7 causas comuns de escopo de escopo e como evitá-los

Imagine isto: você está duro no trabalho em um projeto e suas entregas. De repente, você recebe uma pergunta de um stakeholder transversal para adicionar uma entrega adicional. Você não planejou, mas é fácil de fazer, então você concorda. Então, depois de alguns dias, outro email. De repente, em vez de estar no caminho certo, seu projeto é atrasado e malsucedido.

O que você está experimentando é o escopo de creep - e isso pode acontecer com o melhor de nós. Neste artigo, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre o que causa escopo e como você pode evitá-lo.

O que é scope creep no gerenciamento de projetos?

DentroGerenciamento de Projetos, escopo do projeto é o contorno de requisitos e entregas em um projeto. O escopo é geralmente definido no início do processo de planejamento do projeto, e deve ser capturado em seuplano de projeto, roteiro ou breve. Alcance é o que acontece quando as peças e entregas excedem o escopo do projeto pré-definido.

Por que é importante estabelecer o escopo do projeto?

Quando você estabelece umPlano de gerenciamento de escopo., você está criando um entendimento comum entre você - o gerente de projeto - e todos os seus stakeholders do projeto. Não estabelecer o escopo de um projeto pode causar desalinhamento e mal-entendido. Sem um escopo de projeto definido, você não terá um controle pré-aprovado e definido claramente do que é e não está incluído no seu projeto de entrega.

Às vezes, o creep pode ser inofensivo - pode se manifestar como uma entrega extra ou dois que, enquanto incômoda, não altere o projeto de uma maneira significativa. Mas o escopo significativo pode prejudicar o sucesso do seu projeto, tendo atenção para longe do seuObjetivos do projeto. O tempo gasto nesses pedidos e entregas adicionados é o tempo não gasto nos objetivos reais do seu projeto - e também pode levar a burnout ou excesso de trabalho.

Como identificar o escopo do projeto

Assim, a fim de evitar o escopo, você primeiro precisa de umaEscopo do projeto. A boa notícia é que o escopo do seu projeto não é tão difícil quanto você imagina. Principalmente, seu escopo do projeto é uma maneira de anotar os parâmetros que você tem estabelecido em outros documentos do início do projeto, como o seuresumo do projeto .

Para identificar e estabelecer o escopo do seu projeto, siga estes cinco passos:

Comece com o "porquê".Por que você e sua equipe estão trabalhando neste projeto? O que você espera alcançar? Conhecer o tamanho e o escopo do que você pretende alcançar vai ajudá-lo a definir seu escopo do projeto.

Trazer os objetivos do seu projeto.Os objetivos do seu projeto e o escopo do projeto estão firmemente ligados. Os objetivos do seu projeto definem o objetivo do seu projeto e, por sua vez, precisam se encaixar no escopo do seu projeto.

Anote seu escopo do projeto.Lembre-se, isso não precisa ser muito longo. Seu escopo do projeto é apenas um lugar para você delinear claramente seus resultados do projeto e como eles se relacionam com os objetivos do seu projeto. Sinta-se à vontade para usar pontos de bala também.

Revise seu escopo do projeto.Certifique-se de obter buy-in de stakeholders e que todos estão alinhados no projeto de entrega, objetivo e escopo.

Faça ajustes, se necessário.Se você não estivesse alinhado no passo quatro, leve algum tempo para reescrever o escopo do seu projeto. Antes de finalizá-lo, supere o documento para suas partes interessadas novamente, para garantir o buy-in.

7 causas comuns de escopo de escopo

Ninguém quer ver o seuprojeto falhaou perder de vista seus objetivos originais. Aqui estão as causas mais comuns de escopo de escopo - e como você pode impedi-los.

1. Nenhum escopo do projeto

Isso pode ser um óbvio, mas isso é repetido. Sem um escopo de projeto, você não tem uma maneira clara de alinhar e comunicar seu escopo de projeto para todos os envolvidos. Além disso, se você estiver trabalhando com uma equipe ou agência externa, você também não tem um documento ouDeclaração de trabalho (semear)para apontar para quando as partes interessadas tentar adicionar novos elementos ao seu projeto.

