7 поширених причин повзучості області видимості, і як їх уникнути
Уявіть: ви дуже зайняті роботою над проектом і його результатів. Несподівано ви отримуєте запитай у межфункциональной зацікавлених сторін, щоб додати додатковий поставних. Ви не зовсім планувати на нього, але це досить легко зробити, так що ви згодні. Потім, через кілька днів, іншу адресу електронної пошти. Раптово, замість того, щоб бути на шляху, ваш проект затримується і безуспішними.
Те, що ви відчуваєте, сфера повзучості і це може трапитися з кращими з нас. У цій статті ви дізнаєтеся все, що вам потрібно знати про те, що викликає зміщення області, і як ви можете уникнути цього.
Що таке сфера повзучості в управлінні проектами?
В Управління проектами, Об'єм проекту є викладом вимог і результатів в проекті. Обсяг зазвичай визначаються на початку процесу планування проекту, і він повинен бути захоплений в вашомуПлан проекту, Дорожня карта, або коротко. Обсяг це те, що відбувається, коли запитує і очікувані результати виходять за рамки проекту попередньо встановленої.
Чому це важливо встановити рамки проекту?
Коли ви встановлюєтеПлан управління змістом, Ви створюєте спільне розуміння між вами-менеджером-й проекту всіх ваших учасників проекту. Чи не встановити рамки проекту, можуть викликати перекіс і нерозуміння. Без певного масштабу проекту, ви не будете мати чітко визначені, заздалегідь затверджений контроль, що і не входять в ваших поставках проекту.
Іноді сфера повзучості може бути нешкідливим, це може проявлятися у вигляді додаткової поставних або два, що, в той час як громіздкі, не змінюють проект істотно. Але значні можливості повзучості може підірвати успіх вашого проекту, приймаючи увагу від вашогоЦілі проекту. Час, витрачений на них додав просить і результатів часу, витрачений на фактичних ваш проект цілей, а також може призвести до вигоряння або перевтоми.
Як визначити рамки проекту
Отже, для того, щоб запобігти сповзанню області дії, в першу чергу необхідно чітко визначеніОбсяг проекту. Гарна новина полягає в тому, оглядовому ваш проект не так складно, як ви могли б подумати. Головним чином, ваш масштаб проекту є способом записати параметри, які ви вже встановлюють в інших ранніх проектних документах, як вашПроект короткий .
Для того, щоб визначити і встановити свій масштаб проекту, виконайте наступні п'ять кроків:
Почніть з «чому».Чому ви і ваша команда працює над цим проектом? Що ви ставите перед собою? Знаючи розмір і масштаб того, що ви маєте намір досягти допоможе вам визначити свій масштаб проекту.
Привести в ваших цілях проекту.Ваші цілі проекту і масштаб проекту тісно пов'язані між собою. Ваші цілі проекту визначити мету вашого проекту, і вони, в свою чергу, повинні відповідати в межах вашого масштабу проекту.
Запишіть свій масштаб проекту.Пам'ятайте, що це не повинно бути дуже довгим. Ваш масштаб проекту є просто місцем для вас, щоб чітко визначити ваші результатів проекту та як вони співвідносяться з вашими цілями проекту. Не соромтеся використовувати пункти кулі теж.
Перегляньте масштаб проекту.Переконайтеся, що ви отримаєте бай-ін від зацікавлених сторін, і що все вирівнюється по проекту Напрацювання, об'єктивному та обсягу.
Внесіть зміни, якщо це необхідно.Якщо ви не були узгоджені на четвертому етапі, буде потрібно якийсь час, щоб переписати свій масштаб проекту. Перед завершенням її поверхні документ для ваших зацікавлених сторін знову, щоб забезпечити бай-ін.
7 поширених причин повзучості області видимості
Ніхто і ніколи не хоче бачити їхпроект обов'язковому порядкуабо випускати з уваги своїх початкових цілей. Ось найпоширеніші причини сфера повзучості і як ви можете запобігти їх.
1. Ні Обсяг проекту
Це може бути очевидним, але варто повторити. Без рамки проекту, не має чіткий спосіб вирівнювання, і повідомити обсяг проекту для всіх учасників. Крім того, якщо ви працюєте з зовнішньою командою або агентствами, ви також не маєте документ абоЗаява роботи (СОУ)щоб вказати, коли зацікавлені сторони намагаються додати нові елементи в свій проект.
