7 สาเหตุทั่วไปของการคืบของขอบเขตและวิธีการหลีกเลี่ยง

รูปภาพสิ่งนี้: คุณกำลังทำงานอย่างหนักในโครงการและการส่งมอบ ทันใดนั้นคุณจะได้รับการถามจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแบบตัดขวางเพื่อเพิ่มการส่งมอบเพิ่มเติม คุณไม่ได้วางแผนเลย แต่มันก็ง่ายพอที่จะทำดังนั้นคุณเห็นด้วย หลังจากนั้นไม่กี่วันอีเมลอื่น ทันใดนั้นแทนที่จะติดตามโครงการของคุณล่าช้าและไม่สำเร็จ

สิ่งที่คุณกำลังประสบคือขอบเขตการคืบ - และมันสามารถเกิดขึ้นได้ดีที่สุดของเรา ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้เกิดการคืบคลานและวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้

ขอบเขตการคืบของการจัดการโครงการคืออะไร?

ใน การจัดการโครงการขอบเขตโครงการเป็นโครงร่างของข้อกำหนดและการส่งมอบในโครงการ ขอบเขตมักจะกำหนดไว้ที่จุดเริ่มต้นของกระบวนการวางแผนโครงการและควรจะถูกจับในของคุณแผนโครงการ, แผนงานหรือสั้น ๆ ขอบเขต เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อการถามและส่งมอบเกินขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

เหตุใดจึงสำคัญที่ต้องสร้างขอบเขตโครงการ

เมื่อคุณสร้างแผนการจัดการขอบเขตคุณกำลังสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างคุณ - ผู้จัดการโครงการ - และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทั้งหมดของคุณ การไม่สร้างขอบเขตของโครงการอาจทำให้เกิดการเยื้องศูนย์และเข้าใจผิด หากไม่มีขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้คุณจะไม่ได้กำหนดการควบคุมที่ชัดเจนล่วงหน้าที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าและไม่รวมอยู่ในการส่งมอบโครงการของคุณ

บางครั้งขอบเขตการคืบสามารถไม่เป็นอันตราย - มันอาจแสดงให้เห็นว่าเป็นสิ่งส่งมอบพิเศษหรือสองอย่างในขณะที่ยุ่งยากไม่ได้เปลี่ยนโครงการอย่างมีนัยสำคัญ แต่การครีพขอบเขตที่สำคัญสามารถบ่อนทำลายความสำเร็จของโครงการของคุณโดยการให้ความสนใจออกไปจากคุณวัตถุประสงค์ของโครงการ. เวลาที่ใช้ในการเพิ่มสิ่งเหล่านี้และการส่งมอบคือเวลาที่ไม่ได้ใช้ไปกับวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของโครงการของคุณ - และสามารถนำไปสู่การเหนื่อยหน่ายหรือทำงานหนักเกินไป

วิธีการระบุขอบเขตของโครงการ

ดังนั้นเพื่อป้องกันการคืบของขอบเขตคุณต้องมีการกำหนดอย่างชัดเจนขอบเขตโครงการ. ข่าวดีก็คือการกำหนดขอบเขตโครงการของคุณไม่ยากอย่างที่คุณคิด ส่วนใหญ่ขอบเขตโครงการของคุณเป็นวิธีที่จะจดพารามิเตอร์ที่คุณได้สร้างในเอกสารโครงการอื่น ๆ เช่นคุณสรุปโครงการ .

ในการระบุและสร้างขอบเขตโครงการของคุณให้ทำตามห้าขั้นตอนเหล่านี้:

เริ่มต้นด้วย "ทำไม"ทำไมคุณถึงและทีมงานของคุณทำงานในโครงการนี้? คุณหวังว่าจะทำอะไรให้สำเร็จ การรู้ขนาดและขอบเขตของสิ่งที่คุณตั้งใจจะบรรลุจะช่วยให้คุณกำหนดขอบเขตโครงการของคุณ

นำมาซึ่งวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณเป้าหมายโครงการและขอบเขตโครงการของคุณเชื่อมโยงกันอย่างแน่นหนา วัตถุประสงค์โครงการของคุณกำหนดเป้าหมายของโครงการของคุณและในทางกลับกันต้องเข้าร่วมในขอบเขตโครงการของคุณ

เขียนขอบเขตโครงการของคุณจำไว้ว่าสิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องยาวมาก ขอบเขตโครงการของคุณเป็นเพียงสถานที่สำหรับคุณที่จะสรุปการส่งมอบโครงการของคุณอย่างชัดเจนและพวกเขาเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์โครงการของคุณอย่างไร อย่าลังเลที่จะใช้คะแนนกระสุนเช่นกัน

ตรวจสอบขอบเขตโครงการของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับการซื้อจากผู้มีส่วนได้เสียและทุกคนจัดตำแหน่งให้กับการส่งมอบโครงการวัตถุประสงค์และขอบเขต

ทำการปรับเปลี่ยนหากจำเป็นหากคุณไม่สอดคล้องกันในขั้นตอนที่สี่ใช้เวลาสักครู่เพื่อเขียนขอบเขตโครงการของคุณใหม่ ก่อนที่จะจบลงแล้วพื้นผิวเอกสารไปยังผู้มีส่วนได้เสียของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าการซื้อใน

7 สาเหตุทั่วไปของการคืบคลาน

ไม่มีใครอยากเห็นพวกเขาโครงการล้มเหลวหรือสูญเสียสายตาของวัตถุประสงค์ดั้งเดิม นี่คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการคืบคลานขอบเขต - และวิธีที่คุณสามารถป้องกันได้

1. ไม่มีขอบเขตโครงการ

นี่อาจเป็นสิ่งที่ชัดเจน แต่มีการทำซ้ำ หากไม่มีขอบเขตโครงการคุณไม่มีวิธีที่ชัดเจนในการจัดแนวและสื่อสารขอบเขตโครงการของคุณให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้หากคุณกำลังทำงานกับทีมภายนอกหรือตัวแทนคุณไม่มีเอกสารหรือคำแถลงการทำงาน (หว่าน)เพื่อชี้ไปที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพยายามเพิ่มองค์ประกอบใหม่ให้กับโครงการของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างและกำหนดขอบเขตโครงการของคุณที่จุดเริ่มต้นของโครงการของคุณ พิจารณาเพิ่มลงในแผนโครงการของคุณหรือเอกสารแรก ๆ ด้วยวิธีนี้คุณมีพื้นฐานสำหรับขอบเขตโครงการของคุณที่ฝังอยู่ในเอกสารประกอบโครงการแรกทั้งหมดของคุณ

2. การสื่อสารที่ไม่ดี

เมื่อคุณมีขอบเขตโครงการของคุณคุณต้องแชร์มัน หากคุณไม่แจกจ่ายเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ - และที่จุดเริ่มต้นของโครงการ - ผู้มีส่วนได้เสียของคุณจะไม่ถูกลูบแม้ว่าคุณจะใช้เวลาในการสร้างขอบเขตโครงการ แต่คุณอาจยังต้องทนทุกข์ทรมานจากการเยื้องศูนย์หรือแม้กระทั่ง ความล้มเหลวของโครงการหากไม่ใช่ทุกคนที่ทราบว่ามีอยู่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมขอบเขตโครงการของคุณในเอกสารประกอบโครงการใด ๆ เช่นแผนโครงการหรือโครงการสั้น ๆ ของคุณ ด้วยวิธีนี้ทุกคนสามารถเข้าถึงคำสั่งขอบเขตโครงการได้ - และสามารถแก้ไขการเยื้องศูนย์ใด ๆ ก่อนที่โครงการจะเริ่มขึ้น

3. วัตถุประสงค์ของโครงการที่ไม่ชัดเจน

ในที่สุดคุณกำลังทำงานในโครงการนี้เพราะคุณมุ่งมั่นที่จะส่งมอบบางสิ่งบางอย่างโดยเฉพาะอย่างยิ่ง - ความสำเร็จและสินทรัพย์เหล่านั้นเป็นวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ

เมื่อคุณมีวัตถุประสงค์โครงการที่ชัดเจนทีมงานโครงการของคุณมีความเข้าใจอย่างง่ายเกี่ยวกับงานที่ทำงานและไม่ได้มีส่วนร่วมในความสำเร็จสูงสุดของโครงการ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมุ่งเน้นความพยายามและพลังงานของคุณในงานที่มีประสิทธิภาพและมีความสำคัญสูง ในทางกลับกันหากคุณไม่มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่ชัดเจนสมาชิกในทีมของคุณอาจไม่ทราบว่างานอะไรที่จะจัดลำดับความสำคัญและพวกเขาอาจทำงานกับงานที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ของโครงการ

ตัวอย่างของวัตถุประสงค์ของโครงการที่ไม่ชัดเจน:ปรับปรุงบล็อก บริษัท ของเราเพื่อแสดงเรื่องราวความรักของผู้อ่านของเรา

