Les outils de résolution de problèmes pour aider votre entreprise à augmenter la productivité

Vous faites de votre mieux pour garder votre équipe (et vos projets) sur la bonne voie. Mais soyons honnêtes: plus souvent que pas, on a l'impression que vous chassez votre queue.

Des messages importants sont manqués à plusieurs reprises, les informations sont enterrées et perdues, et vous faites toujours glisser simplement sous le fil - ou pire, après la date limite.

Vous savez que quelque chose doit changer, alors vous gardez un œil sur les moyens de renforcer l'efficacité de votre équipe et d'éviter que la brouillard de dernière minute redoutée d'obtenir des projets sur la ligne d'arrivée.

Eh bien, vous avez de la chance. Nous avons rassemblé cette liste d'outils de résolution de problèmes qui aborderont certains barrages routiers d'équipe courants et accroître la productivité au sein de votre entreprise.

Problème: Vous ne pouvez pas comprendre les dépendances de la tâche

Vous aimez penser que votreprojetLe flux de travail est très coordonné et efficace, mais les choses semblent toujours exécuter les rails.

Demandez-vous ceci: quandPlanificationVos projets, vous comptabilisez-vous des dépendances entre différentes tâches? Si untâchetombe derrière, comprenez-vous comment cela aura une incidence sur le reste du projet?

Si vous ne comprenez pas de manière solide sur la manière dont les morceaux du puzzle correspondent ensemble, vous perdez inévitablement beaucoup de temps à suivre les détails manquants et à ajuster les délais - et finalement, cela peut entraîner une défaillance du projet.

SelonPULSE 2017 de PMI de l'enquête de profession, 11% des organisations ont cité la dépendance des tâches comme la principale cause de projets qui ont échoué au cours des 12 derniers mois.

Utilisez cet outil de résolution de problèmes: Gantt Graphiques

UNEdiagramme de GanttVous permet de repérer facilement ces dépendances de la tâche dans les étapes de planification de votre projet. De cette façon, vous pouvez vous en tenir compte plutôt que de leur permettre de lancer une clé dans votre chronologie.

Utilisant undiagramme de Gantt, vous pouvez également utiliser leMéthode de chemin critique. Ceci est bénéfique car cela vous aide à identifier la plus longue chaîne d'activités dépendantes.

S'il y a un délai le long de cettechemin critique, il fixera l'ensemble du projet. Avec cette information, vous comprenez non seulement à quel point les tâches sont connectées, mais également les tâches que certaines tâches de Wiggle des retards (sans prolonger la durée de l'ensemble du projet).

Au-delà de la planification de manière proactive pour les dépendances, les diagrammes de Gantt peuvent résoudre de nombreux autres problèmes de projet, notamment coordonner les transferts et offrir une visibilité dans l'ensemble du flux de travail du projet.

Problème: tout ressemble à une priorité urgente

Votre équipe jongle beaucoup. Tellement, en fait, on ressent souvent comme si vous essayez de garder des dizaines de différentes balles dans les airs - avec un bandeau et une main attachée derrière votre dos.

Presque tout ressemble à une priorité, qui peut être paralysant. Vous passez tellement de temps à comprendre le meilleur endroit pour commencer, et vous savez que vous gaspillez des heures précieuses et de l'énergie qui essaient simplement de trier toutes ces missions apparemment urgentes.

Utilisez cet outil de résolution de problèmes: matrice Eisenhower

En ce qui concerne les méthodes et les outils de résolution de problèmes, une matrice Eisenhower peut vous aider à identifier rapidement les tâches les plus urgentes et les plus importantes actuellement dans le pipeline.

Voici comment cela fonctionne: esquisse une carrée qui est divisée en quatre quadrants. Le long du côté gauche, étiqueter un carré avec "important" et l'autre avec "pas important". Sur le dessus, une case devrait être étiquetée "urgente" et l'autre devrait être intitulée "Pas urgent". Vous finirez avec quelque chose qui ressemble à ceci:

Maintenant, parcours de parcours dans ces carrés en conséquence. Par exemple, ce blog est-il post important mais pas urgent? Liste dans ce carré correspondant. Ces graphismes webinaire sont-ils urgents et importants? Placez-les sur cette place.

