स्कोप प्रबंधन योजना: यह क्या है और कैसे एक बनाने के लिए

सारांश

एक स्कोप प्रबंधन योजना आपकी परियोजना को निष्पादित करने में शामिल प्रक्रियाओं को रेखांकित करती है और परियोजना को विशिष्ट सीमाओं के भीतर रखने के लिए दिशानिर्देश के रूप में कार्य करती है। इस लेख में, हम बताएंगे कि एक स्कोप प्रबंधन योजना क्या है और यह योजना चरण में आपकी सहायता कैसे कर सकती है। प्रभावी स्कोप प्रबंधन के साथ, आप सफलता के लिए आपको और आपकी टीम को सेट कर सकते हैं।

एक परियोजना के दायरे का प्रबंधन एक कार चलाने की तरह है। यदि आप अपनी आंखों को अपने सामने नहीं रखते हैं, तो कार सड़क से घूमती है। इसी प्रकार, यदि आप अपने प्रोजेक्ट स्कोप को नियंत्रित नहीं करते हैं, तो प्रोजेक्ट ट्रैक बंद हो जाता है। एक स्कोप प्रबंधन योजना आपकी परियोजना को निष्पादित करने में शामिल प्रक्रियाओं को रेखांकित करती है और परियोजना को विशिष्ट सीमाओं के भीतर रखने के लिए दिशानिर्देश के रूप में कार्य करती है।

एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, परियोजना जीवन चक्र के माध्यम से अपनी टीम को मार्गदर्शन करने की आपकी ज़िम्मेदारी है। इस लेख में, हम बताएंगे कि एक स्कोप प्रबंधन योजना क्या है और यह योजना चरण में आपकी सहायता कैसे कर सकती है। एक बार जब आप स्कोप प्रबंधन प्रक्रिया को समझ लेंगे, तो आपकी योजना आपको और आपकी टीम को सफलता के लिए सेट कर देगी।

एक स्कोप प्रबंधन योजना का उद्देश्य क्या है?

एक स्कोप प्रबंधन योजना का उद्देश्य परियोजना उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों को दस्तावेज करके परियोजना संरचना बनाना है। आपकी स्कोप प्रबंधन योजना भी गुंजाइश रेंगने का मौका कम करेगी।

एक स्कोप प्रबंधन प्रक्रिया आपको सामान्य समस्याओं से बचने में मदद करती है, जिनमें निम्न शामिल हैं:

लगातार बदलती आवश्यकताओं

अधिक खर्च

व्यर्थ समय

समय सीमा से मिलने में विफलता

प्रोजेक्ट स्कोप क्या है?

तुम्हारी परियोजना गुंजाइश आपकी परियोजना के लिए सीमाओं को सेट करता है और परियोजना लक्ष्यों, समय सीमा और वितरण योग्यों को परिभाषित करता है। जब आप अपने प्रोजेक्ट स्कोप को स्पष्ट करते हैं, तो आप अपनी परियोजना के आसपास अपनी परियोजना को संरचित कर रहे हैं कि आपकी टीम क्या करेगी और लक्ष्यों को प्रदान नहीं करेगी और उद्देश्यों उनके लिए काम करने के लिए।

पूरी टीम परियोजना के दायरे को परिभाषित करने में शामिल होना चाहिए। इसका अर्थ है संवाद करना महत्त्वपूर्ण साझीदार और एक परियोजना स्कोप कथन लिखना जो परियोजना की आवश्यकताओं को रेखांकित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक नए विज्ञापन अभियान के लिए एक गुंजाइश को परिभाषित कर रहे हैं, तो आप डिज़ाइन टीम, सामग्री टीम और डिजिटल मार्केटिंग टीम को यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि सभी स्कोप स्टेटमेंट में विवरणों पर सहमत हों।

स्कोप रेंगना क्या है?

