन परिवर्तनों को स्वीकार किया जाएगा कि क्या बात से इनकार किया है, या करने के लिए तो एक प्रणाली द्वारा समीक्षा के लिए स्थगित।

एक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया महत्वपूर्ण है क्योंकि यह जबकि परियोजना अभी भी अगर बिल्कुल जरूरी नए अनुरोधों को जोड़ने के लिए लचीलेपन के लिए अनुमति देता है अपने पर नियंत्रण हासिल करने के लिए आप की अनुमति देता है। एक बदलाव के नियंत्रण प्रक्रिया के साथ, परियोजना विवरण बदल सकते हैं। लेकिन यकीन है कि अगर वे करते हैं, आप हो जाएगा कि वे सही कारणों के लिए बदल रहे हैं।

7. अंतिम मिनट ग्राहकों की प्रतिक्रिया

ग्राहकों की प्रतिक्रिया नए उत्पादों या विपणन अभियानों की तरह ग्राहक का सामना काम के लिए महत्वपूर्ण है। लेकिन अगर आप प्रतिक्रिया एकत्रित करने के बारे सक्रिय नहीं हैं, आप ग्राहकों की प्रतिक्रिया देर से खेल है कि पूरी तरह इरादे, गुंजाइश, समय, या अपनी परियोजना के उद्देश्यों में परिवर्तन में मिल सकता है। यह पिवट बदलते क्या आप पहले से ही कर रहे हैं, या पूरी तरह से नई सुविधाओं और नई आवश्यकताओं से प्रारंभ करते हुए शामिल हो सकता है।

आप मानव और कर रहे हैं तो अपने ग्राहक हैं। अंतिम मिनट परिवर्तन होता है, और बात है, वहाँ केवल इतना तो आप इस एक के बारे में क्या कर सकते हैं। कभी कभी, आप अपने प्रोजेक्ट की बड़ी तत्वों को परिवर्तित करने की आवश्यकता होगी, और वहाँ कुछ भी आप इसे रोकने के लिए किया जा सकता है नहीं हो सकता है।

सबसे अच्छा तरीका यह हो रहा है की संभावना को कम करने के लिए ग्राहकों की प्रतिक्रिया के बहुत मिलता है, और इसे जल्दी पाने के लिए है। अभ्यास नियमित रूप से प्रयोक्ताओं की राय सोर्सिंग, और लगातार ग्राहकों की प्रतिक्रिया का संग्रह। अधिक सुझावों के लिए हमारे कोशिशमुक्त उपयोगकर्ता अनुसंधान टेम्पलेट ।

प्रबंधन और गुंजाइश क्रीप को रोकने के लिए

ठीक है, आप पहले से ही एक परियोजना पर शुरू कर दिया मिल गया है, और आप गुंजाइश क्रीप बारे में चिंतित हैं: अब क्या?

आप गुंजाइश क्रीप पर आ महसूस करते हैं, आपको कुछ बातों का आप कर सकते हैं:

परियोजना गुंजाइश संगठित।परियोजना हितधारकों नई डिलिवरेबल्स के लिए जोर दे रहे हैं, तो उन्हें परियोजना गुंजाइश की याद दिलाने और क्या था-और उस में एकदम चमक-शामिल थे। उम्मीद है, कि इस परियोजना की आवश्यकताओं पर पूरी परियोजना टीम फिर से संरेखित मदद मिलेगी।

यदि वह काम नहीं करता है,एक बदलाव के नियंत्रण प्रक्रिया की कोशिश। अनुरोधकर्ता पूछो परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया सेट अप किए गए के माध्यम से अपने परिवर्तन अनुरोधों प्रस्तुत करने के लिए। फिर, अपनी परियोजना हितधारकों के साथ उन अनुरोधों की समीक्षा करेंगे और अनुरोध के लिए अपनी परियोजना के दायरे में फेरबदल के लायक है फैसला।

गुंजाइश इन परिवर्तनों को स्वीकृत रहे हैं, तोएक और प्रदेय de-प्राथमिकता देने पर विचार करें।क्या आप में देरी या पूरी तरह कटौती इस नए काम के लिए जगह बनाने के लिए कर सकता है?

अगर वहाँ एक तरह से करने के लिए नहीं है किसी भी वर्तमान में योजना बनाई काम प्राथमिकता रद्द,अपनी परियोजना के संसाधनों पर एक नज़र। अपना उपयोग करेंसंसाधन प्रबंधन योजनाअगर कोई संसाधनों आप आप अपने प्रोजेक्ट उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए उपयोग कर सकते हैं या नहीं।

आदेश के सभी करने के लिए हासिल करने और अपनी परियोजना गुंजाइश, लक्ष्य और योजना का उपयोग एक पर स्पष्टता को बनाए रखने के इस-करने के लिएकार्य प्रबंधन उपकरणपसंदयूडीएन कार्य प्रबंधक। साथयूडीएन कार्य प्रबंधक, तो आप ऐसा हर किसी को एक ही पृष्ठ पर है, अपने पूरे कार्यप्रवाह प्रबंधन और अपने पूरी परियोजना टीम के साथ साझा कर सकते हैं।

इतने लंबे समय, गुंजाइश क्रीप

कुछ लोग कहते हैं, "अरे, गुंजाइश क्रीप होता है।" लेकिन यह करने के लिए नहीं है। एक स्पष्ट परियोजना गुंजाइश, दिखाई परियोजना योजना, और आसान से उपयोग काम प्रबंधन समाधान के साथ, आप अपनी परियोजना के दायरे से बाहर जा रहा बिना अपने परियोजना के उद्देश्यों हिट कर सकते हैं।