Avec toutes vos tâches classées, vous pouvez déterminer ce qui doit être pris en charge immédiatement, ce qui peut être délégué et ce qui devrait être mis sur le brûleur arrière.

Vous pouvez gribouiller votre propre matrice sur papier ou même le créerdirectement dansGestionnaire de tâches UDN - Tout ce qui fonctionne le mieux pour vous. De toute façon, cela ne vous prendra qu'une minute pour trier ce gâchis tangelé de tâches et comprendre où commencer. C'est une preuve que parfois les meilleurs outils de résolution de problèmes commerciaux sont vraiment les plus simples.

Problème: Vous savez que votre équipe n'utilise pas les heures efficacement

Voici une statistique effrayante: pour le travailleur moyen, seulement2,8 heures par joursont effectivement dépensés pour des tâches productives.

Yikes! Pourquoi un tel pourcentage de notre journée de travail est-il consacré à notre travail réel? Où le diable est le reste de ce moment-là et comment pouvez-vous utiliser une meilleure utilisation des heures de votre équipe?

Il est difficile de savoir si vous et votre équipe surveillance de près votre temps.

Utilisez cet outil de résolution de problèmes: suivi du temps

Lorsque vous explorez différents types d'outils de résolution de problèmes, un suivi temporel devrait figurer sur votre liste. Cet outil analytique pour la résolution de problèmes peut vous aider à identifier les distractions, à déterminer quelles tâches prennent plus de temps qu'autrement, et vous aident généralement à être plus efficace avec les heures de travail de votre équipe.

Un piège à éviter de suivre diligemment le temps de chaque équipe et la délivrance des critiques et des réprimandes. Encouragez plutôt les membres de l'équipe à suivre leur temps individuellement, puis à accueillir des discussions de groupe sur les tendances et les améliorations potentielles. Cela aidera tout le monde à être plus consciencieuxsans favoriser une atmosphère de micromane .

Les outils logiciels de résolution de problèmes sont partout et les suiveurs temporels sont sans doute les plus répandus parmi eux, ce qui signifie que vous avez beaucoup d'options à portée de main. Quelques-uns de nos favoris incluent:

Comme bonus? Tous s'intègrent directement avecGestionnaire de tâches UDNPour une expérience simplifiée qui stimule encore votre productivité.

Problème: Vos réunions sont coudées et improductives

Les réunions sont une nécessité dans le monde du travail, mais elles peuvent également faire saboter silencieusement la productivité de votre équipe. En réalité,Le travailleur moyen assiste à 62 réunionschaque mois. Encore pire? 37% d'entre eux sont jugés totalement improductifs.

Vous ne supprimerez jamais ces conversations et de brainstorming sessions entièrement. Toutefois, si vous explorez actuellement des outils et des techniques de résolution de problèmes pour augmenter votre efficacité, il est temps de transformer un œil perspicace à vos réunions.

Après tout, si vous n'utilisez pas d'utilisation efficace de cette époque, vous ne prenez que vos membres de votre équipe de ce qui est le plus important: leur travail.

Utilisez cet outil de résolution de problèmes: des contours de réunion

Garder les conversations ciblées peut être une lutte, mais un aperçu de la réunion peut certainement vous aider à accomplir ce que vous avez décidé de faire pendant cette discussion.

Créer un modèleContour de la réunion ou agendaque vous pouvez utiliser à plusieurs reprises afin que chaque réunion ait une structure claire et un plan d'action. Exactement ce que vous voulez que ce modèle ressemble, c'est à vous, mais assurez-vous d'inclure:

Bien que sur le sujet des réunions, il est également utile de réévaluer toutes les réunions récurrentes actuellement sur le calendrier de votre équipe. Cela garantit que ces conversations sont toujours utiles et ne se sont pas transformées en sessions de rattrapage glorifiées.