लक्ष्य में बदलाव तब होता है जब आपका प्रोजेक्ट आपके प्रारंभिक स्कोप स्टेटमेंट से अधिक हो जाता है। उदाहरण के लिए, यदि एक हितधारक अतिरिक्त जोड़ता है तो स्कोप रेंगना हो सकता है प्रोजेक्ट डिलीवरी परियोजना शुरू होने के बाद।

अप्रत्याशित परियोजना परिवर्तनों से चूक गए समय-सारिणी, बढ़ी हुई बजट, जैसे परियोजना जोखिमों में वृद्धि हो सकती है, अधिक काम , या कम गुणवत्ता वाले अंत उत्पाद। स्कोप रेंगने के कई कारण हैं। कुछ कारणों में शामिल हैं:

अस्पष्ट परियोजना गुंजाइश

अवास्तविक परियोजना उद्देश्य

बहुत सारे हितधारकों

गरीब स्कोप प्रबंधन

हितधारकों के साथ खराब संचार

स्कोप रेंगने से बचने के लिए, आपको इसके खिलाफ योजना बनाने की ज़रूरत है, जहां एक मजबूत स्कोप प्रबंधन योजना खेल में आती है।

एक परियोजना स्कोप प्रबंधन योजना बनाने के लिए 6 कदम

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट (पीएमआई) प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज (पीएमबीओके® गाइड) एक मानक, छह चरण परियोजना स्कोप प्रबंधन प्रक्रिया प्रदान करता है। ये छह चरण आपकी परियोजना को ट्रैक पर रखने के लिए एक ठोस स्कोप प्रबंधन योजना बनाने में आपकी सहायता करते हैं।

1. अपनी दायरा योजना बनाएं

नियोजन प्रक्रिया में पहला कदम आपके स्कोप योजना दस्तावेज़ बनाना शामिल है। इस दस्तावेज़ में आपके स्कोप कथन, परियोजना आवश्यकताओं का टूटना, और परियोजना के लिए किसी भी अपेक्षित डिलिवरेबल्स शामिल होना चाहिए।

आपके स्कोप योजना दस्तावेज़ में भी शामिल हो सकता है नियंत्रण प्रक्रिया बदलें , जो परिवर्तन अनुरोधों के लिए एक प्रक्रिया है जो स्कोप रेंगने को रोक सकती है। यह एक दस्तावेज है जिसे आप परियोजना नियोजन के बाद के चरणों में संदर्भित कर सकते हैं। आपको जटिल परियोजनाओं के लिए इस दस्तावेज़ की आवश्यकता हो सकती है, परियोजनाएं जहां आपको लगता है कि हितधारक कई डिलिवरेबल्स चाहते हैं, या जब आपके डिलिवरेबल्स में बहुत सारे प्रवाह हो सकते हैं।

एक दायरा योजना बनाने के लिए युक्तियाँ:

विशेषज्ञ निर्णय को शामिल करें: अपने स्कोप नियोजन दस्तावेज़ बनाने के लिए, आपको संगठनात्मक प्रक्रिया के सभी हिस्सों पर विचार करने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए क्रॉस-फ़ंक्शनल और कार्यकारी हितधारकों के साथ जांच करें कि आपके पास आवश्यक सभी जानकारी है।

स्कोप किकऑफ मीटिंग्स को पकड़ें: अपने स्कोप दस्तावेज़ को लॉक करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने सभी हितधारकों से खरीदारी की है। अपना स्कोप योजना दस्तावेज़ साझा करें अतुल्यकालिक रूप से , या एक किकऑफ मीटिंग की मेजबानी ताकि परियोजना में शामिल अन्य प्रबंधकों और टीम के सदस्य प्रारंभिक स्कोप स्टेटमेंट में योगदान दे सकें।

2. परियोजना आवश्यकताओं को एकत्रित करें

प्रक्रिया के इस चरण में, आप हितधारकों की जरूरतों की पहचान करेंगे ताकि आप परियोजना उद्देश्यों को पूरा कर सकें। आपका लक्ष्य हितधारकों से आवश्यकताओं की गहराई से सूची एकत्र करना चाहिए ताकि आप दायरे को लाइन में बदल सकें।