Certifique-se de criar e definir o escopo do projeto, no início de seu projeto. Considere adicioná-lo ao seu plano de projeto ou outra documentação cedo. Dessa forma, você tem uma linha de base para o seu escopo do projeto incorporado em toda a sua documentação de projeto cedo.

2. Má comunicação

Depois de ter seu escopo do projeto, você também tem que compartilhar isso. Se você não distribuir o documento de forma eficaz e no início de um projeto, então suas partes interessadas não será enrolado em. Mesmo que você tenha tido o tempo para criar um escopo do projeto, você ainda pode sofrer de desalinhamento ou mesmo projetar fracasso se não todos sabem que ela existe.

Certifique-se de incluir seu escopo do projeto em qualquer documentação do projeto inicial, como o seu plano de projeto ou breve projeto. Dessa forma, todo mundo tem acesso ao escopo do projeto declaração e qualquer desalinhamento pode ser resolvido antes do início do projecto.

3. objetivos do projeto pouco claros

Em última análise, você está trabalhando neste projeto, porque você está com o objetivo de entregar algo em particular, essas conquistas e ativos são seus objetivos do projeto.

Quando você tem objetivos do projeto claros, a equipe do projeto tem uma visão fácil em que tarefas são e não estão contribuindo para o sucesso final do projeto. Dessa forma, você pode concentrar seu esforço e energia no trabalho produtivo, de alta prioridade. Por outro lado, se você não tem objetivos do projeto claras, os membros da equipe pode não saber o que o trabalho para priorizar, e eles podem acabar trabalhando em tarefas que não contribuem para os objetivos do projeto.

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4. objetivos do projeto irrealistas

Ok, talvez por isso seus objetivos do projeto são claros, mas se eles não são algo que sua equipe pode realisticamente alcançar no período de tempo (e no âmbito do seu projeto), então o seu projecto irá inevitavelmente falhar ou fluência experiência escopo.

Certifique-se de que você é capaz de alcançar seus objetivos dentro do prazo e com os recursos sua equipe tem. Verifique os seus objetivos do projeto contra o seu escopo e projeto cronograma, para garantir que você pode, finalmente, entregar um projeto de sucesso. Se seus objetivos do projeto e seu escopo do projeto não estão alinhados no início do projeto, em seguida, gerenciar o rastejamento do espaço torna-se quase impossível.

5. Muitas partes interessadas

É realmente difícil para dirigir um projeto se todo mundo está tentando agarrar o volante. Sem um projeto claro proprietário-gerente do projeto-seu trabalho pode ficar turva, e seu alcance pode ficar turva, também.

Embora você terá várias partes interessadas e colaboradores sobre o projeto, garantir que cada equipe tem uma vantagem de projeto que é diretamente responsável por conduzir o trabalho para frente. Para construir funções de projeto adicionais, considerar a criação de ummatriz RACI. RACI representa os quatro papéis principais em gerenciamento de projetos:

Responsável.Esta é a pessoa que está dirigindo o projeto. Eles vão fazer a maior parte das decisões sobre-o-terreno.

Aprovador.Às vezes, você pode precisar de aprovação de uma parte interessada ou grupo de partes interessadas. Seus aprovadores pode definir o orçamento, os objetivos, ou o tom, para citar alguns exemplos.

Consultado.partes interessadas consultadas são as pessoas que você pode check-in com a obter a sua opinião, insight, ou orientação. Embora o Responsável & amp; Aprovador papéis têm a palavra final, o papel Consultado geralmente é um especialista na área.

Informado.Este é alguém que precisa de saber sobre o seu projeto. O papel Informado pode incluir sua equipe de projeto, as partes interessadas multifuncionais, ou líderes executivos.