Переконайтеся в тому, щоб створити і визначити свій масштаб проекту на початку вашого проекту. Спробуйте додати його в свій план проекту або інший ранньої документації. Таким чином, у вас є базовий рівень для охоплення проекту вбудовується в усі ваші ранньої проектної документації.
2. Погана зв'язок
Якщо у вас є рамки проекту, ви повинні розділити його. Якщо ви не поширювати цей документ ефективно, і на початку проекту, то ваші зацікавлені сторони не зациклюються. Навіть якщо ви знайшли час, щоб створити рамки проекту, ви можете як і раніше страждають від перекосу або навіть провалу проекту, якщо не всі знають, що вона існує.
Переконайтеся в тому, щоб включити свій масштаб проекту в будь-який ранньої проектної документації, як план проекту або проекту коротко. Таким чином, кожна людина має доступ до змісту проекту-і будь-якого перекосу може бути вирішене до початку проекту.
3. Неясні мети проекту
Зрештою, ви працюєте над цим проектом, тому що ви прагнете доставити щось, зокрема, ті досягнення і активи ваших цілей проекту.
Якщо у вас є чіткі цілі проекту, ваша команда проект має легке розуміння того, що завдання і які не сприяють кінцевий успіх проекту. Таким чином, ви можете зосередити свої зусилля і енергію на продуктивний, високий пріоритет роботи. З іншого боку, якщо у вас немає чітких цілей проекту, члени вашої команди можуть не знати, що робота по пріоритетам, і вони могли б закінчити роботу над завданнями, які не сприяють досягненню цілей проекту.
Приклад неясною мети проекту:Поліпшення нашої компанії блог для нарисів наші читачі люблять.
Приклад чіткої мети проекту:Ремесло, принаймні п'ять різних типів блогів в 1 кварталі, в тому числі, але не обмежуючись ними, розповіді клієнтів, поради, нові функції продукту, команда прожекторами, і думки керівництва. Уважно стежити за заручини на кожному новому повідомленні в блозі, щоб визначити, в першу трійку категорії продовжувати відточуючи в майбутніх кварталів.
4. Нереальні цілі проекту
Добре, таким чином, можливо, ваші цілі проекту ясно, але якщо вони не те, що ваша команда може реально досягти в кількості часу (і в рамках вашого проекту), то ваш проект буде неминуче або збанкрутувати або досвід сфера повзучості.
Переконайтеся, що ви в змозі досягти поставлених цілей у встановлені терміни і з ресурсами, ваша команда. Перевірте свої цілі проекту проти вашої сфери діяльності і проектного графіка, щоб переконатися, що ви можете в кінцевому підсумку забезпечити успішний проект. Якщо ваші цілі проекту і ваш обсяг проекту не вирівняні на початку проекту, а потім управління масштабом повзучості стає майже неможливим.
5. Занадто багато зацікавлених сторін
Це дійсно важко керувати проектом, якщо кожен намагається вхопитися за кермо. Без чіткого проекту власник проекту менеджер-ваша робота може отримати замутив, і ваша сфера може отримати замутив, теж.
Хоча ви будете мати різні зацікавлені сторони і співавтори проекту, переконайтеся, що у кожної команди є керівник проекту, який безпосередньо відповідає за водіння роботу вперед. Для того, щоб побудувати додаткові ролі в проекті, розглянути питання про створенняРацина матриця. RACI варто для чотирьох головних ролей в управлінні проектами:
Відповідальний.Це людина, яка є рушійною силою проекту. Вони роблять більшість рішень на робочому місці.
Який стверджує.Іноді, можливо, буде потрібно схвалення від зацікавленої особи або групи зацікавлених сторін. Ваш стверджують може встановити бюджет, цілі, або тон, щоб назвати кілька прикладів.
Радився.Опитані зацікавлені сторони люди ви можете перевірити с, щоб отримати їхню думку, розуміння, або керівництво. Хоча Відповідальна & Amp; Який стверджує ролі має останнє слово, консультованого роль зазвичай є фахівець у цій галузі.