परियोजना आवश्यकताओं को एकत्र करने के लिए युक्तियाँ:

एक परियोजना चार्टर बनाएँ: बनाओ परियोजना चार्टर , या एक लिफ्ट पिच, इसलिए हितधारक परियोजना को स्पष्ट रूप से समझ सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनकी उम्मीदें परियोजना के उद्देश्यों से मेल खा सकें।

ध्यान केंद्रित समूह या कार्यशालाएं: फोकस समूहों या कार्यशालाओं को हितधारकों को अपनी परियोजना की बेहतर समझ देने के लिए रखें। यदि आप उन्हें अपने प्रोजेक्ट स्कोप में खरीदना चाहते हैं तो हितधारकों को अपने प्रोजेक्ट उद्देश्यों को संचारित करना आवश्यक है।

प्रोटोटाइप विकसित करें: हितधारकों को अपनी परियोजना पेश करने से पहले अपनी परियोजना का एक प्रोटोटाइप वितरित करें। इस तरह, हितधारक अंत उत्पाद को कल्पना कर सकते हैं और अपनी चिंताओं को सुन सकते हैं या अतिरिक्त आवश्यकताओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं।

3. दायरे को परिभाषित करें

एक बार जब आप हितधारकों से आवश्यकताओं को एकत्रित कर लेंगे, तो उस जानकारी को एक अच्छी तरह से परिभाषित स्कोप और विस्तृत उत्पाद विवरण में बदल दें। यह दस्तावेज़ परियोजना के लिए अपेक्षाओं और वितरण योग्यों को स्पष्ट करता है ताकि सभी टीम के सदस्यों को पता चले कि उन्हें क्या हासिल करना चाहिए।

दायरे को परिभाषित करने के लिए युक्तियाँ:

उत्पाद विश्लेषण का प्रयास करें: इससे पहले कि आप अपने दायरे को परिभाषित कर सकें और एक विस्तृत उत्पाद विवरण लिख सकें, आपको गहराई से उत्पाद विश्लेषण करने की आवश्यकता है। यह निर्धारित करने के लिए कि यह उनकी अपेक्षाओं को पूरा करेगा कि यह ग्राहक या ग्राहक की आंखों से बनाने की योजना बनाने वाले उत्पाद का विश्लेषण करें।

विकल्प उत्पन्न करें: यदि आप अपने प्रोजेक्ट को जोखिमों का सामना करते हैं तो आप विकल्प भी उत्पन्न करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप एक नए उत्पाद लॉन्च की योजना बना रहे हैं और आपकी लॉन्च की तारीख में देरी हो रही है तो आप हितधारक की जरूरतों को कैसे पूरा करेंगे?

कार्यशालाओं की सुविधा: परियोजना के दायरे को स्पष्ट करने और प्रोत्साहित करने के लिए मंथन कार्यशालाओं मेजबान सहयोग टीम के सदस्यों के बीच।

4. एक कार्य ब्रेकडाउन संरचना बनाएँ

ए कार्य विश्लेषण संरचना (डब्लूबीएस) आपकी परियोजना को कार्यों के स्तर में विभाजित करने का एक तरीका है। जब आप एक डब्लूबीएस बनाते हैं, तो आपकी टीम परियोजना के प्रत्येक घटक को स्पष्ट रूप से कल्पना कर सकती है और आकलन करने की आवश्यकता है।

एक कार्य ब्रेकडाउन संरचना कार्यों की एक पदानुक्रमित संरचना बनाता है। वहां से, आप अपनी परियोजना को शेड्यूल, मॉनीटर और नियंत्रित कर सकते हैं।

एक WBS बनाने के लिए युक्तियाँ:

अपने प्रोजेक्ट उद्देश्य को विघटित करें: एक डब्लूबीएस विघटित होता है, या टूट जाता है, आपकी परियोजना निर्भरता और उप-निर्भरताओं में उद्देश्य। कार्यों के इन छोटे समूहों को अक्सर कार्य पैकेज के रूप में जाना जाता है। एक बार जब आप अपने कार्यों को तोड़ देते हैं, तो आपके पास अपनी परियोजना की जरूरतों में अंतर्दृष्टि स्पष्ट होती है, जिसमें घंटों, उपकरण, उपकरण और व्यय शामिल हैं।