6. processo de controlo de mudança ineficaz

Mesmo com papéis claramente definidos, você ainda precisa de um processo efetivo de controle de mudança no lugar. O controle de mudança é o processo de alteração de um elemento importante ou fundamental de um projeto, incluindo o escopo do projeto. Em vez de permitir que as partes interessadas simplesmente façam alterações, um processo de controle de mudança implementa um conjunto de regras e restrições para orientar qualquer alteração do projeto. Normalmente, que inclui um processo para os membros da equipe ou partes interessadas para enviar solicitações de mudança, um passo para esses pedidos de serem revisados ​​pelo gerente do projeto e outros importantes stakeholders do projeto, e então um sistema para julgar se essas mudanças serão aceitas, negadas ou diferido.

Um processo de controle de alteração é crítico porque permite recuperar o controle do seu projeto - enquanto ainda permite a flexibilidade para adicionar novas solicitações se for absolutamente necessário. Com um processo de controle de mudança, os detalhes do projeto podem mudar. Mas se eles fizerem, você terá certeza de que eles estão mudando pelas razões certas.

7. Feedback do cliente de última hora

O feedback do cliente é fundamental para trabalhos voltados para o cliente, como novos produtos ou campanhas de marketing. Mas se você não for proativo sobre a coleta de feedback, você pode obter feedback do cliente no final do jogo que muda completamente a intenção, escopo, cronograma ou objetivos do seu projeto. Esse pivô pode incluir a mudança do que você já está fazendo ou começando completamente com novos recursos e novos requisitos.

Você é humano - e seus clientes são seus clientes. As mudanças de última hora acontecem, e a coisa é que há tanto que você pode fazer sobre isso. Às vezes, você precisará alterar grandes elementos do seu projeto, e pode não haver nada que pudesse ter feito para pará-lo.

A melhor maneira de reduzir a probabilidade de isso acontecer é obter muitos feedback do cliente e obtê-lo cedo. Pratique regularmente fornecimento de feedback do usuário e colecionar proativamente o feedback do cliente. Para mais dicas, experimente o nossoModelo de pesquisa de usuário gratuito .

Como gerenciar e impedir que o escopo rasteja

OK, você já foi iniciado em um projeto, e você está preocupado com o escopo de escopo: agora o que?

Se você acha que vem, há algumas coisas que você pode fazer:

Resurface o escopo do projeto.Se as partes interessadas do projeto estiverem pressionando para novas entregas, lembre-a do escopo do projeto e o que foi - e não foi incluído nele. Esperançosamente, isso ajudará toda a equipe do projeto a reutilizar os requisitos do projeto.

Se isso não funcionar,Tente um processo de controle de mudança. Peça ao solicitante que envie suas solicitações de alteração através do processo de controle de alteração que você configurou. Em seguida, revise esses pedidos com as partes interessadas do projeto e decida se a solicitação vale a pena alterar o escopo do projeto.

Se as alterações do escopo forem aceitas,Considere a priorização de outra entrega.Existe alguma coisa que você pode atrasar ou cortar completamente para abrir espaço para este novo trabalho?

Se não houver uma maneira de priorizar qualquer trabalho planejado atualmente,Dê uma olhada nos recursos do seu projeto. Use o seuPlano de gerenciamento de recursosPara ver se há algum recurso, você pode usar para ajudá-lo a atingir seus objetivos do projeto.

Para fazer tudo isso - para ganhar e manter clareza no escopo do projeto, objetivos e usar umferramenta de gerenciamento de trabalho.ComoGerenciador de tarefas UDN.. ComGerenciador de tarefas UDN., você pode gerenciar todo o seu fluxo de trabalho e compartilhá-lo com toda a sua equipe de projeto, então todos estão na mesma página.

Tanto tempo, escopo rastejar

Algumas pessoas podem dizer "Ei, o creep do escopo acontece". Mas não precisa. Com um escopo de projeto claro, plano de projeto visível e solução de gerenciamento de trabalho fácil de usar, você pode acertar seus objetivos do projeto sem sair do escopo do seu projeto.