ตัวอย่างของวัตถุประสงค์ของโครงการที่ชัดเจน:งานฝีมืออย่างน้อยห้าประเภทของบล็อกที่แตกต่างกันในไตรมาสที่ 1 รวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียงเรื่องราวของลูกค้าเคล็ดลับคุณสมบัติผลิตภัณฑ์ใหม่สปอตไลท์ของทีมและความเป็นผู้นำทางคิด ติดตามการมีส่วนร่วมในการโพสต์บล็อกใหม่แต่ละครั้งเพื่อกำหนดสามหมวดหมู่เพื่อดำเนินการต่อในไตรมาสในอนาคต

4. วัตถุประสงค์โครงการที่ไม่สมจริง

ตกลงดังนั้นบางทีวัตถุประสงค์โครงการของคุณชัดเจน แต่ถ้าพวกเขาไม่ใช่สิ่งที่ทีมของคุณสามารถบรรลุผลตามระยะเวลา (และภายในขอบเขตของโครงการของคุณ) โครงการของคุณจะล้มเหลวหรือมีขอบเขตประสบการณ์การคืบ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณภายในกรอบเวลาและทรัพยากรที่ทีมของคุณมี ตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณต่อขอบเขตและตารางโครงการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จได้ในท้ายที่สุด หากวัตถุประสงค์โครงการของคุณและขอบเขตโครงการของคุณไม่ได้อยู่ในระดับที่จุดเริ่มต้นของโครงการการจัดการขอบเขตการคืบกลายเป็นไปไม่ได้เกือบ

5. ผู้มีส่วนได้เสียมากเกินไป

มันยากที่จะคัดท้ายโครงการหากทุกคนพยายามจับพวงมาลัย หากไม่มีเจ้าของโครงการที่ชัดเจน - ผู้จัดการโครงการ - งานของคุณอาจได้รับโคลนและขอบเขตของคุณสามารถทำให้งงเช่นกัน

แม้ว่าคุณจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ทำงานร่วมกันต่าง ๆ ในโครงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกทีมมีโครงการนำที่รับผิดชอบโดยตรงในการขับเคลื่อนการทำงานไปข้างหน้า เพื่อสร้างบทบาทโครงการเพิ่มเติมให้พิจารณาสร้างRaci Matrix. RACI ย่อมาจากสี่บทบาทหลักในการจัดการโครงการ:

รับผิดชอบ.นี่คือบุคคลที่กำลังขับเคลื่อนโครงการ พวกเขาจะทำให้การตัดสินใจของ On-the-Ground เป็นส่วนใหญ่

ผู้อนุมัติบางครั้งคุณอาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือกลุ่มผู้มีส่วนได้เสีย ผู้อนุมัติของคุณอาจกำหนดงบประมาณวัตถุประสงค์หรือโทนเพื่อตั้งชื่อตัวอย่างบางส่วน

ปรึกษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ปรึกษาเป็นคนที่คุณอาจเช็คอินด้วยเพื่อรับความคิดเห็นข้อมูลเชิงลึกหรือคำแนะนำ แม้ว่าความรับผิดชอบและแอมป์; บทบาทของผู้อนุมัติมีการพูดสุดท้ายบทบาทที่ปรึกษามักจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขา

แจ้งนี่คือทุกคนที่ต้องการทราบเกี่ยวกับโครงการของคุณ บทบาทที่ได้รับข้อมูลอาจรวมถึงทีมงานโครงการของคุณผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ใช้งานได้หรือผู้นำผู้บริหาร

6. กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ถึงแม้จะมีบทบาทที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนคุณยังคงต้องมีการควบคุมกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพในสถานที่ การควบคุมการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการของการเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบสำคัญหรือพื้นฐานของโครงการรวมทั้งขอบเขตของโครงการ แทนที่จะปล่อยให้ผู้มีส่วนได้เสียที่จะเพียงแค่ทำการเปลี่ยนแปลงการควบคุมการเปลี่ยนแปลงการดำเนินการขั้นตอนการตั้งกฎระเบียบและข้อ จำกัด เพื่อเป็นแนวทางในการเปลี่ยนแปลงโครงการใด ๆ โดยปกติที่มีกระบวนการสำหรับสมาชิกในทีมหรือผู้มีส่วนได้เสียที่จะส่งคำขอการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนสำหรับการร้องขอเหล่านั้นจะได้รับการตรวจสอบโดยผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้เสียโครงการที่สำคัญอื่น ๆ และจากนั้นระบบจะตัดสินว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะได้รับการยอมรับปฏิเสธหรือ รอการตัดบัญชี

กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญเพราะมันช่วยให้คุณสามารถควบคุมของโครงการในขณะที่ยังช่วยให้มีความยืดหยุ่นในการเพิ่มการร้องขอใหม่หากจำเป็นจริงๆ ด้วยกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดโครงการสามารถเปลี่ยน แต่ถ้าพวกเขาทำคุณจะต้องแน่ใจว่าพวกเขากำลังจะเปลี่ยนด้วยเหตุผลด้านขวา