स्वचालित वर्कफ़्लो: स्वचालित टीम सदस्य workflows परियोजनाओं पर समन्वय को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और परियोजना दृश्यता को बढ़ाया जा सकता है। इन वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग मैन्युअल जानकारी-सभा ​​और डुप्लिकेटिव वर्क को भी कम कर देगा।

5. मान्य दायरे

अपने दायरे को मान्य करना केवल परियोजना में शामिल सभी हितधारकों से साइन-ऑफ प्राप्त करना है। सुनिश्चित करें कि हितधारक भविष्य के दायरे रेंगने से बचने के लिए अपने प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को स्पष्ट रूप से समझते हैं। यदि संभव हो, तो किसी भी बदलाव और सुधार पर प्रतिक्रिया या सलाह प्राप्त करें।

स्कोप मान्य करने के लिए युक्तियाँ:

अपनी योजना का निरीक्षण करें: चूंकि सत्यापन आपकी स्कोप प्रबंधन योजना के लिए अंतिम साइन-ऑफ है, इसलिए आप इसे अच्छी तरह से समीक्षा और निरीक्षण करना चाहेंगे। टीम के सदस्य आपको हितधारकों को भेजने से पहले योजना का निरीक्षण करने में मदद कर सकते हैं, लेकिन हितधारकों को अंतिम निरीक्षण में भी भाग लेना चाहिए ताकि योजना को यथासंभव कई आंखें मिलें।

6. नियंत्रण दायरा

आपके स्कोप प्रबंधन योजना में अंतिम चरण स्कोप नियंत्रण है। चूंकि आपकी परियोजना निष्पादन चरण में जारी है, इसलिए निगरानी करें परियोजना की स्थिति और दायरे में परिवर्तन का प्रबंधन करें। स्कोप नियंत्रण को व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना है। ये टूल आपकी प्रोजेक्ट पर फीडबैक, फाइलें और स्टेटस अपडेट साझा कर सकते हैं, इसलिए आप वास्तविक समय में किसी भी गुंजाइश परिवर्तनों से अवगत हैं।

स्कोप को नियंत्रित करने के लिए युक्तियाँ:

भिन्नता का विश्लेषण करें: स्कोप प्रबंधन योजना के इस हिस्से में, आकलन करें कि दायरे में कितना भिन्नता होती है। योजनाबद्ध प्रदर्शन बनाम आपके दायरे के वास्तविक प्रदर्शन का विश्लेषण करने से आपको भविष्य की परियोजनाओं के लिए अंतर्दृष्टि मिल जाएगी।

परिवर्तन नियंत्रण दस्तावेज़ का संदर्भ लें: आपने योजना चरण में पहले एक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया बनाई है। इस दस्तावेज़ को संदर्भित करना याद रखें ताकि प्रोजेक्ट परिवर्तनों की बात आती है जब आप जानकारी के प्रवाह को ट्रैक कर सकते हैं।

परियोजना प्रबंधन उपकरण के साथ अपने स्कोप प्रबंधन को सरल बनाएं

एक स्कोप प्रबंधन योजना परियोजना निष्पादन के दौरान आपकी टीम के लिए पालन करने के लिए एक स्पष्ट संरचना बनाती है। स्कोप प्रबंधन योजना आसान है यदि आप एक ऑनलाइन टूल का उपयोग करते हैं क्योंकि आप अपनी योजना को हितधारकों के साथ साझा कर सकते हैं, आंतरिक वर्कफ़्लो स्वचालित कर सकते हैं, और आसानी से कार्य उद्देश्यों को कार्य में तोड़ सकते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के साथ, आप अपनी प्रक्रियाओं को व्यवस्थित कर सकते हैं और आगे के लिए बेहतर तैयार महसूस कर सकते हैं।