7 распространенных причин ползучести области видимости, и как их избежать

Представьте: вы очень заняты работой над проектом и его результатов. Неожиданно вы получаете спроси у межфункциональной заинтересованных сторон, чтобы добавить дополнительный поставочных. Вы не совсем планировать на него, но это достаточно легко сделать, так что вы согласны. Затем, через несколько дней, другой адрес электронной почты. Внезапно, вместо того, чтобы быть на пути, ваш проект задерживается и безуспешными.

То, что вы испытываете, сфера ползучести и это может случиться с лучшими из нас. В этой статье вы узнаете все, что вам нужно знать о том, что вызывает смещения области, и как вы можете избежать этого.

Что такое сфера ползучести в управлении проектами?

В управление проектом, Объем проекта является изложением требований и результатов в проекте. Объем обычно определяются в начале процесса планирования проекта, и он должен быть захвачен в вашемплан проэкта, Дорожная карта, или кратко. Объем это то, что происходит, когда спрашивает и ожидаемые результаты выходят за рамки проекта предварительно установленной.

Почему это важно установить рамки проекта?

Когда вы устанавливаетеПлан управления содержанием, Вы создаете общее понимание между вами-менеджером-и проекта всех ваших участников проекта. Не установить рамки проекта, могут вызвать перекос и непонимание. Без определенного масштаба проекта, вы не будете иметь четко определенные, заранее утвержденный контроль, что и не входят в ваших поставках проекта.

Иногда сфера ползучести может быть безвредным, это может проявляться в виде дополнительной поставочных или два, что, в то время как громоздкие, не изменяют проект существенным образом. Но значительные возможности ползучести может подорвать успех вашего проекта, принимая внимание от вашегоцели проектаОтказ Время, затраченное на них добавил просит и результатов времени, потраченное не на фактических ваш проект целей, а также может привести к выгоранию или переутомлению.

Как определить рамки проекта

Итак, для того, чтобы предотвратить сползание области действия, в первую очередь необходимо четко определеныОбъем проектаОтказ Хорошая новость заключается в том, обзорном ваш проект не так сложно, как вы могли бы подумать. Главным образом, ваш масштаб проекта является способом записать параметры, которые вы уже устанавливающие в других ранних проектных документах, как вашБриф проектаОтказ

Для того, чтобы определить и установить свой масштаб проекта, выполните следующие пять шагов:

Начните с «почему».Почему вы и ваша команда работает над этим проектом? Что вы надеетесь достичь? Зная размер и масштаб того, что вы намерены достичь поможет вам определить свой масштаб проекта.

Привести в ваших целях проекта.Ваши цели проекта и масштаб проекта тесно связаны между собой. Ваши цели проекта определить цель вашего проекта, и они, в свою очередь, должны соответствовать в пределах вашего масштаба проекта.

Запишите свой масштаб проекта.Помните, что это не должно быть очень длинным. Ваш масштаб проекта является просто местом для вас, чтобы четко определить ваши результатов проекта и как они соотносятся с вашими целями проекта. Не стесняйтесь использовать пункты пули тоже.

Просмотрите масштаб проекта.Убедитесь, что вы получите бай-ин от заинтересованных сторон, и что все выравнивается по проекту Наработки, объективном и объема.

Внесите изменения, если это необходимо.Если вы не были согласованы на четвертом этапе, потребуется некоторое время, чтобы переписать свой масштаб проекта. Перед завершением ее поверхности документ для ваших заинтересованных сторон снова, чтобы обеспечить бай-ин.

7 распространенных причин ползучести области видимости

Никто и никогда не хочет видеть ихпроект обязательном порядкеили упускать из виду своих первоначальных целей. Вот наиболее распространенные причины сфера ползучести и как вы можете предотвратить их.

1. Нет Объем проекта

Это может быть очевидным, но стоит повторить. Без рамки проекта, не имеет четкий способ выравнивания, и сообщить объем проекта для всех участников. Кроме того, если вы работаете с внешней командой или агентствами, вы также не имеете документ илиЗаявление работы (СОУ)чтобы указать, когда заинтересованные стороны пытаются добавить новые элементы в свой проект.

