समस्या सुलझाने के उपकरण आपके व्यापार को उत्पादकता में वृद्धि करने में मदद करने के लिए

आप अपनी टीम (और अपनी परियोजनाओं) को ट्रैक पर रखने के लिए अपनी पूरी कोशिश करते हैं। लेकिन आइए ईमानदार रहें: अधिक बार नहीं, ऐसा लगता है कि आप अपनी पूंछ का पीछा कर रहे हैं।

महत्वपूर्ण संदेश बार-बार चूक जाते हैं, जानकारी दफन हो जाती है और खो जाती है, और आप समय सीमा के बाद, तार के नीचे या बदतर में हमेशा फिसल रहे हैं।

आप जानते हैं कि कुछ को बदलने की जरूरत है, इसलिए आप अपनी टीम की दक्षता को बढ़ावा देने के तरीकों के लिए नजर रख रहे हैं और फिनिश लाइन पर परियोजनाओं को प्राप्त करने के लिए उस डरावनी अंतिम-मिनट के स्क्रैम्बल से बच सकते हैं।

खैर, आप भाग्य में हैं। हमने समस्या सुलझाने वाले उपकरण की इस सूची को एकत्रित किया है जो कुछ सामान्य टीम रोडब्लॉक को संबोधित करेगा और आपके व्यवसाय के भीतर उत्पादकता में वृद्धि करेगा।

समस्या: आप कार्य निर्भरताओं को समझ नहीं सकते

आपको यह सोचना पसंद है परियोजना वर्कफ़्लो अत्यधिक समन्वित और कुशल है, फिर भी चीजें हमेशा रेलों को चलाने लगती हैं।

अपने आप से यह पूछें: जब योजना अपनी परियोजनाओं को बाहर, क्या आप विभिन्न कार्यों के बीच निर्भरताओं के लिए लेखांकन कर रहे हैं? अगर एक टास्क पीछे गिरता है, क्या आप समझते हैं कि यह बाकी परियोजना को कैसे प्रभावित करेगा?

यदि आपको पहेली के टुकड़े एक साथ फिट करने के तरीके पर ठोस समझ नहीं है, तो आप अनिवार्य रूप से लापता विवरणों को ट्रैक करने और समय-सारिणी को समायोजित करने में बहुत समय बर्बाद कर देंगे - और आखिरकार, जो परियोजना विफलता का कारण बन सकता है।

इसके अनुसार पेशे सर्वेक्षण की पीएमआई की 2017 पल्स , 11% संगठनों ने पिछले 12 महीनों के भीतर विफल परियोजनाओं के प्राथमिक कारण के रूप में कार्य निर्भरता का हवाला दिया।

इस समस्या का उपयोग करें-समाधान उपकरण: गैंट चार्ट

ए गैंट चार्ट आपको अपनी परियोजना के नियोजन चरणों में आसानी से उन कार्य निर्भरताओं को खोजने की अनुमति देता है। इस तरह, आप उन्हें अपने समयरेखा में एक रिंच फेंकने की अनुमति देने के बजाय उन्हें अपफ्रंट कर सकते हैं।

इसका उपयोग करना गैंट चार्ट , आप इसका भी उपयोग कर सकते हैं गंभीर पथ विधि । यह फायदेमंद है क्योंकि यह आपको आश्रित गतिविधियों की सबसे लंबी स्ट्रिंग की पहचान करने में मदद करता है।

अगर उसमें देरी हो जोखिम भरा रास्ता , यह पूरी परियोजना को वापस सेट करेगा। इस जानकारी के साथ, आप न केवल समझते हैं कि कार्य कैसे जुड़े हुए हैं, लेकिन किस कार्य में देरी के लिए कुछ विग्गल रूम हैं (पूरे प्रोजेक्ट की अवधि को विस्तारित किए बिना)।

निर्भरता के लिए सक्रिय रूप से योजना बनाने से परे, गैंट चार्ट कई अन्य परियोजना समस्याओं को हल कर सकते हैं जिसमें समन्वय हैंडऑफ और पूरे प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो में दृश्यता प्रदान कर सकते हैं।

समस्या: सब कुछ एक दबाने की प्राथमिकता की तरह लगता है

आपकी टीम बहुत जॉगलिंग कर रही है। वास्तव में, वास्तव में, ऐसा लगता है कि आप हवा में दर्जनों अलग-अलग गेंदों को रखने की कोशिश कर रहे हैं - एक अंधेरे के साथ और एक हाथ आपकी पीठ के पीछे बंधा हुआ है।

