साथ परियोजनाओं को समन्वित कैसे करें यूडीएन कार्य प्रबंधक संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर

कर्मचारियों को समय से सॉफ्टवेयर और उपकरण तक, साधन ऐसी आग लगती है जो पेशेवर सेवा संगठनों को चलती रहती हैं। लेकिन एक के भीतर संसाधनों का समन्वय परियोजना बिना संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर मुश्किल हो सकता है। एक दानेदार पैमाने पर प्रत्येक संसाधन के लिए खाते में सक्षम होने के लिए रखने के लिए आवश्यक है परियोजना दक्षता और उत्पादकता उच्च, और एक मजबूत संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर मंच जैसे यूडीएन कार्य प्रबंधक बस आपको ऐसा करने में मदद कर सकता है।

पता लगाने के लिए पढ़ें संसाधन योजना कैसे करें का उपयोग करते हुए संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर अपने संगठन में परियोजनाओं को समन्वित करने के लिए - प्लस, कैसे जानें यूडीएन कार्य प्रबंधक आज शुरू होने वाले संसाधनों को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

समन्वय संसाधनों के लिए युक्तियाँ

इससे पहले कि हम के विनिर्देशों में शामिल हों संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर, समन्वय संसाधनों के लिए यहां कुछ उच्च स्तरीय सुझाव दिए गए हैं:

जब संभव हो, संसाधनों को तैयार होने की प्रतीक्षा करें

जैसे ही आप हरे रंग की रोशनी प्राप्त करते हैं, परियोजनाओं को ऊपर और चलाने के लिए यह मोहक हो सकता है। लेकिन जगह पर सही संसाधनों के बिना एक परियोजना शुरू करने से वास्तव में "चार महीने की परियोजना की समाप्ति तिथि को एक वर्ष के रूप में विस्तारित किया जा सकता है," गेटनर के अनुसार " पीपीएम नेताओं के लिए संसाधन क्षमता योजना: आप चलने से पहले क्रॉल करें " रिपोर्ट good। यह अपेक्षा से तीन गुना लंबा है।

यह प्रतिकूल प्रतीत हो सकता है, लेकिन संसाधन उपलब्धता को समायोजित करने के लिए एक महीने में एक परियोजना में देरी वास्तव में आपको आठ महीने तक बचा सकता है। परियोजना को आगे बढ़ाने के बजाय, परियोजना को समर्पित करने के लिए सभी संसाधन उपलब्ध होने तक प्रतीक्षा करें। हम जानते हैं कि जब संसाधन दुर्लभ होते हैं तो यह हमेशा संभव नहीं हो सकता है, लेकिन तकनीक का उपयोग करना यूडीएन कार्य प्रबंधक संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपको बेहतर पूर्वानुमान टीम के सदस्यों की प्रतिबद्धताओं को आपके पूरे संगठन को बेहतर परिणाम प्राप्त करने में मदद कर सकता है।

वास्तविक डेटा का उपयोग करें

प्रभावी ढंग से एकमात्र तरीका संसाधन प्रबंधित करें यह जानना है कि वास्तव में कौन और कब काम कर रहा है। लेकिन ऐसा करने से आसान कहा जाता है। दृश्यता की कमी संसाधनों के प्रबंधकों के लिए सबसे आम दर्द बिंदुओं में से एक है, खासकर जब संसाधनों को टीम या विभाग की लाइनों में परियोजनाओं को सौंपा गया है - जो कि समय का विशाल बहुमत होता है।

एक के अनुसार एक से अधिक टीमों पर काम करने वाली ज्ञान-केंद्रित उद्योगों में कुछ 95% श्रमिक एक साथ काम करते हैं रचनात्मक नेतृत्व के केंद्र से रिपोर्ट । टीमों और विभागों में प्रत्येक संसाधनों के कार्यों और परियोजनाओं में वास्तविक दृश्यता के बिना, यह आसान है उपयोग असंतुलित होने के लिए।

आप बेहतर तरीके से समझने के लिए संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं कि आपके प्रत्येक संसाधनों के लिए कितनी मांग है, ताकि आप सटीक और कुशलता से और वास्तविक समय में योजना बना सकें। स्प्रेडशीट्स जिन्हें डाउनलोड, संशोधित और पुनः अपलोड करने की आवश्यकता होती है, तो दृश्यता में अंतराल में जाता है जब हर कोई सबसे अद्यतन संस्करण नहीं देख सकता है। क्लाउड-आधारित वर्क-मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म जहां एक वास्तविक वास्तविक समय समाधान के भीतर परियोजनाओं, कार्यों और असाइनमेंट को ट्रैक किया जाता है, सभी को एक ही पृष्ठ पर और अद्यतित रखें।

आम संसाधन प्रबंधन चुनौतियों पर काबू पाने

इसके अनुसार परियोजना प्रबंधन संस्थान का 2018 सर्वेक्षण अपर्याप्त संसाधन पूर्वानुमान के कारण 18% परियोजनाएं विफल हो जाती हैं, जबकि सीमित या कर संसाधनों की वजह से 21% विफल हो जाते हैं। इसका मतलब है कि लगभग पांच परियोजनाओं में से एक विफल हो जाएगा प्रभावी संसाधन प्रबंधन , भले ही बाकी सब ठीक हो जाए।

गरीब संसाधन प्रबंधन आपकी टीम को भी नुकसान पहुंचाता है। कल्पना करें कि एक सप्ताह के लिए चारों ओर बैठे लोगों की कल्पना करें, केवल अगले ओवरटाइम घंटों को लॉग इन करने के लिए। इस असंतुलन तनाव पैदा कर सकता है , बर्नआउट, और कम प्रेरणा - जिनमें से सभी उत्पादकता को नुकसान पहुंचाते हैं और कम हो सकते हैं गुणवत्ता डिलीवरीबल्स। एक स्थिर, संतुलित वर्कलोड सभी को खुश और कुशल रखता है, जिसका अर्थ है उच्च प्रदर्शन स्तर और बेहतर कर्मचारी प्रतिधारण।