Убедитесь в том, чтобы создать и определить свой масштаб проекта в начале вашего проекта. Попробуйте добавить его в свой план проекта или другой ранней документации. Таким образом, у вас есть базовый уровень для охвата проекта встраивается в все ваши ранней проектной документации.

2. Плохая связь

Если у вас есть рамки проекта, вы должны разделить его. Если вы не распространять этот документ эффективно, и в начале проекта, то ваши заинтересованные стороны не зацикливаются. Даже если вы нашли время, чтобы создать рамки проекта, вы можете по-прежнему страдают от перекоса или даже провалу проекта, если не все знают, что она существует.

Убедитесь в том, чтобы включить свой масштаб проекта в любой ранней проектной документации, как план проекта или проекта вкратце. Таким образом, каждый человек имеет доступ к содержанию проекта-и любому перекосу может быть решен до начала проекта.

3. Неясные цели проекта

В конце концов, вы работаете над этим проектом, потому что вы стремитесь доставить что-то, в частности, те достижения и активы ваших целей проекта.

Если у вас есть четкие цели проекта, ваша команда проект имеет легкое понимание того, что задачи и не способствующие конечный успех проекта. Таким образом, вы можете сосредоточить свои усилия и энергию на продуктивной, высокий приоритет работы. С другой стороны, если у вас нет четких целей проекта, члены вашей команды могут не знать, что работа по приоритетам, и они могли бы закончить работу над задачами, которые не способствуют достижению целей проекта.

Пример неясной цели проекта:Улучшение нашей компании блог для очерков наши читатели любят.

Пример четкой цели проекта:Ремесло, по крайней мере пять различных типов блогов в 1 квартале, в том числе, но не ограничиваясь ими, рассказы клиентов, советы, новые функции продукта, команда прожекторами, и мысли руководства. Внимательно следить за помолвку на каждом новом сообщении в блоге, чтобы определить, в первую тройку категории продолжать оттачивая в будущих кварталов.

4. Нереальные цели проекта

Хорошо, таким образом, возможно, ваши цели проекта ясно, но если они не то, что ваша команда может реально достичь в количестве времени (и в рамках вашего проекта), то ваш проект будет неизбежно либо обанкротиться или опыт сфера ползучести.

Убедитесь, что вы в состоянии достичь поставленных целей в установленные сроки и с ресурсами, ваша команда. Проверьте свои цели проекта против вашей сферы деятельности и проектного графика, чтобы убедиться, что вы можете в конечном итоге обеспечить успешный проект. Если ваши цели проекта и ваш объем проекта не выровнены в начале проекта, а затем управления масштабом ползучести становится почти невозможным.

5. Слишком много заинтересованных сторон

Это действительно трудно управлять проектом, если каждый пытается ухватиться за руль. Без четкого проекта владелец проекта менеджер-ваша работа может получить замутил, и ваша сфера может получить замутил, тоже.

Хотя вы будете иметь различные заинтересованные стороны и соавторы проекта, убедитесь, что у каждой команды есть руководитель проекта, который непосредственно отвечает за вождение работу вперед. Для того, чтобы построить дополнительные роли в проекте, рассмотреть вопрос о созданииматрица RACIОтказ RACI стоит для четырех главных ролей в управлении проектами:

Ответственный.Это человек, который является движущей силой проекта. Они делают большинство решений на рабочем месте.

Утверждающий.Иногда, возможно, потребуется одобрение от заинтересованного лица или группы заинтересованных сторон. Ваш утверждающие может установить бюджет, цели, или тон, чтобы назвать несколько примеров.

Советовался.Опрошенные заинтересованные стороны люди вы можете проверить с, чтобы получить их мнение, понимание, или руководство. Хотя Ответственная & Amp; Утверждающий роли имеет последнее слово, консультируемая роль обычно является специалист в этой области.