लगभग सब कुछ प्राथमिकता की तरह लगता है, जो लकवा हो सकता है। आप शुरू करने के लिए सबसे अच्छी जगह का पता लगाने में इतना समय बिताते हैं, और आप जानते हैं कि आप अनमोल घंटे और ऊर्जा बर्बाद कर रहे हैं जो केवल उन सभी को तत्काल असाइनमेंट के माध्यम से सॉर्ट करने की कोशिश कर रहे हैं।

इस समस्या का उपयोग करें-समाधान उपकरण: EISENHOWER MATRIX

जब समस्या सुलझाने के तरीकों और औजारों की बात आती है, तो एक आइजनहोवर मैट्रिक्स आपको वर्तमान में पाइपलाइन में सबसे जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों की तुरंत पहचान करने में मदद कर सकता है।

यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है: एक वर्ग को स्केच करें जो चार चतुर्भुजों में विभाजित है। बाईं तरफ, एक वर्ग को "महत्वपूर्ण" और दूसरे के साथ "महत्वपूर्ण नहीं" के साथ लेबल करें। शीर्ष तरफ, एक वर्ग को "तत्काल" लेबल किया जाना चाहिए और दूसरे को "तत्काल नहीं" शीर्षक दिया जाना चाहिए। आप ऐसा कुछ के साथ समाप्त हो जाएंगे जो इस तरह दिखता है:

अब, तदनुसार उन वर्गों में साजिश कार्य। उदाहरण के लिए, क्या यह ब्लॉग पोस्ट महत्वपूर्ण है लेकिन जरूरी नहीं है? इसे उस संबंधित वर्ग में सूचीबद्ध करें। क्या वे वेबिनार ग्राफिक्स जरूरी और महत्वपूर्ण हैं? उन्हें उस वर्ग में रखें।

आपके सभी कार्यों को वर्गीकृत करने के साथ, आप यह समझ सकते हैं कि तुरंत देखभाल की जानी चाहिए, क्या प्रतिनिधि किया जा सकता है, और बैक बर्नर पर क्या रखा जाना चाहिए।

आप कागज पर अपने मैट्रिक्स को लिख सकते हैं या इसे बना सकते हैं सीधे में यूडीएन कार्य प्रबंधक - जो भी तुम्हारे लिए सबसे अच्छा रहे। किसी भी तरह से, यह आपको केवल एक मिनट ले जाएगा जो कार्यों की उस उलझन की गड़बड़ी के माध्यम से और कहां से शुरू करना है। यह सबूत है कि कभी-कभी सबसे अच्छी व्यावसायिक समस्या सुलझाने वाले उपकरण वास्तव में सबसे सरल होते हैं।

समस्या: आप जानते हैं कि आपकी टीम प्रभावी ढंग से घंटों का उपयोग नहीं कर रही है

यहां एक डरावनी आंकड़ा है: औसत कार्यकर्ता के लिए, केवल 2.8 घंटे प्रत्येक दिन वास्तव में उत्पादक कार्यों पर खर्च किए जाते हैं।

Yikes! हमारे वास्तविक कार्य के लिए समर्पित हमारे कार्यदिवस का इतना छोटा प्रतिशत क्यों है? जहां बिल्ली उस समय बाकी है और आप अपनी टीम के घंटों का बेहतर उपयोग कैसे कर सकते हैं?

यह जानना मुश्किल है जब तक कि आप और आपकी टीम आपके समय की बारीकी से निगरानी नहीं कर लेती।

इस समस्या का उपयोग करें-समाधान उपकरण: समय ट्रैकिंग

जब आप विभिन्न प्रकार के समस्या-समाधान उपकरण की खोज कर रहे हैं, तो एक समय ट्रैकर आपकी सूची में होना चाहिए। समस्या निवारण के लिए यह विश्लेषणात्मक उपकरण आपको विकृतियों की पहचान करने में मदद कर सकता है, यह पता लगा सकता है कि कौन से कार्य उन्हें चाहिए, और आमतौर पर आपकी टीम के काम करने वाले घंटों के साथ आपको अधिक प्रभावी होने में मदद करते हैं।

टालने के लिए एक गड्ढा प्रत्येक टीम के सदस्य के समय को परिश्रमपूर्वक ट्रैक कर रहा है और आलोचनाओं और फटकार को जारी करता है। इसके बजाए, टीम के सदस्यों को व्यक्तिगत रूप से अपने समय को ट्रैक करने के लिए प्रोत्साहित करें और फिर रुझानों और संभावित सुधारों के बारे में समूह चर्चाओं की मेजबानी करें। यह हर किसी को अधिक ईमानदार होने में मदद करेगा माइक्रोमैनेजमेंट के माहौल को बढ़ावा देने के बिना ।