Problème: La communication d'équipe est partout

Toute personne qui a travaillé sur une équipe vous dira que la communication est souvent l'un des plus grands obstacles. Les notes importantes et les messages sont dispersés partout, les fils sont croisés et les progrès du projet prennent un succès majeur.

Selon unEnquête 2018 sur 1 000 employés américains à temps plein49% des répondants ont déclaré avoir du mal à localiser les documents dont ils ont besoin au travail. UNEenquête séparéeont constaté que 86% des répondants ont effectivement blâmé l'absence de collaboration ou de communication inefficace pour les défaillances sur le lieu de travail.

Oui, il n'ya pas de nier qu'il y a un problème de communication répandu parmi les équipes, et il appartient aux dirigeants d'explorer diverses méthodes de résolution de problèmes pour rationaliser ces conversations et ces mises à jour.

Utilisez cet outil de résolution de problèmes: une plate-forme de communication en temps réel

La communication continuera d'être un désordre jumblé si vous ne fournissez pas à votre équipe un lieu centralisé pour converser les uns avec les autres.

Commencez par mettre en œuvre un outil de communication en temps réel (Slack est l'un des plus populaires) qui permet aux membres de l'équipe de parler de tout de mises à jour de statut à une conversation occasionnelle tout en documentant toujours ce qui a été discuté.

Aditionellement,Une plate-forme de gestion de travail collaborativeTête tout - des documents aux révisions des commentaires - centralisés dans un endroit pratique afin que les employés puissent rechercher et renvoyer cette information quand elles en ont besoin.

Gestionnaire de tâches UDNs'intègre directement au mouVous pouvez donc vous déplacer de manière fluide entre les deux plates-formes et éviter ces fils croisés redoutés.

Problème: Les tâches mondaines mangeont trop de temps

Une autre chose que vous pourriez ne pas réaliser peut-elle voler beaucoup trop de l'heure de travail de votre équipe? Mondaines, tâches répétitives. Bien sûr, celles-ci sont techniquement productives, mais ces missions sans esprit ne sont probablement pas la meilleure utilisation des compétences et des capacités de chacun et ils gaspillent un temps précieux. Pensez simplement à ce que votre équipe pourrait accomplir de plus en plus que vous puissiez supprimer une partie de ce travail occupé de leurs assiettes.

Utilisez cet outil de résolution de problèmes: Automatisation

Le mot "Automation" seul pourrait inspirer des visions de robots et de flux de travail complexes, mais à être assuré, cela n'a pas besoin d'être quelque chose de compliqué ni d'accablant pour être efficace.

Une solution comme Zapier (quiintègre directement avecGestionnaire de tâches UDN ) Est l'un de nos favoris. En utilisant Zapier, il est facile de configurer des flux de travail répétables pour des tâches communes. Par exemple, vous pouvez créer automatiquementGestionnaire de tâches UDNTâches de Google Feuilles de lignes ou créez des événements de calendrier à partir deGestionnaire de tâches UDNTâches.

Sans avoir à contourner des heures dans ces types de responsabilités, votre équipe peut canaliser plus d'efforts et d'énergie dans le travail important et créatif que vous souhaitez que cela vous concentre.

Utilisez ces outils de résolution de problèmes et augmentez votre productivité de votre entreprise

Naturellement, vous voulez que votre équipe travaille à tout potentiel et fonctionne comme une machine bien huilée. Mais cela n'arrive pas seulement. En tant que leader, vous devez identifier toutes les rack-ups, puis mettre en œuvre des approches de résolution de problèmes pour que les choses fonctionnent sans heurts.

Il n'y a certainement pas une pénurie dequalitéOutils de résolution de problèmes à votre disposition, mais nous vous recommandons de commencer avec les éléments suivants:

Mettez ceux (et tout ce que vous trouvez d'autre que vous trouvez!) En action et vous enlèverez beaucoup de tracas tout en renforçant simultanément l'efficacité et la productivité de votre équipe.

Vous voulez continuer à vous faire plus de temps?Commencez votre essai gratuit deGestionnaire de tâches UDN Prendre la productivité de votre équipe sur quelques encoches supplémentaires.