ความคิดเห็นของลูกค้า 7. นาทีสุดท้าย

ความคิดเห็นของลูกค้าคือกุญแจสำคัญสำหรับการทำงานของลูกค้าหันเช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์ใหม่หรือแคมเปญการตลาด แต่ถ้าคุณไม่ได้เป็นเชิงรุกเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมข้อเสนอแนะของคุณอาจได้รับความคิดเห็นของลูกค้าในช่วงปลายเกมที่สมบูรณ์การเปลี่ยนแปลงความตั้งใจขอบเขตระยะเวลาหรือวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ เดือยซึ่งอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงสิ่งที่คุณทำแล้วหรือสมบูรณ์เริ่มต้นด้วยคุณสมบัติใหม่และความต้องการใหม่

คุณมนุษย์และเพื่อให้มีลูกค้าของคุณ เปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเกิดขึ้นและสิ่งที่เป็นมีเพียงเท่าที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับเรื่องนี้ บางครั้งคุณจะต้องเปลี่ยนองค์ประกอบที่มีขนาดใหญ่ของโครงการของคุณและมีอาจจะไม่ได้สิ่งที่คุณจะได้ทำเพื่อหยุดมัน

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อลดโอกาสที่เกิดขึ้นนี้คือการได้รับความอุดมสมบูรณ์ของความคิดเห็นของลูกค้าและได้รับมันในช่วงต้น การปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอจัดหาคิดเห็นของผู้ใช้เชิงรุกและการเก็บรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้า สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมลองของเราการวิจัยแม่แบบผู้ใช้ฟรี .

วิธีการจัดการและป้องกันไม่คืบขอบเขต

ตกลงคุณได้แล้วอากาศที่เริ่มต้นในโครงการและคุณกำลังกังวลเกี่ยวกับคืบขอบเขต: ตอนนี้เป็นอย่างไร

ถ้าคุณรู้สึกว่าคืบขอบเขตมามีบางสิ่งที่คุณสามารถทำ:

resurface ขอบเขตของโครงการหากมีส่วนได้เสียโครงการจะผลักดันให้การส่งมอบใหม่เตือนพวกเขาจากขอบเขตของโครงการและสิ่งที่เป็นและ wasn't-รวมอยู่ในนั้น หวังว่าที่จะช่วยให้ทั้งทีมงานโครงการใหม่ชิดกับความต้องการของโครงการ

หากไม่ได้ทำงานลองกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง. ขอให้ผู้ร้องขอให้ส่งคำขอเปลี่ยนแปลงของพวกเขาผ่านกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ตั้งค่า จากนั้นตรวจสอบคำขอผู้ที่มีส่วนได้เสียโครงการของคุณและตัดสินใจว่าคำขอที่มีมูลค่าการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการของคุณสำหรับ

หากมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตได้รับการยอมรับพิจารณา de-จัดลำดับความสำคัญที่ส่งมอบอีกมีอะไรที่คุณสามารถชะลอหรือตัดออกไปโดยสิ้นเชิงที่จะทำให้ห้องสำหรับการทำงานใหม่นี้หรือไม่?

ถ้าไม่มีทางที่จะยกเลิกการจัดลำดับความสำคัญใด ๆ ที่ทำงานในปัจจุบันที่วางแผนไว้ดูที่แหล่งข้อมูลโครงการของคุณ. ใช้ของคุณแผนการจัดการทรัพยากรเพื่อดูว่ามีทรัพยากรใด ๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

เพื่อที่จะทำทั้งหมดนี้เพื่อรักษาผลประโยชน์และความคมชัดบนขอบเขตของโครงการวัตถุประสงค์และแผนใช้เครื่องมือการจัดการงานชอบผู้จัดการงาน UDN. กับผู้จัดการงาน UDNคุณสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณและใช้ร่วมกับทีมงานโครงการทั้งหมดของคุณเพื่อให้ทุกคนที่อยู่บนหน้าเดียวกัน

ดังนั้นยาวคืบขอบเขต

บางคนอาจจะบอกว่า“เฮ้คืบขอบเขตที่เกิดขึ้น.” แต่มันก็ไม่ได้มีการ ด้วยขอบเขตที่ชัดเจนโครงการแผนโครงการที่มองเห็นได้และง่ายต่อการใช้งานโซลูชั่นการจัดการการทำงานคุณสามารถกดวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณโดยไม่ต้องไปนอกขอบเขตของโครงการ