समस्या सुलझाने वाले सॉफ्टवेयर उपकरण हर जगह हैं, और समय ट्रैकर्स तर्कसंगत रूप से उनमें से सबसे प्रचलित हैं, जिसका अर्थ है कि आपके पास आपकी उंगलियों पर बहुत सारे विकल्प हैं। हमारे कुछ पसंदीदा में शामिल हैं:

बोनस के रूप में? वे सभी सीधे एकीकृत करते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक एक सुव्यवस्थित अनुभव के लिए जो आपकी उत्पादकता को और भी आगे बढ़ा देता है।

समस्या: आपकी बैठकें निरस्त और अनुत्पादक हैं

बैठकें काम करने वाली दुनिया में एक आवश्यकता है, लेकिन वे चुपचाप आपकी टीम की उत्पादकता को तोड़ सकते हैं। वास्तव में, औसत कार्यकर्ता 62 मीटिंग तक जाता है प्रत्येक महीने। और भी बदतर? उनमें से 37% को पूरी तरह से अनुत्पादक माना जाता है।

आप इन वार्तालापों और बुद्धिशीलता सत्रों को पूरी तरह से दूर नहीं करेंगे। हालांकि, यदि आप वर्तमान में अपनी दक्षता को उठाने के लिए कुछ समस्या सुलझाने वाले उपकरण और तकनीकों की खोज कर रहे हैं, तो अब आपकी बैठकों में समझदार आंख को बदलने का समय है।

आखिरकार, यदि आप उस समय का प्रभावी उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप केवल अपनी टीम के सदस्यों को सबसे महत्वपूर्ण बातों से दूर कर रहे हैं: उनके काम।

इस समस्या का उपयोग करें-समाधान उपकरण: रूपरेखा बैठक

वार्तालापों को ध्यान केंद्रित करना एक संघर्ष हो सकता है, लेकिन एक मीटिंग रूपरेखा निश्चित रूप से आपको उस चर्चा के दौरान जो कुछ भी निर्धारित करती है उसे पूरा करने में आपकी सहायता कर सकती है।

एक टेम्पलेट बनाएँ बैठक की रूपरेखा या एजेंडा आप बार-बार उपयोग कर सकते हैं ताकि प्रत्येक बैठक में एक स्पष्ट संरचना और कार्रवाई की योजना हो। वास्तव में आप इस टेम्पलेट की तरह दिखने के लिए चाहते हैं, लेकिन यह सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें:

बैठक के विषय पर, वर्तमान में आपकी टीम के कैलेंडर पर किसी भी आवर्ती मीटिंगों का पुनर्मूल्यांकन करना भी सहायक होता है। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होता है कि वे बातचीत अभी भी मूल्यवान हैं और गौरवशाली कैच-अप सत्रों में बदल गई हैं।

समस्या: टीम संचार सभी जगह है

कोई भी जो किसी टीम पर काम करता है वह आपको बताएगा कि संचार अक्सर सबसे बड़ी बाधाओं में से एक होता है। महत्वपूर्ण नोट्स और संदेश हर जगह बिखरे हुए होते हैं, तार पार हो जाते हैं, और परियोजना प्रगति एक बड़ी हिट लेती है।

एक के अनुसार 1,000 पूर्णकालिक अमेरिकी कर्मचारियों का 2018 सर्वेक्षण , 49% उत्तरदाताओं ने कहा कि उन्हें काम पर आवश्यक दस्तावेजों का पता लगाने में परेशानी होती है। ए अलग सर्वेक्षण पाया गया कि 86% उत्तरदाताओं ने वास्तव में कार्यस्थल विफलताओं के लिए सहयोग या अप्रभावी संचार की कमी को दोषी ठहराया।

हां, इस बात से इनकार नहीं किया जा रहा है कि टीमों के बीच एक प्रचलित संचार समस्या है, और यह इन वार्तालापों और अद्यतनों को व्यवस्थित करने के लिए विभिन्न समस्या-समाधान विधियों का पता लगाने के लिए नेताओं पर निर्भर है।