आम संसाधन प्रबंधन चुनौतियों में शामिल हैं:

इन चुनौतियों को दूर करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक और अधिक प्रभावी ढंग से संसाधनों का प्रबंधन संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ है।

संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लाभ

सीधे शब्दों में कहें, संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपको सुनिश्चित करने में मदद करता है अपने संसाधनों को न खोएं । यह पारदर्शिता प्रदान करता है, ताकि आप परिवर्तनों के अनुकूल हो सकें और महत्वपूर्ण निर्णयों को तेज़ी से बना सकें। इसके अलावा, संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले संसाधनों को ट्रैक कर सकता है, जिससे आप अपने सुधार कर सकते हैं योजना भविष्य की परियोजनाओं के लिए।

क्या होगा अगर आपका परियोजना योजना एक संसाधन योजना है? क्या आपको अभी भी संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है? इसका जवाब है हाँ। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी योजना कितनी बड़ी है, वास्तविकता हमेशा आपको एक वक्रबॉल फेंकने जा रही है। चाहे यह तत्काल परिवर्तन अनुरोध हो, अप्रत्याशित बीमार दिन, या व्यापार प्राथमिकताओं को स्थानांतरित करना, कुछ आपको अपनी योजना को संशोधित करने के लिए मजबूर करने जा रहा है। संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर के बिना, आप इन परिवर्तनों का ट्रैक रखने के लिए संघर्ष कर सकते हैं और वे आपके संसाधनों को कैसे प्रभावित करते हैं।

संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपको दूसरों को अधिक डेटा प्रदान करने में भी सक्षम बनाता है। जब हर कोई देख सकता है कि किस पर काम कर रहा है, वे जानते हैं कि नए काम या अन्य परियोजनाओं के लिए कौन उपलब्ध है और जिन्हें समर्थन की आवश्यकता हो सकती है।

आने वाले कार्यों के अनुरोधों का प्रबंधन

संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर का एक और महत्वपूर्ण लाभ यह है कि यह कार्य अनुरोधों के प्रवाह को कम करने में मदद करता है जो परियोजना अराजकता का कारण बन सकते हैं। अध्ययनों से पता चला है कि विज्ञापन अनुरोध श्रमिकों के लिए शीर्ष उत्पादकता हत्यारों में से एक है, जिसका अर्थ है कि आपकी टीम के लिए न्यूनतम व्यवधान और व्याकुलता के साथ विज्ञापन अनुरोधों को समायोजित करने की प्रक्रिया स्थापित करना सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए।

आने वाले कार्य अनुरोधों के प्रबंधन के लिए तीन युक्तियाँ

अपनी कंपनी के लिए सर्वश्रेष्ठ संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर कैसे खोजें

यदि आप अभी शुरू कर रहे हैं, तो यह एक स्प्रेडशीट में आपकी संसाधन योजना बनाने के लिए समझ में आ सकता है। लेकिन स्प्रेडशीट्स के पास उनके नुकसान हैं। उन्हें बिना दूसरों के साथ साझा करना मुश्किल है जोखिम खोने, डेटा ओवरराइटिंग, या एकाधिक संस्करण बनाना। इसके अलावा, स्प्रेडशीट्स को मैन्युअल रूप से अपडेट करने की आवश्यकता है, जो बढ़ता है जोखिम त्रुटियों की।

सही संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर इन मुद्दों को समाप्त करता है और आपकी नौकरी को आसान बनाता है। लेकिन आप कैसे जानते हैं कि आपके और आपकी टीम के लिए सही समाधान कौन सा है?

सबसे पहले, आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि क्या आप स्टैंड-अलोन टूल या ए चाहते हैं परियोजना प्रबंधन उपकरण जिसमें संसाधन प्रबंधन सेवाएं शामिल हैं। यदि आपके पास पहले से ही प्रोजेक्ट सॉफ़्टवेयर है और आप स्विच करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो स्टैंडअलोन संसाधन उपकरण को अपनाना आसान हो सकता है। हालांकि, इसका मतलब है कि या तो अपने सिस्टम को एकीकृत करना या दो स्थानों पर अपना डेटा प्रबंधित करना है।

अगला कदम यह पहचानना है कि आपको कौन सी विशेषताओं की आवश्यकता है और किसी भी सेवा विकल्प को समाप्त करें जो उन सभी की पेशकश नहीं करते हैं। प्रमुख विशेषताऐं आम तौर पर निम्नलिखित शामिल हैं:

आप बिलबल के साथ एक सेवा भी चाहते हैं समय का देखभाल यदि आपकी टीम बिल योग्य और गैर-बिल योग्य परियोजना दोनों काम करती है।

जबकि लोग कई परियोजनाओं पर सबसे महत्वपूर्ण संसाधन होते हैं, वे केवल एक ही नहीं हैं। यदि आपके पास अन्य महत्वपूर्ण संसाधन हैं जिनके पास आपको प्रबंधित करने की आवश्यकता है, जैसे उपकरणों का एक महत्वपूर्ण टुकड़ा, एक परीक्षण प्रयोगशाला, या ठेकेदार सेवाएं, तो आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आपका चुने हुए संसाधन सॉफ्टवेयर भी इसे संभाल सके।

चुनना यूडीएन कार्य प्रबंधक आपके संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर की जरूरतों के लिए