Сообщил.Это тот, кто должен знать о вашем проекте. Информированное роль может включать в свою команду проекта, кросс-функциональных заинтересованных сторон, или исполнительных руководителей.

6. Неэффективные процесс управления изменениями

Даже с четко определенными ролями, вы по-прежнему необходим эффективный процесс управления изменениями на месте. Изменение управление является процессом изменения важного или основополагающего элемента проекта, включая объем проекта. Вместо того, чтобы позволить заинтересованным сторонам просто внести изменения, управление изменениями процесс реализует набор правил и ограничений для руководства каких-либо изменений проекта. Как правило, это включает в себя процесс для членов команды или заинтересованных сторон отправлять запросы на изменение, шаг для тех запросов, которые будут рассмотрены руководителем проекта и другими важными участниками проекта, а затем в систему, чтобы судить, будет ли принято эти изменения, отрицается или отложить.

Процесс управления изменениями имеет решающее значение, поскольку она позволяет восстановить контроль над вашим проектом-в то же время позволяя гибкость, чтобы добавить новые запросы, если это абсолютно необходимо. С процессом управления изменениями, детали проекта может измениться. Но если они это сделают, вы будете уверены в том, что они меняются по правильным причинам.

7. Последняя минута обратной связи с клиентами

Отзывы клиентов является ключевым для клиента перед работой, как новые продукты или маркетинговые кампании. Но если вы не упреждающий о сборе обратной связи, вы можете получить обратную связь с клиентами в конце игры, которая полностью меняет намерения, объем, сроки, или цели вашего проекта. Этот стержень может включать в себя изменение, что вы уже делаете, или полностью начать все с новыми возможностями и новыми требованиями.

Ты человек, и поэтому ваши клиенты. Последние изменения минутных случаются, и вещь, есть только так много вы можете сделать об этом. Иногда вам нужно будет изменить большие элементы вашего проекта, и не может быть все, что вы могли бы сделать, чтобы остановить его.

Лучший способ уменьшить вероятность этого случая, чтобы получить много обратной связи с клиентами, и получить его раньше. Практика регулярно поиска обратной связи с пользователями, а также активно собирать отзывы клиентов. Дополнительные советы, попробуйтешаблон исследования бесплатно пользовательОтказ

Как управлять и предотвратить сползание области видимости

Хорошо, вы уже получили начало на проект, и вы беспокоитесь о размахе ползучести: что теперь?

Если вы чувствуете, сфера ползучести идет дальше, есть несколько вещей, которые вы можете сделать:

Resurface масштаб проекта.Если участники проекта настаивают на новые результаты, напомнить им о содержании проекта, а что-и wasn't-включено в него. Надеюсь, что поможет весь командный проект отцентрировать по требованиям проекта.

Если это не работает,попробуйте процесс управления изменениямиОтказ Попросите запрашивающий представить свои запросы на изменения в процессе управления изменений вы создали. Затем рассмотреть эти просьбы со своими участниками проекта и решить, если запрос стоит изменять свой объем проекта для.

Если изменения сферы применения принимается,рассмотреть де-приоритизации другой поставочных.Есть что-нибудь вы можете отложить или сократить в целом, чтобы освободить место для новой работы?

Если не существует способ де-приоритеты любой в настоящее время спланированной работы,посмотрите на ваши ресурсы проектаОтказ Используй свойПлан управления ресурсамичтобы увидеть, если есть какие-либо ресурсы, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам достичь ваших целей проекта.

Для того, чтобы сделать все это, чтобы получить и сохранить ясность в отношении вашего содержания проекта, целей и плана назначение аИнструмент управления работойподобноДиспетчер задач UDNОтказ С участиемДиспетчер задач UDN, Вы можете управлять всей вашей работы и поделиться им со всей своей командой проекта, так что все находится на той же странице.

До тех пор, сфера ползучести

Некоторые люди могли бы сказать: «Эй, сфера ползучести происходит.» Но он не должен. С четкой рамки проекта, видимый план проекта, и простой в использовании решение для управления работой, вы можете поразить свои цели проекта, не выходя за пределы своего объема проекта.