7 cause comuni di scopa creep e come evitarli

Immagina questo: sei duro al lavoro su un progetto e sui suoi risultati. Improvvisamente, ottieni una richiesta da uno stakeholder incrociata per aggiungere un ulteriore consegnabile. Non hai intenzione di pianificarlo, ma è abbastanza facile da fare, quindi sei d'accordo. Quindi, dopo alcuni giorni, un'altra email. All'improvviso, invece di essere in pista, il tuo progetto è ritardato e infruttuoso.

Quello che stai vivendo è un rampino di scope e può succedere al meglio di noi. In questo articolo, imparerai tutto ciò che devi sapere su ciò che causa lo scope creep e come puoi evitarlo.

Cos'è lo scope creep nella gestione del progetto?

Nelgestione di progetto, il campo di progetto è il contorno dei requisiti e dei risultati in un progetto. Lo scopo viene solitamente definito all'inizio del processo di pianificazione del progetto, e dovrebbe essere catturato nel tuoschema del progetto, roadmap o brief. Scopo È ciò che accade quando gli richiedi e i deliverables superano l'ambito del progetto preimpostato.

Perché è importante stabilire lo scopo del progetto?

Quando stabilirai unPiano di gestione dell'ambito, stai creando una comprensione comune tra te, il project manager e tutti i tuoi stikeholder del tuo progetto. Non stabilire l'ambito di un progetto può causare disallineamento e incomprensione. Senza una portata di progetto definita, non avrai il controllo chiaramente definito e pre-approvato di ciò che è e non è incluso nei risultati del progetto.

A volte, l'ansimante creep può essere innocuo - potrebbe manifestarsi come un extra consegnabile o due che, mentre ingombranti, non modificare il progetto in modo significativo. Ma il significativo strisciamento di scope può minare il successo del tuo progetto prendendo l'attenzione lontano dal tuoobiettivi di progetto. Il tempo trascorso per questi aggiunto chiede e i deliverables è il tempo non speso per gli obiettivi reali del tuo progetto e può anche portare a burnout o sovraccarico.

Come identificare lo scopo del progetto

Quindi, per prevenire lo scope creep, hai bisogno per la prima volta una chiaramente definitaCampione del progetto. La buona notizia è che scoping il tuo progetto non è così difficile che tu possa pensare. Principalmente, il tuo campo di applicazione del progetto è un modo per scrivere i parametri che hai stabilito in altri primi documenti del progetto, come il tuoriassunto del progetto .

Per identificare e stabilire la portata del progetto, seguire questi cinque passaggi:

Inizia con il "perché".Perché sei tu e il tuo team che lavora a questo progetto? Cosa speri di realizzare? Conoscere le dimensioni e la portata di ciò che intendi ottenere ti aiuterà a definire il tuo scopo del progetto.

Portare gli obiettivi del tuo progetto.I tuoi obiettivi del progetto e lo scopo del progetto sono strettamente collegati. I tuoi obiettivi del progetto definiscono lo scopo del tuo progetto e, a loro volta, devono adattarsi all'interno del tuo campo di applicazione del progetto.

Scrivi il tuo scopo del progetto.Ricorda, questo non deve essere molto lungo. Il tuo campo di applicazione del progetto è solo un posto per te per delineare chiaramente i risultati del tuo progetto e il modo in cui si riferiscono agli obiettivi del progetto. Sentiti libero di usare anche punti di proiettile.

Rivedi la tua portata del progetto.Assicurati di ottenere il buy-in dalle parti interessate e che tutti sono allineati sui deliverabili del progetto, dell'obiettivo e dell'ambito.

Effettuare regolazioni se necessario.Se non fossi stato allineato al punto quattro, prenditi del tempo per riscrivere il tuo scopo del progetto. Prima di finalizzarlo, supervisiona il documento ai tuoi stakeholder, per garantire il buy-in.

7 cause comuni di scopa creep

Nessuno vuole mai vedere il loroProject Fail.o perdere di vista i suoi obiettivi originali. Ecco le cause più comuni di Scope Creep-e come puoi impedirle.

1. Nessuna portata del progetto

Questo potrebbe essere ovvio, ma si ripete. Senza un campo di applicazione del progetto, non hai un modo chiaro per allineare e comunicare il tuo progetto di portata a tutti i soggetti coinvolti. Inoltre, se stai lavorando con una squadra o un'agenzia esterna, anche tu non hai un documento oDichiarazione del lavoro (SOW)per puntare a quando i soggetti interessati tentano di aggiungere nuovi elementi al progetto.