Повідомив.Це той, хто повинен знати про ваш проект. Інформована роль може включати в свою команду проекту, крос-функціональних зацікавлених сторін, або виконавчих керівників.
6. Неефективні процес управління змінами
Навіть з чітко визначеними ролями, ви як і раніше необхідний ефективний процес управління змінами на місці. Зміна управління є процесом зміни важливого або основного елемента проекту, включаючи обсяг проекту. Замість того, щоб дозволити зацікавленим сторонам просто внести зміни, управління змінами процес реалізує набір правил і обмежень для керівництва будь-яких змін проекту. Як правило, це включає в себе процес для членів команди або зацікавлених сторін відправляти запити на зміну, крок для тих запитів, які будуть розглянуті керівником проекту та іншими важливими учасниками проекту, а потім в систему, щоб судити, чи буде прийнято ці зміни, заперечується або відкласти.
Процес управління змінами має вирішальне значення, оскільки вона дозволяє відновити контроль над вашим проектом-в той же час дозволяючи гнучкість, щоб додати нові запити, якщо це абсолютно необхідно. З процесом управління змінами, деталі проекту може змінитися. Але якщо вони це зроблять, ви будете впевнені в тому, що вони змінюються по правильним причин.
7. Остання хвилина зворотного зв'язку з клієнтами
Відгуки клієнтів є ключовим для клієнта перед роботою, як нові продукти або маркетингові кампанії. Але якщо ви не попереджуючий про збір зворотного зв'язку, ви можете отримати зворотній зв'язок з клієнтами в кінці гри, яка повністю змінює наміри, обсяг, терміни, або цілі вашого проекту. Цей стрижень може включати в себе зміну, що ви вже робите, або повністю почати все з новими можливостями і новими вимогами.
Ти людина, і тому ваші клієнти. Останні зміни хвилинних трапляються, і річ, є тільки так багато ви можете зробити про це. Іноді вам потрібно буде змінити великі елементи вашого проекту, і не може бути все, що ви могли б зробити, щоб зупинити його.
Кращий спосіб зменшити ймовірність цього випадку, щоб отримати багато зворотного зв'язку з клієнтами, і отримати його раніше. Практика регулярно пошуку зворотного зв'язку з користувачами, а також активно збирати відгуки клієнтів. Додаткові поради, спробуйтешаблон дослідження безкоштовно користувач .
Як управляти і запобігти сповзанню області видимості
Добре, ви вже отримали початок на проект, і ви турбуєтеся про розмах повзучості: що тепер?
Якщо ви відчуваєте, сфера повзучості йде далі, є кілька речей, які ви можете зробити:
Resurface масштаб проекту.Якщо учасники проекту наполягають на нові результати, нагадати їм про зміст проекту, а що-і wasn't-включено в нього. Сподіваюся, що допоможе весь командний проект відцентрувати за вимогами проекту.
Якщо це не працює,спробуйте процес управління змінами. Попросіть запитувач представити свої запити на зміни в процесі управління змін ви створили. Потім розглянути ці прохання зі своїми учасниками проекту і вирішити, якщо запит варто змінювати свій обсяг проекту для.
Якщо зміни сфери застосування приймається,розглянути де-приоритизации інший поставних.Є що-небудь ви можете відкласти або скоротити в цілому, щоб звільнити місце для нової роботи?
Якщо не існує спосіб де-пріоритети будь в даний час спланованої роботи,подивіться на ваші ресурси проекту. використовуйте свійПлан управління ресурсамищоб побачити, якщо є будь-які ресурси, які ви можете використовувати, щоб допомогти вам досягти ваших цілей проекту.
Для того, щоб зробити все це, щоб отримати і зберегти ясність щодо вашого змісту проекту, цілей і плану призначення аІнструмент управління роботоюлюблюМенеджер завдань UDN. ЗМенеджер завдань UDN, Ви можете управляти всією вашою роботи і поділитися ним з усією своєю командою проекту, так що все знаходиться на тій же сторінці.
До тих пір, сфера повзучості
Деякі люди могли б сказати: «Гей, сфера повзучості відбувається.» Але він не повинен. З чіткої рамки проекту, видимий план проекту, і простий у використанні рішення для управління роботою, ви можете вразити свої цілі проекту, не виходячи за межі свого обсягу проекту.