इस समस्या का उपयोग करें-समाधान उपकरण: एक वास्तविक समय संचार मंच

यदि आप एक दूसरे के साथ बातचीत करने के लिए एक केंद्रीकृत स्थान के साथ अपनी टीम प्रदान नहीं करते हैं तो संचार एक जंबल गड़बड़ी जारी रहेगा।

रीयल-टाइम संचार उपकरण को लागू करके शुरू करें (स्लैक सबसे लोकप्रिय में से एक है) जो टीम के सदस्यों को स्थिति अपडेट से सब कुछ के बारे में बात करने की अनुमति देता है, जबकि अभी भी चर्चा की गई थी।

इसके अतिरिक्त, एक सहयोगी कार्य प्रबंधन मंच सबकुछ रखता है - दस्तावेजों से टिप्पणियों तक टिप्पणियों तक - एक सुविधाजनक स्थान पर केंद्रीकृत ताकि कर्मचारी उस जानकारी को खोज और देखें जब उन्हें इसकी आवश्यकता हो।

यूडीएन कार्य प्रबंधक सीधे ढीले के साथ एकीकृत करता है तो आप दोनों प्लेटफार्मों के बीच तरल पदार्थ को स्थानांतरित कर सकते हैं और उन डरावनी पार तारों से बच सकते हैं।

समस्या: सांसारिक कार्य बहुत अधिक समय खा रहे हैं

एक और चीज जिसे आप महसूस नहीं कर सकते हैं वह आपकी टीम के कामकाजी घंटों का बहुत अधिक चोरी कर रहा है? सांसारिक, दोहरावदार कार्य। निश्चित रूप से, वे तकनीकी रूप से उत्पादक हैं, लेकिन उन दिमागी असाइनमेंट की संभावना हर किसी के कौशल और क्षमताओं का सबसे अच्छा उपयोग नहीं है और वे मूल्यवान समय बर्बाद कर रहे हैं। बस सोचें कि आपकी टीम कितनी अधिक हो सकती है यदि आप अपनी प्लेटों से उस व्यस्त काम को हटा सकते हैं।

इस समस्या का उपयोग करें-समाधान उपकरण: स्वचालन

अकेले "स्वचालन" शब्द रोबोट और जटिल वर्कफ़्लो के दृष्टिकोण को प्रेरित कर सकता है, लेकिन बाकी आश्वासन दिया जाता है, इसे प्रभावी होने के लिए जटिल या भारी होने की आवश्यकता नहीं होती है।

जैपियर की तरह एक समाधान (जो सीधे एकीकृत करता है यूडीएन कार्य प्रबंधक ) हमारे पसंदीदा में से एक है। Zapier का उपयोग करके, सामान्य कार्यों के लिए दोहराने योग्य वर्कफ़्लो सेट करना आसान है। उदाहरण के लिए, आप स्वचालित रूप से बना सकते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक Google शीट्स पंक्तियों से कार्य या कैलेंडर ईवेंट से यूडीएन कार्य प्रबंधक कार्य।

उन जिम्मेदारियों में घंटों को डुबोने के बिना, आपकी टीम महत्वपूर्ण और रचनात्मक काम में अधिक प्रयास और ऊर्जा चैनल कर सकती है जिसे आप चाहते हैं पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

इन समस्याओं को सुलझाने के उपकरण का उपयोग करें और अपनी व्यावसायिक उत्पादकता को बढ़ावा दें

समझा जा सकता है कि, आप चाहते हैं कि आपकी टीम अपनी पूरी क्षमता के लिए काम करे और एक अच्छी तरह से तेल वाली मशीन की तरह परिचालन करे। लेकिन यह सिर्फ नहीं होता है। नेता के रूप में, आपको किसी भी लटक-अप की पहचान करने की आवश्यकता है और फिर चीजों को आसानी से चलने के लिए कुछ समस्या निवारण दृष्टिकोण लागू करने की आवश्यकता है।

निश्चित रूप से एक कमी नहीं है गुणवत्ता समस्या सुलझाने के उपकरण आपके लिए उपलब्ध हैं, लेकिन हम निम्नलिखित के साथ शुरू करने की सलाह देते हैं:

उन लोगों को रखो (और जो कुछ भी आप ढूंढें!) कार्रवाई में, और आप अपनी टीम की दक्षता और उत्पादकता को बढ़ावा देने के दौरान बहुत सारी परेशानी को हटा देंगे।

कम समय में और अधिक जारी रखना चाहते हैं? अपना नि: शुल्क परीक्षण शुरू करें यूडीएन कार्य प्रबंधक अपनी टीम की उत्पादकता को कुछ और नहीं ले जाने के लिए।