Assicurati di creare e definire il campo di applicazione del progetto all'inizio del progetto. Considerare l'aggiunta al vostro piano di progetto o di altra documentazione in anticipo. In questo modo, si dispone di una linea di base per il vostro campo di applicazione del progetto integrato in tutta la documentazione in anticipo del progetto.

2. Scarsa comunicazione

Una volta che avete la vostra portata del progetto, si hanno anche per condividere fuori. Se non distribuire il documento in modo efficace, e all'inizio di un progetto, allora i vostri interlocutori non saranno in loop in. Anche se hai avuto il tempo di creare un ambito di progetto, si potrebbe ancora soffrire di disallineamento o anche proiettare fallimento se non tutti sono consapevoli che esiste.

Assicurati di includere il tuo portata del progetto in tutta la documentazione all'inizio del progetto, come il piano di progetto o progetto breve. In questo modo, tutti hanno accesso al campo di applicazione del progetto dichiarazione e qualsiasi disallineamento può essere risolto prima dell'inizio del progetto.

3. obiettivi del progetto non chiari

In ultima analisi, si sta lavorando su questo progetto perché si sta puntando per offrire qualcosa in particolare, quelle conquiste e le attività sono i vostri obiettivi del progetto.

Quando si dispone di obiettivi di progetto chiari, il vostro team di progetto ha un facile comprensione quali compiti sono e non stanno contribuendo al successo finale del progetto. In questo modo, è possibile concentrare la vostra sforzi ed energie sulla produttivo, il lavoro ad alta priorità. D'altra parte, se non si dispone di obiettivi di progetto chiari, i membri del team potrebbero non sapere che cosa il lavoro a dare la priorità, e potrebbero finire per lavorare su attività che non contribuiscono agli obiettivi del progetto.

Esempio di un obiettivo del progetto poco chiaro:Migliorare il nostro blog aziendale di storie caratteristica nostri lettori amano.

Esempio di un obiettivo chiaro progetto:Craft almeno cinque diversi tipi di blog in Q1, tra cui, ma non solo, testimonianze dei clienti, consigli, nuove funzionalità del prodotto, faretti team e leadership di pensiero. Monitorare attentamente l'impegno su ogni nuovo post sul blog per determinare la parte superiore tre categorie di continuare ad affinare nei prossimi trimestri.

4. obiettivi del progetto non realistiche

Ok, forse i vostri obiettivi del progetto sono chiari, ma se non sono qualcosa che il team può realisticamente realizzare nel periodo di tempo (e nell'ambito del progetto), allora il vostro progetto saranno inevitabilmente sia fallire o esperienza scope creep.

Assicurati di essere in grado di raggiungere i vostri obiettivi nei tempi e con le risorse della vostra squadra ha. Controlla il tuo obiettivi del progetto contro il vostro programma di portata e di progetto, per garantire la si può in ultima analisi, fornire un progetto di successo. Se i vostri obiettivi del progetto e la vostra portata del progetto non sono allineati, all'inizio del progetto, quindi la gestione di scope creep diventa quasi impossibile.

5. Troppi parti interessate

E 'davvero difficile per dirigere un progetto, se tutti cercano di afferrare il volante. Senza un progetto chiaro proprietario del project manager-il vostro lavoro può ottenere infangato, e il cannocchiale può ottenere infangato, anche.

Anche se avrete varie parti interessate e collaboratori al progetto, assicurarsi che ogni squadra ha un responsabile del progetto che è direttamente responsabile per la guida del lavoro in avanti. Per costruire ruoli di progetto aggiuntivi, prendere in considerazione la creazione di unmatrice RACI. RACI sta per i quattro ruoli principali nella gestione dei progetti:

Responsabile.Questa è la persona che sta guidando il progetto. Faranno la maggior parte delle decisioni on-the-ground.

Approvatore.A volte, potrebbe essere necessario l'approvazione di uno stakeholder o gruppo di soggetti interessati. I suoi responsabili approvazione possono impostare il budget, obiettivi, o il tono, per citare alcuni esempi.

Consultato.parti interessate consultate sono persone che si potrebbe verificare in con per ottenere il loro parere, l'intuizione, o di orientamento. Anche se il Responsabile & amp; Approvatore ruoli hanno l'ultima parola, il ruolo Consultato di solito è un esperto nel campo.

Informato.Si tratta di chiunque abbia bisogno di conoscere il vostro progetto. Il ruolo informato potrebbe includere il vostro team di progetto, i soggetti interessati interfunzionali, o capi esecutivi.

6. Processo di controllo delle modifiche inefficace

Anche con ruoli chiaramente definiti, è ancora necessario un efficace processo di controllo dei cambiamenti in posizione. Il controllo delle modifiche è il processo di modifica di un elemento importante o fondamentale di un progetto, incluso lo scopo del progetto. Invece di consentire agli stakeholder di apportare semplicemente modifiche, un processo di controllo delle modifiche implementa una serie di regole e restrizioni per guidare qualsiasi modifica del progetto. Di solito, ciò include un processo per i membri del team o gli stakeholder per presentare richieste di modifica, un passo per tali richieste da rivedere dal project manager e ad altri importanti parti interessate del progetto, e quindi un sistema per giudicare se tali modifiche saranno accettate, negate, o differito.

Un processo di controllo delle modifiche è fondamentale perché consente di riprendere il controllo del progetto, pur consentendo la flessibilità di aggiungere nuove richieste se assolutamente necessario. Con un processo di controllo delle modifiche, i dettagli del progetto possono cambiare. Ma se lo fanno, sarai sicuro che stanno cambiando per le giuste ragioni.

7. Feedback del cliente dell'ultimo minuto

Il feedback del cliente è fondamentale per il lavoro rivolto al cliente come nuovi prodotti o campagne di marketing. Ma se non sei proattivo sulla raccolta di feedback, puoi ricevere il feedback dei clienti in ritardo nel gioco che cambia completamente l'intento, l'ambito, la timeline o gli obiettivi del tuo progetto. Questo perno potrebbe includere la modifica di ciò che stai già facendo, o completamente iniziando con nuove funzionalità e nuovi requisiti.

Sei umano e così sono i tuoi clienti. Le modifiche dell'ultimo minuto accadono, e la cosa è, c'è solo così tanto che puoi fare su questo. A volte, dovrai cambiare elementi di grandi dimensioni del tuo progetto, e potrebbe non esserci nulla che avresti potuto fare per fermarlo.

Il modo migliore per ridurre la probabilità di questo accadere è avere un sacco di feedback dei clienti e prenderlo presto. Pratica regolarmente Sourcing del feedback degli utenti e raccogliere proattivamente il feedback dei clienti. Per ulteriori suggerimenti, prova il nostroModello di ricerca utente gratuita .

Come gestire e prevenire lo scope creep

Ok, hai già iniziato in un progetto, e sei preoccupato per lo scope creep: ora cosa?

Se senti lo scope creep in arrivo, ci sono alcune cose che puoi fare:

Resurdare la portata del progetto.Se gli stakeholder del progetto stanno spingendo per nuovi risultati, ricordano loro la portata del progetto e ciò che era - e non è stato incluso in esso. Speriamo che, ciò aiuterà l'intero team del progetto re-aligner sui requisiti del progetto.

Se ciò non funziona,Prova un processo di controllo delle modifiche. Chiedi al richiedente di inviare le loro richieste di modifica tramite il processo di controllo delle modifiche che hai impostato. Quindi, rivedere quelle richieste con i vostri stakeholder del progetto e decidere se la richiesta vale la pena modificare il tuo scopo del progetto.

Se i cambiamenti dell'ambito sono accettati,Prendi in considerazione il de-priorità un altro consegnabile.C'è qualcosa che puoi ritardare o tagliare del tutto per fare spazio a questo nuovo lavoro?

Se non c'è un modo per de-dare priorità a qualsiasi lavoro attualmente pianificato,Dai un'occhiata alle tue risorse del progetto. Usa il tuoPiano di gestione delle risorsePer vedere se ci sono delle risorse è possibile utilizzare per aiutarti a raggiungere gli obiettivi del progetto.

Per fare tutto questo per ottenere e mantenere la chiarezza sul tuo progetto di applicazione del progetto, degli obiettivi e dell'uso del pianoStrumento di gestione del lavoropiaceUDN Task Manager.. Insieme aUDN Task Manager., puoi gestire l'intero flusso di lavoro e condividerlo con il tuo intero team di progetto, quindi tutti sono sulla stessa pagina.

Così a lungo, striscia

Alcune persone potrebbero dire "Ehi, accade a scope creep". Ma non deve. Con una chiara portata del progetto, piano di progetto visibile e soluzione di gestione del lavoro di facile utilizzo, è possibile colpire gli obiettivi del progetto senza uscire dalla portata del progetto.